Memo toelichting Boardletter 2022.pdf

ALLEEN VOOR INTERN GEBRUIK

Memo intern Aan:

Raads- en Forumleden

CC:

Griffie

Van :

Auditcommissie

Datum:

28-03-2023

Onderwerp:

Toelichting Board letter

_________________________________________________________________________________ Inleiding/aanleiding Als onderdeel van de controle van de jaarrekening 2022 heeft de accountant Baker Tilly de administratieve organisatie en de daarin opgenomen maatregelen van interne beheersing beoordeeld en dit in de zogeheten Boardletter gepresenteerd. De auditcommissie voorziet deze voor raads- en Forumleden van onderstaande toelichting. Inhoud Onze accountant BakerTilly heeft sinds zijn aantreden in 2019 benadrukt dat er op het gebied van de interne beheersing van onze gemeentelijke organisatie nog stappen te maken zijn. Overigens was dat in de rapportageperiode van onze vorige accountant Deloitte ook reeds aan de orde en voert de Raad reeds vanuit de jaarcijfers van 2014 hierover gesprekken met het College. Er zijn voortvarende maatregelen door het management genomen om de interne beheersing te verbeteren. Echter moet de accountant ook dit jaar constateren dat 6 van de 7 van de zogenoemde belangrijkste aandachtspunten uit 2019 nog niet zijn afgerond (zie hiervoor pagina 10 van de boardletter). Hieruit blijkt dat die maatregelen slechts moeizaam en gedeeltelijk door de uitvoerende organisatie worden overgenomen. Dit is zorgelijk aangezien de ontwikkelingen op het gebied van rapportering van gemeentelijke financiën niet stil staan.

Een voorbeeld hiervan is de rechtmatigheidsverantwoording die per 1 januari 2024 wordt ingevoerd. De kwaliteit van de interne beheersing heeft invloed op de kwaliteit van de onderbouwing van de rechtmatigheidsverantwoording. Een hoger niveau van interne beheersing maakt de uitkomsten van processen betrouwbaarder. Ook is een belangrijke constatering dat weliswaar voortvarende maatregelen door het management zijn genomen om de interne beheersing te verbeteren, maar dat die maatregelen slechts moeizaam en gedeeltelijk door de uitvoerende organisatie worden overgenomen. Samenvattend kunnen we stellen dat er in de afgelopen periode en jaren zeker verbeterstappen zijn

gemaakt, maar dat de actuele realiteit ook met zich meebrengt dat er harder gewerkt dient te worden aan een structurele implementatie van verbetermaatregelen. Als voorbeeld kunnen we de a.s. rechtmatigheidsverantwoording door het college nemen die per 1 januari 2024 wordt ingevoerd over het verslagjaar 2023. Dit stelt hogere eisen aan de interne beheersing, wat zoveel betekent als een hoge betrouwbaarheid en tijdigheid van informatie en verslaglegging. Het zorgt ervoor dat eventuele afwijkingen niet pas achteraf zichtbaar worden. Deze worden vroeg in het proces door de organisatie ontdekt. In de Boardletter van 2022 wordt wederom benadrukt dat het van belang is dat de bevindingen op korte termijn worden afgerond. De Auditcommissie beaamt dit. Tegelijkertijd begrijpen wij dat dit tijd vergt en veel vraagt van de betrokken mensen. Het zal in deze tijd een uitdaging zijn en voorlopig blijven om de juiste mensen en expertise op de juiste plek te behouden en aan te trekken. Desalniettemin is het ons dringend advies aan de Raad om blijvend volle aandacht te houden voor het interne beheerssysteem van onze gemeentelijke organisatie en daarover in gesprek te blijven met het college. Namens de Auditcommissie Gemeenteraad Zutphen, Pieter van der Hammen voorzitter

Bijlage(n) Board letter

2