Bijlage 4 Werkinstructie BOB definitief 4 april 2024

Werkinstructie BOB-model Gemeente Zutphen De Gemeenteraad van Zutphen vergadert sinds augustus 2023 met het BOB-model. BOB staat voor Beeldvorming - Oordeelsvorming – Besluitvorming. Het BOB-model kenmerkt zich door het uit elkaar halen van de verschillende fasen die anders (onbedoeld) al snel door elkaar lopen. Sprekersplein Het Sprekersplein is nieuw voor de gemeenteraad van Zutphen. Tijdens het Sprekersplein kunnen inwoners aanwezige raadsleden en fractievertegenwoordigers toespreken over alle onderwerpen die de bevoegdheden en verantwoordelijkheden van de gemeente raken. Ook is er ruimte om informeel na te praten. Het Sprekersplein is een belangrijk onderdeel van de fase beeldvorming. • • • • • • • •

Het gesprek tussen inwoners en raad Bijeenkomst op donderdagavond, ongeveer één keer per maand, van 18.30 - 19.30 uur Voor: raadsleden en fractievertegenwoordigers; wethouders zijn niet in de zaal Inbreng van inwoners of organisaties uit de gemeente Zutphen Maximaal 4 minuten spreektijd Feitelijke en informatieve vragen van raadsleden of fractievertegenwoordigers Geen politieke vragen aan de sprekers, geen discussie Daarna ontmoeting tussen raadsleden en fractievertegenwoordigers en inwoners

Beeldvormende vergaderingen Er zijn verschillende soorten beeldvormende vergaderingen. Beeldvorming als voorbereiding op oordeelsvorming en besluitvorming Vergaderingen waarin raadsvoorstellen voorliggen en raadsleden en fractievertegenwoordigers technische en informatieve vragen kunnen stellen aan ambtenaren. Hierdoor kunnen (meer complexe) raadsvoorstellen en vraagstukken worden verkend en afgebakend. Ook worden knelpunten en keuzes geïnventariseerd. De vergadering kan worden gestart met een presentatie door de ambtelijke organisatie. Informeren (zonder dat hierop besluitvorming volgt) De ambtelijke organisatie informeert de raadsleden en fractievertegenwoordigers over een thema, omdat dit door de raad gewenst is en/of omdat er belangrijke ontwikkelingen zijn op het betreffende thema. Dit soort vergaderingen start bijna altijd met een presentatie door de ambtelijke organisatie. De presentaties zijn erop gericht feitelijke informatie over te dragen. Er is gelegenheid voor technische, informatieve vragen van raadsleden en fractievertegenwoordigers. Ambtelijke organisatie haalt inzichten raad op Het doel van een beeldvormende vergadering kan ook het ophalen van inzichten van raadsleden en fractievertegenwoordigers zijn. Dit is vooral denkbaar wanneer de ambtelijke organisatie (en het college) zich nog breed oriënteert op een onderwerp.

In deze fase worden verschillende actoren (professionals, maatschappelijk middenveld etc.) bevraagd. Alle opgehaalde input dient ervoor om tot voorstellen voor beleid of uitvoering te komen. Raadsleden of fractievertegenwoordigers nemen geen standpunten in, maar denken mee. Niets van wat wordt meegegeven is bindend voor het eventuele vervolgtraject (beeldvorming en/of oordeelsvorming als voorbereiding op besluitvorming). In beeldvormende vergaderingen kunnen geen vragen van politieke aard (keuzes op inhoud) worden gesteld aan ambtenaren. • •

Het gesprek tussen ambtelijke ondersteuning en raad Vergadering op donderdagavond, ongeveer eens per maand, vanaf 19.30 tot maximaal 22.30 uur

• • • • • • • •

Het doel van de beeldvormende vergadering is om de fracties te informeren over de onderwerpen op de agenda Bij de beeldvorming nemen de fracties nog geen standpunten in en gaan ook nog niet met elkaar in discussie. Deze fase is namelijk gericht op informatie inwinnen, zodat de raadsleden zich een goed beeld kunnen vormen van het vraagstuk. Voor: raadsleden en fractievertegenwoordigers Raadsleden en fractievertegenwoordigers stellen feitelijke vragen aan de ambtenaar Ambtenaren geven uitleg, presenteren en beantwoorden feitelijke (technische) vragen; collegeleden zijn welkom om mee te luisteren vanaf de tribune Op thema’s: sociaal, ruimte, cultuur en economie en bestuur en middelen Regelmatig op locaties buiten het stadhuis Presentatie door ambtenaar maximaal 20 minuten (bij 60 minuten vergadertijd)

Oordeelsvormende vergaderingen Dit zijn vergaderingen voor debat tussen de diverse fracties en het college. Hier kan worden uitgewisseld en doorgevraagd op argumenten met als doel om tot een goede belangenafweging te komen. Hierbij worden de voor- en nadelen van het betreffende vraagstuk of raadsvoorstel afgewogen. De fracties gaan onderling het gesprek met elkaar aan. Er wordt gereageerd op de alternatieven die worden aangedragen vanuit het college en vanuit de andere fracties. In de oordeelsvormende vergadering is geen ruimte meer voor het stellen van technische en/ of informatieve vragen. Wel is er gelegenheid voor politieke vragen. Deze vragen kunnen door het college(lid) worden beantwoord. • • •

• • •

Het gesprek tussen de raadsfracties en het college en de raadsfracties onderling Vergaderingen op maandagavond, ongeveer eens per maand, vanaf 19.30 tot max. 22.30 uur Het doel van de oordeelsvormende vergadering is om als fracties een mening te vormen en deze te delen met de andere fracties, de mening van andere fracties en het verantwoordelijk collegelid te horen en af te wegen en om (politieke) vragen te stellen aan het verantwoordelijk collegelid of andere fracties Voor: raadsleden, fractievertegenwoordigers en het verantwoordelijk collegelid Spreekrecht voor inwoners over het onderwerp dat op de agenda staat Aan het einde van de oordeelsvormende vergadering wordt bepaald of het onderwerp klaar is voor besluitvorming in de raad

Raadsvergaderingen (besluitvorming) Na een zorgvuldige aanloop van het besluitvormingsproces kan de gemeenteraad zijn belangrijkste taak vervullen: besluiten nemen. De aandacht moet voornamelijk daarop gericht zijn. • • • • •

•

Het onderlinge gesprek tussen de raadsfracties Vergadering op maandagavond, ongeveer eens per maand, vanaf 19.30 uur Het doel van de raadsvergadering is om besluiten te nemen over de agendapunten (met name raadsvoorstellen). De laatste openstaande punten worden besproken, waarna besluitvorming volgt. Het is niet de bedoeling de oordeelsvormende vergadering over te doen. Voor: raadsleden en college van B&W Verder worden er een aantal lijsten vastgesteld: de besluitenlijst van de vorige raadsvergadering, de brieven aan de raad, de memo’s en collegestukken en de TMS-lijst. Raadsleden kunnen hun vragen of opmerkingen over deze lijsten, voor 14.00 uur op de dag van de vergadering naar de griffie sturen. De griffie stuurt deze door naar het College ter beantwoording. Is een beantwoording voor het raadslid niet goed genoeg, dan kan dit raadslid tijdens de raadsvergadering eventueel nog politieke vragen stellen. Actualiteiten via de actieve informatievoorziening door het college

• •

Vragen van raadsleden over de actualiteit (één vraag per fractie) Geen spreekrecht voor inwoners

Taken en bevoegdheden van Fractievoorzittersoverleg, Seniorenconvent en Presidium Het fractievoorzittersoverleg heeft tot taak: a. het bespreken van de algemene gang van zaken in de (raads)vergaderingen; b. het doen van aanbevelingen aan de raad over de organisatie en het functioneren van de raad en de werkwijze tussen raad en college; c. als klankbord te dienen voor de rekenkamer en de door de raad ingestelde commissies, zoals presidium, werkgeverscommissie en auditcommissie; d. in algemene zin als klankbord te dienen voor het college; e. het op verzoek van de raad instellen van werkgroepen; f. het vaststellen van het inwerkprogramma voor de nieuwe raad en van trainingen gedurende de raadsperiode. In het seniorenconvent wordt vertrouwelijk over onder meer integriteit, personele kwesties en openbare orde en veiligheid gesproken. Het seniorenconvent heeft tot taak: a. het bespreken van zaken van vertrouwelijke aard; b. te beslissen wie namens de raad periodiek de jaargesprekken voert met de burgemeester; c. te beslissen over eventuele aanpassingen in de “Lijst van uitgaven te bekostigen vanuit de fractievergoedingen” als uitvloeisel van de Verordening op de fractieondersteuning gemeente Zutphen; d.

het bespreken van en adviseren over alle aangelegenheden rondom integriteit, grensoverschrijdend gedrag, belangenverstrengeling of welke andere vorm van onwenselijkheden dan ook die (potentieel) schade kunnen toebrengen aan het aanzien van het gemeentebestuur door raadsleden en/of fractievertegenwoordigers en/of leden van het college. Het presidium heeft tot taak: a. het opstellen van de agenda voor de beeldvormende vergaderingen en de oordeelsvormende vergaderingen en de concept agenda voor de raadsvergadering; b. het wegen van de adviezen van de voorzitter(s) over de geadviseerde vervolgbehandeling van in beeldvormende vergaderingen en oordeelsvormende vergaderingen besproken stukken. Afwijkingen daarvan worden uit eigen beweging of op verzoek gemotiveerd; c. het doen van voorstellen voor besluitvorming aan de raad, voor zover dit niet op voorstel van het college wordt gedaan; d. het bespreken van actuele ontwikkelingen bij de door de raad vastgestelde Bestuurlijke Lange Termijn Agenda (BLTA) en waar nodig bijsturen; e. het gevraagd en ongevraagd adviseren van het fractievoorzittersoverleg; f. het bevorderen van het op de juiste momenten betrekken van de raad, waarbij onder meer wordt gekeken naar: i. (wettelijke) termijnen; ii. voldoende tijd voor fracties (en eventueel externen) ter voorbereiding; iii. voortgang van processen; iv.

logische volgordelijkheid/ samenloop van stukken; g. het bevorderen van transparantie van behandelprocessen;

h. het adviseren over de kwaliteit van de aangeleverde stukken om te worden geagendeerd met daarbij de bevoegdheid om stukken in uiterste gevallen gemotiveerd terug te verwijzen; i. het uitnodigen van ambtenaren, na afstemming met de directie, om zaken technisch te verhelderen of om feitelijke informatie te delen; j. het jaarlijks opstellen van de procedure voor de behandeling van de vergaderstukken die betrekking hebben op de Planning en Control (P&C) cyclus; k. het afspreken van contactmomenten met een inwoner, bedrijf, instelling of organisatie (werkbezoeken), en l. het toezicht houden op bedrijfsvoering technische en huishoudelijke zaken die nodig zijn voor een goede ondersteuning van de raad. NB: Iedere fractie heeft de mogelijkheid om (gemotiveerd) onderwerpen bij het Presidium aan te dragen voor beeldvormende of oordeelsvormende vergaderingen. De griffie helpt hier graag bij. Uitleg thematische domeinen Op de avonden van de Beeldvormende vergaderingen en de Oordeelsvormende vergaderingen zijn de vergaderingen verdeeld in vier thematische blokken: 1. 2. 3. 4.

Bestuur en Middelen Economie en Cultuur Ruimte Sociaal

Er lopen maximaal twee vergaderingen gelijktijdig. Er zijn geen vaste tijdstippen voor de afzonderlijke blokken en voorwaarde voor agendering van een domein is dat er onderwerpen te bespreken zijn. Indeling domeinen 1. • • • • • • • • • • •

Bestuur en Middelen: Openbare orde en veiligheid Veilig uitgaan Toezicht en handhaving Bestuurlijke samenwerking Inwonersparticipatie Personeel en Organisatie Financiën en Inkoop Informatieveiligheid en privacy Bedrijfsvoering, dienstverlening en ICT Vluchtelingen Vergunninghouders en statushouders

2. • • • •

Economie en Cultuur: Economische zaken en bedrijventerreinen Evenementen, binnenstad, havens en toerisme Grondstoffen en circulaire economie Cultuur, Erfgoed en culturele evenementen

3. Ruimte • Energietransitie • Vastgoed en Grondzaken

• • • • • •

Wonen en Ruimtelijke Ordening Omgevingswet Verkeer Natuur en Klimaat Water Openbare ruimte

4. • • • •

Sociaal Werk, Inkomen en Armoedebestrijding Sport en verenigingen Jeugd en Onderwijs Welzijn en Zorg

Uitleg vergaderritme Er wordt structureel op 1 donderdag in de maand beeldvormend vergaderd. De maandagavond hierop volgend wordt oordeelsvormend vergaderd, maar niet over de onderwerpen van een week daarvoor. Wanneer beeldvorming vooraf gaat, volgt oordeelsvorming minimaal een maand later. Tot slot wordt er twee weken later dan de oordeelsvormende vergadering, besluitvormend vergaderd (de raadsvergadering).