Raadsstuk 9a

Onderwerp : Budget beschikbaar stellen voor de implementatie en uitvoering van de Wet Open Overheid Programma :Algemene dekkingsmiddelen Forum : Oordeelsvormend Portefeuillehouder(s) : L. Werger Inlichtingen bij : Vico van Damme 0622437679 V.vanDamme@zutphen.nl Soort bevoegdheid : Beleidsvrijheid : Ruim Programmabegrotingswijziging : Ja Het college van burgemeester & wethouders stelt voor: 1. Een budget van €129.000,- beschikbaar te stellen voor de implementatie en uitvoering van de Wet Open Overheid voor het jaar 2022 en dit bedrag te dekken uit de algemene reserve. 2. De begroting dienovereenkomstig te wijzigen (begrotingswijziging 2022-16).

Inleiding Op 1 mei 2022 treedt de Wet Open Overheid (WOO) in werking. De wet is bedoeld om overheden en semi-overheden transparanter te maken en moet ervoor zorgen dat overheidsinformatie beter vindbaar, uitwisselbaar, eenvoudig te ontsluiten en goed te archiveren is. Als de WOO van kracht wordt, vervangt deze de WOB (Wet openbaarheid van bestuur). Het grote verschil tussen de WOO en de huidige WOB is de actieve openbaarmaking van 11 categorieën overheidsinformatie. Voor passieve openbaarmaking (openbaarmaking op verzoek) volgt de WOO vrijwel geheel de WOB. De Tweede Kamer moet nog een besluit nemen over de overgangstermijn waarin de actieve openbaarmakingsplicht wordt ingevoerd. Verwacht wordt dat daarbij het invoeren van de actieve openbaarmaking van de 11 categorieën gefaseerd wordt. Wij volgen de fasering die landelijk wordt vastgesteld. Voor de volledige implementatie van deze wet worden overgangstermijnen van 3 tot 8 jaar genoemd. De implementatie van de WOO is onderdeel van het programma Transparant Zutphen waarbij drie wetten in samenhang en projectmatig worden geïmplementeerd. Naast de WOO betreft het de Wet Elektronische Publicaties (WEP) en de Wet Modernisering Elektronisch Bestuurlijk Verkeer (WMEBV). De drie wetten hebben onderling diverse raakvlakken.

Dit voorstel gaat over de inzet van middelen die het Rijk beschikbaar heeft gesteld voor de implementatie en uitvoering van de WOO.

Beoogd effect Er zijn voldoende middelen beschikbaar om de WOO adequaat te implementeren en uit te voeren.

Argumenten 1.1 Voor de uitvoering van de WOO moet per 1 mei 2022 voldoende geld beschikbaar zijn. Een belangrijke eis uit de wet is dat de gemeente per 1 mei 2022 over minimaal één WOOcoördinator beschikt. Deze WOO-coördinator is goed op de hoogte van de informatie die de gemeente in beheer heeft en heeft daarnaast een actieve voorlichtingsfunctie. Verzoekers van buiten de gemeente worden door de WOO-coördinator geholpen bij wat zij precies zoeken en bij het scherp krijgen van het informatieverzoek. Ook zorgt de WOO-coördinator ervoor dat contact wordt gelegd met de betrokken ambtenaren die daadwerkelijk toegang hebben tot de gevraagde informatie. Dit betreft een nieuwe functie waarvoor binnen de bestaande formatie geen capaciteit beschikbaar is. Naast kosten voor de WOO-coördinator zijn er kosten voor licenties, gebruik en onderhoud van systemen. Bijvoorbeeld de verplichte aansluiting op het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI). Voor deze structurele kosten hebben wij op grond van de mei-circulaire voor het jaar 2022 een bedrag van € 59.000,- van het rijk ontvangen. 1.2 Aan de implementatie van de WOO zijn incidentele kosten verbonden. Er worden incidentele kosten gemaakt voor het inventariseren, aanpassen en inrichten van processen voor onder andere actieve openbaarmaking.

Daarnaast zijn er kosten voor automatisering, waaronder bedrijfsapplicaties, metadata, documentsjablonen aanpassen en anonimiseringssoftware. Ook worden er kosten gemaakt voor opleiding, communicatie en het inhuren van expertise en menskracht. Voor deze incidentele kosten hebben wij op grond van de mei-circulaire voor het jaar 2022 een bedrag van € 70.000,- van het rijk ontvangen.

Kanttekeningen 1.1 Nog niet alle kosten kunnen goed in beeld gebracht worden. Op dit moment ontbreekt informatie van het ministerie of leveranciers over alle kosten die samenhangen met de implementatie van de WOO. Als voorbeeld worden de kosten voor PLOOI genoemd. Daarnaast is het ook nog onduidelijk hoeveel extra werk (fte) de WOO met zich meebrengt. Door de bedragen die door het Rijk beschikbaar worden gesteld te bestemmen voor de WOO wordt zoveel mogelijk geborgd dat er voldoende financiële middelen beschikbaar zijn.

Financiën De middelen die het Rijk beschikbaar heeft gesteld voor de implementatie en uitvoering van de WOO zijn opgenomen als baten in de meerjarenbegroting 2022-2025 bij de algemene uitkering van het gemeentefonds. Deze middelen zijn daarbij niet geoormerkt voor de WOO.

Voor zowel de implementatie als de uitvoering van de WOO is voor 2022 benodigd: € 129.000,-. Het benodigde bedrag voor nu wordt geraamd op de middelen die door het Rijk hiervoor beschikbaar zijn gesteld. De dekking kan gevonden worden in de algemene reserve. Na besluitvorming is de algemene reserve nog € 10.027.024,-. De middelen die nodig zijn voor 2023 en verder worden meegenomen in de meerjarenbegroting 2023-2026.

Communicatie Voor iedere wet wordt een communicatieplan opgesteld om alle betrokkenen en inwoners/ondernemers goed te informeren. Deze plannen worden samengevoegd tot een Communicatiekalender Transparant Zutphen.

Uitvoering De drie wetten WOO, WEP en WMEBV liggen in elkaars verlengde, zijn met elkaar verweven en raken de totale organisatie. Daarom is de implementatie van bovenstaande wetten in één project, genaamd Transparant Zutphen, ondergebracht. Sommige activiteiten voor de WOO worden uit efficiency overwegingen gelijktijdig voor de WEP en de WMEBV gedaan. Bijvoorbeeld introductie van het grotendeels automatisch anonimiseren van documenten. In verband met de wettelijke eis dat er per 1 mei 2022 een WOO-coördinator moet worden aangesteld wordt vooruitlopend op de behandeling van dit raadsvoorstel een WOO-coördinator geworven.

Evaluatie Jaarlijks worden de beleidsvoornemens met betrekking tot de WOO vermeld in de gemeentebegroting en verantwoord in het jaarverslag.

Bijlagen 1. Begrotingswijziging 2022-16 Ontwerp

Bijlagen

Griffienummer : 2022-0020 gelet op artikel 108 Gemeentewet en de Wet Open Overheid;

Besluit : 1. Een budget van €129.000,- beschikbaar te stellen voor de implementatie en uitvoering van de Wet Open Overheid voor het jaar 2022 en dit bedrag te dekken uit de algemene reserve. 2. De begroting dienovereenkomstig te wijzigen (begrotingswijziging 2022-16).

Behandeld in 11-04-2022 Technisch Blok 25-04-2022 Raad