Advies jaarstukken 2023

Aan: Voorzitter, leden van de raad en fractievertegenwoordigers Van: Auditcommissie Zutphen Datum: 27-05-2024 Doel: Raad adviseren Onderwerp: Adviesbrief auditcommissie bij de jaarstukken 2023

Geachte voorzitter, leden van de Raad, fractievertegenwoordigers, Hierbij biedt de Auditcommissie u haar adviezen aan bij de jaarstukken 2023. Het advies is gebaseerd op de evaluatie van de adviezen zoals gedeeld in de voorafgaande twee kalenderjaren, het overleg van de auditcommissie met de accountant over de controle 2023 en bestudering van de concept jaarstukken 2023. Het college heeft de concept jaarrekening op 28 mei besproken waarbij ervan uitgegaan werd dat de accountant een goedkeurende verklaring zou afgeven later die week. Op de vergaderdatum van 17 mei van de auditcommissie lag er nog geen definitief eindresultaat wat betreft de accountantscontrole. De oorzaak ligt als steeds voor een groot deel in het feit dat de controle door de accountant nog niet is afgerond voor SiSa controles, het verwerken van gegevens van Tribuut en aanvullend onderzoek dossiercontrole jeugd. Algemeen De auditcommissie constateert in het algemeen dat er positieve ontwikkelingen zijn in de interne beheersing. De stappen worden voornamelijk gemaakt door medewerkers van team control en inkoop. Om echt grote stappen te kunnen maken, is het noodzakelijk dat de hele ambtelijke organisatie hierin meegaat. De auditcommissie deelt de bevindingen die ook vorig jaar zijn gemaakt door de accountant.

Eveneens vorig jaar heeft de auditcommissie gewezen op de IT ontwikkelingen, mede aangewakkerd door het hybride werken, ontwikkelingen op ruimtelijke ordeningsvlak en de over dit boekjaar vereiste rechtmatigheidsverantwoording door het college. De auditcommissie heeft hier ook op gewezen in het raadsvoorstel inzake de boardletter. Met de ambtelijke organisatie is afgesproken dat de auditcommissie halfjaarlijks een voortgangsrapportage ontvangt inzake de verbetering van de interne beheersing. Daarnaast moet de auditcommissie ook constateren dat een aantal aanbevelingen voor het college van vorig jaar, 2023, alsook eerdere aanbevelingen van 2022, ook dit jaar van toepassing zijn. De aanbevelingen van de auditcommissie zijn nu als volgt geactualiseerd.

1. Toegankelijkheid en leesbaarheid jaarstukken De auditcommissie beoordeelt de stukken over het algemeen als goed leesbaar. Echter de hoeveelheid kan raadsleden, als leken lezers, afschrikken. Daarom adviseerde de auditcommissie vorig jaar om meer gebruik te maken van publieksvriendelijke samenvattingen en infographics. Het college heeft toen laten weten in haar reactie aan de auditcommissie dat een proef wordt 00uitgevoerd bij de Voorjaarsnota voor Programma 1: Politiek Dichtbij. Bij de beoordeling van de jaarstukken 2024 wordt verder bekeken of deze toevoeging werkt.

1

De auditcommissie merkt verder op dat de grafieken meer duiding verdienen door meerdere jaren met elkaar te vergelijken. Advies 1: vergroten toegankelijkheid jaarstukken Vraag het college om de toegankelijkheid van de jaarstukken verder te vergroten door samenvattingen toe te voegen en infographics.

2. Toelichting op de risico’s De auditcommissie heeft vorig jaar het college gevraagd om bij de komende jaarrekeningen mogelijkheden te onderzoeken om een uitgebreidere toelichting te kunnen delen met de raad. Met name de overwegingen ten aanzien van de totstandkoming van schattingen (e.g. grondexploitaties) kunnen uitgebreider toegelicht worden. Dit inclusief een beschrijving van de bijbehorende risico’s of opname in de risicoparagraaf. De accountant geeft dit jaar aan dat het van belang is dat bij grondexploitatie wordt geanticipeerd op de toekomst. Medewerkers van grondexploitatie moeten beschikken over voldoende kennis en ervaring. In verband met de verwachte groei grondexploitatie is dit van belang. De accountant geeft bovendien aan dat een ander punt is dat positieve saldo’s van de laatste jaren vooral voor rekening komen van incidentele baten zoals Covid bijdragen en Oekraïne bijdragen. De accountant wijst erop dat deze dus niet moeten worden ingezet voor structurele uitgaven en dat college en raad prioriteiten moeten stellen. Advies 2: a. Zorg voor een uitgebreidere toelichting op de risico’s. b. Maak een onderverdeling aan tussen incidenteel en structureel duidelijk zichtbaar.

3. Effectiviteit van beleid zichtbaar maken In aanvulling op de eerdere adviezen wees de auditcommissie er eerder op dat het jaarverslag niet alleen een financiële verantwoording is in termen van begrotingsrealisatie, maar ook een verantwoording voor het rendement van beleid. Wat hebben we besloten te gaan doen, wat hebben we gedaan en wat hebben bereikt met de gedane acties? De kracht van het document neemt toe als ook inzichtelijk is of het gewenste maatschappelijk effect behaald is. Het valt de auditcommissie net als vorig jaar op dat aantal en aard van de indicatoren per programma wisselend is; hierdoor is effect van beleid niet consequent na te gaan voor de raad. De indicatoren zouden gekoppeld moeten worden aan vooraf bepaalde resultaten. De organisatie stelt voor om het concept Brede Welvaart te gebruiken bij de ontwikkeling van indicatoren. Tevens pleit de auditcommissie voor een aanvulling van de beleidsindicatoren met een uitgebreidere tabelopbouw. Zo zegt een fluctuatie van 0,2 of 0,3 op zichzelf weinig als dit niet is gekoppeld aan meerdere jaren. Om te kunnen vergelijken adviseert de auditcommissie dus om meerdere jaren naast elkaar te zetten.

2

Advies 3: meetbare indicatoren voor zichtbaar maken van effectiviteit van beleid Zorg op de verschillende programma’s voor meetbare indicatoren zodat het effect van beleid en geldbesteding zichtbaarder wordt. Doelstellingen en prestaties dienen zoveel mogelijk Specifiek Meetbaar Acceptabel Realistisch Tijdgebonden (SMART) geformuleerd te worden.

3