597897 - Raadsvoorstel

VOORBLAD

ONTWERP RAADSVOORSTEL

zaaknummer: 597897

Onderwerp:

Gemeentelijke ombudsman, benoeming en vergoeding

Programma:

1. Politiek dichtbij

Forum:

Oordeelsvormend

Portefeuillehouder

Wimar Jaeger

Inlichtingen bij:

Wasser, Michiel Tel: 0628223443

Soort bevoegdheid:

Kaderstellend Budgetrecht

Beleidsvrijheid:

Ruim

E-mailadres: M.Wasser@zutphen.nl

Programmabegrotingswijziging: Nee Programmabegrotingswijzigingsnummer: Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor: 1. om met ingang van 1 januari 2024 voor een periode van 6 jaar te benoemen als gemeentelijke ombudsman: mevrouw K.R. Veldhuijzen; 2. om met ingang van 1 januari 2024 voor een periode van 6 jaar te benoemen als plaatsvervangend gemeentelijke ombudsman: mevrouw I.J. Feltz; 3. te bepalen dat het de gemeentelijke ombudsman en de plaatsvervangend gemeentelijke ombudsman is toegestaan om in deze periode in goed onderling overleg van rol te wisselen; 4. de huidige gemeentelijke ombudsman de heer A.A.M. Lamers en de huidige plaatsvervangend gemeentelijke ombudsman de heer A.C. van de Vliert onder grote dankzegging te bedanken voor hun inzet bij de ombudswerkzaamheden in de periode van 1 januari 2012 tot 1 januari 2024; 5. de bijgaande Verordening financiële vergoeding gemeentelijke ombudsman gemeente Zutphen 2023 vast te stellen; 6. om voor begrotingsjaar 2025 een structureel dekkingsvoorstel van € 13.800,- bij de voorjaarsnota 2024 in te dienen, om in de niet gedekte kosten van de ombudsvoorziening te voorzien.

TOELICHTING Inleiding Sinds 1 januari 2012 kent de gemeente Zutphen een eigen gemeentelijke ombudsman en plaatsvervanger. De tweede en laatste benoemingstermijn van zes jaar van de gemeentelijke ombudsman en zijn plaatsvervanger eindigt per 1 januari 2024. Herbenoeming van de huidige ombudsman en zijn plaatsvervanger na twaalf jaar in functie te zijn geweest, is daarmee niet meer mogelijk. Dit voorstel voorziet dan ook in de benoeming van een nieuw geworven gemeentelijke ombudsman en plaatsvervanger, onder grote dankzegging van de huidige gemeentelijke ombudsman en plaatsvervanger. Daarnaast voorziet dit voorstel in een andere vergoedingssystematiek voor de werkzaamheden van de gemeentelijke ombudsman. Hiermee wordt uitvoering gegeven aan het coalitieakkoord 2022-2026 'Natuurlijk betrokken, gelijk vooruit'. Daarin is onder meer opgenomen dat wij de gemeentelijke ombudsman een stevige positie willen geven. Beoogd effect Voorzien in een goede bemensing van de gemeentelijke ombudsman en plaatsvervangend gemeentelijke ombudsman. Voorzien in het bedanken van de huidige gemeentelijke ombudsman en zijn plaatsvervanger. Voorzien in een goede beloningssystematiek voor de ombudswerkzaamheden. Argumenten 1.1 en 2.1 Deze personen voldoen aan de gestelde eisen.

Op basis van de ingekomen sollicitatiebrieven is een selectie gemaakt, waarbij een vijftal kandidaten hebben gesproken met de selectiecommissie. De selectiecommissie bestond uit de burgemeester, de voorzitter van de VVD-fractie, een lid van de directie en de ambtelijke ondersteuner van de huidige gemeentelijke ombudsman. De selectiecommissie is op basis van de gevoerde gesprekken met een aantal kandidaten tot een selectie gekomen en acht deze twee kandidaten het meest geschikt en daarmee benoembaar. De CV's van de beide te benoemen personen liggen bij de griffie voor een ieder ter inzage. 3.1 Hiermee wordt flexibiliteit in de rolverdeling beoogd. Op grond van de Gemeentewet is het noodzakelijk om een gemeentelijke ombudsman en een plaatsvervanger te benoemen. De twee voorgestelde personen zijn voor ons gelijk. Dat betekent dat er geen verschil is in wie van hen een verzoek van een inwoner behandelt. In onderling overleg kan besloten worden wie een verzoek van een inwoner behandelt. Het kan zijn dat in de periode van zes jaar het wenselijk is om van rol te veranderen, in die zin dat de gemeentelijke ombudsman plaatsvervanger wordt en vice versa. Met dit besluit wordt dit mogelijk, zonder dat hiervoor op dat moment een apart raadsbesluit nodig is. 4.1 Deze personen hebben dit verdiend.

De afgelopen 12 jaar hebben de heren Lamers en Van de Vliert het ambt van gemeentelijke ombudsman en plaatsvervanger naar volle tevredenheid ingevuld. In die periode hebben zij oog en oor gehad voor de menselijke maat bij de afhandeling van klachten/ verzoekschriften en ontvangen signalen waar het tussen de gemeente en de burger schuurde. Het past dan ook om hen voor hun inzet en toewijding de afgelopen 12 jaar te danken. 5.1 Dit is een passende beloning voor de ombudswerkzaamheden. In ons coalitieakkoord 2022-2026 'Natuurlijk betrokken, gelijk vooruit' hebben wij onder meer opgenomen dat wij de gemeentelijke ombudsman een stevige positie willen geven. Tot op heden kreeg de gemeentelijke ombudsman een vergoeding per behandeld verzoekschrift, signaal of uiting van ongenoegen. Wij willen de rol van de gemeentelijke ombudsman verstevigen door hem ruimte te geven eigenstandig onderzoek te doen en gevraagd en ongevraagd advies te geven. Daartoe is het van belang dat de gemeentelijke ombudsman en/ of zijn plaatsvervanger zich regelmatig in de Zutphense samenleving laat zien.

Om te faciliteren dat de gemeentelijke ombudsman ook eigen onderzoeken kan initiëren en uitvoeren en niet alleen in actie komt na een signaal of verzoek van een burger, wordt voorgesteld om naast de variabele vergoeding per verzoekschrift/ signaal of uiting van ongenoegen, ook een vaste vergoeding aan de gemeentelijke ombudsman te verstrekken. Deze vaste vergoeding is ook bedoeld voor het opstellen van een

jaarplan en jaarverslag en alle andere voorkomende werkzaamheden die verband houden met het uitoefenen van de functie. Hierbij valt ook te denken aan het onderling met elkaar sparren en contact onderhouden met de Zutphense samenleving en andere lokale ombudsmannen en de Nationale ombudsman. De tegemoetkoming in de reiskosten blijft gehandhaafd op basis van het door de Belastingdienst vrijgestelde bedrag. 6.1 Hiermee wordt de rol en positie van de gemeentelijke ombudsman verstevigd. Omdat het van belang is dat de rol en positie van de gemeentelijke ombudsman wordt verstevigd, wordt van de gemeentelijke ombudsman en zijn plaatsvervanger meer gevraagd om te doen. Denk hierbij aan het doen van eigenstandig onderzoek, het onderhouden van een eigen website, het organiseren van bijeenkomsten, enzovoort. Het spreekt dan voor zich dat hiervoor financiële middelen beschikbaar moeten zijn. 1.2 t/m 6.2 Dit is een bevoegdheid van de raad. Het benoemen van een gemeentelijke ombudsman en plaatsvervanger is een bevoegdheid van de raad. Dat geldt ook voor het vaststellen van de verordening waarmee de vergoeding wordt geregeld. Omdat de raad de huidige gemeentelijke ombudsman en plaatsvervanger heeft benoemd, is het ook aan de raad om de dankzegging uit te spreken in dit besluit. Kanttekeningen 1.1 en 2.1 Niet overgaan tot benoemen van de ombudsman en zijn plaatsvervanger is geen optie.

De gemeente moet een externe en onafhankelijke ombudsvoorziening hebben. In het coalitieakkoord 20222026 'Natuurlijk betrokken, gelijk vooruit' is onder meer opgenomen dat wij de gemeentelijke ombudsman een stevige positie willen geven. Daarom houden wij vast aan een ombudsman en plaatsvervanger, die dicht bij de bevolking van de gemeente Zutphen kan staan. Wij denken dat het vasthouden aan een lokale Zutphense ombudsvoorziening drempelverlagend werkt voor inwoners die een beroep willen doen op een onafhankelijke instantie. Daarom vinden wij aansluiting bij de Nationale ombudsman minder optimaal. Bovendien zijn de kosten voor aansluiting bij de Nationale ombudsman navenant hoger dan de kosten in geval van een gemeentelijke ombudsman. Financiën Vaststelling van de verordening heeft tot gevolg dat het budget in 2024 overschreden wordt. Voor de ‘ombudsvoorziening’ is voor het jaar 2024 een bedrag van €6.200,- begroot (kostenplaats 6001403; kostensoort 4380029). De vaste vergoeding bedraagt in dit voorstel € 7.000,-. Daarnaast is er de variabele vergoeding en de tegemoetkoming in de reiskosten, die voor het jaar 2024 ingeschat worden op € 3.000,-. Het is daarnaast wenselijk dat de ombudsvoorziening voor het jaar 2024 een werkbudget heeft van € 10.000,-.

Onder andere voor het doen van eigenstandig onderzoek, het onderhouden van een eigen website (gehost door de gemeente), het organiseren van bijeenkomsten, enzovoort. De overschrijding kan daarmee mogelijk rond de € 14.000,- (afgerond) uitkomen. Het is nog wel de vraag of het gehele werkbudget in 2024 al uitgegeven wordt. De overschrijding wordt voor het jaar 2024 incidenteel opgelost door deze te bekostigen uit de post 'Overige juridische kosten' (kostenplaats 6960406; kostensoort 4380001/4380002). Bij de voorbereiding van de begroting voor het jaar 2025 in 2024 worden de structurele kosten als nieuw beleid meegenomen bij de voorjaarsnota. Daarmee is er vanaf 2025 structurele dekking voor de kosten voor de lokale ombudsvoorziening, mits de raad daar dan uiteraard mee instemt. Communicatie Er worden verschillende acties ondernomen om de ombudsman en de plaatsvervanger te positioneren, zowel intern, als ook extern met name. Denk hierbij bijvoorbeeld aan presentatie in het Sprekersplein en in een beeldvormende vergadering, het geven van interviews en dergelijke. In het eerst halfjaar wordt ook uitgebreid kennis gemaakt met diverse lokale organisaties, waaronder bijvoorbeeld de Brede Adviesraad Sociaal Domein (BASD) en de wijkorganisaties. Het jaarplan en jaarverslag van de ombudsman genereert jaarlijks ook de nodige aandacht.

Een en ander zal zijn beslag krijgen nadat de ombudsman en zijn plaatsvervanger de eed of de verklaring en belofte hebben afgelegd.

Uitvoering Nadat de raad conform ons voorstel heeft besloten, worden de nieuwe gemeentelijke ombudsman en plaatsvervanger van de benoeming op de hoogte gesteld. Beiden worden uitgenodigd om de eed of de verklaring en belofte in de eerstvolgende raadsvergadering af te komen leggen. Op grond van de Gemeentewet moet er een gemeentelijke ombudsman worden benoemd én een plaatsvervangend gemeentelijke ombudsman. Met de te benoemen personen is afgesproken dat zij, desgewenst in goed onderling overleg, tussentijds van rol kunnen wisselen. Als dat aan de orde is, wordt de gemeenteraad daar uiteraard van op de hoogte gesteld. De huidige ombudsman en zijn plaatsvervanger worden eveneens op de hoogte gesteld en van hen wordt op passende wijze afscheid genomen. De verordening wordt op de gebruikelijke wijze in het Gemeenteblad bekend gemaakt, zodat deze ook in werking treedt. Evaluatie De gemeentelijke ombudsman en zijn plaatsvervanger doen jaarlijks verslag van de uitgevoerde ombudswerkzaamheden, naast dat men ook tussentijds kan rapporteren aan de gemeenteraad en het college van burgemeester en wethouders. Op deze momenten kan ook het functioneren van de gemeentelijke ombudsman als instituut worden geëvalueerd. Bijlage(n) raad 597897 - bijlage 1 - Verordening financiële vergoeding gemeentelijke ombudsman gemeente Zutphen 2023 Stukken die ter inzage liggen 1. CV beoogd ombudsman K.R.

Veldhuijzen 2. CV beoogd plaatsvervangend ombudsman I.J. Feltz

BESLUIT

De raad van de gemeente Zutphen, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders met nummer 597897; gelet op artikel(en) 81q en 81v en 149 van de Gemeentewet; b e s l u i t: 1. om met ingang van 1 januari 2024 voor een periode van 6 jaar te benoemen als gemeentelijke ombudsman: mevrouw K.R. Veldhuijzen; 2. om met ingang van 1 januari 2024 voor een periode van 6 jaar te benoemen als plaatsvervangend gemeentelijke ombudsman: mevrouw I.J. Feltz; 3. te bepalen dat het de gemeentelijke ombudsman en de plaatsvervangend gemeentelijke ombudsman is toegestaan om in deze periode in goed onderling overleg van rol te wisselen; 4. de huidige gemeentelijke ombudsman de heer A.A.M. Lamers en de huidige plaatsvervangend gemeentelijke ombudsman de heer A.C. van de Vliert onder grote dankzegging te bedanken voor hun inzet bij de ombudswerkzaamheden in de periode van 1 januari 2012 tot 1 januari 2024; 5. de bijgaande Verordening financiële vergoeding gemeentelijke ombudsman gemeente Zutphen 2023 vast te stellen; 6. om voor begrotingsjaar 2025 een structureel dekkingsvoorstel van € 13.800,- bij de voorjaarsnota 2024 in te dienen, om in de niet gedekte kosten van de ombudsvoorziening te voorzien. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zutphen, gehouden op:

De voorzitter,

de griffier,