699993 Bijlage 1 Lange Termijn Agenda - doel en proces

Lange Termijn Agenda (LTA) De lange termijn agenda is een instrument dat de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie helpt bij het hebben van overzicht door het plannen en prioriteren van onderwerpen die aan college en raad worden voorgelegd. Deze komen voort uit diverse bestuurlijke bronnen zoals de begroting, Gemeenschappelijke Regelingen, jaarlijkse raadsstukken, raadsmoties en bijvoorbeeld het coalitieakkoord. Ook stelt het de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie in staat om gerichter te werken aan het realiseren van deze doelen. De bestuurlijke lange termijn agenda beperkt zich tot die onderwerpen die aan de raad worden voorgelegd. Onderwerpen die niet aan uw raad worden voorgelegd, maar alleen aan het college of aan de directie, zijn hier niet in meegenomen. Het college en de organisatie hebben ieder hun eigen “LTA” die gebruikt wordt om de “eigen planning” onder controle te hebben, waarbij de LTA van de Raad uiteraard het uitgangspunt is. Belangrijke doelen en voordelen van een lange termijn agenda zijn: 1. Strategische integrale planning: De agenda helpt raadsleden, collegeleden en ambtenaren om de grote uitdagingen en kansen voor de gemeente die in kaart zijn gebracht integraal te bezien en te voorzien van een termijn planning, prioritering en een behandelstrategie. 2.

Voorzienbare planning: De lange termijn agenda, zorgt ervoor dat raadsleden, collegeleden en ambtenaren goed op elkaar afgestemd de belangrijke onderwerpen van de gemeente behandelen, waardoor een evenwichtige agenda ontstaat en iedereen ruim van te voren weet wanneer welk onderwerp wordt behandeld. 3. Continuïteit: Een lange termijn agenda zorgt voor continuïteit en stabiliteit in het beleid van de gemeente, zelfs wanneer er veranderingen zijn in de samenstelling van de gemeenteraad, het college of de ambtelijke organisatie. 4. Burgerbetrokkenheid: Door een duidelijke en transparante agenda op te stellen en deze op de raadswebsite te publiceren, kunnen gemeente en raadsleden de inwoners beter informeren over de richting en prioriteiten van de gemeente. Dit kan de betrokkenheid van de inwoners vergroten en hun vertrouwen in het bestuur versterken. 5. Efficiëntie: Met een lange termijn agenda kunnen organisatie, college en raad hun tijd en middelen efficiënter beheren door zich te richten op de belangrijkste kwesties die op de lange termijn het meest impactvol zijn. 6. Beleidscoherentie: Het helpt bij het creëren van samenhangende en integrale beleidsbeslissingen, waarbij besluiten op de korte termijn in lijn zijn met de bredere doelen van de gemeente op de lange termijn. 7.

Toekomstgericht: Een lange termijn agenda stelt de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie in staat om vooruit te denken en zich voor te bereiden op toekomstige uitdagingen en kansen, zoals bevolkingsgroei, veranderende demografie, infrastructuurbehoeften, duurzaamheidsdoelstellingen, enzovoorts.

iBabs De LTA wordt is in iBabs opgezet. Binnen deze omgeving kan eenieder zelf sorteren en selecties maken op gewenst niveau. Voordeel hiervan is dat we aansluiten bij een systeem dat we nu al gebruiken ter ondersteuning van de bestuurlijke besluitvorming. Hierbij leggen we per onderwerp de volgende zaken vast: • • • • • • • • • • • • •

Onderwerp (Naam) Omschrijving (Korte omschrijving van het onderwerp) Streefdatum raad (Voorgestelde planning) Portefeuillehouder (Verantwoordelijke portefeuillehouder) Type voorstel (Top, Plus, Basis, Cyclus) Thema (mogelijke thematische clustering, bijv. energietransitie of woningbouw) Bestuurlijk Domein (Sociaal, Cultureel Economisch, Fysiek en Bestuurlijk) Bron (Waarom doen we dit?) Programma (Zoals in programmabegroting, waardoor het onderwerp makkelijker in de begroting kan worden opgezocht) Team (Uitvoerend team) Besluitvorming raad (checkbox indien besloten) Datum raad (datum besluit raad) Stand van zaken (Informatie over voortgang)

Een overzicht hiervan ziet u in bijlage 2.

Dynamisch document De LTA is een dynamisch overzicht. Per jaar is er in de raad ruimte om 80 onderwerpen te behandelen. Hierbij wordt gekeken naar een gelijkmatige verdeling over de domeinen, en wordt ook ruimte gehouden voor de actualiteit, waarbij het kan gebeuren dat onderwerpen die vooraf niet voorzien waren aan de raad worden voorgelegd. Daarom houden we rekening met 3 nog niet ingevulde plekken op de raadsagenda per kwartaal. Dat betekent dat de LTA uitgaat van 68 vooruit geplande onderwerpen per jaar: 21 in het 1ste en 3de kwartaal 13 in het 2de en 4de kwartaal. De eerste kolommen spreken voor zich. De onderwerpen in de LTA zijn in de basis op kwartaal niveau gepland en worden in 4 typen (categorieën) verdeeld: • • • •

‘Top’ onderwerpen, waar de raad vanaf het begin bij betrokken wil zijn; ‘Plus’ onderwerpen waarbij de volledige BOB cyclus, of in ieder geval de opinieronde, doorlopen wordt; ‘Basis’ onderwerpen die minder ruimte op de agenda vragen of als hamerstuk naar de raad kunnen en ‘Cyclus’ onderwerpen, die staan voor die onderwerpen die jaarlijks terug komen. Denk daarbij aan jaarstukken, grondexploitatie maar bijvoorbeeld ook begrotingen van gemeenschappelijke regelingen. Ook deze cyclus onderwerpen hebben hun eigen dynamiek in het besluitvormingsproces.

Naast de typen wordt ook een thema kolom toegevoegd, die zorgt dat onderwerpen gemakkelijker geclusterd kunnen worden. Denk daarbij bijvoorbeeld aan clusters als woningbouw voor alle gebiedsontwikkelingen, jeugd voor alle onderwerpen rond jeugdbeleid, energietransitie voor alles rond warmte visie tot zonnepanelen, GR-en, enz. Indeling op basis van thema geeft de Raad de

mogelijkheid een goed overzicht te hebben welke onderwerpen bij dat thema horen, waardoor beter inzicht ontstaat hoe het thema in de loop van de tijd behandeld wordt. Uiteraard is er een kolom op basis van domein. De meeste fracties kennen een onderlinge werkverdeling aan de hand van deze domeinen. Door te plannen op basis van domein ontstaat niet alleen een betere verdeling tussen de domeinen maar krijgt ieder ook inzicht wat er binnen haar/zijn specialisatie te verwachten is. De kolom bron geeft weer wat de basis is waarom het onderwerp is geagendeerd. Denk daarbij bijvoorbeeld aan programmabegroting, het raads- of coalitieakkoord, motie, Gemeenschappelijke Regeling, aanvraag vanuit de samenleving, etc. Tweemaal per jaar wordt de LTA gemarkeerd met een planning op kwartaalniveau. Het voorliggende half jaar wordt op maandniveau gepland. Ook onderwerpen waarvoor nog geen planning is afgegeven kunnen in de LTA opgenomen worden. Deze gemarkeerde LTA wordt door de directie, het college en de agendacommissie geaccordeerd en ter vaststelling aangeboden aan de gemeenteraad. Afhankelijk van besluitvorming in het college, wijziging inwerkingtreding data wetgeving of herprioritering werkzaamheden etc. kunnen er wijzigingen plaatsvinden.

Deze wijzigingen gaan altijd in overleg met directie (directeur), portefeuillehouder en leiden iom de griffie tot een wijzigingsvoorstel aan de agendacommissie. Het eigenaarschap voor de uitvoering van de LTA ligt bij de directie als verbindende schakel tussen bestuur en ambtelijke organisatie. Het eigenaarschap voor het beheer van de LTA ligt bij de griffie. De doorlopende bewaking van de LTA ligt bij de bestuurlijke driehoek (griffier/gemeentesecretaris/burgemeester). Voor alle gremia is het van belang te beseffen dat een wijziging(sverzoek) effect zal hebben op de totale planning van een onderwerp.

Proces totstandkoming LTA Raad en LTA Org