Adviesbrief Auditcommissie Jaarstukken 2020

Aan:

Voorzitter, leden van de Raad en Forumleden

Van:

Auditcommissie Zutphen

Datum:

08-06-2021

Doel:

Raad adviseren

Onderwerp:

Advies auditcommissie m.b.t. jaarstukken 2020

BIJLAGE

geen

Geachte voorzitter, leden van de Raad, Forumleden Hierbij biedt de Auditcommissie u haar adviezen aan bij de jaarstukken 2020. Helaas moeten wij ook dit jaar vaststellen dat gegevens en documenten niet op tijd zijn aangeleverd en dat maakt dat wij als auditcommissie moeten werken met een niet complete jaarrekening. Gaandeweg zijn er nieuwe gegevens beschikbaar gekomen, wat het werk van de auditcommissie erg lastig maakt en bestudering van de stukken onder tijdsdruk plaats moet vinden. De adviezen die wij hieronder geven zijn dan ook op basis van analyse van documenten, die nog niet de volledige goedkeuring hebben, maar waarvan wij mogen verwachten, dat ten tijde van het forum, goedkeuring compleet zal zijn. Een eerste algemeen advies Naar ons idee moet het niet zo zijn dat pas op het allerlaatste moment door auditcommissie, forum en raad naar de definitieve jaarstukken gekeken kan worden. De controlerende taak van de raad valt of staat bij een tijdige informatievoorziening. Advies 1: Vraag het college de tijdigheid van aanbieden van de jaarstukken te verbeteren en accepteer daarbij geen zogenaamde disclaimers. Leesbaarheid jaarstukken De auditcommissie is van mening dat de jaarstukken goed leesbaar zijn. Het geeft in het algemeen die informatie weer die de raad nodig heeft om haar controlerende taak uit te kunnen voeren.

Wel moet je als raadslid over de nodige financiële achtergrond-informatie beschikken. Voor een leek is het vaak wat lastiger te doorgronden. Ook de veelheid van informatie maakt wellicht dat de geïnteresseerde inwoner van Zutphen afhaakt. Een publieksvriendelijke samenvatting zou een aanvullingen kunnen zijn op de bestaan de jaarstukken. Advies 2: Voeg een publieksvriendelijke samenvatting van de jaarstukken toe. Financieel herstel zet door in 2020 Net als in 2019 zet het financiële herstel van de financiële positie van de gemeente Zutphen in 2020 door. Het was door corona natuurlijk wel een bijzonder jaar. Alle vooraf ingeboekte bezuinigingen zijn behaald met uitzondering van de geplande bezuinigingen WMO en Jeugd.

Het weerstandsvermogen en de stand van de algemene reserve is gestegen. Dit komt vooral door een berekende toename van risico’s. Deze risico’s worden gedurende het verslagjaar volgens een methode vanuit de organisatie gerapporteerd en vastgesteld en bij het opmaken van de jaarstukken. Gezien de invloed die het heeft op de aan te houden reserve lijkt ons een goede toelichting op de achtergronden van deze risico’s evident. Advies 3: Vraag het college bij komende jaarrekeningen een uitgebreidere toelichting bij de risico's. Het is overigens positief dat er ruimte in de jaarrekening zit om dit toegenomen risico af te dekken, maar beperkt meteen de bestedingsruimte. Het niet behalen van de bezuinigingen bij de WMO en Jeugd zal zeker een risico betekenen voor de komende jaren. De positieve financiële ontwikkelingen zouden hierdoor onder druk kunnen komen te staan. Niet gerealiseerde bezuinigingen tellen zich op bij de bezuinigingen die in de komende jaren gepland staan. Het is aan te bevelen om de ontwikkelingen op dat vlak scherp in de gaten te houden. Advies 4: Vraag het college bij de Burap steeds scherp inzichtelijk te maken wat de stand van zaken is van de ingeboekte bezuinigingen en het onderscheid aan te geven tussen incidentele en structurele resultaten. Resultaat 2020 In de jaarstukken is er sprake van een incidenteel resultaat van 7,3 miljoen Euro.

Wij wijzen er op dat het hier echt om incidentele voordelen gaat. Op een saldo van 10,2 miljoen betekent dit een structurele marge van 2,8 miljoen welke bij de komende begrotingsbehandelingen kunnen worden meegenomen. Effecten corona Het jaar 2020 was een bijzonder jaar. Het rekeningresultaat is positief. De gemeente ontving van het Rijk extra middelen voor de bestrijding van de negatieve impact door corona op de Zutphense samenleving. Het effect op het resultaat alleen door corona was ruim 4 miljoen Euro. Om een goed overzicht te hebben op de inkomsten en uitgaven m.b.t. Corona vindt u in de bijlage van de jaarrekening een overzicht van alle voordelen en nadelen. Advies 5: Kijk goed naar het resultaat zonder de effecten van Corona. Doorschuiven werkzaamheden Soms door corona, soms door bezuinigingen, maar ook door andere oorzaken kunnen werkzaamheden en investeringen doorgeschoven zijn of worden. Dat levert vervolgens voor de jaarrekening een positief resultaat op. Het is echter wel zo dat het positieve resultaat in 2020 tot een negatief effect in de komende jaren kan leiden, omdat de uitgaven en investeringen in die jaren niet voorzien waren. Daarnaast heeft uitstel ook een effect op de ambtelijke inzetbaarheid.

Er bestaat dan een risico dat er ieder jaar zaken worden doorgeschoven omdat er een tekort aan capaciteit bestaat om gepland en wellicht zeer noodzakelijk werk alsnog uit te voeren. De ambitie van de komende jaren kan dus onder druk komen te staan door werkzaamheden uit het verleden die nog gedaan moeten worden.

2

Advies 6: Houd ambitie, ambtelijke capaciteit en middelen in evenwicht. Kijk hier vooral naar bij de komende begrotingsbehandeling en tussentijdse begrotingswijzigingen. Het is aan te bevelen om bij toekomstige jaarrekeningen een overzicht van doorgeschoven investeringen en uitgaven beschikbaar te hebben. P&C, Interne Beheersing, Sociaal Jaarverslag De auditcommissie ziet dat de ingezette verbeterslag in de sturing en informatievoorziening ook in 2020 weer is doorgezet. De informatievoorziening is op diverse punten verbeterd. Ook naar buiten toe naar onze inwoners wordt met Zutphen in Cijfers een inzicht gegeven over het reilen zeilen van onze gemeentelijke organisatie. Wel, zoals bij het eerste advies gemeld, is tijdigheid van de informatie een belangrijk gegeven. De Raad dient in staat gesteld te worden haar toezichthoudende en controlerende rol ten aanzien van o.a. beheer en inrichting van de financiële organisatie uit te voeren (artikel 212 en 213) en heeft daarvoor de auditcommissie ingesteld als vertegenwoordiging van de gehele raad. De Auditcommissie heeft de indruk dat de organisatie zeer zeker haar best doet om e.e.a. in goede banen te leiden. Wij verwijzen u hiervoor tevens naar de recente managementletter en naar het betreffende hoofdstuk in het jaarverslag van de accountant.

Wij constateren met de accountant dat maatregelen tot verbetering zijn ingezet, maar dat “er nog een weg te gaan” is. Op moment van schrijven hebben wij helaas het Sociaal Jaarverslag van de organisatie nog niet mogen ontvangen. Wederom adviseren wij u als Raad om 2x per jaar in gesprek te gaan met de organisatie en dit niet te beperken tot een presentatie binnen het presidium. Advies 7: nodig 2x per jaar de directie van de organisatie uit om verslag te doen aan de Raad met betrekking tot ontwikkelingen binnen de organisatie in relatie tot interne beheersing en kwaliteit van uitvoering. Beoordeel bij de begroting investeringen van de organisatie op ambitie en de kwaliteit van uitvoering die verlangd wordt. Graag maken wij u nog attent op https://zutphen.incijfers.nl/dashboard waar meer achtergrond informatie is te vinden over de cijfers van de Gemeente Zutphen.