Advies auditcommissie jaarstukken 2021

Aan: Voorzitter, leden van de raad en Forumleden Van: Auditcommissie Zutphen Datum: 07-06-2022 Doel: Raad adviseren Onderwerp: Adviesbrief auditcommissie bij de jaarstukken 2021 Geachte voorzitter, leden van de Raad, Forumleden Hierbij biedt de Auditcommissie u haar adviezen aan bij de jaarstukken 2021. Het advies is gebaseerd op de evaluatie van de adviezen zoals gedeeld in 2020, het overleg met de accountant over de controle 2021 en uiteraard de jaarstukken 2021.

Leesbaarheid jaarstukken De jaarstukken 2021 zijn goed leesbaar en geeft de raad de mogelijkheid om haar controlerende taak uit te kunnen voeren. De jaarstukken 2021 zijn uitgebreid en tellen 349 pagina’s. Dit zorgt voor begrijpelijke toelichtingen. Echter de hoeveelheid kan de lezer afschrikken. Daarom adviseren wij om in de toekomst meer gebruik te maken van publieksvriendelijke samenvattingen en infographics. Bij de begroting 2022 is dit reeds toegepast. Advies 1: Maak de jaarstukken toegankelijker door het gebruik van samenvattingen en infographics in lijn met de begroting 2022. Financieel herstel zet ook door in 2021 Ook in 2021 zet het financiële herstel van de financiële positie van de gemeente Zutphen door. In 2021 is de benodigde weerstandscapaciteit gestegen als gevolg van een stijging in de gekwantificeerde risico’s. De beschikbare weerstandscapaciteit is gedaald, dit heeft geleid tot een daling van de ratio van het weerstandsvermogen. De gekwantificeerde risico’s zijn toegelicht in de jaarstukken 2021 door middel van een top 10 en een beschrijving met de belangrijkste wijzigingen ten opzichte van de vorige risico inventarisatie. De toelichting is wat beknopt en roept vervolgvragen op. Het college heeft op het advies van 2020 gereageerd door te zeggen dat de auditcommissie in vertrouwen kennis kan nemen van de risico’s.

Actiepunt 1: In vervolg op het advies bij de jaarstukken van 2020: Vraag het college bij de komende jaarrekeningen mogelijkheden te onderzoeken om een uitgebreidere toelichting bij de risico’s te kunnen delen met de raad. Bezuinigingen jeugd: Helaas is het in 2021 ook niet gelukt om de geplande bezuinigingen op Jeugd te behalen. In het overzicht beleidsindicatoren zoals opgenomen in de jaarstukken 2021 zie je dat in Zutphen (vergeleken met de provincie en Nederland) de vraag naar Jeugdhulp in Zutphen hoger is. Dit vormt een risico voor het inhalen, dan wel behalen van de geplande bezuinigingen. Advies 2: Vraag het college bij de Burap steeds scherp inzichtelijk te maken wat de stand van zaken is van de ingeboekte bezuinigingen en het onderscheid aan te geven tussen incidentele en structurele resultaten. En dit te vertalen naar een verwachting t.a.v. het wel, of niet behalen van de geplande bezuinigingen.

Doorschuiven werkzaamheden Door verschillende oorzaken kunnen werkzaamheden en investeringen doorgeschoven zijn of worden. Dat levert vervolgens voor de jaarrekening een positief resultaat op. Het is echter wel zo dat het positieve resultaat in 2021 tot een negatief effect in de komende jaren kan leiden, omdat de uitgaven en investeringen in die jaren niet voorzien waren. Advies 3: Vraag het college bij de Burap overzichtelijk te maken welke werkzaamheden en investeringen doorgeschoven zijn of worden.

Interne Beheersing De afgelopen jaren heeft de gemeente Zutphen door middel van een ambitieus actieplan de interne beheersing verbeterd. Er zijn goede stappen gemaakt maar er is nog een weg te gaan. IT gaat een steeds belangrijkere rol spelen in de bedrijfsvoering, mede aangewakkerd door het hybride werken. Ook op gemeentelijk gebied zijn er ontwikkelingen. De invoering van de Omgevingswet en de over het verslagjaar 2023 vereiste rechtmatigheidsverantwoording vragen om een versterking van de interne beheersing. Advies 4: Tot slot adviseren wij dan ook om de onderhanden projecten t.a.v. het verbeteren van de interne beheersing z.s.m. af te ronden zodat er ruimte ontstaat om in te spelen op de snel veranderende wereld.