559248 - Memo aan De gemeenteraad

Openbaar

Memo Forum / raad Aan

: De gemeenteraad

Van

: Het college van burgemeester en wethouders

Onderwerp

: memo Raad over stand van zaken migratie DMS

Zaaknummer

: 559248

Doel

: Informeren

Kennisnemen van De voortgang van het herstel van de gebreken die in de uitvoering zijn opgetreden tijdens het overzetten (migreren) van documenten vanuit het voorheen gebruikte zaak- en Document Management Systeem (DMS) (hierna: het oude DMS) naar een nieuw DMS systeem. Inleiding In de raadsvergadering van 12 september 2022 heeft wethouder Wannet in het kader van onze actieve informatievoorziening aangegeven dat er gebreken zijn opgetreden tijdens de migratie van documenten van het oude DMS naar een nieuw DMS. Een deel van de documenten is tijdens het proces vernietigd. Hiermee is formeel sprake van een datalek. Het memo hierover stond geagendeerd op de lijst ter inzage liggende stukken van 31 oktober 2022, memo nummer 2. In het voor u liggende memo informeren wij u over de laatste stand van zaken . Inhoud Het oude DMS is in de periode 2014 – 2021 gemeentebreed gebruikt, met uitzondering van het sociaal domein. Tijdens het migratietraject in 2022 is opgemerkt dat informatie mist die wel gemigreerd had moeten zijn. Schade en herstel In totaal zijn er zo’n 800 zaaktypen gemigreerd. Zaaktypen zijn een verzameling van zaken binnen hetzelfde werkproces (bijvoorbeeld: een verzameling van evenementenvergunningen). Binnen zaken bevinden zich de documenten en metadata (gegevens over de documenten zoals titel, datum, auteur).

Bij 40 van de zaaktypen is het overzetten van documenten geheel of gedeeltelijk mislukt. De metadata zijn er nog wel. In het memo aan de raad van 31 oktober 2022 is aangegeven dat er documenten binnen 10 zaaktypen belangrijk zijn om te herstellen. Onderzoek heeft uitgewezen dat de documenten hersteld kunnen worden vanuit secundaire bronnen. Dit zijn netwerkschijven, applicaties of andere schaduwarchieven. Deze herstelactie gaat in deze periode van start en zal eind 2023 voltooid zijn. In de tussentijd wordt geen risico gelopen op missende informatie, omdat een document totdat de herstelactie klaar is vanuit de secundaire bron opgezocht kan worden. Mits er geen verdere vertraging optreedt in het migratie- en herstelproces is het traject eind 2023 afgerond en is er naar alle waarschijnlijkheid niks verloren gegaan dat van belang is om te bewaren. Datalek De Functionaris Gegevensbescherming (FG) heeft het datalek gemeld bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP) nadat is opgemerkt dat informatie mist. Tot het moment van opstellen van dit memo heeft de AP nog geen reactie gegeven. Of, en op welke wijze het AP gaat reageren is nog niet bekend. Vanwege drukte bij het AP kan een reactie lang op zich laten wachten. Formeel is er sprake van een datalek, echter zonder dat er privacy risico’s zijn. Hiervoor zijn een aantal redenen: • Ten eerste zijn de documenten vernietigd.

Er ligt dus geen informatie op straat.

1

• •

Ten tweede zijn er geen gegevens verloren gegaan die niet op een andere manier gereconstrueerd kunnen worden, bijvoorbeeld uit een secundaire bron of uit de metadata. Ten derde worden de belangrijkste zaaktypen hersteld vanuit secundaire bronnen.

Vervolg De documenten die verloren zijn gegaan tijdens de migratie worden vanuit secundaire bronnen hersteld. Er is naar alle waarschijnlijkheid niks verloren gegaan dat van belang is om te bewaren. De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) heeft nog niet gereageerd op de melding van het datalek. Als er een reactie volgt informeren wij u hierover. Bijlagen

2