Bijlage 1 Memo vergadermodel RvO werkinstructie BOB

Memo Gemeenteraad Aan:

Presidium, raadsleden en fractievertegenwoordigers

Van:

Bram Duizer en Elise Renkema

Datum: 31 mei 2024 Betreft: Vergadermodel, Reglement van Orde en Werkinstructie BOB

Beste raadsleden en fractievertegenwoordigers, In de afgelopen maand is de evaluatie van het nieuwe vergadermodel besproken in het Presidium, het Fractievoorzittersoverleg en in een oordeelsvormende vergadering. Dit heeft een goed beeld gegeven van het draagvlak voor het nieuwe vergadermodel en de vragen die er, met name rond het Reglement van Orde (RvO) nog leven. In dit memo gaan we in op de in mei voorgelegde keuzes en onderwerpen waar fracties vragen bij hadden. Het RvO is het document dat moet worden vastgesteld door de raad. Het Presidium stelt voor in de oordeelsvormende vergadering van 20 juni af te wegen of het nu voorliggende RvO voor besluitvorming in de raad van 8 juli kan worden geagendeerd. Reglement van Orde gemeenteraad Zutphen 2024 In het RvO regelt de raad haar eigen werkwijze. Na een half jaar experimenteren met de werkwijze en een verouderd RvO, is het van belang de basisstructuur voor de raad weer op orde te krijgen. Met het RvO laat de raad zien te hechten aan een zorgvuldig en helder besluitvormingsproces. In het oog springende onderwerpen in het RvO zijn onder andere (de structuur van) het vergadermodel, de spelregels bij het gebruik van politieke instrumenten en de regels voor het inspreken van inwoners en belanghebbenden. Het RvO gaat daarom niet alleen over interne aangelegenheden, maar ook om hoe we het contact met de inwoners vormgeven.

Van belang is verder dat in het RvO zaken worden geregeld die daar ook thuis horen. Voor veel onderwerpen geldt al wetgeving, bijvoorbeeld de Gemeentewet. Andere onderwerpen behoren in ander instrumentarium te worden uitgewerkt, bijvoorbeeld een gedragscode voor raadsleden en fractievertegenwoordigers. Keuzes voor het vervolg De bespreking in mei in de oordeelsvormende vergadering, en eerder al in Presidium en Fractievoorzittersoverleg gingen onder meer over keuzes ten aanzien van het Sprekersplein (tijdstip en voorzitterschap), het deelnemen van wethouders aan beeldvormende vergaderingen en het voorzitterschap in beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen. Hieronder geven we aan welke conclusies het Presidium, na de oordeelsvorming van 13 mei, over deze onderwerpen heeft getrokken.

1

1. Het Sprekersplein Een grote meerderheid in de raad wil wat meer ruimte voor het Sprekersplein, maar geen extra vergaderavond per maand. Een grote meerderheid heeft gekozen voor een maandelijks Sprekersplein op donderdagavond, van 19.00 tot 20.30 uur. Daarbij wordt geaccepteerd dat beeldvormende vergaderingen gaande het Sprekersplein starten om 19.30 uur. Het voorzitterschap van het Sprekersplein is in goede handen bij de griffie, zo geeft een ruime meerderheid van de fracties aan. 2. Vergadermomenten Wanneer we, met de gemaakte keuze voor het Sprekersplein, de vergadermomenten op een rij zetten, ziet dat er als volgt uit. Voor alle vergaderingen geldt in principe één keer per maand. a. Sprekersplein op donderdagavond, maar dan van 19.00-20.30 uur. b. Beeldvorming op diezelfde donderdag, 19.30-22.30 uur. c. Oordeelsvorming op maandag, van 19.30-22.30 uur. d. Besluitvorming in de raad op maandag, van 19.30-23.00 uur. 3. Wethouders in de beeldvorming? Een kleine meerderheid in de raad heeft uitgesproken minder strikt te willen omgaan met het niet deelnemen van wethouders aan beeldvormende vergaderingen. Het presidium zal daarom bij het agenderen van onderwerpen voor de beeldvorming afwegen of deelname door het college logisch is. Zo’n moment kan bijvoorbeeld zijn met de Voorjaarsnota (om politiek getinte technische vragen te beantwoorden).

Ook een onderwerp dat een aantal maanden daarvoor al eens in de beeldvorming is geweest, leent zich goed voor een gesprek met de wethouder. In voorkomende gevallen zal bij publicatie van de agenda bij een onderwerp expliciet worden vermeld dat het college is uitgenodigd deel te nemen. Van de mogelijkheid om naast de ambtelijke organisatie specialisten uit het maatschappelijk veld te laten deelnemen aan beeldvormende vergaderingen is nog weinig gebruik gemaakt. Het presidium neemt zich voor dat vaker te doen. 4. Voorzitters beeldvorming en oordeelsvorming De fracties waren eensgezind over dit onderwerp. Er is gekozen voor vaste voorzitters in de beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen. Ook is uitgesproken dat de voorzitters uit de eigen gelederen moeten komen. Er wordt dus geen gebruik (meer) gemaakt van externe voorzitters. Voor een extra (vrijwilligers)vergoeding voor de voorzitters is geen steun. Dat betekent dat de griffie de komende maanden fractievoorzitters, raadsleden en fractievertegenwoordigers gaat benaderen om acht vaste voorzitters en tenminste vier vaste plaatsvervangers te vinden. Zodoende krijgt ieder domein (ruimte, sociaal, bestuur en middelen, economie en cultuur) in de beeld- en oordeelsvorming een vast gezicht als voorzitter. In het najaar krijgen alle voorzitters een training aangeboden.

Aanpassingen na oordeelsvorming 13 mei 2024 In de oordeelvorming van 13 mei hebben de fracties een aantal opmerkingen gemaakt, aandachtspunten meegegeven en suggesties gedaan. Voor een deel betreft het (fundamentele) keuzes die hierboven zijn uitgewerkt. Daarnaast waren een aantal onderwerpen in met name het RvO onderwerp van gesprek. Hieronder zijn de meest wezenlijke aanpassingen opgenomen. a. Fractievoorzittersoverleg, seniorenconvent en presidium (art. 1:7, 1:8 en 1:9) Raadsleden en fractievoorzitters dienen zo veel mogelijk een gelijke informatiepositie te hebben. Vanuit deze gedachte is bij FVO en presidium opgenomen dat deze vergaderingen weliswaar in beslotenheid plaatsvinden, maar dat agenda’s en (vastgestelde) besluitenlijsten digitaal beschikbaar zijn voor alle raadsleden en fractievertegenwoordigers.

2

Voor de vergaderingen van het seniorenconvent, waar in vertrouwelijkheid over integriteit, personele kwesties en openbare orde en veiligheid kan worden gesproken, geldt dit niet. b. Uitleg beeldvormende en oordeelsvormende vergadering (art. 2:1, 2:2) In september vorig jaar beschikten we nog niet over een werkinstructie. Er waren daarom beschrijvende teksten over de beeldvormende en oordeelsvormende vergadering opgenomen. Dit soort beschrijvingen horen idealiter niet in het RvO thuis. Ze zijn nu opgenomen in de werkinstructie en uit het RvO geschrapt. c. Handhaven van de orde (art. 2:14, 3:19) Voor het handhaven van de vergaderorde door de voorzitters waren er concrete teksten opgenomen die bij nader inzien niet in het RvO passen. Ze zijn daarom verwijderd. In het RvO zijn basisafspraken opgenomen. Voorzitters kunnen voor verdere richtlijnen gebruik maken van het kader dat is opgesteld door het Nederlands Genootschap van Burgemeesters. Dit kan verder worden uitgewerkt in de werkinstructie. d. Integriteit (art. 2:14, 3:19) Het ten opzichte van het oude RvO toegevoegde lid “De integriteit van anderen wordt in een vergadering niet in twijfel getrokken” riep vooral vragen op. Spelregels met betrekking tot integriteit horen echter thuis in een Gedragscode integriteit en daarbij behorende protocollen.

Deze documenten kan de raad in het najaar tegemoet zien, ter bespreking en besluitvorming. Het lid over integriteit, opgenomen voor de beeld- en oordeelsvorming en de raad, is uit het RvO verwijderd. e. Hamerstukken in de raad (art. 3:10, 3:14, 3:24) Het presidium kan, tegelijkertijd met het vaststellen van de agenda’s voor de beeldvormende en oordeelsvormende vergaderingen, bepalen dat raadsvoorstellen als veronderstelde hamerstukken op de agenda van de raad worden opgenomen. Ook vanuit de oordeelsvormende vergaderingen kan een raadsvoorstel worden aangemerkt als hamerstuk voor de raad. Het is uiteindelijk echter de raad die haar eigen agenda vaststelt. In artikel 3:10, eerste lid is dit geregeld. Hierin staat dat de raad onderwerpen aan de agenda kan toevoegen of afvoeren en de volgorde van behandeling van de agendapunten kan wijzigen. Om expliciet vast te leggen dat de raad ook de wijze van behandeling (hamerstuk of bespreekstuk) kan bepalen, is dit nu in de formulering toegevoegd. In de werkinstructie wordt opgenomen dat de mores in Zutphen is om een verzoek van een raadslid om van een hamerstuk een bespreekstuk te maken in te willigen. De raad zal echter altijd formeel de agenda (al dan niet gewijzigd) moeten vaststellen. Artikel 3:14 maakt het mogelijk een stemverklaring af te leggen bij een hamerstuk.

In artikel 3:24, tweede lid is opgenomen dat wanneer een voorstel zonder stemming wordt aangenomen, raadsleden kunnen opmerken dat zich geacht willen worden te hebben tegengestemd. Door deze bepalingen is het mogelijk “tegen” een hamerstuk te stemmen. f. Spreektermijnen raad (art. 3:17) Per abuis stond nog in het RvO dat voor bespreekpunten in de raad één spreektermijn geldt. In september 2023 was al duidelijk dat hiervoor geen draagvlak is in de raad. Dit is aangepast naar de standaard; twee spreektermijnen. Werkinstructie BOB – werk in uitvoering De Werkinstructie BOB is naar aanleiding van de besprekingen in mei en nieuwe inzichten aangepast. Er is echter nog een aantal onderwerpen die we verder willen uitwerken. Ook komen er steeds nieuwe ideeën op, die het waard zijn om uit te zoeken. Aangezien de werkinstructie in de komende periode een dynamisch document zal zijn, legt het presidium deze niet ter

3

vaststelling aan de raad voor. Wanneer de besturingsfilosofie in het najaar besproken wordt, wil het presidium bezien of een koppeling met de werkinstructie BOB logisch is. Het nieuwe, mogelijk in juli 2024 vastgestelde RvO maakt verdere uitwerking van de werkwijze BOB niet onmogelijk. Wanneer een aanpassing van het RvO wel gewenst of zelfs vereist is, zal deze uiteraard opnieuw ter vaststelling worden aangeboden aan de raad. In het komende jaar worden onder andere de volgende onderwerpen nader beschreven in de werkinstructie BOB of uitgezocht: • • • • •

Het Sprekersplein en beeldvormende vergaderingen op locatie; De voor- en nadelen van werken met spreektijden en digitaal stemmen in de raad; Een kennismaking met kandidaat wethouders in een beeld- of oordeelsvormende vergadering; Spelregels met betrekking tot het invullen van de vele (andere) functies die verweven zijn met het raadslidmaatschap, zoals deelname aan (raadsadviescommissies van) gemeenschappelijke regelingen of het toewijzen van “ambassadeurs” voor GR-en; Verwijzingen naar de gedragscode en protocollen m.b.t. integriteit.

4