Bijlage Reglement van Orde gemeenteraad Zutphen 2024

Paragraaf 7 Besloten raadsvergadering Artikel 3:43 Algemeen 1. Op een besloten raadsvergadering zijn de bepalingen van dit reglement van orde van overeenkomstige toepassing voor zover deze bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering. 2. Als overeenkomstig het bepaalde in artikel 23, tweede lid van de Gemeentewet de deuren worden gesloten, verlaten de toehoorders en alle andere aanwezigen 32

behalve de voorzitter, de griffier en de raadsleden, de raadsvergadering. Als de raad vervolgens besluit tot het houden van een besloten raadsvergadering, beslist hij tevens welke personen alsnog de beraadslagingen kunnen bijwonen.

Artikel 3:44 Verslag 1. Van een besloten raadsvergadering worden een afzonderlijke besluitenlijst en een afzonderlijk verslag in concept gemaakt. Deze worden niet openbaar gemaakt, maar berusten bij de griffier. 2. Het verslag en de besluitenlijst worden zo spoedig mogelijk in een raadsvergadering ter vaststelling aangeboden. Tijdens deze raadsvergadering neemt de raad een besluit over het al dan niet opheffen van de geheimhouding op het vastgestelde verslag en de besluitenlijst. Als niemand hierover het woord wenst te voeren, dan kan dit ook in een openbare raadsvergadering. Als de stukken aanleiding geven tot het maken van op- of aanmerkingen, wordt voor de behandeling van deze aangelegenheid tot een besloten zitting overgegaan. 3. Het vastgestelde verslag en besluitenlijst worden door de voorzitter van de raad ondertekend en door de griffier medeondertekend.

Artikel 3:45 Opheffen geheimhouding Als de raad op grond van artikel 89, vierde lid van de Gemeentewet van plan is de verplichting tot geheimhouding van aan de raad verstrekte informatie op te heffen, gaat hij daartoe niet over dan nadat het orgaan dat de verplichting tot geheimhouding heeft opgelegd in de gelegenheid is gesteld in een besloten vergadering zijn gevoelen over dit voornemen aan de raad ter kennis te brengen.

Hoofdstuk 4 Slotbepalingen Artikel 4:1 Uitleg reglement In de gevallen waarin dit reglement van orde niet voorziet of bij twijfel over de toepassing van het reglement van orde, beslist de raad op voorstel van de voorzitter van de raad.

Artikel 4:2 Intrekking oude regeling 33

Het Reglement van Orde raad Zutphen 2019, zoals vastgesteld bij besluit van 23 september 2019, wordt ingetrokken.

Artikel 4:3 Inwerkingtreding Dit reglement treedt in werking op de dag na de datum van bekendmaking en werkt terug tot en met 1 juni 2024.

Artikel 4:4 Citeertitel Dit reglement wordt aangehaald als: Reglement van Orde gemeenteraad Zutphen 2024.

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zutphen, gehouden op: 8 juli 2024

De voorzitter,

de griffier,

34

Toelichting Algemene toelichting Het reglement van orde is opgesteld naar aanleiding van de per 18 augustus 2023 ingevoerde werkwijze van de raad van de gemeente Zutphen. Deze werkwijze maakt onderscheid tussen een beeldvormende, oordeelsvormende en een besluitvormende fase. Daarnaast biedt de werkwijze ruimte voor overleg en het uitwisselen van informatie met het college alsmede het geven van advies aan het college. Het reglement van orde bestaat uit vier hoofdstukken, te weten: 1. Algemene bepalingen Hierin staan de bepalingen die betrekking hebben op het gehele functioneren van de raad. 2. Beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen Hierin staan de bepalingen waarin beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen worden gereglementeerd. 3. Raadsvergaderingen Hierin staan de bepalingen die betrekking hebben op de werkwijze en vergaderingen van de raad. 4. Slotbepalingen In de actualisatie van 2024 worden de nu gewenste aanpassingen doorgevoerd en daarbij zijn ook andere benodigde aanpassingen en verduidelijkingen meegenomen, zoals de invoering van een seniorenconvent en de invoering van het zogeheten B.O.B.model (Beeldvorming, Oordeelsvorming, Besluitvorming). Daarnaast zijn enkele bepalingen (deels) geformuleerd zoals in het model Reglement van Orde van de VNG.

Artikelsgewijze toelichting Hoofdstuk 1 Algemene bepalingen Paragraaf 1 Begripsomschrijvingen 35

Artikel 1:1 Begripsomschrijvingen Een aantal termen en begrippen dat in het reglement voorkomt wordt hier omschreven.

Paragraaf 2 De raad en zijn organen Het begrip ‘organen’ moet hier in ruime zin worden opgevat, namelijk de te onderscheiden personen en groepen. Het betreft niet noodzakelijk bestuursorganen in de zin van de Algemene wet bestuursrecht.

Artikel 1:2 Onderzoek geloofsbrieven; beëdiging Dit artikel is gebaseerd op de Kieswet en de Gemeentewet. Het is ontleend aan het modelreglement van de VNG.

Artikel 1:3 Fracties Dit artikel is gebaseerd op de Kieswet en de Gemeentewet. Het is ontleend aan het modelreglement van de VNG.

Artikel 1:4 Fractievertegenwoordigers Fractievertegenwoordigers zijn door de raad benoemde personen. In Zutphen draaien de fractievertegenwoordigers zoveel mogelijk mee in het raadswerk, mits zij de eed of belofte afleggen. Zij worden dan ook op veel plaatsen in het reglement van orde genoemd. Zij zijn echter geen raadslid, en kunnen dus ook niet deelnemen aan de raadsvergaderingen. Het zevende lid van dit artikel is opgenomen voor situaties dat in een verordening gesproken wordt over commissieleden en waar in de Zutphense situatie fractievertegenwoordigers wordt bedoeld. Commissieleden en fractievertegenwoordigers worden zo veel mogelijk gelijkgesteld, met uitzondering van de financiële vergoedingen, omdat daarvoor een aparte regeling is getroffen. In het in 2019 in werking getreden nieuwe Besluit rechtspositie decentrale politieke ambtsdragers is onder andere geregeld dat raadsleden die deelnemen aan bijzondere 36

commissies een (verplichte) extra vergoeding ontvangen. In het oude reglement van orde werden fractievertegenwoordigers uitgesloten van bepalingen in het rechtspositiebesluit, wanneer het aanvullende financiële vergoedingen betrof. In het nadien gewijzigde en ook in dit reglement is deze uitsluiting niet langer het geval. Het is daarmee nog steeds zo dat, als de gemeenteraad dat wenst, het mogelijk is om te regelen dat naast raadsleden ook fractievertegenwoordigers een financiële vergoeding ontvangen voor hun deelname aan zware commissies.

Artikel 1:5 De voorzitter van de raad De burgemeester is voorzitter van de raad. Artikel 9 van de Gemeentewet schrijft dit dwingend voor. De raad heeft de mogelijkheid één of twee raadsleden te kiezen als waarnemend voorzitter van de raad. De burgemeester heeft het recht op grond van artikel 21 van de Gemeentewet in de vergadering aan de beraadslaging deel te nemen. Als voorzitter zorgt hij onder andere voor de handhaving van de orde in de vergadering.

Artikel 1:6 De griffier De Gemeentewet eist dat de raad de vervanging van de griffier regelt (artikel 107d, eerste lid). In het tweede lid is daarover een bepaling opgenomen. In verband met artikel 22 Gemeentewet (verschoningsrecht) is in het derde lid een bepaling opgenomen met betrekking tot het deelnemen van de griffier aan de beraadslaging.

Artikelen 1:7 Het fractievoorzittersoverleg,1:8 Het seniorenconvent en 1:9 Het presidium Deze artikelen geven de samenstelling, de aard en de taak van het fractievoorzittersoverleg, het seniorenconvent en het presidium aan. De taken van het fractievoorzittersoverleg en het presidium zijn limitatief opgesomd. Het fractievoorzittersoverleg, het seniorenconvent en het presidium hebben geen rol in de inhoudelijke besluitvorming van de raad of de inhoudelijke voorbereiding daarvan. Dat 37

verdraagt zich niet met het besloten karakter. Het fractievoorzittersoverleg en het presidium vergaderen immers in beslotenheid. De te bespreken onderwerpen bestaan voor een deel uit vaste agendapunten. Beslotenheid biedt voor de griffie de ruimte om vanuit de ambtelijke rol al dan niet gevraagde adviezen te kunnen geven op voor de raad relevante zaken. Bespreking van dergelijke adviezen in de openbaarheid kan politiek gevoelig zijn en tast de veiligheid van het functioneren van de griffie aan. Beslotenheid biedt ook ruimte voor reflectie en de gelegenheid om over schaduwen heen te stappen. De agenda’s en (vastgestelde) besluitenlijsten van Presidium en Fractievoorzittersoverleg zijn digitaal beschikbaar voor raadsleden en fractievertegenwoordigers. Ook het seniorenconvent vergadert in beslotenheid. Hier geldt ook dat beslotenheid de mogelijkheid biedt om op- en aanmerkingen te maken over kwesties van vertrouwelijke aard.

Paragraaf 3 Collegevorming Artikelen 1:10 Ondersteuning bij vorming nieuw college en 1:11 Benoeming wethouders Deze twee artikelen geven de ondersteuning weer bij de vorming van een nieuw college en de procedure van het benoemen van wethouders aan.

Paragraaf 4 –Beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen en (besluitvormende) raadsvergadering Artikel 1:12 Beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen en (besluitvormende) raadsvergadering Dit artikel geeft de kern van de werkzaamheden weer die in de beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen en de (besluitvormende) raadsvergadering worden gedaan, namelijk het ‘voorbereiden’ respectievelijk het ‘nemen’ van beslissingen. Het voorbereiden gebeurt in de beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen, het nemen van de beslissingen in de (besluitvormende) raadsvergadering. Maar volgens het

38

tweede lid kan de raad altijd beslissen om ook de voorbereiding van een beslissing in de (besluitvormende) raadsvergadering te laten plaatsvinden. De voorbereiding van beslissingen door de beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen wordt in hoofdstuk 2 uitgewerkt. Het nemen van beslissingen door de raad wordt in hoofdstuk 3 uitgewerkt. Met opzet wordt er gesproken van ‘beslissingen’. Het begrip ‘besluit’ heeft een specifiekere betekenis, die daaraan door de Algemene wet bestuursrecht (artikel 1:3, eerste lid) wordt toegekend.

Artikelen 1:13 Vergaderfrequentie en -plaats en 1:14 Organisatie van beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen en (besluitvormende) raadsvergadering In deze artikelen wordt geregeld dat vergaderingen van de beeldvormende vergaderingen op de donderdagavond plaatsvinden en de oordeelsvormende vergadering en raad op de maandagavond plaatsvinden. De griffie is belast met de praktische organisatie. Het college is in de regel belast met het verzorgen van de inhoudelijke vergaderstukken.

Paragraaf 5 Aanwezigen en pers Artikelen 1:15 Toehoorders en pers in vergaderingen, 1:16 Geluid- en beeldregistraties en 1:17 Gebruik mobiele apparatuur Deze artikelen betreffen vrij gebruikelijke ordemaatregelen.

Hoofdstuk 2 Beeldvormende en Oordeelsvormende vergaderingen Paragraaf 1 Aard, samenstelling en taken beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen Artikel 2:1 Beeldvormende vergadering en 2:2 Oordeelsvormende vergadering Deze artikelen regelen het bestaan van beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen. Het is de bedoeling dat iedereen precies weet waar hij qua tijdstippen 39

en aard van de vergadering aan toe is. Beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen zijn dan ook strak in de tijd gepland. Als de taak van de vergadering nog niet was afgerond, dan zal er in een volgende beeldvormende vergadering of oordeelsvormende vergadering een vervolg moeten plaatsvinden.

Artikelen 2:3 De voorzitters van de beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen, 2:4 Aanwezigheid van de raadsadviseur en de griffier, 2:5 Deelneming van de fracties aan de beeldvormende en oordeelsvormende vergadering en 2:6 Aanwezigheid van het college Deze artikelen geven voorschriften over het voorzitterschap, inclusief de taken van de voorzitter en regelen de ondersteuning van de raadsadviseur/ de griffier en de aanwezigheid van de fracties en het college. Belangrijk is dat er één lid vanuit elke fractie - dat mag dus ook een fractievertegenwoordiger zijn - aanwezig is in een beeldvormende of oordeelsvormende vergadering, die namens de fractie spreekt. Een uitzondering hierop is echter mogelijk. Het college kan zich in de vergaderingen ambtelijk laten ondersteunen door de gemeentesecretaris of andere ambtenaren.

Paragraaf 2 - Voorbereiding en orde van de beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen Artikelen 2:7 Oproep en agenda, 2:8 Beschikbaarheid vergaderstukken en 2:9 Openbare kennisgeving Deze artikelen geven regels voor de voorbereiding van beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen. Deze artikelen behoeven geen nadere toelichting. Artikel 2:8, tweede lid kan wellicht vragen oproepen. De inzage van geheime stukken bij de griffier, kan gebeuren door personen die een besloten beeldvormende en/ of oordeelsvormende vergadering bij mogen wonen, dus ongeacht of ze aanwezig zullen zijn. Dat zijn dus alle raadsleden en alle fractievertegenwoordigers, voor zover deze de eed of belofte hebben afgelegd. 40

Artikel 2:10 Opening beeldvormende of oordeelsvormende vergadering; quorum, 2:11 Spreekregels in beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen, 2:12 Vergaderprocedure, 2:13 Voorstellen van orde in beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen, 2:14 Handhaving orde; schorsing, 2:15 Spreekrecht burgers en belanghebbenden in oordeelsvormende vergadering, 2:16 Sprekersplein en 2:17 Verslaglegging van beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen Deze artikelen regelen de orde van beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen. Artikel 2:12 regelt dat de voorzitter een voorstel voor de wijze van bespreking kan doen in de vergadering. Het vaste stramien van twee termijnen is losgelaten. Wanneer deelnemers zich niet in de voorgestelde procedure kunnen vinden, opent artikel 2:13 de mogelijkheid de voorgestelde wijze van bespreken aan te passen. Een belangrijk artikel is artikel 2:15, waarin het spreekrecht voor burgers en belanghebbenden wordt geregeld. Voor elk spreekrecht geldt dat burgers en belanghebbenden - die ook van buiten Zutphen afkomstig kunnen zijn - hun zienswijze kunnen geven en informatie kunnen verschaffen. Uitzonderingen hierop staan in het zesde en tiende lid. Verslaglegging van een beeldvormende of oordeelsvormende vergadering gebeurt door het beschikbaar stellen van een videoregistratie van die vergadering.

Paragraaf 3 Besloten beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen Artikel 2:18 Algemeen Een besloten vergadering is een officiële vergadering, waarbij de vergaderregels van het reglement in acht genomen moeten worden, voor zover de bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering. Dit artikel spreekt verder voor zich.

Artikel 2:19 Verslag Dit artikel behoeft geen nadere toelichting. 41

Artikel 2:20 Opheffen geheimhouding In het aangehaalde artikel wordt aan de raad de mogelijkheid geboden de verplichting tot geheimhouding van informatie op te heffen, als de beeldvormende of oordeelsvormende vergadering de verplichting tot geheimhouding heeft opgelegd. In dit artikel is ter zake een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Hoofdstuk 3 Raadsvergaderingen Zowel de artikelen van dit hoofdstuk als de toelichtingen daarop zijn voor een belangrijk deel ontleend aan het modelreglement van de VNG.

Paragraaf 1 Voorbereiding Artikel 3:1 Oproep Raadsleden horen op tijd op de hoogte te worden gebracht van dag, tijdstip en plaats van de vergadering. Tegelijkertijd worden ook de voorlopige agenda en de stukken ontsloten via de raadswebsite.

Artikel 3:2 Afwijkende vergaderdag en -plaats In het vergadersysteem van de raad zijn de vergaderavonden op grond van artikel 1:13, tweede lid voor de beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen en de raadsvergadering vastgelegd. De voorzitter is volgens dit artikel bevoegd om hierop in bijzondere gevallen uitzonderingen te maken, in overleg met het fractievoorzittersoverleg.

Artikel 3:3 Agenda

42

Het presidium bepaalt hoe de agenda’s eruit komen te zien. Dit is echter een voorlopige vaststelling van de raadsagenda, want de raad stelt deze in zijn vergadering pas definitief vast. In de dagelijkse praktijk is het niet altijd mogelijk om ruim een week voor de vergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteit van de dag. Het tweede lid maakt het mogelijk dat In een dergelijke situatie de voorzitter na het verzenden van de oproep zo nodig een aanvullende voorlopige raadsagenda kan opstellen. Dit kan echter niet tot op het laatste moment, maar tot uiterlijk twee dagen voor de aanvang van de vergadering. Het gaat hierbij om situaties waarbij in redelijkheid het presidium niet meer gekend kan worden en er grote belangen zijn en er stukken aan de voorlopige agenda worden toegevoegd. De raad kan bij het vaststellen van de agenda bepalen of dit wordt overgenomen.

Artikel 3:4 De portefeuillehouder Dit artikel voorziet in de mogelijkheid dat portefeuillehouders (burgemeester of wethouder) en gemeentesecretaris door de raad worden uitgenodigd om ter vergadering aanwezig te zijn en door de voorzitter worden uitgenodigd aan de beraadslagingen deel te nemen. Dit laat onverlet dat voor hen een doorlopende uitnodiging geldt.

Artikel 3:5 Publicatie van stukken In dit artikel gaat het enerzijds om de bijbehorende stukken waarvan in de raadsvoorstellen melding wordt gemaakt (ambtelijke adviezen, toelichtende nota's, etc.) en anderzijds om informatie waarop de verplichting tot geheimhouding rust.

Artikel 3:6 Openbare kennisgeving Met dit artikel wordt invulling gegeven aan artikel 19, tweede lid, van de Gemeentewet.

Paragraaf 2 Orde van de vergadering 43

Artikel 3:7 Presentielijst De handtekeningen op de presentielijst zijn bedoeld om formeel vast te stellen dat het vergaderquorum aanwezig is. De lijst kan niet dienen om het stemquorum vast te stellen; daarvoor geldt artikel 29 van de Gemeentewet.

Artikel 3:8 Zitplaatsen Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 3:9 Opening van de vergadering; quorum De vergadering kan beginnen, als meer dan de helft van het aantal zitting hebbende raadsleden aanwezig is en de presentielijst heeft getekend. Artikel 20 van de Gemeentewet voorziet in een procedure voor een tweede vergadering, als het vereiste aantal leden niet op komt dagen.

Artikel 3:10 Vaststelling van de agenda In dit artikel wordt expliciet vastgelegd, dat de raad bij aanvang van de vergadering de agenda vaststelt en ook elke wijziging in de agenda kan aanbrengen die hij nodig oordeelt. Dit gebeurt uiteraard bij meerderheid van stemmen. Verder is in het derde lid vastgelegd dat de voorzitter na 23.00 uur een ordevoorstel doet over de verdere afhandeling van de agenda.

Artikel 3:11 Primus bij hoofdelijke stemming Praktisch gezien verdient het aanbeveling de volgorde van hoofdelijk stemmen te bepalen aan het begin van de vergadering. Deze volgorde geldt dan voor de gehele vergadering, ook na een eventuele schorsing.

Artikel 3:12 Vragen over de actualiteit Dit artikel stelt de regels voor het stellen van actuele vragen. 44

Artikel 3:13 Verslaglegging Dit artikel regelt de verslaglegging van de raadsvergadering en het opmaken en beschikbaar stellen van een wettelijk verplichte besluitenlijst. De vrijheid wordt gelaten om woordelijke verslaglegging los te laten en de mogelijkheid wordt geopend om videoverslaglegging in te zetten.

Artikel 3:14 Hamerstukken, stemverklaring Om een raadsvergadering efficiënt te laten verlopen en de tijd zoveel mogelijk te besteden aan de politiek heikele onderwerpen wordt gewerkt met hamerstukken. Daarnaast is het de insteek dat discussies in de beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen niet in de raadsvergadering worden overgedaan.

Artikel 3:15 Brieven aan de raad, memo’s en collegevoorstellen ter informatie aan de raad, Lijst Toezeggingen, Moties en Schriftelijke Vragen en de Bestuurlijke Lange Termijn Agenda Over de brieven aan de raad, memo’s en collegevoorstellen, de Lijst Toezeggingen, Moties en Schriftelijke Vragen en de Bestuurlijke Lange Termijn Agenda worden alleen voorstellen gedaan en besluiten genomen van procedurele aard. Inhoudelijke discussie over de stukken kan de voorzitter buiten de orde verklaren. Wanneer een dergelijk stuk leidt tot inhoudelijke discussie en besluitvorming, dan kan dit onderwerp door tussenkomst van het Presidium worden behandeld via de beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen.

Artikel 3:16 Spreekregels Dit artikel geeft de regels over het spreken in de raadsvergadering. Dit artikel behoeft daarmee geen verdere toelichting.

Artikel 3:17 Aantal spreektermijnen 45

In dit artikel worden de regels gegeven over het aantal spreektermijnen. Het stellen van vragen dient ook als een spreektermijn beschouwd te worden.

Artikel 3:18 Spreektijd Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 3:19 Handhaving orde; schorsing De bevoegdheid die in het tweede lid aan de voorzitter wordt gegeven om een spreker over een aanhangig onderwerp het woord te ontzeggen, gaat minder ver dan de mogelijkheid die artikel 26, derde lid van de Gemeentewet biedt om aan dat lid, dat door zijn gedragingen de geregelde gang van zaken belemmert, de toegang tot de vergadering te ontzeggen. De laatstgenoemde bevoegdheid van de voorzitter blijft echter onverlet. Dit artikel is slechts een aanvulling op de Gemeentewet. Onder interruptie is overigens niet te verstaan het geven van tekenen van goed- of afkeuring; deze uitingen worden beschouwd als verstoringen van de orde. Voor wat betreft de handhaving van de orde op de publieke tribune wordt verwezen naar de artikelen 1:15 tot en met 1:17 van dit reglement.

Artikel 3:20 Beraadslaging Om de vergaderduur niet te zeer te verlengen wordt over een onderwerp of voorstel dat in onderdelen of artikelen is verdeeld, in principe in zijn geheel beraadslaagd. In het eerste lid is een uitzonderingsmogelijkheid opgenomen. Als de schorsing als bedoeld in het tweede lid aan het einde van de tweede termijn plaatsvindt, zijn er vervolgens twee mogelijkheden: er wordt direct tot stemming overgegaan of aan de beraadslagingen wordt een derde termijn toegevoegd (zie artikel 3:17).

Artikel 3:21 Deelneming aan de beraadslaging door overige aanwezigen Deze bepaling is noodzakelijk in verband met het in artikel 22 van de Gemeentewet geregelde verschoningsrecht. 46

Paragraaf 3 Stemmingen Artikel 3:22 Stemverklaring Stemverklaringen moeten kort zijn en een toelichting betreffen op het stemgedrag en niet oproepen tot nieuwe reacties. Het verwoorden van een aanvullende inhoudelijke argumentatie is dus niet gepast. Ze mogen ook niet het karakter krijgen van een extra spreektermijn om daarmee een gelegenheid te hebben voor een laatste reactie op de vorige spreker. Inhoudelijke inbreng hoort thuis in de twee spreektermijnen. Stemverklaringen worden allemaal gegeven voorafgaand aan de stemming.

Artikel 3:23 Beslissing Deze bepaling beoogt niet meer dan vast te leggen dat ook nog een beslissing over het voorstel (als er een amendement is aangenomen, in zijn geamendeerde vorm) moet worden genomen.

Artikel 3:24 Algemene bepalingen over stemming Als een lid te kennen geeft hoofdelijke stemming te wensen, moet de stemming plaatsvinden. De raad heeft niet de bevoegdheid om van deze bepaling van artikel 32 van de Gemeentewet af te wijken. Verlangt niemand stemming, dan wordt het voorstel geacht te zijn aangenomen. De regeling in het tweede lid kan toepassing krijgen, als de uitkomst van de stemming tevoren duidelijk is en slechts enkele leden zouden tegenstemmen. Bij wie de stemming begint, is geregeld in artikel 3:11. Bij staking van stemmen is het bepaalde in artikel 32 van de Gemeentewet van toepassing. Als de vergadering voltallig is, wordt het voorstel geacht te zijn verworpen. Dit is overigens alleen mogelijk als er een vacature is of als een lid zich van stemming heeft moeten onthouden. Als de vergadering niet voltallig is, dan wordt het nemen van het besluit tot een volgende vergadering uitgesteld. Als ook dan de stemmen staken, wordt het voorstel geacht niet te zijn aangenomen.

47

Artikel 3:25 Volgorde stemming over amendementen en moties Voor meer informatie over een amendement, subamendement of een motie (betekenis, indiening e.d.) wordt verwezen naar de artikelen 1:1, 3:29 en 3:30 van dit reglement. Voor alle duidelijkheid wordt hier een verschil in procedure aangegeven tussen een motie en een amendement. Een amendement komt in stemming voorafgaande aan de stemming over het voorstel. Een motie strekt niet tot wijziging van een voorgesteld besluit; over een motie wordt een apart besluit genomen, nadat de besluitvorming over het aanhangige voorstel is afgerond. Bij een motie over een niet geagendeerd onderwerp (‘vreemd aan de orde van de dag’) geldt dit uiteraard niet en is het vierde lid niet van toepassing.

Artikel 3:26 Stemming over personen De Gemeentewet geeft aan, dat over benoemingen (niet ontslag) van personen of het opstellen van een voordracht of aanbeveling schriftelijk moet worden gestemd (artikel 31 van de Gemeentewet). Een voordracht is voor de raad bindend; de raad heeft slechts keus tussen degenen die op de voordracht zijn vermeld. Een aanbeveling is een voorstel waarvan de raad mag afwijken. Wanneer er veel benoemingen te doen zijn (bijvoorbeeld aan het begin van een nieuwe zittingsperiode) zou een gecombineerd stembiljet kunnen worden ontworpen. In artikel 30, tweede lid van de Gemeentewet wordt bepaald dat een behoorlijk ingevuld stembriefje moet worden ingeleverd.

Artikel 3:27 Herstemming over personen Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 3:28 Beslissing door het lot bij stemming over personen Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

48

Paragraaf 4 Bevoegdheden, instrumenten van de raadsleden Artikel 3:29 Amendementen en subamendementen Leden van de raad kunnen aan de raad wijzigingen op een conceptbeslissing van het college of initiatiefvoorstel voorstellen, de zogenaamde amendementen. Wanneer een amendement is ingediend, kan dit voor een ander raadslid aanleiding zijn, op dit amendement nog weer een wijziging voor te stellen, het subamendement. Een (sub)amendement kan ingediend worden op een voorgesteld besluit, dat aanhangig is. De beraadslaging over het (sub)amendement vindt plaats in ten hoogste twee termijnen. Als (in uitzonderlijke situaties) een ingediend amendement verdere beraadslaging noodzakelijk maakt, kan de raad besluiten tot een derde termijn (artikel 3:17). Voor wat betreft de stemming over amendementen wordt verwezen naar artikel 3:25. Voorstel tot splitsing van een voorgestelde beslissing kan, als dit is aangenomen, meebrengen, dat één onderdeel van een besluit wel en een ander niet wordt aanvaard.

Artikel 3:30 Moties Een motie is een voorstel tot het doen van een uitspraak door de raad. Het kan gaan om het uitspreken van een wens (van inhoudelijke, politieke, procedurele aard) of het uitspreken van instemming dan wel afkeuring over bepaalde ontwikkelingen. Een motie betreft dus niet een besluit dat op rechtsgevolg is gericht; een motie heeft geen juridische, maar een politieke betekenis. Daarom zijn burgemeester en wethouders formeel niet aan een motie gebonden of tot uitvoering ervan verplicht. Wel kan het naast zich neerleggen van een motie door het college leiden tot een vertrouwensbreuk tussen raad en college. Hieruit kan het college of een wethouder dan zijn consequentie trekken. Een wethouder kan zelfs door de raad ontslagen worden (artikel 49 Gemeentewet). Voor wat betreft de besluitvormingsprocedure omtrent een motie wordt opgemerkt, dat over een motie een apart besluit wordt genomen. Voor de beraadslaging over een motie over een aanhangig onderwerp in de raad geldt, dat deze kan worden aangekondigd in een beeldvormende en/ of oordeelsvormende vergadering waarin het onderwerp aan de orde is. Daar kan zij ook in voorbereidende 49

zin worden besproken. Behandeling van een motie in de raad vindt niet plaats in afzonderlijke termijnen, maar gelijktijdig met de beraadslaging over het onderwerp, waarop de motie betrekking heeft. De stemming over een motie van wantrouwen dient op grond van artikel 31 van de Gemeentewet geheim te verlopen. Bij een motie van wantrouwen moet de raad expliciet besluiten dat dit agendapunt aan de agenda wordt toegevoegd. Een besluit over een motie over een niet op de agenda opgenomen onderwerp vindt aan het einde van de vergadering plaats. Dergelijke moties benaderen de in artikel 3:32 geregelde initiatiefvoorstellen.

Artikel 3:31 Voorstellen van orde De voorzitter legt aan de raad ter beslissing voor of er inderdaad sprake is van een voorstel van orde. Over een voorstel van orde wordt direct, zonder beraadslaging, besloten door de raad.

Artikel 3:32 Initiatiefvoorstellen Het behoort tot de taak van het college om aan de raad de nodige voorstellen te doen. Maar raadsleden kunnen ook zelf een voorstel voor een ontwerpverordening of ontwerpbeslissing doen. Hiervoor is het recht van initiatief toegekend. Een voorstel voor een ontwerpverordening moet de raad in behandeling nemen. Voor andere initiatiefvoorstellen is geen verplichte behandeling voorgeschreven. Dit betekent dat de raad (aanvullende) voorwaarden kan stellen aan het in behandeling nemen van een ander initiatiefvoorstel. Een initiatief raadsvoorstel volgt dezelfde behandelwijze als voorstellen die afkomstig zijn van het college. Dit uiteraard voor zover de raad niet anders besluit. Het derde lid geeft invulling aan de wettelijke verplichting om het college de gelegenheid te geven wensen en bedenkingen kenbaar te maken alvorens de raad besluit. Deze gelegenheid geven betekent niet dat besluitvorming door de raad moet uitblijven zolang er geen reactie is ontvangen vanuit het college. Na verloop van de bepaalde redelijke termijn van drie weken kan de raad een besluit nemen. 50

Artikel 3:33 Collegevoorstellen Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 3:34 Interpellaties Dit artikel stelt nadere regels zoals bedoeld in artikel 155 van de Gemeentewet. Het interpellatierecht ligt in het verlengde van het mondelinge vragenrecht. Het gaat om een recht van een volksvertegenwoordiger om tijdens een vergadering over een nietgeagendeerd onderwerp inlichtingen aan het college of de burgemeester te vragen. Daarvoor is verlof van de raad nodig.

Artikel 3:35 Schriftelijke vragen aan het college en de burgemeester Het vragenrecht geeft aan de leden van de raad het recht informatie te vragen over aangelegenheden die tot de bevoegdheid van het college of de burgemeester behoren. Het karakter van deze vragen is primair van informatieve strekking. In de hier aangegeven procedure wordt de vragensteller in de gelegenheid gesteld nadere inlichtingen over het antwoord te vragen aan het college of de burgemeester. Als de vragensteller van mening is, dat de beantwoording van de vragen tot een besluit van de raad moet leiden, kan hij het recht van initiatief of het interpellatierecht benutten om het onderwerp of het voorstel op de agenda van de raad te krijgen.

Artikel 3:36 Inlichtingen Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 3:37 Hoorzitting Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 3:38 In ontvangst nemen van petities 51

Het recht van petitie is een grondrecht, dat in artikel 5 van de Grondwet is vastgelegd. Dit artikel geeft daarop een gemeentelijke variant. Een petitie kan in de raadsvergadering in ontvangst worden genomen door de aangegeven personen. Het recht van petitie gaat overigens niet zover, dat het gemeentebestuur ook verplicht is om iets met een aangeboden petitie te doen, tenzij deze moet worden beschouwd als een ‘klacht’ over een gedraging van een bestuurder of een ambtenaar in de zin van hoofdstuk 9 van de Algemene wet bestuursrecht. Die moet wel in behandeling worden genomen. Dat is niet het geval met klachten over het vastgestelde beleid van het gemeentebestuur.

Paragraaf 5 Voorjaarsnota, begroting en rekening Artikelen 3:39 Procedure voorjaarsnota en begroting en 3:41 Procedure jaarrekening Deze artikelen behoeven geen nadere toelichting. De desbetreffende procedure kan óf jaarlijks óf in zijn algemeenheid voor een langere periode worden bepaald.

Artikel 3:40 Planning en Control-documenten Om optimaal te kunnen sturen als raad, is het wenselijk dat expliciet momenten kunnen worden vastgesteld waarop Planning & Control-documenten, zoals bestuursrapportages (burap’s), beschikbaar moeten zijn. Uiteraard moet dit voor de organisatie werkbaar blijven en daartoe moet er afstemming zijn met het college.

Paragraaf 6 Lidmaatschap van andere organisaties Artikel 3:42 Verslag, verantwoording Sinds de invoering van het dualisme komt het nauwelijks meer voor dat raadsleden bestuurstaken vervullen. Dit past niet goed bij de controlerende rol van de raad. Doorgaans worden dergelijke posities vervuld door de burgemeester, een wethouder of de gemeentesecretaris. Voor leden van de raad die in voorkomende lid zijn van een algemeen bestuur van een gemeenschappelijke regeling, is dit artikel opgenomen. Zij verrichten aldaar hun taak 52

als leden van dat bestuur én als vertegenwoordiger van en in naam van de deelnemende gemeente. Voor de wijze waarop zij in het bestuur van de gemeenschappelijke regeling functioneren, zijn zij verantwoording verschuldigd aan de raad, die hen heeft aangewezen. Ook de gemeenschappelijke regeling moet over deze verantwoordingsplicht en over de informatieverstrekking aan de raad bepalingen bevatten. In het eerste lid van dit artikel is een regeling getroffen voor mondelinge verslaglegging (uiteraard kan ook een ander moment worden gekozen, bijvoorbeeld in een beeldvormende of oordeelsvormende vergadering). In het tweede lid wordt de mogelijkheid tot het stellen van schriftelijke vragen aangegeven, uit te voeren overeenkomstig de regels, daarvoor gesteld in artikel 3:35. Het derde lid bevat de procedure voor de ter verantwoording roeping, die aansluit bij de regels voor inlichtingen (artikel 3:36). Het is zinvol de bepalingen van dit artikel ook van toepassing te verklaren op andere organisaties, waarin de raad een of meer van zijn leden heeft benoemd. Hierbij valt te denken aan privaatrechtelijke rechtspersonen en vennootschappen, zoals (een raad van commissarissen van) een Naamloze Vennootschap (NV) of een Besloten Vennootschap (BV). Hierin voorziet het vierde lid.

Paragraaf 7 Besloten raadsvergadering Artikel 3:43 Algemeen Een besloten vergadering van de raad is een officiële vergadering, waarbij de vergaderregels van het reglement in acht genomen moeten worden, voor zover de bepalingen niet strijdig zijn met het besloten karakter van de vergadering. In artikel 23 van de Gemeentewet zijn procedurevoorschriften opgenomen voor ‘het sluiten van de deuren’, de wijze waarop een vergadering een besloten vergadering wordt. Het spreekt voor zich dat de voorzitter bij aanvang van een besloten raadsvergadering mededeling doet van de reden van de beslotenheid.

Artikel 3:44 Verslag 53

In dit artikel wordt een nadere uitwerking gegeven aan artikel 23, vierde lid van de Gemeentewet.

Artikel 3:45 Opheffen geheimhouding In het aangehaalde artikel wordt aan de raad de mogelijkheid geboden de verplichting tot geheimhouding van informatie op te heffen. Dat behoeft niet noodzakelijk informatie te zijn die aan hem is overgelegd. Het kan dus (zie bijvoorbeeld artikel 86, tweede lid van de Gemeentewet) ook gaan om de situatie dat de burgemeester geheimhouding heeft opgelegd ten aanzien van stukken die hij aan een beeldvormende en/ of oordeelsvormende vergadering heeft overgelegd. De beeldvormende of oordeelsvormende vergadering kan dan aan de raad verzoeken de geheimhouding op te heffen (als de burgemeester daar niet toe bereid is). In dit artikel is ter zake een overlegverplichting opgenomen waardoor recht wordt gedaan aan het principe van hoor en wederhoor.

Hoofdstuk 4 Slotbepalingen Artikel 4:1 Uitleg reglement Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 4:2 Intrekking oude regeling Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 4:3 Inwerkingtreding Dit artikel behoeft geen nadere toelichting.

Artikel 4:4 Citeertitel Dit artikel behoeft geen nadere toelichting. 54