Adviesbrief_Auditcommissie concept Jaarstukken 2025 DEF

AUDITCOMMISSIE ZUTPHEN

Adviesbrief bij de concept Jaarstukken 2025 Aan: Voorzitter, leden van de raad en fractievertegenwoordigers Van: Auditcommissie Zutphen Datum: 24Juni 2026 Doel: Raad adviseren Betreft: Adviesbrief auditcommissie bij de CONCEPT jaarstukken 2025

Geachte voorzitter, leden van de Raad en fractievertegenwoordigers, Hierbij biedt de Auditcommissie u haar adviezen aan bij de concept jaarstukken 2025. Het advies is gebaseerd op de concept jaarstukken 2025 en de evaluatie van de adviezen zoals gedeeld in voorgaande kalenderjaren. De definitieve jaarstukken en de accountantsverklaring zijn op het moment van schrijven nog niet aangeleverd. Hierover heeft u een raadsmemo ontvangen van het college waarop de auditcommissie eveneens een reactie heeft geschreven. Hoewel het in dit advies gaat om de inrichting van de Planning en Control cyclus in het algemeen en de jaarrekening in het bijzonder is dit toch niet los te zien van de interne beheersingsmaatregelen. De auditcommissie geeft de raad daarom het volgende aandachtspunt mee.

Aandachtspunt beleidsuitvoering Zoals ons is medegedeeld zal er een bovenmatige inzet noodzakelijk zijn om interne processen dusdanig op orde te krijgen, dat de organisatie weer aan de gestelde basiseisen kan voldoen. Het nog mee te delen plan van aanpak brengt een intensief meerjarig proces met zich mee. Dit betekent dat de planning en prioritering van projecten mogelijk herzien moet worden. De auditcommissie volgt de ontwikkelingen kritisch en houdt daartoe een regelmatig contact met onze accountant, de ambtelijke organisatie en het college. Zij zal zonodig tussentijds haar bevindingen of advies tussentijds aan de Raad uitbrengen. De auditcommissie plaatst verder een aantal algemene kanttekeningen bij de jaarstukken.

1. Leesbaarheid tabellen en kolommen De auditcommissie heeft in eerdere jaren opgemerkt dat de leesbaarheid en toegankelijkheid van de stukken aandacht vraagt. Dit is mede van belang vanwege de omvang van de stukken — zeker voor raadsleden en inwoners die niet over financieeltechnische kennis beschikken om kolommen en tabellen te doorgronden. Zo zijn er bijvoorbeeld kolommen én rijen die beide ‘saldo’ heten, terwijl ze verschillende betekenissen hebben; baten en lasten worden vast bij elkaar opgeteld, mutaties reserves niet; en negatieve bedragen betekenen soms inkomsten en soms uitgaven.

2. Gebruik van indicatoren en toelichtingen Het verdient aanbeveling om de kleurkeuze van de indicatoren in de inleiding toe te lichten. Nu is niet altijd duidelijk wat het verschil is tussen ‘oranje’ en ‘rood’. Het lijkt erop dat oranje wordt gebruikt om aan te geven dat iets vertraging heeft opgelopen, maar wel deels is uitgevoerd. Onduidelijk blijft echter hoe de vertraging wordt gewogen: is de vertraging substantieel en welke consequenties heeft dit? Ook worden vertragingen in projecten niet eenduidig geduid: soms staat een vertraging op rood, soms op oranje. Een aanvullend verzoek is om bij de stoplichtmethode niet alleen kleuren te hanteren, maar hierbij ook de woorden rood, oranje en groen in respectievelijke rode, oranje en groene letters te gebruiken. Dit verhoogt de leesbaarheid voor lezers die kleurenblind zijn. Verder zijn de verklarende toelichtingen doorgaans beknopt. De auditcommissie mist hierbij regelmatig een oorzaakanalyse: er wordt geconstateerd dát iets is vertraagd of niet is gerealiseerd, maar niet waaróm. Voor de controlerende rol van de raad is nadere informatie wenselijk. Een aantal concrete voorbeelden zal de auditcommissie kenbaar maken aan de organisatie. Adviezen auditcommissie: – –

Benoem oorzaken van vertraging, onderschrijding of overschrijding van termijnen en budgetten. Geef een duidelijke toelichting bij de verschillende indicatoren (wat betekent oranje, wat betekent rood?).

3. Samenvattingen De jaarstukken vormen, evenals de programmabegroting, een enorm document om te lezen. De leesbaarheid wordt aanzienlijk vergroot wanneer aan het begin van een programma een kernboodschap wordt opgenomen waarin is opgenomen wat er had moeten gebeuren, wat er is gebeurt en wat er gaat gebeuren. Dit komt de kaderstellende en controlerende rol van de raad te goede. Advies auditcommissie Voeg een kernachtige samenvatting per programma toe zodat in één oogopslag duidelijk is hoe het ervoor staat.

4. Helikopterview De jaarstukken zijn opgebouwd per programma en daarbinnen per product. Bij beleidsuitvoering is in veel gevallen sprake van meerdere programma’s en producten die in een project samenkomen. Een voorbeeld hiervan is de Omgevingsvisie. De Omgevingsvisie is vastgesteld in mei 2025. De Sociaal Economische Visie is hiervan een uitwerking. Bij de vaststelling van de Omgevingsvisie zijn verschillende moties en amendementen aangenomen, die hun doorwerking hebben op vervolgprocessen en daarmee tot vertraging hebben geleid. Dit heeft invloed op: – – –

De ontwikkeling van de uitvoeringsagenda (wordt ingepland zodra er meer zicht is op de oplevering van de Sociaal Economische Visie). De uitvoering van het integraal accountmanagement, die hierdoor nog niet in de volle breedte is opgepakt. Het aanscherpen van de opdracht aan Stichting Parkmanagement Zutphen, wat nog niet heeft kunnen plaatsvinden.

– –

Het verbeteren van de informatievoorziening richting ondernemers, wat is vertraagd. De Gebiedsvisie De Mars, die volgt zodra de Sociaal Economische Visie is afgerond.

Advies auditcommissie: Het verdient aanbeveling om niet alleen de gevolgen per product bijvoorbeeld bij de Omgevingsvisie in kaart te brengen, maar ook inzichtelijk te maken wat dit in totaliteit betekent voor de realisatie van de programmabegroting 2027. Nu is onduidelijk of — en in welke mate — er weer voortgang geboekt kan worden zodra de Omgevingsvisie is vastgesteld. De auditcommissie vraagt zich tevens af of bepaalde doelstellingen bijgesteld moeten worden, omdat specifieke producten na 2026 minder eenvoudig opgepakt kunnen worden. Er zullen namelijk nieuwe opgaven spelen door de extra werkzaamheden in verband met de verbetering van de interne beheersing. Namens de Auditcommissie Zutphen, Pieter van der Hammen _______________________________ Voorzitter Auditcommissie