818728 - Raadsvoorstel

VOORBLAD

ONTWERP RAADSVOORSTEL

zaaknummer: 818728

Onderwerp:

Privacybeleid gemeente Zutphen 2025

Programma:

4. Zorgen en samenleven

Forum:

Technisch blok (hamerstuk)

Portefeuillehouder

Wimar Jaeger

Inlichtingen bij:

Winter, Hemma Telefoonnummer: 14 0575

Soort bevoegdheid:

Kaderstellend

Beleidsvrijheid:

Beperkt

E-mailadres: info@zutphen.nl

Programmabegrotingswijziging: Nee Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor: het Privacybeleid gemeente Zutphen 2025 vast te stellen.

TOELICHTING Inleiding Dit privacybeleid is de vervanging van het privacybeleid, zoals vastgesteld bij besluit van 22 mei 2018. Het privacybeleid uit 2018 is verouderd, niet compleet en te generiek. Met dit nieuwe Privacybeleid gemeente Zutphen 2025 wordt voldaan aan de verantwoordingsplicht van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Iedere verwerkingsverantwoordelijke is, voor zover het zijn bevoegdheid betreft, bevoegd om het privacybeleid vast te stellen. Als verwerkingsverantwoordelijke hebben te gelden de raad, het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester. De raad heeft het privacybeleid echter ook als hoogste (kaderstellende) bestuursorgaan binnen de gemeente vast te stellen, opdat het college van burgemeester en wethouders en de burgemeester vervolgens bij de uitvoering hier ook aan gebonden zijn. Beoogd effect Met het Privacybeleid gemeente Zutphen 2025 willen we: • transparantie tonen naar de inwoners • bewustwording creëren bij de medewerkers • voldoen aan de verantwoordingsplicht Argumenten 1.1. De gemeente wil transparantie tonen naar de inwoners. Dit Privacybeleid gemeente Zutphen 2025 beschrijft transparant en concreet hoe wij als gemeente omgaan met persoonsgegevens en hoe wij voldoen aan de wettelijke vereisten. Hiermee kunnen wij boetes, imagoschade en schadeclaims (beter) voorkomen.

1.2 Hiermee creëren we bewustwording bij de medewerkers. We werken proactief aan privacy, want dan kunnen er bewust keuzes worden gemaakt over hoe er met welke informatie wordt omgegaan en weten de medewerkers wat dat in hun dagelijkse werk betekent en vooral waarom. 1.3 Op deze wijze voldoen we aan de verantwoordingsplicht. We willen met dit privacybeleid inzicht verschaffen aan inwoners en medewerkers, want dan kunnen we laten zien dat de gemeente Zutphen zorgvuldig en vertrouwelijk met hun persoonsgegevens omgaat. 1.4 Dit is een bevoegdheid van de gemeenteraad. Het vaststellen van het privacybeleid is een bevoegdheid van de raad als hoogste (kaderstellende) bestuursorgaan van de gemeente. Daarnaast moet de raad het privacybeleid ook als verwerkingsverantwoordelijke in bepaalde gevallen vaststellen. Kanttekeningen 1.1 Het Privacybeleid gemeente Zutphen 2025 stelt diverse eisen aan uitvoering en naleving waar de gemeente Zutphen op dit moment nog niet aan voldoet; het privacybeleid is ook nog niet geheel in lijn met de strategische organisatiedoelen, beschikbare middelen en de missie en visie van de gemeente Zutphen. Het privacybeleid biedt wel een stevig kader voor het verder concretiseren van essentiële interne maatregelen gericht op het verhogen van de privacyvolwassenheid. Eind 2026 wordt het beleid geëvalueerd en, waar nodig, herijkt en aangepast.

Financiën Er zijn voor de uitvoering van het privacybeleid geen extra middelen nodig. De inspanningen passen binnen de reguliere budgetten. Communicatie Zodra het Privacybeleid gemeente Zutphen 2025 formeel is vastgesteld, wordt in overleg met de communicatieadviseurs bepaald welke communicatiemiddelen en -kanalen het meest geschikt zijn om de inhoud en impact van het beleid breed onder de aandacht te brengen. Hierbij wordt rekening gehouden met

de interne doelgroepen, het gewenste bereik en de mate van betrokkenheid die nodig is om bewustwording en naleving te bevorderen. Uitvoering Het besluit tot vaststelling van het Privacybeleid gemeente Zutphen 2025 wordt op de gebruikelijke wijze bekendgemaakt en intern beschikbaar gesteld op Sjaak. Vanaf dat moment treedt het nieuwe privacybeleid formeel in werking. Evaluatie Aan het einde van 2026 wordt het beleid geëvalueerd en volgt een terugkoppeling aan zowel de raad als het college. Bijlagen 818728 - Bijlage 1 - Privacybeleid gemeente Zutphen 2025 Stukken die ter inzage liggen Geen.

BESLUIT

De raad van de gemeente Zutphen, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van DATUM met nummer 818728; gelet op artikel(en) 5, tweede lid en 24, eerste lid van de Algemene verordening gegevensbescherming; b e s l u i t: het Privacybeleid gemeente Zutphen 2025 vast te stellen. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zutphen, gehouden op:

De voorzitter,

de griffier,