612807 - Raadsvoorstel (vervalt)

VOORBLAD

ONTWERP RAADSVOORSTEL

zaaknummer: 612807

Onderwerp:

Aanpassing Planning en Control cyclus

Programma:

5. Algemene dekkingsmiddelen

Forum:

Beeldvormend

Portefeuillehouder

Eva Boswinkel

Inlichtingen bij:

Boersma, Rick Tel: 06238746843

Soort bevoegdheid:

Kaderstellend

Beleidsvrijheid:

Ruim

E-mailadres: R.Boersma@zutphen.nl

Programmabegrotingswijziging: Nee Programmabegrotingswijzigingsnummer: Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor: 1. de planning & control cyclus voor de gemeenteraad vanaf het verslagjaar 2024 te laten bestaan uit de producten voorjaarsnota, begroting, Bestuursrapportage (Burap) 1 en 2 en de jaarrekening; 2. vanaf verslagjaar 2024 Burap-1 en 2 vast te stellen met bijbehorende verzamelbegrotingswijzigingen; 3. in te stemmen met de gewijzigde tijdlijn van de planning & control producten, zoals weergegeven in bijlage 1.

TOELICHTING Inleiding De bestuurlijk en ambtelijke organisatie ontwikkelt zich continu door. Waar de afgelopen jaren de nadruk heeft gelegen op het beheersen van de financiën, zijn we als gemeente Zutphen nu financieel gezond. Het is nu dan ook een goed moment om de planning & control (P&C) cyclus aan te passen op de ontwikkelingen in de eigen organisatie. Uitgangspunt van deze aangepaste P&C-cyclus is dat de financiën de inhoud volgt. Beoogd effect Door de aanpassingen in de P&C-cyclus wordt de gemeenteraad beter gepositioneerd in zijn kaderstellende en controlerende rol. Argumenten 1.1 Bij deze producten worden inhoud en financiën aan elkaar gekoppeld. In alle P&C producten wordt gerapporteerd over inhoud en financiën. Hierdoor is de gemeenteraad in staat om de financiële middelen en de doelstellingen goed aan elkaar te koppelen en hierover het gesprek met elkaar te voeren. 1.2 Doordat de Burap actualisaties geen onderdeel meer zijn van de P&C-cyclus daalt de werkdruk. Als de Burap actualisaties geen onderdeel meer zijn van de P&C-cyclus daalt de werkdruk binnen de ambtelijke organisatie. Hierdoor blijft tijd over om te investeren in kwalitatief betere P&C producten. 2.1 Door in te stemmen met een Burap 1 en 2 wordt actief de discussie gevoerd in de raad. De Buraps worden tot op heden ter kennisgeving aangeboden aan de gemeenteraad.

Hierdoor mist het gesprek in de gemeenteraad. Door actief om vaststelling te vragen heeft de gemeenteraad de mogelijkheid om actief bij te sturen. 2.2 Door in te stemmen met de Burap wordt het mogelijk om begrotingswijzigingen in de Burap mee te nemen. Als de raad de Buraps bespreekt en deze vaststelt, opent dit de mogelijkheid om begrotingswijzigingen mee te nemen in de Burap waardoor het document inclusiever wordt en beter laat zien wat de effecten zijn. 3.1 Door de gewijzigde tijdlijn zijn de effecten van de meicirculaire en septembercirculaire ten aanzien van het gemeentefonds direct zichtbaar. Door het verschuiven van Burap-1 en Burap-2 met één maand worden de belangrijkste wijzigingen vanuit de mei- en septembercirculaire meegenomen in de Burap. Hierdoor heeft de gemeenteraad een beter overzicht van de financiële positie van de gemeente. Kanttekeningen 1.1 Door het ontbreken van de Burap actualisaties wordt de raad minder frequent geïnformeerd over de financiële positie van de gemeente Zutphen. De Burap actualisaties zijn enkel en alleen financiële updates waarbij geen toelichting wordt gegeven over de inhoud. Hierdoor is het lastig om conclusies te trekken. De cijfermatige updates hebben voornamelijk betrekking op de mei- en septembercirculaire. Door de verschuiving van Burap-1 en Burap-2 wordt deze update meegenomen en is de raad beter in staat om bij te sturen.

Tevens is de gemeente Zutphen financieel gezond, dit was de gemeente Zutphen niet toen de Burap actualisaties werden ingevoerd. Onverwachts grote ontwikkelingen zullen altijd zo spoedig mogelijk worden gemeld. 1.1 De behandeling van Burap-1 is nu na de voorjaarsnota. In het traject van de voorjaarsnota informeren wij de gemeenteraad actief tijdens de beeldvormende vergadering over de actuele financiële positie van de gemeente Zutphen. Het integreren van de meicirculaire in Burap-1 zorgt ervoor dat er beter gerapporteerd kan worden over de afwijkingen in Burap-1. Financiën Niet van toepassing. Communicatie Niet van toepassing. Uitvoering

Voordat de raad om besluitvorming wordt gevraagd over dit voorstel, wordt eerst de Auditcommissie om advies gevraagd. Dit advies wordt met het voorstel meegestuurd naar de raad. Zie de bijlage 1 Planning en Control verslagjaar 2024. Evaluatie Wij gaan met de gemeenteraad een gesprek organiseren over de vormgeving van de voorjaarsnota en de begroting. In dit gesprek ligt ook de P&C-cyclus als geheel op tafel. Dit monitoren wij de komende jaren actief met de auditcommissie en de gemeenteraad. Bijlage(n) raad 612807 - Bijlage 1 - Planning en Control verslagjaar 2024 Stukken die ter inzage liggen

BESLUIT

De raad van de gemeente Zutphen, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders met nummer 612807; gelet op artikel(en) 213 en 213a van de Gemeentewet en de geldende Financiële verordening; b e s l u i t: 1. de planning & control cyclus voor de gemeenteraad vanaf het verslagjaar 2024 te laten bestaan uit de producten voorjaarsnota, begroting, Bestuursrapportage (Burap) 1 en 2 en de jaarrekening; 2. vanaf verslagjaar 2024 Burap-1 en 2 vast te stellen met bijbehorende verzamelbegrotingswijzigingen; 3. in te stemmen met de gewijzigde tijdlijn van de planning & control producten, zoals weergegeven in bijlage 1. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zutphen, gehouden op:

De voorzitter,

de griffier,