692327- Bijlage 4 - Samenspraakwijzer

Samenspraakwijzer 2024 Gemeente Zutphen

Inleiding Al jaren hebben en gebruiken we in Zutphen de ‘samenspraakwijzer’, om aan de hand van een checklist snel te kunnen bepalen of en hoe we participatie inzetten. Met de nieuwe participatieverordening wordt samenwerken met onze samenleving nog belangrijker dan het voor ons al was. We werken veel vanuit de gedachte van partnerschap, waarbij we vooral met en niet alleen voor de samenleving willen werken. Daarbij past ook dat we aanhaken bij initiatieven in de samenleving: overheidsparticipatie. Deze nieuwe Samenspraakwijzer gaat echter over inwonerparticipatie: over al die momenten waarop wij vanuit de gemeente iets gaan doen voor de samenleving. Het is een belangrijk instrument voor iedereen die bij of voor de gemeente Zutphen werkt, met onze eigen participatieladder, een beslisboom en natuurlijk een collegiale hulplijn voor wanneer je er niet helemaal uitkomt.

Het begint met hetzelfde beeld over participatie Om hetzelfde beeld over participatie te hebben, staan we kort stil bij 4 belangrijke termen die ook terugkomen in de participatieverordening 2024. Inspraak: Een door of namens een bestuursorgaan georganiseerde mogelijkheid voor inwoners, organisaties, bedrijven en andere belanghebbenden om hun mening over of toelichting op beleidsvoornemens te geven voorafgaand aan de definitieve besluitvorming door het verantwoordelijke bestuursorgaan. Î Hierbij gaat het vooral om de wettelijke verplichting om mensen de kans te bieden op stukken te reageren. Het is de laagste trede van de participatieladder (informeren). Inwonerparticipatie: Het op initiatief van de gemeente betrekken van inwoners en belanghebbenden bij de voorbereiding, uitvoering en/of evaluatie van beleid en plannen. Inwonerparticipatie kan de vorm aannemen van informeren, raadplegen, adviseren, coproduceren en meebeslissen. Î Het woord zegt het al, de inwoner participeert. Als gemeente willen we iets en we willen daarbij gebruik maken van de inwonerkracht van onze samenleving. Op welke trede we dat doen, is afhankelijk van een aantal factoren die je verderop in deze samenspraakwijzer vindt. Overheidsparticipatie: De manier waarop de gemeente ondersteuning of een bijdrage levert aan publieksinitiatieven. Î Hierbij doen wij als gemeente mee.

Het initiatief komt uit de samenleving en wij faciliteren. Uitdaagrecht: recht van inwoners en lokale maatschappelijke partijen om een verzoek aan de gemeente te doen om de feitelijke uitvoering van een gemeentelijke taak over te nemen, als zij denken deze taak beter en goedkoper uit te kunnen voeren. Î Hierbij neemt de samenleving een taak van ons over. Dat kan bijvoorbeeld gaan om het zelf onderhouden van een buurtpark of het beheren van een buurthuis. Het moet wel gaan om

taken die we daadwerkelijk nu uitvoeren en in de begroting hebben staan. In de participatieverordening staat omschreven welke eisen er nog meer aan worden gesteld en hoe zo’n verzoek wordt afgewogen. In deze samenspraakwijzer richten we ons vooral op inwonerparticipatie: hoe zorgen wij ervoor dat een participatieproces goed verloopt wanneer wij daarin de lead hebben als gemeente?

Loop eens over de participatieladder Collega Carola tekende een participatieladder voor Zutphen, die visueel maakt hoe de invloed van de samenleving, en daarmee ook onze rol, kan zijn in al die processen waarin wij de initiatiefnemer zijn. Omdat we willen benadrukken dat we graag werken vanuit partnerschap, hebben we ook het uitdaagrecht opgenomen. Eigenlijk staat dit voor het besef dat de samenleving steeds meer ook initiatief zal nemen om mooie dingen voor Zutphen te doen.

Overnemen Adviseren

Coproduceren

(Mee)beslissen

Raadplegen Informeren

Eigenlijk ‘stopt’ de participatieladder bij (mee)beslissen, maar in de nieuwe participatieverordening 2024 hebben we opgenomen dat inwoners ons ook mogen uitdagen om taken over te nemen. Daarmee experimenteren we al langer. In de beslisboom die hierna volgt is het uitdaagrecht niet aan de orde, omdat het initiatief daarbij niet vanuit ons komt.

Besliswijzer participatie Bepaal, aan de hand van enkele vragen, op welke trede van de participatieladder je gaat staan en wat dan de rol van de samenleving wordt. Deze beslisboom is een hulpmiddel. Door een aantal vragen te beantwoorden geeft deze snel inzicht in de vorm van participatie die het beste past. Het blijft altijd maatwerk, dus maak gebruik van de interne experts. Is er geen beïnvloedingsruimte voor inwoners, dan blijft het bij informeren. Is er wel ruimte, dan zetten we in op de meest vergaande vorm van participatie die mogelijk is. Het uitdaagrecht komt vanuit de samenleving.

Bezint eer ge begint! Dit klinkt zwaar, maar is wel belangrijk. Maak samen met onder andere communicatie en wijkregie een goede analyse van de context, waarbij je in ieder geval antwoord vindt op de volgende vragen: Î Welke inwoners, bedrijven, andere overheden en/of instanties zijn belangrijk en wat zijn hun belangen - stakeholdersanalyse Î Wat speelt er nog meer in de beleidsomgeving of in de wijk dat belangrijk is? Bevraag hier ook wijkregie. - krachtenveldanalyse Î Zijn er andere belangrijke aandachtspunten, denk aan de historie of toekomstige ontwikkelingen die je al kent - omgevingsanalyse Stel op basis hiervan een kernachtig communicatie- en participatieplan op, met daarin de context (en stakeholders-, krachtenveld- en omgevingsanalyse) en het participatieniveau dat je kiest. Een participatieaanpak schrijf je natuurlijk niet alleen. Het is maatwerk. Vraag daarom om advies bij de collega’s van Communicatie en Wijkregie.

Gebruik je collegiale hulplijnen In Zutphen werken we graag samen met onze samenleving, maar ook met elkaar. Als het over inwonerbetrokkenheid gaat, werken we al enkele jaren in de ‘WKS driehoek’. Deze manier van werken helpt om goede afwegingen te maken, van elkaar te leren en integraal te denken. Het dankt zijn naam aan de inwoner die een van de wijkregisseurs inspireerde om dit hulpmiddel in te zetten. In deze WKS driehoek kun je ook de vragen beantwoorden die je helpen om het niveau en de aanpak van participatie scherp te krijgen.

En dan: je aanpak Als je je omgevingsanalyse, stakeholdersanalyse en krachtenveldanalyse scherp hebt, kan een participatie-expert van Communicatie je helpen om de juiste instrumenten in te zetten. Daarbij is maatwerk belangrijk. Het combineren van online en fysieke methoden heeft vaak het beste resultaat. Ook kun je, door out of the box te denken, de mensen bereiken die meestal niet zo snel meedenken.

Een voorbeeld

Esther en John zijn dertigers en hebben geen tijd (of interesse) om mee te denken over de toekomst van de stad. Totdat er een tekenwedstrijd is geweest op de basisschool van dochter Jade (8). De school nodigt alle ouders, opa’s en oma’s uit om de tekeningen te komen bekijken tijdens een speciale expositie. Jade is erg enthousiast en natuurlijk komen Esther en John haar tekening bewonderen. Ze vinden het geen probleem om op dat kaartje dat ze bij binnenkomst kregen van die enthousiaste dame, even op te schrijven wat zij zouden willen meegeven voor de toekomst, zoals ook Jade dat heeft gedaan. Bij Communicatie en bij Wijkregie is veel kennis aanwezig over diverse manieren om de samenleving te betrekken. Instrumenten zijn ook volop in ontwikkeling en wij leren voortdurend bij. Binnen Communicatie zorgt de participatie-expert ervoor dat ons intranet steeds een actueel en dynamisch overzicht heeft met de nieuwste inzichten. In deze samenspraakwijzer staan we alleen even kort stil bij Open Stad en Zutphen Spreekt.

Open stad

We hebben als gemeente de beschikking over Open Stad, een open source platform voor digitale participatietrajecten. Meer info over de mogelijkheden en het gebruik kun je krijgen bij Communicatie.

Zutphen Spreekt

We hebben een eigen online inwonerpanel, Zutphen spreekt, beheerd door Moventem. Inwoners kunnen hier lid van worden en weten dan dat ze circa vier keer per jaar om input gevraagd kunnen worden over allerlei onderwerpen die spelen in de gemeente. Voor mogelijkheden om hier gebruik van te maken kun je contact opnemen met Communicatie.

Smaakt dit naar meer? Op ons intranet werken Communicatie en Wijkregie samen aan een dynamisch en actueel ‘informatieplein’ over participatie. Je vindt daar bijvoorbeeld interessante informatie uit de wijken en de nieuwste inzichten en methodes voor participatie. Via de Zutphen academy/studytube werken we aan een dynamische leerlijn. Want naast een politiek bestuurlijke antenne (die je ongetwijfeld in iedere vacaturetekst van de overheid kunt vinden) hebben we in Zutphen ook oog voor jouw inwonerantenne!

Samenspraakwijzer gemeente Zutphen 14 0575 info@zutphen.nl www.zutphen.nl