612807 - Bijlage 1 - Planning en Control verlagjaar 2024 Aangepast na oordeelsvormende vergadering 12 februari 2024

Planning & Control Cyclus P&C-cyclus vanaf verslagjaar 2024 14 februari 2024

Colofon Dit is een uitgave van de gemeente Zutphen Postbus 41 7200 AA Zutphen 's Gravenhof 2 www.zutphen.nl Team Control Auteur(s): Rick Boersma Versie: 1 Planning & Control Cyclus

2/7

Inhoud Inleiding

4

Huidige P&C-Cyclus

5

P&C-Cyclus vanaf 2024

6

Planning & Control Cyclus

3/7

Inleiding De planning & control cyclus vormt een essentieel instrument voor de gemeenteraad. Deze cyclus speelt een cruciale rol in het effectief beheren van gemeentelijke middelen en doelstellingen. In de inleiding wordt kort toegelicht waarom deze cyclus belangrijk is voor de gemeente Zutphen. Daarna wordt ingegaan op de huidige situatie en de gewenste situatie. Van het bepalen van beleidsdoelen en budgetallocatie tot het handhaven van transparantie en verantwoording, de P&C-cyclus is een onmisbare tool die de gemeenteraad van Zutphen in staat stelt om zijn bestuurlijke rol optimaal te vervullen en de belangen van de inwoners te behartigen. De belangrijkste redenen zijn: 1. Beleidsvorming en -uitvoering De gemeenteraad heeft de taak om kaders te stellen en te beoordelen. De P&Ccyclus helpt bij het opstellen van jaarplannen en begrotingen, waardoor de raad in staat is om de prioriteiten van de gemeente vast te stellen en de uitvoering van het beleid te monitoren. 2. Transparantie De cyclus biedt een gestructureerd kader voor het rapporteren van financiële en niet-financiële resultaten. Dit bevordert de transparantie, waardoor de gemeenteraad en de inwoners inzicht krijgen in de besteding van publieke middelen en de voortgang van doelstellingen en projecten. 3. Verantwoording Het stelt het college in staat om verantwoording af te leggen aan de gemeenteraad.

Door middel van regelmatige rapportages en evaluaties kunnen afwijkingen van de gestelde doelen worden geïdentificeerd en opgelost. 4. Bijsturing De P&C-cyclus biedt de raad de mogelijkheid om bij te sturen. Als blijkt dat doelen niet worden gehaald of middelen niet efficiënt worden gebruikt, kan de raad tijdig corrigerende maatregelen nemen. 5. Toekomstgericht De cyclus stimuleert de gemeenteraad om vooruit te kijken en toekomstige uitdagingen te identificeren. Hierdoor kan de raad proactief beleid ontwikkelen en budgetten toewijzen om deze uitdagingen aan te pakken. Samenvattend, de P&C-cyclus biedt de gemeenteraad de noodzakelijke structuur en instrumenten om zijn taak goed uit te voeren. Door te focussen op beleidsvorming, transparantie, verantwoording, bijsturing en toekomstgericht denken, wordt de cyclus een hulpmiddel voor een doelmatig en verantwoordelijk bestuur. Het stelt de gemeenteraad in staat om niet alleen naar het geld te kijken maar juist naar de inhoud.

Planning & Control Cyclus

4/7

Huidige P&C-Cyclus De huidige P&C-cyclus van de gemeente Zutphen bestaat uit zeven verschillende producten die ter besluitvorming of ter kennisgeving worden aangeboden aan de gemeenteraad. In tabel 1 ‘Huidige P&C producten’ is een overzicht opgenomen van deze producten. Hieruit blijkt dat van de zeven producten drie producten voor vaststelling worden aangeboden aan de gemeenteraad en vier producten worden aangeboden ter kennisneming. De opbouw van deze producten is ontstaan in de tijd dat de gemeente Zutphen in een financieel lastige positie zat. Inmiddels heeft de gemeente haar financiën op orde en is zij financieel gezond. Een goed moment om de invulling van de P&C-cyclus te heroverwegen. Tabel 1 - Huidige P&C producten

Product

Periode

Soort besluitvorming

Financieel of financieel en inhoudelijk

Voorjaarsnota

Volgend jaar

Vaststelling

Begroting

Volgend jaar

Vaststelling

Burap 1

Januari - april

Burap 1 Actualisatie Burap 2

April- juli

Burap 2 – Actualisatie Jaarrekening

September oktober Afgelopen jaar

Aangeboden ter kennisneming Aangeboden ter kennisneming Aangeboden ter kennisneming Aangeboden ter kennisneming Vaststelling

Financieel en inhoudelijk Financieel en inhoudelijk Financieel en inhoudelijk Financieel

Planning & Control Cyclus

augustus

Financieel en inhoudelijk Financieel Financieel en inhoudelijk

5/7

P&C-Cyclus vanaf 2024 Bij het opstellen van de voorgestelde P&C-cyclus vanaf verslagjaar 2024 zijn de volgende uitgangspunten toegepast: 1. Financiën volgt inhoud De inhoud is leidend en wordt op een goede manier financieel onderbouwd. Hierdoor is de gemeenteraad in staat om een goede afweging te maken tussen inhoud en financiën. 2. Volledigheid Om de raad te faciliteren in zijn bijsturende rol is het belangrijk dat de P&Ccyclus een volledig beeld geeft. 3. Kaderstelling De P&C-cyclus stelt de raad in staat om duidelijke kaders te stellen hoe hij de ter beschikking gestelde middelen wil inzetten. Het doel dat we willen bereiken, namelijk kwalitatief sterke P&C producten waarbij financiën en inhoud aan elkaar gekoppeld zijn en ook op die wijze in de rapporteringen goed gevolgd kunnen worden, gaat niet behaald worden door enkel de P&C-cyclus aan te passen. Dit vergt meerdere P&C-cyclussen met telkens nieuwe inhoudelijke stappen. De eerste stappen daarvan heeft de gemeenteraad gezien bij de voorjaarsnota 2024. Opeenvolgend zijn in de begroting 2024 ook de eerste stappen gezet. Echter is de P&Ccyclus zelf wel van essentieel belang om deze stappen door te zetten. De voorgestelde wijzigingen in de P&C-cyclus beperken zich in dit stuk tot de begroting en bestuursrapportage (Burap). De gemeente Zutphen kent op dit moment twee Buraps en twee actualisaties.

Deze opbouw kent enkele beperkingen: 1. De Burap verantwoordingen zijn vlak voor belangrijke circulaires over de algemene middelen die het rijk ter beschikking stelt. Om ervoor te kunnen zorgen dat de raad tijdig kan bijsturen blijft Burap-1 over de periode januari tot en met april gaan. Hierdoor wordt deze vastgesteld door de raad voor het zomerreces. Tijdens de behandeling van de voorjaarsnota, zal het effect van de meicirculaire gepresenteerd worden. Burap-2 zal over de periode tot en met september gaan, hierdoor is de septembercirculaire onderdeel van de Burap. 2. De Burap actualisaties zijn enkel financieel. Doordat de Burap actualisaties enkel financieel gericht zijn hebben deze slechts een beperkte waarde doordat deze niet gekoppeld worden aan inhoudelijke ontwikkelingen. Een belangrijk risico hierbij is dat er puur op basis van de financiële update inhoudelijke aannames worden gedaan. De actualisaties zijn daarbij ontstaan uit een periode dat de gemeente Zutphen in financieel slecht weer zat. Inmiddels is de financiële positie van de gemeente gezond. 3. De gemeenteraad van Zutphen ontvangt de Buraps ter kennisgeving. Doordat de gemeenteraad deze ter kennisgeving ontvangt en niet ter vaststelling is het bijsturingseffect van de gemeenteraad beperkt. Om de hierboven genoemde beperkingen in te dammen heeft het college het voorstel om de P&C-cyclus als volgt aan te passen:

Planning & Control Cyclus

6/7

1. De Burap twee met een maand te verschuiven. Burap één zal blijven gaan over de periode januari tot en met april. Burap twee zal rapporteren over de periode januari tot en met september. Over de resterende periode (oktober tot en met december) wordt gerapporteerd in de jaarrekening. 2. Door de verschuiving van Burap twee en het feit dat de Burap actualisaties enkel een financiële update betreffen wordt voorgesteld om de Burap actualisaties niet meer aan te bieden. De belangrijke financiële ontwikkelingen zitten in Burap één en twee waar deze ook aan de inhoud gekoppeld worden. 3. De Burap één en twee worden ter vaststelling voorgelegd aan de gemeenteraad. Bij deze vaststelling wordt getracht om begrotingswijzigingen zoveel mogelijk hierin mee te nemen. Hierdoor heeft de raad actief de mogelijkheid om bij te sturen en toekomstgerichte keuzes te maken. Door de hierboven genoemde aanpassingen wordt de P&C-cyclus zowel ambtelijk als bestuurlijk overzichtelijker en wordt de gemeenteraad beter in zijn kracht gezet om zijn kaderstellende en controlerende taak uit te voeren. Inhoud van de Burap De gemeenteraad heeft meerdere keren de wens uitgesproken dat hij beter geïnformeerd wil worden over afwijkingen op en de voortgang over de gestelde doelen in de voorjaarsnota en begroting. Dit is ook een uitgesproken wens van het college.

Echter zijn wij op dit moment niet zover dat wij in de Burap inhoudelijke voortgang kunnen rapporteren. Voor 2024 zal de Burap een afwijkingsrapportage (inhoud en financiën) zijn. In 2024 organiseren wij een raadsgesprek waarin wij samen met de gemeenteraad verder willen onderzoeken hoe de gemeenteraad de inhoudelijke voortgang wil monitoren. Vanuit de organisatie zullen dan voorstellen gedaan worden hoe dit in de P&C-cyclus kan worden geïntegreerd. Tabel 2 – Voorgestelde P&C-cyclus vanaf 2024

Product

Periode

Verwachte behandelmaand raadsvergadering

Soort besluitvorming

Financieel of financieel en inhoudelijk

Voorjaarsnota

Volgend jaar

Juni

Vaststelling

Financieel en inhoudelijk

Begroting

Volgend jaar

November

Vaststelling

Financieel en inhoudelijk

Burap 1

Januari - april

Juli

Vaststelling

Financieel en inhoudelijk

Burap 2

Januari september Afgelopen jaar

December

Vaststelling

Financieel en inhoudelijk

Juni

Vaststelling

Financieel en inhoudelijk

Jaarrekening

Planning & Control Cyclus

7/7