670466 - Memo aan De gemeenteraad (1)

Openbaar

Memo Forum / raad Aan

: De gemeenteraad

Van

: Het college van burgemeester en wethouders

Onderwerp

: Informerend memo voortgang Actief Zutphen

Zaaknummer

: 670466

Doel

: Informeren

Kennisnemen van • Het bestuurlijk kader van de gemeente Zutphen in relatie tot Actief Zutphen • Het proces om de raad te informeren over Actief Zutphen Inleiding In de raadsvergadering van 13 november 2023 hebben wij toegezegd de raad de komende tijd via de reguliere kanalen regelmatig over Actief Zutphen te informeren in het voorjaar via een beeldvormende vergadering. Wij informeren u hierbij graag over het proces en het bestuurlijk kader, zoals de gemeenteraad dat bij de oprichting van Actief Zutphen heeft vastgesteld. Inhoud Oprichting Actief Zutphen (handelsnaam van het Zutphens sport- en accommodatiebedrijf) De belangrijkste reden om in Zutphen een sport- en accommodatiebedrijf op te richten was de sterke versnippering van beheer en exploitatie van de Zutphense sport- en welzijnsaccommodaties. De afgelopen decennia is een landschap ontstaan van veel verschillende afspraken en uitgangspunten. We willen echter naar afspraken die voor iedereen gelden. Door de oprichting van Actief Zutphen wordt beheer en exploitatie op één plek samengebracht. De overdracht van deze taak aan Actief Zutphen biedt de mogelijkheid om een professionele partner te zijn voor sportverenigingen en andere gebruikers.

Een maatschappelijke onderneming waar accommodatie beheer en sportstimulering worden samengebracht biedt kansen voor (maatschappelijk) ondernemerschap in het veld van sport, bewegen en ontmoeten. Hiermee kan de veranderende vraag naar passende activiteiten voor inwoners van Zutphen gefaciliteerd worden. Daarom zijn buurtsportcoaches ook werkzaam bij Actief Zutphen. Bestuurlijk kader gemeente Zutphen De gemeente Zutphen heeft Actief Zutphen de opdracht gegeven om de vermelde taken uit te voeren. Deze opdracht is vastgelegd in een zogeheten dienstverleningsovereenkomst (DVO). De DVO volgt uit de kaders die zijn meegegeven bij de oprichting van het sportbedrijf. Als enige en daarmee grootaandeelhouder van Actief Zutphen bepalen wij als gemeente(bestuur) de kaders van deze opdracht. Betrokken Partijen: op bestuurlijk niveau zijn het college en de gemeenteraad betrokken bij Actief Zutphen. Wij als college bepalen de opdracht aan Actief Zutphen binnen de door de gemeenteraad vastgestelde kaders en financiële middelen. De gemeenteraad heeft immers het budgetrecht en stelt de kaders vast waarbinnen wij uitvoeren. Tot slot controleert de gemeenteraad ons college op de uitvoering.

1

Bij de oprichting van Actief Zutphen is gekozen voor sturing door middel van 'arrangement 3' , zoals neergelegd in de Nota verbonden partijen. Arrangement 3 regelt de taken en verantwoordelijkheden op bestuurlijk niveau. Wij bepalen als college de opdracht aan Actief Zutphen en verzorgen de informatievoorziening hierover. Er is geen andere opdrachtgever/ eigenaar. De gemeenteraad heeft de mogelijkheid tot het indienen van zienswijzen bij de begroting, recht op informatie en overleg met ons als college, en ontvangt periodieke updates van ons over Actief Zutphen. Jaarverslag en jaarrekening Jaarlijks wordt binnen vijf maanden na afloop van het boekjaar de jaarrekening en jaarverslag opgemaakt. Na vaststelling delen wij als college deze informatie met de gemeenteraad. Dit is conform de statuten die zijn vastgesteld door de gemeenteraad bij de oprichting van Actief Zutphen. Vervolg Om de raad de komende tijd te blijven informeren stellen wij onderstaand proces voor: 1. Uitnodiging voor een werkbezoek aan Actief Zutphen Actief Zutphen nodigt de gemeenteraad uit voor een werkbezoek. Tijdens dit bezoek wordt de raad bekend gemaakt met de dagelijkse activiteiten en actuele thema's van Actief Zutphen. Dit biedt de raadsleden de gelegenheid om direct in contact te komen met de praktische uitvoering van het beleid. 2.

Aandeelhoudersvergadering (mei 2024) Tijdens de aandeelhoudersvergadering in mei 2024 wordt de conceptjaarrekening en het conceptjaarverslag van Actief Zutphen besproken. Dit is in lijn met de statuten van Actief Zutphen en de dienstverleningsovereenkomst tussen de gemeente en Actief Zutphen. De jaarrekening en het jaarverslag worden vastgesteld door de Algemene vergadering van Aandeelhouders (AvA). 3. Informatie aan de gemeenteraad na vaststelling van de jaarrekening en jaarverslag Zodra de AvA de jaarrekening en het jaarverslag heeft vastgesteld, delen wij deze informatie en stukken met de gemeenteraad. Dit zorgt voor transparantie en stelt de raad in staat om op de hoogte te blijven van de financiële en operationele situatie van Actief Zutphen. 4. Korte verwachting uitspreken tijdens raadsvergadering (27 mei 2024) Tijdens de raadsvergadering op 27 mei 2024 kan het college een korte toelichting geven op de verwachte resultaten en ontwikkelingen van Actief Zutphen. Dit draagt bij aan het informeren van de gemeenteraad over de voortgang en prestaties van de organisatie. 5. Beeldvormende vergadering voor verdere informatie (juni 2024) Na het vaststellen van de jaarrekening en het jaarverslag kan er een beeldvormende vergadering worden georganiseerd waarin de raad uitgebreider wordt geïnformeerd over de prestaties en activiteiten van Actief Zutphen.

Als dit gewenst wordt, kan er samen met Actief Zutphen een presentatie worden gegeven, mits het doel en de verwachtingen helder zijn voor alle betrokken partijen. 6.Afronding oprichtingsfase (najaar 2024) In het najaar ronden wij de oprichtingsfase af. Op dat moment willen we samen met de raad bekijken waar de kaders eventueel moeten worden bijgesteld. Door middel van deze stappen willen wij de gemeenteraad regelmatig en transparant informeren over Actief Zutphen, waardoor de raad goed op de hoogte blijft en haar controlerende en kaderstellende rol ook goed kan vervullen. Bijlagen 670466 - Bijlage 1 - Statuten ZSA BV (openbaar) 670466 - Bijlage 2 - Governance Code ZSA BV (openbaar) 670466 - Bijlage 3 - Bestuurlijk kader gemeente Zutphen concept versie 1.3 (openbaar)

2

670466 - Bijlage 4 - Nota verbonden partijen (openbaar)

3