Aanbiedingsbrief advies en aanbevelingen Auditcommissie jaarstukken 2022.pdf

Aan: Voorzitter, leden van de raad en Forumleden Van: Auditcommissie Zutphen Datum: 05-06-2023 Doel: Raad adviseren Onderwerp: Adviesbrief auditcommissie bij de jaarstukken 2022

Geachte voorzitter, leden van de Raad, Forumleden Hierbij biedt de Auditcommissie u haar adviezen aan bij de jaarstukken 2022. Het advies is gebaseerd op de evaluatie van de adviezen zoals gedeeld in 2022, het overleg van de auditcommissie met de accountant over de controle 2022 en bestudering van de concept jaarstukken 2022. Het college heeft de jaarrekening op 30 mei vastgesteld. Op de vergaderdatum van 31 mei van de auditcommissie lag er nog geen definitief eindresultaat wat betreft de accountantscontrole. De oorzaak ligt voor een groot deel in het feit dat de controle door de accountant nog niet is afgerond voor SiSa controles, het verwerken van gegevens van Tribuut en aanvullend onderzoek dossiercontrole jeugd. Algemeen De auditcommissie constateert in het algemeen dat er positieve ontwikkelingen zijn in de interne beheersing. De stappen worden voornamelijk gemaakt door medewerkers van team control en inkoop. Om echt grote stappen te kunnen maken, is het noodzakelijk dat de hele ambtelijke organisatie hierin meegaat. De auditcommissie deelt de bevinding die ook vorig jaar is gemaakt door de accountant. Eveneens vorig jaar heeft de auditcommissie gewezen op IT ontwikkelingen, mede aangewakkerd door het hybride werken, ontwikkelingen op ruimtelijke ordeningsvlak en de over dit boekjaar vereiste rechtmatigheidsverantwoording door het college.

Daarnaast moet de auditcommissie ook constateren dat aanbevelingen voor het college van vorig jaar, 2022, alsook eerdere aanbevelingen van 2021, ook dit jaar herhaald kunnen worden. De auditcommissie wil dit graag anders zien en gaat hierover graag in gesprek met de wethouder. Voor nu herhaalt de auditcommissie dan ook een aantal eerder gedane aanbevelingen. Toegankelijkheid en leesbaarheid jaarstukken De auditcommissie beoordeelt de stukken over het algemeen als goed leesbaar. Echter de hoeveelheid kan raadsleden, als leken lezers, afschrikken. Daarom adviseert de auditcommissie om meer gebruik te maken van publieksvriendelijke samenvattingen en infographics. De jaarrekening per programma zou bijvoorbeeld voorafgegaan kunnen worden door een samenvatting per hoofdthema uit het coalitieakkoord: natuurlijk betrokken, gelijk vooruit gevolgd door de subthema’s politiek dichtbij, wonen en leefbaarheid, werken en leren, zorgen en samenleven. Een voorbeeld van niet toegankelijk taalgebruik is de volgende passage op pag. 5: “Per saldo kent 2022 een incidenteel voordeel van € 6.480.000. Geen rekening houdende hiermee komt het structurele resultaat uit op € 9.225.000 voordelig. Dit structurele resultaat is onder meer sterk beïnvloed door een hogere algemene uitkering (€ 3.330.000 hoger) wat niet direct een incidenteel karakter heeft.”

De toelichting is verwarrend door de woorden ‘onder meer sterk beïnvloed’ en ‘wat niet direct een incidenteel karakter heeft’. Advies 1: vergroten toegankelijkheid jaarstukken Vraag het college om de toegankelijkheid van de jaarstukken te vergroten door samenvattingen toe te voegen en infographics. Toelichting op de risico’s De auditcommissie heeft vorig jaar het college gevraagd om bij de komende jaarrekeningen mogelijkheden te onderzoeken om een uitgebreidere toelichting te kunnen delen met de raad. In 2021 was de benodigde weerstandscapaciteit gestegen ten opzichte van 2020, in 2022 is de benodigde en beschikbare weerstandscapaciteit gedaald omdat de gekwantificeerde risico’s ook zijn gedaald. De toelichting blijft echter onverminderd beknopt naar het oordeel van de auditcommissie. Met name de overwegingen ten aanzien van de totstandkoming van schattingen (e.g. grondexploitaties) kunnen uitgebreider toegelicht worden. Dit inclusief een beschrijving van de bijbehorende risico’s of opname in de risicoparagraaf. Advies 2: Zorg voor een uitgebreidere toelichting op de risico’s. Effectiviteit van beleid zichtbaar maken In aanvulling op de eerdere adviezen wijst de auditcommissie op het volgende. Het jaarverslag is niet alleen een financiële verantwoording in termen van begrotingsrealisatie, maar ook een verantwoording voor het rendement van beleid.

Wat hebben we besloten te gaan doen, wat hebben we gedaan en wat hebben bereikt met de gedane acties? De kracht van het document neemt toe als ook inzichtelijk is of het gewenste maatschappelijk effect behaald is. Het valt de auditcommissie op dat aantal en aard van de indicatoren per programma wisselend is; hierdoor is effect van beleid niet consequent na te gaan voor de raad. De indicatoren zouden gekoppeld moeten worden aan vooraf bepaalde resultaten. De resultaten kunnen onderbouwd worden door eerst bullitgewijs in kernzinnen de doelstellingen te vermelden. In de alinea onder de bullits kunnen de behaalde doelstellingen meer in detail worden onderbouwd. Tevens pleit de auditcommissie voor een aanvulling van de beleidsindicatoren met een uitgebreidere tabelopbouw. Zo zegt een fluctuatie van 0,2 of 0,3 op zichzelf weinig als dit niet is gekoppeld aan meer dan 2 jaren. Om te kunnen vergelijken adviseert de auditcommissie dus om meerdere jaren: meer dan 2 jaren, naast elkaar te zetten. Advies 3: meetbare indicatoren voor zichtbaar maken van effectiviteit van beleid Zorg op de verschillende programma’s voor meetbare indicatoren zodat het effect van beleid en geldbesteding zichtbaarder wordt.

Het verbeteren van de kwaliteit van doelstellingen en prestaties (zoveel mogelijk Specifiek Meetbaar Acceptabel Realistisch Tijdgebonden maken) zal leiden tot een meer coherente en consistente relatie met beleidsindicatoren. Daarbij helpen een 0-meting en het formuleren van streefwaarden. Ramingen De raming primitief is in de meeste gevallen lager dan de raming na wijziging. Op zich is het gunstig als een raming naar beneden bijgesteld moet worden. Alleen blijkt vervolgens in veel gevallen dat de

rekening 2022 lager is dan de raming primitief. Ondanks dat dit in veel gevallen een positief saldo resulteert, vraagt de auditcommissie aandacht voor de methodiek van ramen. Advies 4: ramen van uitgaven Vraag het college de methodiek voor het ramen van uitgaven onder de loep te nemen. Vernieuwing P&C cyclus en rapportage Vanuit de ambtelijke organisatie wordt een vernieuwing van de P&C cyclus voorbereid. Via de P&C cyclus wordt gerapporteerd over de interne beheersing. De auditcommissie wordt bij dit proces betrokken en de raad is hierover in het Forum van 11 april geïnformeerd. Een eerste aanzet hiertoe is de opzet van de voorjaarsnota 2023. De rapportage dient om de raad inzicht te geven in de resultaten en effecten van beleid. Dan is het noodzakelijk om na te gaan wat de raad wil weten en is de vraag hoe de ambtelijke organisatie dit beter te weten kan komen. Actie voor de auditcommissie: Om dit proces verder te faciliteren, stelt de auditcommissie zich tijdelijk een extra taak. In samenspraak met ambtelijke ondersteuning en advies van de accountant wordt nagegaan welke informatie de raad nodig heeft en hoe de informatie zodanig wordt aangeleverd dat de raad meer inzicht krijgt in de resultaten en effecten van beleid.

De auditcommissie komt hiervoor in het vervolg van 2023 en de eerste helft van 2024 extra bijeen met de ambtelijke ondersteuning en waar nodig met de accountant of andere externe adviseur. Schriftelijk verslag college inzake adviezen Tot slot wijst de auditcommissie erop dat het college in het raadsvoorstel behorend bij dit advies en aangenomen bij de vaststelling van de jaarstukken vorig jaar is opgedragen om via de auditcommissie voor 1 november 2022 schriftelijk verslag te doen over de stand van zaken per genoemd adviespunt en het actiepunt. Tot nu toe heeft de auditcommissie nog geen verslag ontvangen. De auditcommissie verzoekt daarom met klem dat het college in de aankomende najaarsvergadering van de auditcommissie verslag doet over de stand van zaken per adviespunt en actiepunt uit het raadsvoorstel van vorig jaar – voor zover nog van toepassing - en voorts over de adviespunten uit het raadsvoorstel van het lopende kalenderjaar.