Bestuursbesluit ontwerp-begrotingswijziging 2023 Tribuut belastingsamenwerking

tribuut belastingcentrum Nota voor

Vergadering bestuur Tribuut Belastingcentrum

Datum

21 oktober 2022

Onderwerp

H

Ontwerp-begrotingswijziging 2023 en toetreding gemeente Brummen

Doel voorstel

:

o informerend

Van

:

Bert Groot Wesseldijk

Bijlage

:

1 2

Maatstaven begroting 2023 Samenvatting programma begroting na wijziging 2023

3

Taakvelden

o opiniërend

X besluitvormend

2023

Inleiding

Door de deelname van de gemeente Brummen aan Tribuut is het noodzakelijk de begroting voor 2023 aan te passen. Brummen is per 1 januari 2023 deelnemer van de GR Tribuut Belastingsamenwerking, maar vanaf 1 november 2022 gaat Tribuut werkzaamheden

uitvoeren voor gemeente Brummen.

Om

Brummen zekerheid te geven over de kosten, willen we voor 1 november 2022 de ontwerpbegrotingswijziging hebben vastgesteld. De ontwerp-begrotingswijziging wordt vastgesteld n de bestuursvergadering en aangeboden aan de deelnemende gemeenten om voor zienswijzen voor te eggen aan de gemeenteraden. Door de deelname van gemeente Brummen aan de GR, zijn de uitvoerende kosten (zoals ICT en variabele kosten) aangepast naar verhouding van de omvang van Brummen ten opzichte van het geheel. De personeelskosten zijn ingeschat met een beperkte aanpassing van de formatie en de overhead is

aangepast waar nodig. Daarvoor is in maart een inschatting gemaakt die als bijlage aan de vastgestelde begroting is toegevoegd. Daarin was een precieze inschatting van de kosten voor Brummen nog afhankelijk van de inschatting van de dienstverlening door Tribuut. Inmiddels zijn we verder in het proces

en kunnen we nu beter inschatten welke maatstaven we moeten opnemen voor de dienstverlening aan gemeente Brummen en daarmee de kosten kunnen toerekenen. Het verschil tussen de oorspronkelijk begroting (€ 6.455.000,-) en de begroting inclusief Brummen (€ 6.611.000,-)

is ca. € 156.000.-

Voor de toetreding van Brummen zijn de volgende kosten aangepast

Automatisering

66.471

Naar rato van het aantal objecten

Bankkosten Drukwerk/Post

5.350 11.197

Extra transactiekosten naar rato Naar rato van het aantal objecten

Personeel Deurwaarderskosten Proceskosten

Totaal

50.000 3.032

Inschatting op bezetting Naar rato van het aantal objecten

20.000 156.050

Ervaringscijfers voor Brummen

De maatstaven voor 2023 zijn ook aangepast met 86.000 extra regels voor belastingteruggave voor

gemeente Apeldoorn. De invoering van de BIZ voor Epe is nog niet meegenomen, maar de invloed op de begroting is beperkt en zal voor 2023 apart worden gefactureerd. Ontwerp-begrotingswijziging 2023 Tribuut

triËÜut belastingcentrum

Los van deze aanpassing is er een aantal andere ontwikkelingen die bij het opmaken van de begroting voor 2023 nog niet waren voorzien. Dit zijn: 1.

Energie

Het huidige energiecontract dat de regiogemeenten

met Gazprom

hebben,

is opgezegd.

Er is een

gezamenlijk contract met Vattenfall afgesloten. Dat leidt tot een forse prijsstijging. Gemeente Epe is onze verhuurder. In de DVO met Epe is afgesproken dat de nacalculatie de (geïndexeerde) voorschotten niet

zal overschrijden. Wel is duidelijk dat de teruggaaf van afgelopen jaar van ca. € 34.000,- zal verdampen. Met dit bedrag zal de begroting voor 2023 worden aangepast

2. Indexering van loon en prijzen Uitgangspunt bij het opstellen van de begroting zijn de indexcijfers uit de septembercirculaire omdat daarmee het gemeentefonds ook aangepast wordt. In de begroting is al aangekondigd dat we het vermoeden hadden dat de indexering niet voldoende is om de kosten te dekken. De onderstaande

indexcijfers zijn toegepast op de begroting van 2022. Voor 2023 resulteert deze hogere indexering in ca. €75.000,- extra aan begrote kosten. In de gewijzigde begroting opgenomen indexeringen: Septembercirculaire 2022 Index jaar 2023 Loonkostenindex (loonvoet sector overheid)

3,30%

PIOFACH index (bruto binnenlands product pbbp)

__ 4,80%

Materiele kostenindex (netto materieel imoc)

5,90%

Prijsindexeringen uit de septembercirculaire 2022 Tabel 4.2.2 Prijsindexen CPB' MEV 2023 en CEP 2022

mutaties per jaar in %

2022

2023

2024

2025

2026

2027°

Prijs bruto binnentands product (pbbp}

34

49

25

25

22

22

Prijs nationale bestedingen (pnb)

38

49

25

25

21

21

Nationale consumentenprijsindex (cpi}

52

26

24

25

20

20

Loonvoet sector overheid

43

33

42

41

39

39

48

28

39

38

36

36

59

24

24

19

19

Prijs overheidsconsumgtie, beloning werkne-

mers

Pris overheidsconsumptie, netto materieel

(imoc)

* toeichtng verdukdefking b} e Kemgagevens = 2023 8 op basis van de ME

2025

41 1e inden op: JN H

2022 en 2024 - 2026

opò n arkeitoechting-b} Kemgegevenstabet

s op basis van de

CEP 2022

etfrs 2026 zin doorgerkken naar 2027

3.

De

Automatisering

herinrichting

van

onze desktopsystemen

is een

groter project geworden

dan

voorzien.

meerdere redenen om nu deze nieuwe inrichting door te voeren, namelijk - _ De schermen zijn al jaren afgeschreven en moeten nu vernieuwd worden.

- _ Serverbeheer, zoals dat nu is ingericht bij Apeldoorn, wordt te duur om te onderhouden. Cloudapplicaties geven veel minder beheer en onderhoudskosten. Office365 geeft een betere invulling aan een goede informatiebeveiliging Apparaat beheer kan door Apeldoorn op afstand worden uitgevoerd - _ We kunnen hiermee een moderne werkplek inrichten.

Ontwerp-begrotingswijziging 2023 Tribuut

Er zijn

triî>Ìut belastingcentrum

Voor investeringen in de hardware hebben we een voorziening getroffen. De hardware (schermen, laptops en toebehoren) wordt geactiveerd en afgeschreven in drie jaar, conform ons afschrijvingsbeleid. De voorziening valt vrij in 2022 en komt ten goede van het resultaat en kan bij een positief resultaat

worden toegevoegd aan de reserve. Na 2023 zal een deel van de kosten verminderen door het wegvallen van serverbeheer bij Apeldoorn en is minder beheer nodig doordat alle applicaties in de cloud worden

geplaatst. Voor 2023 hebben we echter hogere kosten door de uitbreiding van de Microsoft 365 licenties en een hoger afschrijvingsbedrag. Voor de nieuwe

licenties voor Microsoft 365 e.d.

€

Extra afschrijvingsbedragen

35.000.-

€ 22.000,-

Deze bedragen zijn opgenomen in de gewijzigde begroting. BAG,

BGT en SOR

(Samenhangen:

j

istratie)

en innovati

Vanuit Brummen komen er geen medewerkers over om de WOZ-taken uit te voeren, dus de uitbreiding voor team WOZ is daarmee verklaarbaar. Het moderne gegevensbeheer vraagt meer en meer aandacht en dus is extra capaciteit voor de WOZ voor Brummen ook nodig. Dit kunnen we uit de bijdrage van Brummen financieren en is al opgenomen in de begroting. Basisregistratie Adressen en Gebouwen (BAG) In 2021 is duidelijk geworden dat het synchroon houden van de WOZ en de BAG een concrete taak is geworden. Voor bouwjaren is dit grotendeels eenmalig, echter voor de gebruiksoppervlakte is het streven

naar een maandelijkse uitwisseling.

BAG-beheerders wensen een uitwisseling van alle verschillen die

richting realtime gaat.

Op dit moment maken we in het proces stap-voor-stap progressie en de applicatie Way2Go biedt hopelijk ook de juiste mogelijkheden. We overbruggen met Way2Go het moment dat de SOR in werking gaat treden (20257). Concreet vraagt de afstemming continue aandacht van de WOZ.

Basisregistratie Grootschalige Topografie (BGT) Nieuw is dat de BGT ook gekoppeld moet gaan worden aan de WOZ. Tribuut voert vooruitlopend op de SOR met de gemeentelijke BAG/BGT-beheerders hier het gesprek over hoe dit proces in te richten. De vrijheid om een werkwijze te bedenken, is groot omdat er geen spelregels zijn benoemd.

Het realiseren van een koppeling tussen de BGT en de WOZ vraagt om inrichting van de processen, een bestandsvergelijking en om een communicatieplatform. Ik denk hierbij aan de volgende taken: D organisatie binnen Tribuut en de afstemming met de gemeenten. -

-

De jaarlijkse mutatiedetectie BGT inrichten en afstemmen, resultaten en verschillen verwerken

Een (eenmalige) bestandsvergelijking is een project op zichzelf. Veel werk zit in het opwerken van verschillen, uitval en het ongekoppelde oplossen.

-

Bijelke mutatie zal n het denken en handelen een extra stap voor de BGT moeten worden gezet Bewustwording hiervan ontwikkelen.

- _ In de applicatie Way2Go moet verder de samenhang worden onderzocht en ontwikkeld. Dagelijks inlezen van data, in verband met actualiteit, wordt meer en meer verwacht.

- _ Inde beheerfase moeten de verschillen structureel in beeld worden gebracht en worden opgelost {dashboard). Ook hier het streven maandelijks. - _ Bjna elke mutatie in de WOZ kent straks vervolgacties buiten de WOZ. Consequentie hiervan is meer mailverkeer ten aanzien van mutaties, dus extra afstemming en meerwerk. Om bovenstaande en andere werkzaamheden

beheersbaar te houden, willen we ook meer onderzoek

doen naar innovaties zoals API's en robotisering. Daarvoor is in eerste instantie een goede analyse van de processen noodzakelijk en verdere verdieping om automatisering te zoeken en eventueel samen met de leveranciers te ontwikkelen.

Ontwerp-begrotingswijziging 2023 Tribuut

triÎ>Ìut belastingcentrum

Consequentie van bovenstaande is dat uitbreiding van het team WOZ Gegevensbeheer noodzakelijk is. Voor deze uitbreiding van 1 FTE zijn de jaarkosten € 68.000,-. Hoewel de SOR nog geen verplichting is, wordt in gezamenlijk overieg met de deelnemende gemeenten veel inspanning geleverd hier invuling aan te geven. Als we deze extra FTE niet toevoegen hebben we hierin voor niets geïnvesteerd en gaat kwaliteit verloren in de basisadministraties. Bij het opstellen van de begroting n februari hebben we nog niet voorzien dat andere werkzaamheden van de ‘gebruiksoppervlak' zoveel capaciteit vraagt.

zoals het bijhouden

5. In control / rechtsmatigheidsverklaring / IB&P 0.a. PO / administratie In 2021 hebben we het risicomanagement opnieuw opgetuigd en een controleplan gemaakt om de risico's

goed te beheersen en vol vertrouwen naar de rechtmatigheidsverklaring toe te werken die we vanaf 2023 zelf mosten afgegeven. Uit de managementletter blijkt ook dat het wenselijk is om meer interne controles uit te voeren.

Uit de nulmeting over de informatiebeveiliging en privacy is gebleken dat we meer formaliteiten moeten vastleggen en beheren. Dan gaat het bijvoorbeeld om een deel van de rol van privacy officer en het beheer van het verwerkingsregister. Controles op het nakomen van archiveringstermijnen en wijzingen op verwerkingsovereenkomsten e.d. zijn noodzakelijk om de privacy en informatiebeveiliging te waarborgen.

Tot slot willen we de administratieve taken voor het inboeken van facturen e.d. weghalen bij de afdelingen WOZ en Invordering. Er zijn daar twee personen die wekelijks een halve dag ondersteunen bij de

administratie. Hiermee krijgen we ook kortere lijnen en meer uniformiteit bij het inboeken. Hiervoor is naar onze inschatting 0.67 FTE jaarkosten daarvoor zijn ca € 46.000,-.

uitbreiding van de staf nodig

om dit te realiseren.

De

6. Toename verwacht van bezwaren De stijging van de WOZ waarde in het afgelopen jaar is bovenmatig (220%), terwijl op dit moment de woningprijzen afvlakken. Daarnaast hebben gemeenten indexering toepast op de OZB die door de ‘economische ontwikkelingen hoger uitvalt dan men gewend is. Tel daarbij op dat iedereen de lasten ziet stijgen en dus alert zal zijn op alles wat de kosten kan beperken.

Deze

uitgangspunten

leiden

ongetwijfeld

tot

meer

telefoonverkeer,

meer

bezwaren,

meer

terugbelverzoeken, meer verlagingen en daarmee waarschijnlijk ook tot meer proceskostenvergoedingen aan

NCNP

bureaus.

Echter zijn deze kosten niet exacte in te schatten.

Voorstel is een deel van de reserve aan te houden en

eventuele toename van

Eventueel

kosten

als risico te zien.

verlies dat zou

kunnen ontstaan

de reserve worden gedekt.

Totaaloverzicht van de wijzigingen

Energie Indexering Extra licenties e.d.

‘Wijziging begroting 2023

€ 34000 €€ 75.000, _35.000.-

'Toename afschrijving automatisering

€

Uitbreiding team WOZ Uitbreiding Staf ICT-aanpassingen en afronding

€ 68.000€ _ 46.000.€ 10.000-

Verwachte extra bezwaren 2023

PM

Totaal

Ontwerp-begrotingswijziging 2023 Tribuut

22.000-

€ 290.000,-

kan dan uit

triÎ>Ìut belastingcentrum De algemene reserve Algemene reserve op 1 januari 2022 Vrijval voorziening Bijdrage aan algemene reserve door Brummen (naar rato)

€ _ 240.000,€ 60.000,€ 16680

Resultaat van 2022

Totale reserve 31 december 2022

PM

€

316.680,-

(zonder resultaatbestemming) Oorspronkelijk was de bedoeling om € 40.000,- van de algemene reserve te gebruiken voor het dekken van de begroting van 2023. Echter wordt de begroting nu compleet anders opgezet en zijn de maatstaven gewijzigd.

Het voorstel is om de gewijzigde bedragen voor energie en wijziging van de indexering te dekken uit de algemene reserve. De totale reserve voorziet daarin. Het bestuur heeft bij de vorming van de reserve

twee uitgangspunten benoemd, namelijk dat gemeente Brummen naar rato bijdraagt aan de reserve en eventuele extra indexering van kosten gedekt kan worden uit de reserve. Beide voorwaarden zitten in dit voorstel.

De aanpassing van de meerjarenbegroting wordt in de reguliere P&C cyclus opgenomen. We verwachten ‘dan ook een beeld te hebben van de wijziging van de DVO met Apeldoom. voor 1 april 2023 worden aangeboden aan de deelnemers.

De meerjarenbegroting zal

In het onderstaande overzicht staan de bijdragen van de gemeenten na de gewijzigde begroting. Daarin is het bedrag van de wijziging gedekt door de reserve. Bijdrage per gemeente voor 2023

Algemene reserve

Ontwerp-begrotingswijziging 2023 Tribuut

tribuut belastingcentrum Besluit

Het bestuur van Tribuut Belastingsamenwerking besluit; Bijeen in de vergadering d.d. 21 oktober 2022

>on>

In te stemmen met de ontwerp-begrotingswijziging 2023.

In te stemmen met de dekking voor de begroting 2023 uit de algemene reserve van € 109.000,-.

In te stemmen met de gewijzigde bijdragen van de deeinemende gemeenten over 2023. Deze ontwerp-begrotingswijziging toe te sturen aan de gemeenteraden van de deelnemende gemeenten, zodat de raden eventuele een zienswijze kunnen indienen, bij voorkeur voor 1 januari 2023 maar uiterlijk op 13 januari 2023.

De voorzitter,

De ambtelijk

secretaris,

(geanonimiseerd) (geanonimiseerd)

Ontwerp-begrotingswijziging 2023 Tribuut

triî>Üut belastingcentrum Bijlage 1

Maatstaven begroting 2023

Verdeelsleutel

e

hem Voorst

e

Ontwerp-begrotingswijziging 2023 Tribuut

e

E

e

phen

EN

EE

triî>Ìut belastingcentrum

Bijlage 2

Programmabegroting

Programma

2022

P1

€

2.354415

|€ _

2.194.085

P02 WOZ

€

1245132

|€ __

1.479.072

PO3 Heffen

€

1.065.690

|€

_

1.120.031

'PO4 Invordering

€ _

1217222

|€

_ 1.286.873

POS FO

€

797959

|€

821.160

Waarderen

Totaal

-

2023

€ _ 6.680.418 | € _ 6.901.197

Financiële begroting

2022

Personeelskosten

€

3046217

|€

3.280.123

Inhuur processen

€

488027

|€

331.000

Personeelskosten algemeen

€

78383

|e

858.838

Automatisering

€

927400

[€

1.059.683

Huisvesting

€

200500

|€

234.892

Financiën

€

130500

[€

142.402

| €

403.941

| €

459.243

500000 | € 20000 |€

535.000

Processen

Organisatie / Communicatie / Advieskosten

Proceskostenvergoeding Projectkosten Totaal

Ontwerp-begrotingswijziging 2023 Tribuut

€ €

€

2023

6.680.418 | € _ 6.901.191

5

triîaìut belastingcentrum Bijlage 3

Ontwerp-begrotingswijziging 2023 Tribuut