5. Mutatievoorstellen noodzakelijk Bedrijfsvoering
Tekst van het document
1. Mutatieformulier begroting 2023 Onderwerp Team Datum Programma Portefeuillehouder
Formatie ondersteuning college Bestuursondersteuning 2-5-2022 Personeel Annemieke Vermeulen
Voorstel betreft: (aanvinken)
En heeft tot doel: (aanvinken)
O Nieuw beleid – wettelijk
O (extra) bezuinigingen
O Nieuw beleid – gewenst c.q. noodzakelijk
O extra inkomsten realiseren
X Overige: budgetaanpassing
O investeren X extra uitgaven
Korte beschrijving voorstel: Ondersteuning college: € 45.000 per jaar. Bij de vorming van het vorige college is formatie voor de ondersteuning van het college verdwenen door een miscommunicatie in de begroting. Daarna is de functie niet meer ingesteld in verband met de bezuinigingen. De hoeveelheid werk rond het college is sterk toegenomen. Zeker met een college dat ambitieus is, is de ondersteuning nu te mager. Risico is dat een aantal zaken niet goed gaan, met name in continuïteit van het werk (collega’s werken altijd op vrije dagen door), er is geen goede achtervang door de minimale bezetting. Risico op uitval is hoog. Daarnaast is er ook een risico rond het mailbeheer voor de wethouders. Dat gebeurt nu te weinig, waardoor er in de afhandeling zaken te lang kunnen blijven liggen. Uit de benchmark is gebleken dat we ook onder de formatie zitten. Financieel effect:
Exploitatiebudgetten 2023
2024
2025
2026
Lagere lasten Hogere lasten Coronaeffecten Investeringsbedrag*: € Uitbreiding formatie 1 fte = +/- € 70.000 24 uur
45.000
45.000
45.000
45.000
Hogere baten Lagere baten *Geef bij een investering zowel de hoogte van het investeringsbedrag aan als de kapitaallasten. 1
Voorgestelde dekking: (aanvinken)
Risico’s als voorstel niet wordt gehonoreerd:
Onderbouwing/achterliggende stukken in bijlage: (aanvinken)
O Extra Rijksmiddelen O Inzet van reserve: ………………………….. O Inwisselen oud beleid: …………………….. X anders, aanvraag in de directie, is geaccordeerd.
Dan is het niet mogelijk het college volledig te ondersteunen. Dat geeft een risico op niet of niet tijdig afhandelen van zaken. Daarnaast is er een risico op overbelasting van collega’s. O B&W-voorstel/besluit d.d. ………. O B&W memo dd. ………. X anders
2
2. Mutatieformulier begroting 2023 Onderwerp Team Datum Programma Portefeuillehouder
Verkiezingen Publiekszaken 25 april 2022 1 Politiek dichtbij Annemieke Vermeulen
Voorstel betreft: (aanvinken)
En heeft tot doel: (aanvinken)
O Nieuw beleid – wettelijk
O (extra) bezuinigingen
O Nieuw beleid – gewenst c.q. noodzakelijk
O extra inkomsten realiseren
X Overige: budgetaanpassing (bestaand beleid)
O investeren X extra uitgaven
Korte beschrijving voorstel: De Nederlandse Vereniging voor Burgerzaken (NVVB) en de Vereniging Nederlandse Gemeenten (VNG) hebben in januari 2022 beiden aangegeven positief te zijn over dit voorstel. Ze geven beiden aan dat de Wet niet eerder in moet gaan dan bij de verkiezingen voor de Provinciale Staten en de Waterschappen in maart 2023. Als het voorstel wordt aangenomen, zal dit leiden tot extra kosten voor de uitvoering van de verkiezingen. Om ervoor te zorgen dat we hierop voorbereid zijn, wordt nu al extra geld gevraagd voor de uitvoering van het vervroegd stemmen. Extra geld € 19.160,- voor de uitvoering van het vervroegd stemmen. Overzicht kosten: Huur locaties: € 2.000,-, Vergoeding leden gemeentelijk stembureau € 2.860,-, Vergoeding extra stembureauleden € 7.200,-, Beveiliging tellocatie en stembiljetten € 2.000,-, Huur vrachtwagen t.b.v. transport stembiljetten € 600,-, Inrichting Hanzehal als tellocatie incl. lunch € 600,-, Opbouw stemlokalen € 1.000,Extra licenties e-learning stembureauleden € 200,-, Extra stembiljetten € 450,-, Vergoeding ambtenaren 2 extra dagen € 1.300,-, Parkeerontheffingen voorzitters en personeel € 250,-, Catering stembureauleden ’s ochtends 2 dagen € 200,-, Extra pakketten drinken/versnaperingen € 500,-
Financieel effect:
Exploitatiebudgetten 2023
2024
2025
2026
€ 19.200,-
€ 19.200,-
€ 19.200,-
€ 19.200,-
Lagere lasten Hogere lasten Coronaeffecten Investeringsbedrag*: € Uitbreiding formatie Hogere baten Lagere baten 3
*Geef bij een investering zowel de hoogte van het investeringsbedrag aan als de kapitaallasten. Voorgestelde dekking: (aanvinken)
O Extra Rijksmiddelen O Inzet van reserve: ………………………….. O Inwisselen oud beleid: …………………….. O Anders: ten laste van het exploitatieresultaat…….
Risico’s als voorstel niet wordt gehonoreerd:
Als er geen extra geld beschikbaar wordt gesteld kan de gemeente niet voldoen aan de wettelijke verplichting vervroegd stemmen (mits deze wordt ingevoerd).
Onderbouwing/achterliggende stukken in bijlage: (aanvinken)
O B&W-voorstel/besluit d.d. ………. O B&W memo dd. ………. O anders, ……
4
3. Mutatieformulier begroting 2023 Onderwerp Team Datum Programma Portefeuillehouder
Vennootschapsbelasting Control 04-05-2022 6 Algemene Dekkingsmiddelen Eva Boswinkel
Voorstel betreft: (aanvinken)
En heeft tot doel: (aanvinken)
O Nieuw beleid – wettelijk
O (extra) bezuinigingen
O Nieuw beleid – gewenst c.q. noodzakelijk
O extra inkomsten realiseren
X Overige: budgetaanpassing (bestaand beleid)
O investeren X extra uitgaven
Korte beschrijving voorstel: Vanaf 2016 is de gemeente verplicht aangifte te doen voor de Vennootschapsbelasting. Voor de beginbalans 2016 hebben we nog geen overeenstemming met de Belastingdienst, maar met de kennis van nu moeten we vanaf 2020 belasting betalen daar zijn we in 2022 mee begonnen. Dit zal terugkomen in de Buraps maar de verwachting is nu dat dit structureel wordt dus vandaar dat we dit in de begrotingen willen opnemen. De bedragen zijn gebaseerd op de aangifte 2020, maar zijn wel geschatte gemiddelden.
Financieel effect:
Exploitatiebudgetten 2023
2024
2025
2026
24.000
24.000
24.000
24.000
Lagere lasten Hogere lasten Coronaeffecten Investeringsbedrag*: € Uitbreiding formatie Hogere baten Lagere baten *Geef bij een investering zowel de hoogte van het investeringsbedrag aan als de kapitaallasten. Voorgestelde dekking: (aanvinken)
O Extra Rijksmiddelen O Inzet van reserve: ………………………….. O Inwisselen oud beleid: …………………….. X Anders: ten laste van het exploitatieresultaat…….
5
Risico’s als voorstel niet wordt gehonoreerd:
Onderbouwing/achterliggende stukken in bijlage: (aanvinken)
O B&W-voorstel/besluit d.d. ………. O B&W memo dd. ………. O anders, ……
6
4. Mutatieformulier begroting 2023 Onderwerp Team Datum Programma Portefeuillehouder
Forensenbelasting Administratie 4 mei 2022 Algemene dekkingsmiddelen Eva Boswinkel
Voorstel betreft: (aanvinken)
En heeft tot doel: (aanvinken)
O Nieuw beleid – wettelijk
O (extra) bezuinigingen
O Nieuw beleid – gewenst c.q. noodzakelijk
O extra inkomsten realiseren
X Overige: budgetaanpassing (bestaand beleid)
O investeren O extra uitgaven
Korte beschrijving voorstel: De baten van de Forensenbelasting zijn voor 2023 geraamd op € 36.400. De werkelijke baten liggen echter structureel lager en kwamen in 2021 uit op € 11.200.
Financieel effect:
Exploitatiebudgetten 2023
2024
2025
2026
-€ 25.000
-€ 25.000
-€ 25.000
-€ 25.000
Lagere lasten Hogere lasten Coronaeffecten Investeringsbedrag*: € Uitbreiding formatie Hogere baten Lagere baten
*Geef bij een investering zowel de hoogte van het investeringsbedrag aan als de kapitaallasten. Voorgestelde dekking: (aanvinken)
O Extra Rijksmiddelen O Inzet van reserve: ………………………….. O Inwisselen oud beleid: …………………….. X Anders: ten laste van het exploitatieresultaat…….
7
Risico’s als voorstel niet wordt gehonoreerd:
Onderbouwing/achterliggende stukken in bijlage: (aanvinken)
Als het voorstel niet wordt gehonoreerd zullen de baten Forensenbelasting jaarlijks niet in evenwicht zijn met de begroting. O B&W-voorstel/besluit d.d. ………. O B&W memo dd. ………. O anders, ……
8
5. Mutatieformulier begroting 2023 Onderwerp Team Datum Programma Portefeuillehouder
Verzekeringen Administratie 04-05-2022 6 Algemene Dekkingsmiddelen Eva Boswinkel
Voorstel betreft: (aanvinken)
En heeft tot doel: (aanvinken)
O Nieuw beleid – wettelijk
O (extra) bezuinigingen
O Nieuw beleid – gewenst c.q. noodzakelijk
O extra inkomsten realiseren
X Overige: budgetaanpassing (bestaand beleid)
O investeren X extra uitgaven
Korte beschrijving voorstel: Er wordt een stijging van de premie verwacht van 10% (los van de inflatie) gezien de marktontwikkelingen in verzekeringsland.
Financieel effect:
Exploitatiebudgetten 2023
2024
2025
2026
62.000
62.000
62.000
62.000
Lagere lasten Hogere lasten Coronaeffecten Investeringsbedrag*: € Uitbreiding formatie Hogere baten Lagere baten *Geef bij een investering zowel de hoogte van het investeringsbedrag aan als de kapitaallasten. Voorgestelde dekking: (aanvinken)
O Extra Rijksmiddelen O Inzet van reserve: ………………………….. O Inwisselen oud beleid: …………………….. X Anders: ten laste van het exploitatieresultaat…….
9
Risico’s als voorstel niet wordt gehonoreerd:
Onderbouwing/achterliggende stukken in bijlage: (aanvinken)
O B&W-voorstel/besluit d.d. ………. O B&W memo dd. ………. O anders, ……
10
6. Mutatieformulier begroting 2023 Onderwerp Team Opsteller Datum Programma Portefeuillehouder
Versterking Subsidiebureau Administratie Arno van den Engel 04-05-2022 6 Algemene Dekkingsmiddelen Sjoerd Wannet
Voorstel betreft: (aanvinken)
En heeft tot doel: (aanvinken)
O Nieuw beleid – wettelijk
O (extra) bezuinigingen
O Nieuw beleid – gewenst c.q. noodzakelijk
O extra inkomsten realiseren
X Overige: budgetaanpassing (bestaand beleid)
O investeren X extra uitgaven
Korte beschrijving voorstel: Het subsidiebureau maakt deel uit van het domein Bedrijfsvoering en valt onder team Administratie. De bezetting is op dit moment minimaal en hierdoor kwetsbaar omdat het subsidiebureau naast verdere professionalisering ook de activiteiten verder wil uitbreiden zoals de ondersteuning bij en de verwerking van inkomende subsidies. Om dit te borgen is extra geld (€ 2.500 voor een abonnement op een subsidiedatabase) en capaciteit (0,8-1,0 fte) nodig, vandaar dus dit mutatievoorstel.
Financieel effect:
Exploitatiebudgetten 2023
2024
2025
2026
2.500
2.500
2.500
2.500
60.000
60.000
60.000
60.000
Lagere lasten Hogere lasten Coronaeffecten Investeringsbedrag*: € Uitbreiding formatie Hogere baten Lagere baten *Geef bij een investering zowel de hoogte van het investeringsbedrag aan als de kapitaallasten. Voorgestelde dekking: (aanvinken)
O Extra Rijksmiddelen O Inzet van reserve: ………………………….. 11
O Inwisselen oud beleid: …………………….. X Anders: ten laste van het exploitatieresultaat…….
Risico’s als voorstel niet wordt gehonoreerd:
Onderbouwing/achterliggende stukken in bijlage: (aanvinken)
O B&W-voorstel/besluit d.d. ………. O B&W memo dd. ………. O anders, ……
12
7. Mutatieformulier begroting 2023 Onderwerp Team Datum Programma Portefeuillehouder
Formatie HRM Bestuursondersteuning 3-5-2022 Bedrijfsvoering Annemieke Vermeulen
Voorstel betreft: (aanvinken)
En heeft tot doel: (aanvinken)
O Nieuw beleid – wettelijk
O (extra) bezuinigingen
O Nieuw beleid – gewenst c.q. noodzakelijk
O extra inkomsten realiseren
X Overige: budgetaanpassing
O investeren X extra uitgaven
Korte beschrijving voorstel: De vraag om HR-advies is groot. Er is extra behoefte aan begeleiding op verzuim, op advies en hulp in de verschillende domeinen. Met de huidige formatie is alleen de basis haalbaar. Er is geen ruimte voor extra begeleiding, voor projecten en langeretermijnvisie. Dat zorgt voor belasting bij de adviseurs en geeft teleurstelling bij de interne klanten. Met de arbeidsmarktproblematiek van nu, is goed werkgeverschap belangrijker dan ooit. Dan is de basis niet genoeg en is het van cruciaal belang om in te zetten op een sterke advieskracht op HR. Dit in het belang van onze medewerkers van nu en van de toekomst. Daarom een aanvraag voor een HR-adviseur, voor 32 uur.
Financieel effect:
Exploitatiebudgetten 2023
2024
2025
2026
Lagere lasten Hogere lasten Coronaeffecten Investeringsbedrag*: € Uitbreiding formatie
83.200
83.200
83.200
83.200
Hogere baten Lagere baten *Geef bij een investering zowel de hoogte van het investeringsbedrag aan als de kapitaallasten. Voorgestelde dekking: (aanvinken)
O Extra Rijksmiddelen O Inzet van reserve: ………………………….. O Inwisselen oud beleid: …………………….. X Anders: ten laste van de loonsom……. 13
Risico’s als voorstel niet wordt gehonoreerd:
Onderbouwing/achterliggende stukken in bijlage: (aanvinken)
Dan blijft alleen de basisdienstverlening aan de orde en is er geen ruimte voor extra advieskracht aan de domeinen. Risico is dat er dan te weinig HRondersteuning is terwijl dat wel gewenst en nodig is. Gaat ten koste van organisatiebelang en belang van medewerkers.. O B&W-voorstel/besluit d.d. ………. O B&W memo dd. ………. X anders.
14
8. Mutatieformulier begroting 2023 Onderwerp Team Datum Programma Portefeuillehouder
Tool “kostendekkendheid” tarieven Control 04-05-2022 6 Algemene dekkingsmiddelen Jasper Bloem
Voorstel betreft: (aanvinken)
En heeft tot doel: (aanvinken)
O Nieuw beleid – wettelijk
O (extra) bezuinigingen
O Nieuw beleid – gewenst c.q. noodzakelijk
O extra inkomsten realiseren
X Overige: budgetaanpassing (bestaand beleid)
O investeren X extra uitgaven
Korte beschrijving voorstel: Met de komst van de Omgevingswet wordt het (door)berekenen van kostendekkende tarieven steeds belangrijker. Hiervoor is een tool aangekocht welke in 2021 ten laste kon worden gebracht van het projectbudget Omgevingswet. Voor de komende jaren willen we deze structureel dekken in de begroting.
Financieel effect:
Exploitatiebudgetten 2023
2024
2025
2026
7.500
7.500
7.500
7.500
Lagere lasten Hogere lasten Coronaeffecten Investeringsbedrag*: € Uitbreiding formatie Hogere baten Lagere baten *Geef bij een investering zowel de hoogte van het investeringsbedrag aan als de kapitaallasten. Voorgestelde dekking: (aanvinken)
O Extra Rijksmiddelen O Inzet van reserve: ………………………….. O Inwisselen oud beleid: …………………….. X Anders: ten laste van het exploitatieresultaat…….
15
Risico’s als voorstel niet wordt gehonoreerd:
Onderbouwing/achterliggende stukken in bijlage: (aanvinken)
O B&W-voorstel/besluit d.d. ………. O B&W memo dd. ………. O anders, ……
16
9. Mutatieformulier begroting 2023 Onderwerp Team Datum Programma Portefeuillehouder
Jaarlijkse bijdrage Tribuut Administratie 4 mei 2022 Algemene dekkingsmiddelen Eva Boswinkel
Voorstel betreft: (aanvinken)
En heeft tot doel: (aanvinken)
O Nieuw beleid – wettelijk
O (extra) bezuinigingen
O Nieuw beleid – gewenst c.q. noodzakelijk
O extra inkomsten realiseren
X Overige: budgetaanpassing (bestaand beleid)
O investeren O extra uitgaven
Korte beschrijving voorstel: Volgens de meerjarenbegroting van Tribuut zal de gemeentelijke bijdrage jaarlijks dalen, wat leidt tot lagere lasten.
Financieel effect:
Lagere lasten
Exploitatiebudgetten 2023
2024
2025
2026
- € 44.500
-€ 66.800
-€ 74.800
-€ 51.800
Hogere lasten Coronaeffecten Investeringsbedrag*: € Uitbreiding formatie Hogere baten Lagere baten *Geef bij een investering zowel de hoogte van het investeringsbedrag aan als de kapitaallasten. Voorgestelde dekking: (aanvinken)
O Extra Rijksmiddelen O Inzet van reserve: ………………………….. O Inwisselen oud beleid: …………………….. O Anders: ten laste van het exploitatieresultaat…….
17
Risico’s als voorstel niet wordt gehonoreerd:
n.v.t.
Onderbouwing/achterliggende stukken in bijlage: (aanvinken)
O B&W-voorstel/besluit d.d. ………. O B&W memo dd. ………. O anders, ……
18
10. Mutatieformulier begroting 2023 Onderwerp Team Datum Programma Portefeuillehouder
Leges vermeerdering ID / Paspoorten en rijbewijzen Publiekszaken 4-5-2022 1 Politiek dichtbij Sjoerd Wannet
Voorstel betreft: (aanvinken)
En heeft tot doel: (aanvinken)
O Nieuw beleid – wettelijk
O (extra) bezuinigingen
O Nieuw beleid – gewenst c.q. noodzakelijk
O extra inkomsten realiseren
X Overige: budgetaanpassing (bestaand beleid)
O investeren O extra uitgaven
Korte beschrijving voorstel: Reisdocumenten zijn al geruime tijd 10 jaar geldig en kunnen om die reden vanaf 2024 verlengd worden. Hierdoor ontstaat er na een logischerwijs jarenlange daling dus voor het eerst sinds lange tijd een toename van het aantal aanvragen en dus ook hogere baten. Er is hier door ons al op gestuurd, daardoor zijn / lijken deze bedragen relatief “kleine baten” voor nu.
Financieel effect:
Exploitatiebudgetten 2023
2024
2025
2026
Lagere lasten Hogere lasten Coronaeffecten Investeringsbedrag*: € Uitbreiding formatie Hogere baten Lagere baten
13.000
22.000
90.000
-9.000
*Geef bij een investering zowel de hoogte van het investeringsbedrag aan als de kapitaallasten. Voorgestelde dekking: (aanvinken)
O Extra Rijksmiddelen O Inzet van reserve: ………………………….. O Inwisselen oud beleid: …………………….. O Anders: ten laste van het exploitatieresultaat…….
19
Risico’s als voorstel niet wordt gehonoreerd:
Onderbouwing/achterliggende stukken in bijlage: (aanvinken)
O B&W-voorstel/besluit d.d. ………. O B&W memo dd. ………. O anders, ……
20
11. Mutatieformulier noodzakelijke voorstellen begroting 2023-2026 Onderwerp Team Datum Programma Portefeuillehouder
Vervangen van Ipad’s I&A 3-05-2022 Bedrijfsvoering Sjoerd Wannet
Voorstel betreft: (aanvinken)
En heeft tot doel: (aanvinken)
O Nieuw beleid – wettelijk
O (extra) bezuinigingen
O Nieuw beleid – gewenst c.q. noodzakelijk
O extra inkomsten realiseren
x Overige: budgetaanpassing (bestaand beleid)
O investeren x extra uitgaven
Korte beschrijving voorstel: Met de komst van de laptops is de keuze gemaakt om het aantal iPad’s dat gebruikt wordt sterk te reduceren naar ongeveer 60. De iPad’s zijn vooral in gebruik bij de medewerkers in de buitendienst en die op huisbezoek gaan. Ze gebruiken de iPad naast een laptop. In 2023 vervangen wij een deel van de huidige iPad’s die nog in omloop zijn en vervangen moeten worden, omdat deze dan 5 jaar oud zijn. Na 5 jaar worden deze niet meer ondersteund met (beveiligings)updates. Financieel effect:
Exploitatiebudgetten 2023
2024
2025
2026
Lagere lasten Hogere lasten Investeringsbedrag*: €
25.000
Uitbreiding formatie Hogere baten Lagere baten *Geef bij een investering zowel de hoogte van het investeringsbedrag aan als de kapitaallasten. Voorgestelde dekking: (aanvinken)
O Extra Rijksmiddelen X Inzet van reserve: Kantoorautomatisering a € 25.000 O Inwisselen oud beleid: …………………….. O Anders: ten laste van het exploitatieresultaat…….
21
Risico’s als voorstel niet wordt gehonoreerd:
Er ontstaat vanaf 2023 ontstaat een risico dat de huidige iPad’s niet meer van (beveiligings-)updates worden voorzien omdat deze verouderd zijn. Dit brengt een risico met zich mee op het gebied van informatieveiligheid
Onderbouwing/achterliggende stukken in bijlage: (aanvinken)
O B&W-voorstel/besluit d.d. ………. O B&W memo dd. ………. O anders, ……
22
12. Mutatieformulier noodzakelijke voorstellen begroting 2023-2026 Onderwerp Team Datum Programma Portefeuillehouder
Mobiele telefoons I&A 7-7-2022 Bedrijfsvoering Sjoerd Wannet
Voorstel betreft: (aanvinken)
En heeft tot doel: (aanvinken)
O Nieuw beleid – wettelijk
O (extra) bezuinigingen
O Nieuw beleid – gewenst c.q. noodzakelijk
O extra inkomsten realiseren
X Overige: budgetaanpassing (bestaand beleid)
X investeren O extra uitgaven
Korte beschrijving voorstel: In 2023 en 2024 vervangen wij de huidige in omloop zijnde mobiele telefoons. Deze zijn aan vervanging toe, de technische levensduur en de ondersteuning voor (beveiligde) updates loopt na 3 jaar op zijn eind. Het voorstel is om over te stappen op kwalitatief goede telefoons. Waarbij het uitgangspunt is dat deze telefoons veilig (dus blijvend voorzien van updates gedurende de levensduur) en gebruiks- en beheervriendelijk moeten zijn. Als voorbeeld: een iPhone SE kost ongeveer € 500. De telefoons hoeven niet direct geheel in 2023 vervangen te worden, de investering kan verdeeld worden over 2 jaar.
Financieel effect:
Exploitatiebudgetten 2023
2024
€ 150.000
€150.000
2025
2026
Lagere lasten Hogere lasten Investeringsbedrag*: € 300.000 Uitbreiding formatie Hogere baten Lagere baten *Geef bij een investering zowel de hoogte van het investeringsbedrag aan als de kapitaallasten. Voorgestelde dekking: (aanvinken)
O Extra Rijksmiddelen X Inzet van reserve: Kantoorautomatisering a € 300.000 O Inwisselen oud beleid: …………………….. O Anders: ten laste van het exploitatieresultaat…….
23
Risico’s als voorstel niet wordt gehonoreerd:
Er ontstaat vanaf 2023 een risico dat de huidige mobiele telefoons niet meer van (beveiligings)updates worden voorzien omdat deze verouderd zijn. Dit brengt een risico met zich mee op gebied van informatieveiligheid
Onderbouwing/achterliggende stukken in bijlage: (aanvinken)
O B&W-voorstel/besluit d.d. ………. O B&W memo dd. ………. O anders, ……
24
13. Mutatieformulier noodzakelijke voorstellen begroting 2023-2026 Onderwerp Team Datum Programma Portefeuillehouder
Informatieveiligheid Control / I&A 7-7-2022 Bedrijfsvoering Sjoerd Wannet
Voorstel betreft: (aanvinken)
En heeft tot doel: (aanvinken)
X Nieuw beleid – wettelijk
O (extra) bezuinigingen
O Nieuw beleid – gewenst c.q. noodzakelijk
O extra inkomsten realiseren
O Overige: budgetaanpassing (bestaand beleid)
O investeren X extra uitgaven
Korte beschrijving voorstel: Vanuit de Baseline Informatiebeveiliging Overheid, het basisnormenkader voor informatiebeveiliging voor de overheid is het noodzakelijke om jaarlijks penetratietesten op onze ICT-systemen te laten uitvoeren. Een pentest is een jaarlijks terugkomende test op de technische oplossingen die de gemeente inzet bij de uitvoering van de wettelijke verplichtingen. Er wordt onderscheid gemaakt tussen een interne en externe pentest. Tot nu toe worden pentesten slechts sporadisch uitgevoerd en dan ook nog alleen extern (de risico’s worden van buitenaf onderzocht). De verplichting uit de BIO is om dit minimaal jaarlijks uit te voeren, zowel intern als extern. De meerkosten voor het uitvoeren van de extra pentesten bedragen € 25.000 ten opzichte van het huidige budget. Financieel effect:
Exploitatiebudgetten 2023
2024
2025
€25.000
€25.000
€25.000
2026
Lagere lasten Hogere lasten Investeringsbedrag*: €
€25.000
Uitbreiding formatie Hogere baten Lagere baten *Geef bij een investering zowel de hoogte van het investeringsbedrag aan als de kapitaallasten. Voorgestelde dekking: (aanvinken)
O Extra Rijksmiddelen O Inzet van reserve: ………………………….. O Inwisselen oud beleid: …………………….. x Anders: ten laste van het exploitatieresultaat…….
25
Risico’s als voorstel niet wordt gehonoreerd:
Als we niet aan de wettelijke verplichtingen van de BIO voldoen, lopen we het risico op grote beveiligingsincidenten, die zowel qua financiën als qua imagoschade zeer grote nadelen opleveren.
Onderbouwing/achterliggende stukken in bijlage: (aanvinken)
O B&W-voorstel/besluit d.d. ………. O B&W memo dd. ………. O anders, ……
26
14. Mutatieformulier noodzakelijke voorstellen begroting 2023-2026 Onderwerp Team Datum Programma Portefeuillehouder
Autorisatiemanagement I&A 20-07-2022 Bedrijfsvoering Sjoerd Wannet
Voorstel betreft: (aanvinken)
En heeft tot doel: (aanvinken)
O Nieuw beleid – wettelijk
O (extra) bezuinigingen
O Nieuw beleid – gewenst c.q. noodzakelijk
O extra inkomsten realiseren
x Overige: budgetaanpassing (bestaand beleid)
x investeren x extra uitgaven
Korte beschrijving voorstel: In 2023 zetten wij verder in op autorisatiemanagement (toekennen rollen/rechten op ICT-systemen) om daarmee de complexiteit en kwetsbaarheid van gemeentelijke systemen beter te kunnen beheersen. Met verbetering op Identity en Access Management (IAM of IdM) management voldoen we onder andere aan vereisten van de ENSIA-audits. Daarnaast levert correct autorisatiemanagement veel tijd op door stroomlijning van het proces. Om dit te ontwikkelen is de inzet van team HRM essentieel. Uitgangspunt bij deze investering is Role based access control (RBAC) en de implementatie van Identity and Autorisation Management (IAM). Randvoorwaardelijk voor deze werkzaamheden is de inzet van: CISO Strategisch IM HRM Gezamenlijk voor 1 FTE.
Financieel effect:
Exploitatiebudgetten 2023
2024
2025
2026
Lagere lasten Hogere lasten
10.000
Investeringsbedrag*: €
25.000
10.000
10.000
10.000
Uitbreiding formatie Hogere baten Lagere baten *Geef bij een investering zowel de hoogte van het investeringsbedrag aan als de kapitaallasten.
27
Voorgestelde dekking: (aanvinken)
Risico’s als voorstel niet wordt gehonoreerd:
Onderbouwing/achterliggende stukken in bijlage: (aanvinken)
O Extra Rijksmiddelen x Inzet van reserve: ………………………….. O Inwisselen oud beleid: …………………….. O Anders: ten laste van het exploitatieresultaat…….
Als we niet aan de wettelijke verplichtingen van de BIO voldoen, lopen we het risico op grote beveiligingsincidenten, die zowel qua financiën als qua imagoschade zeer grote nadelen op leveren. O B&W-voorstel/besluit d.d. ………. O B&W memo dd. ………. O anders, ……
28
15. Mutatieformulier noodzakelijke voorstellen begroting 2023-2026 Onderwerp Team Datum Programma Portefeuillehouder
Veiligstellen van de bestanden I&A 2-5-2022 Bedrijfsvoering Sjoerd Wannet
Voorstel betreft: (aanvinken)
En heeft tot doel: (aanvinken)
O Nieuw beleid – wettelijk
O (extra) bezuinigingen
O Nieuw beleid – gewenst c.q. noodzakelijk
O extra inkomsten realiseren
X Overige: budgetaanpassing (bestaand beleid)
O investeren X extra uitgaven
Korte beschrijving voorstel: Om de continuïteit van onze systemen te kunnen waarborgen en in geval van nood e.e.a. te kunnen herstellen wordt een back-up-oplossing gebruikt. In 2023 is uitbreiding van de back-up nodig in verband met het groeiend aantal computerbestanden. Deze uitbreiding wordt door aanschaf van extra hardware gedaan.
Financieel effect:
Exploitatiebudgetten 2023
2024
2025
2026
Lagere lasten Hogere lasten Investeringsbedrag*: €
25.000
Uitbreiding formatie Hogere baten Lagere baten *Geef bij een investering zowel de hoogte van het investeringsbedrag aan als de kapitaallasten. Voorgestelde dekking: (aanvinken)
O Extra Rijksmiddelen x Inzet van reserve: Kantoorautomatisering O Inwisselen oud beleid: …………………….. O Anders: ten laste van het exploitatieresultaat…….
29
Risico’s als voorstel niet wordt gehonoreerd:
Verlies van bestanden door ontbreken van back-up
Onderbouwing/achterliggende stukken in bijlage: (aanvinken)
O B&W-voorstel/besluit d.d. ………. O B&W memo dd. ………. O anders, ……
30
16. Mutatieformulier noodzakelijke voorstellen begroting 2023-2026 Onderwerp Team Datum Programma Portefeuillehouder
Doorontwikkeling zaakgericht werken Informatisering & Automatisering 03-05-2022 Bedrijfsvoering Sjoerd Wannet
Voorstel betreft: (aanvinken)
En heeft tot doel: (aanvinken)
O Nieuw beleid – wettelijk
O (extra) bezuinigingen
O Nieuw beleid – gewenst c.q. noodzakelijk
O extra inkomsten realiseren
x Overige: budgetaanpassing (bestaand beleid)
O investeren x extra uitgaven
Korte beschrijving voorstel: In Zutphen werken we zaakgericht, met de komst van een nieuw zaaksysteem vorig jaar heeft dit een nieuwe impuls gekregen. Doorontwikkeling van zaakgericht werken is voor verbetering naar een efficiënte en eenvoudigere digitale dienstverlening noodzakelijk. In 2023 realiseren we: Een verbetering in webformulieren voor onze inwoners en bedrijven Een persoonlijke internetpagina c.q. een klantportaal. Daarnaast zetten we in op koppelingen met backofficepakketten voor betere uitwisseling van informatie en eenmalig vastleggen van gegevens maar meervoudig kunnen gebruiken. Implementatie van een sjabloongenerator om zo te kunnen zorgdragen voor eenduidige huisstijl.
Financieel effect:
Exploitatiebudgetten 2023
2024
2025
2026
Lagere lasten Hogere lasten
€50.000
30.000
30.000
30.000
Investeringsbedrag*: € Uitbreiding formatie Hogere baten Lagere baten 31
*Geef bij een investering zowel de hoogte van het investeringsbedrag aan als de kapitaallasten. Voorgestelde dekking: (aanvinken)
Risico’s als voorstel niet wordt gehonoreerd:
Onderbouwing/achterliggende stukken in bijlage: (aanvinken)
O Extra Rijksmiddelen O Inzet van reserve: ………………………….. O Inwisselen oud beleid: …………………….. x Anders: ten laste van het exploitatieresultaat…….
Stagnatie in doorontwikkeling van zaakgericht werken en daarbij op termijn verminderde digitale dienstverlening O B&W-voorstel/besluit d.d. ………. O B&W memo dd. ………. O anders, ……
32
17. Mutatieformulier noodzakelijke voorstellen begroting 2023-2026 Onderwerp Team Datum Programma Portefeuillehouder
Transparant Zutphen – WEP I&A 26-04-2022 Bestuur/Bedrijfsvoering Sjoerd Wannet
Voorstel betreft: (aanvinken)
En heeft tot doel: (aanvinken)
X Nieuw beleid – wettelijk
O (extra) bezuinigingen
O Nieuw beleid – gewenst c.q. noodzakelijk
O extra inkomsten realiseren
O Overige: budgetaanpassing (bestaand beleid)
O investeren X extra uitgaven
Korte beschrijving voorstel: In het programma Transparant Zutphen voeren we onder andere de invoering van de Wet elektronische publicaties (WEP) uit. Ten behoeve van de invoering heeft de gemeente een (digitaal) portaal nodig om de verplichte publicaties goed en veilig te publiceren in de landelijke voorziening. De gemeente heeft ervoor gekozen om de landelijke diensten van KOOP te gaan gebruiken. Naast de (hosting)kosten voor PLOOI (module), zullen er ook kosten gemaakt worden voor de aansluiting van verschillende backofficesystemen op PLOOI. Financieel effect:
Exploitatiebudgetten 2023
2024
2025
2026
Lagere lasten Hogere lasten
55.000
10.000
10.000
10.000
Investeringsbedrag*: € Uitbreiding formatie Hogere baten Lagere baten *Geef bij een investering zowel de hoogte van het investeringsbedrag aan als de kapitaallasten. Voorgestelde dekking: (aanvinken)
O Extra Rijksmiddelen O Inzet van reserve: ………………………….. O Inwisselen oud beleid: …………………….. x Anders: ten laste van het exploitatieresultaat…….
33
Risico’s als voorstel niet wordt gehonoreerd:
Niet voldoen aan wetgeving, inclusief mogelijke imagoschade
Onderbouwing/achterliggende stukken in bijlage: (aanvinken)
O B&W-voorstel/besluit d.d. ………. O B&W memo dd. ………. O anders, ……
34
18. Mutatieformulier noodzakelijke voorstellen begroting 2023-2026 Onderwerp Team Datum Programma Portefeuillehouder
Transparant Zutphen – WMEBV I&A 26-04-2022 Politiek Dichtbij / Bedrijfsvoering Sjoerd Wannet
Voorstel betreft: (aanvinken)
En heeft tot doel: (aanvinken)
X Nieuw beleid – wettelijk
O (extra) bezuinigingen
O Nieuw beleid – gewenst c.q. noodzakelijk
O extra inkomsten realiseren
O Overige: budgetaanpassing (bestaand beleid)
O investeren X extra uitgaven
Korte beschrijving voorstel: In het programma Transparant Zutphen voeren we onder andere de invoering van de Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (WMEBV) uit. Dit geeft inwoners en bedrijven het recht om alle officiële berichten van en naar de gemeente digitaal te verzenden. Dit houdt in dat alle officiële berichten van een veilige aanvraag en verzendmethode moeten worden voorzien. Momenteel hebben wij dat in Zutphen slechts voor een deel van onze producten en diensten. Gezien de complexiteit van de gemeentelijke ICT-omgeving (architectuur), worden een aantal koppelingen voorzien ten behoeve van kernapplicaties in onze organisatie.
Financieel effect:
Exploitatiebudgetten 2023
2024
2025
2026
Lagere lasten Hogere lasten
15000
15000
15000
15000
Investeringsbedrag*: € 75.000 Uitbreiding formatie Hogere baten Lagere baten *Geef bij een investering zowel de hoogte van het investeringsbedrag aan als de kapitaallasten. Voorgestelde dekking: (aanvinken)
x Extra Rijksmiddelen X Inzet van reserve: ………………………….. O Inwisselen oud beleid: …………………….. O Anders: ten laste van het exploitatieresultaat……. NB ten tijde van dit voorstel (mei 2022) ligt er een verzoek van de VNG voor een geleidelijke invoering en een structurele vergoeding voor te maken kosten bij Binnenlandse Zaken. 35
Risico’s als voorstel niet wordt gehonoreerd:
We voldoen niet aan vastgestelde wetgeving, inclusief mogelijke imagoschade
Onderbouwing/achterliggende stukken in bijlage: (aanvinken)
O B&W-voorstel/besluit d.d. ………. O B&W memo dd. ………. O anders, ……
36
19. Mutatieformulier noodzakelijke voorstellen begroting 2023-2026 Onderwerp Team Datum Programma Portefeuillehouder
Implementatie Office 365 I&A 20-7-2022 Bedrijfsvoering Sjoerd Wannet
Voorstel betreft: (aanvinken)
En heeft tot doel: (aanvinken)
O Nieuw beleid – wettelijk
O (extra) bezuinigingen
O Nieuw beleid – gewenst c.q. noodzakelijk
O extra inkomsten realiseren
x Overige: budgetaanpassing (bestaand beleid)
O investeren x extra uitgaven
Korte beschrijving voorstel: In 2022 loopt het eind 2020 uitgebreide contract (Teams) met Microsoft af. Onze contractvorm E1 (lokaal geïnstalleerd) moet dan veranderen naar E3 (Cloud). Dit leidt tot een kostenverhoging, deze kosten zijn reeds voorzien. Met de komst van de E3-licenties komt Office 365, inclusief Teams beschikbaar. De werkwijze voor gebruikers met Office365 is wezenlijk anders dan voorheen. Office 365 is veel meer gericht op digitaal samenwerken. Dit sluit goed aan bij de steeds meer hybride (thuis/kantoor) vorm van werken. Eigenlijk zou je Office 365 kunnen zien als een gereedschapskist met veel verschillende gereedschappen. Met deze gereedschappen stelt Microsoft iedereen in staat om zijn werk uit te voeren en samen te kunnen werken. Maar daar zit ‘m ook vaak de uitdaging. Want wat zijn al die verschillende gereedschappen en wat kan ik er mee? Hiervoor is kennis en kunde nodig om deze implementatie in goede banen te leiden wat past bij een moderne en flexibele werkgever.
Financieel effect:
Exploitatiebudgetten 2023
2024
2025
2026
Lagere lasten Hogere lasten
65.000
Investeringsbedrag*: € Uitbreiding formatie Hogere baten Lagere baten *Geef bij een investering zowel de hoogte van het investeringsbedrag aan als de kapitaallasten.
37
Voorgestelde dekking: (aanvinken)
Risico’s als voorstel niet wordt gehonoreerd:
Onderbouwing/achterliggende stukken in bijlage: (aanvinken)
O Extra Rijksmiddelen O Inzet van reserve: ………………………….. O Inwisselen oud beleid: …………………….. x Anders: ten laste van het exploitatieresultaat…….
Bij onvolledige implementatie ontstaat mogelijk weerstand tegen gebruik van de applicatie of oneigenlijk gebruik waardoor e.e.a. onbeheersbaar wordt O B&W-voorstel/besluit d.d. ………. O B&W memo dd. ………. O anders, ……
38
20. Mutatieformulier noodzakelijke voorstellen begroting 2023-2026 Onderwerp Team Datum Programma Portefeuillehouder
Wet Open Overheid DIB 1 juni 2022 1 Politiek Dichtbij Sjoerd Wannet
Voorstel betreft: (aanvinken)
En heeft tot doel: (aanvinken)
X Nieuw beleid – wettelijk
O (extra) bezuinigingen
O Nieuw beleid – gewenst c.q. noodzakelijk
O extra inkomsten realiseren
O Overige: budgetaanpassing (bestaand beleid)
O investeren O extra uitgaven
Korte beschrijving voorstel: In de Meicirculaire van 2021 is een bedrag opgenomen voor het invoeren van de Wet Open Overheid (WOO). Het bedrag bestaat uit een structureel deel (oplopend tot € 107.000) en een incidenteel deel (oplopend tot 2026 tot € 73.000). Per 1 mei 2022 moet elke gemeente een WOO-coördinator benoemen. Per 1 juni 2022 is er bij team DIB een WOO-coördinator benoemd. Naast kosten voor de WOO-coördinator zijn er kosten voor licenties, gebruik en onderhoud van systemen. Bijvoorbeeld de verplichte aansluiting op het Platform Open Overheidsinformatie (PLOOI). Er worden incidentele kosten gemaakt voor het inventariseren, aanpassen en inrichten van processen voor onder andere actieve openbaarmaking. Daarnaast zijn er kosten voor automatisering, waaronder bedrijfsapplicaties, metadata, documentsjablonen aanpassen en anonimiseringssoftware. Ook worden er kosten gemaakt voor opleiding, communicatie en het inhuren van expertise en menskracht.
Financieel effect:
Exploitatiebudgetten 2023
2024
2025
2026
102.000,-
117.000,-
135.000,-
62.000,-
43.000,-
45.000,-
45.000,-
45.000,-
Lagere lasten Hogere lasten Investeringsbedrag*: € Uitbreiding formatie Hogere baten Lagere baten *Geef bij een investering zowel de hoogte van het investeringsbedrag aan als de kapitaallasten. Voorgestelde dekking: (aanvinken)
X Extra Rijksmiddelen, aangemerkt in de voorjaarsnota 2021 O Inzet van reserve: ………………………….. 39
O Inwisselen oud beleid: …………………….. O Anders: ten laste van het exploitatieresultaat…….
Risico’s als voorstel niet wordt gehonoreerd:
Onderbouwing/achterliggende stukken in bijlage: (aanvinken)
O B&W-voorstel/besluit d.d. ………. O B&W memo dd. ………. O anders, ……
40
21. Mutatieformulier begroting 2023 Onderwerp Team Datum Programma Portefeuillehouder
Bijdrage VNG en fonds GGU Bestuursondersteuning 14 juni 2022 1 (Bestuur) Annemieke Vermeulen
Voorstel betreft: (aanvinken)
En heeft tot doel: (aanvinken)
O Nieuw beleid – wettelijk
O (extra) bezuinigingen
O Nieuw beleid – gewenst c.q. noodzakelijk
O extra inkomsten realiseren
X Overige: budgetaanpassing (bestaand beleid)
O investeren X extra uitgaven
Korte beschrijving voorstel: Dit betreft de contributieverhoging van de VNG en de bijdrage aan het fonds Gezamenlijke Gemeentelijke Uitvoering (GGU) van de VNG. De voorgestelde bijdrage voor 2023 is hoger dan de door de gemeente gehanteerde indexatie waardoor een tekort ontstaat als de bijdrage in de begroting niet aangepast wordt. Het gaat om een bedrag van € 8.000 voor het fonds GGU en € 2.000 voor het lidmaatschap van de VNG.
Financieel effect:
Exploitatiebudgetten 2023
2024
2025
2026
€ 10.000
€ 10.000
€ 10.000
€ 10.000
Lagere lasten Hogere lasten Coronaeffecten Investeringsbedrag*: € Uitbreiding formatie Hogere baten Lagere baten *Geef bij een investering zowel de hoogte van het investeringsbedrag aan als de kapitaallasten. Voorgestelde dekking: (aanvinken)
O Extra Rijksmiddelen O Inzet van reserve: ………………………….. O Inwisselen oud beleid: …………………….. O Anders: ten laste van het exploitatieresultaat……. 41
Risico’s als voorstel niet wordt gehonoreerd:
Als het voorstel niet gehonoreerd wordt ontstat een budgetoverschrijding op de posten lidmaatschap VNG en bijdrage fonds GGU.
Onderbouwing/achterliggende stukken in bijlage: (aanvinken)
O B&W-voorstel/besluit d.d. ………. O B&W memo dd. ………. X anders, contributievoorstel VNG en Kadernota 2023 VNG
42
22. Mutatieformulier begroting 2023 Onderwerp Team Datum Programma Portefeuillehouder
Uitgaven voor gas en elektra eigen panden Vastgoed/Control 29/08/2022 Programma 2: Wonen en Leefbaarheid R. Verschure
Voorstel betreft: (aanvinken)
En heeft tot doel: (aanvinken)
O Nieuw beleid – wettelijk
O (extra) bezuinigingen
O Nieuw beleid – gewenst c.q. noodzakelijk
O extra inkomsten realiseren
X Overige: budgetaanpassing (bestaand beleid)
O investeren X extra uitgaven
Korte beschrijving voorstel: Door het verbreken van het contract met gasleverancier Gazprom is een nieuw contract afgesloten met Vattenfall. Dit leidt tot fors hogere uitgaven voor de gemeente waarvoor nu geen ruimte is in de begroting. De verwachting is dat het jaar 2023 een piekjaar is m.b.t. de prijzen. Vanaf 2024 wordt een lagere energieprijs verwacht maar nog altijd beduidend hoger dan voor de Oekraïne oorlog. Daarom wordt er voor 2023 een hogere uitgavenpost geraamd van €1.000.000 en voor de jaren daarna jaarlijks €500.000. In 2023 wordt een bedrag van €500.000 onttrokken aan de Algemene Reserve vanwege het incidentele karakter van de prijsstijging in 2023.
Financieel effect:
Exploitatiebudgetten 2023
2024
2025
2026
€500.000
€500.000
€500.000
Lagere lasten Hogere lasten
€1.000.000
Coronaeffecten Investeringsbedrag*: € Uitbreiding formatie Hogere baten Lagere baten *Geef bij een investering zowel de hoogte van het investeringsbedrag aan als de kapitaallasten. Voorgestelde dekking: (aanvinken)
O Extra Rijksmiddelen X Inzet van reserve:€500.000Algemene Reserve… 2023……………….. O Inwisselen oud beleid: …………………….. X Anders: ten laste van het exploitatieresultaat……. 43
Risico’s als voorstel niet wordt gehonoreerd:
Onderbouwing/achterliggende stukken in bijlage: (aanvinken)
O B&W-voorstel/besluit d.d. ………. O B&W memo dd. ……….
44
23. Mutatieformulier begroting 2023 Onderwerp Team Datum Programma Portefeuillehouder
Raadscommunicatie Griffie 9 mei 2022 Politiek dichtbij Werkgeverscommissie Griffie
Voorstel betreft: (aanvinken)
En heeft tot doel: (aanvinken)
O Nieuw beleid – wettelijk
O (extra) bezuinigingen
X Nieuw beleid – gewenst
O extra inkomsten realiseren
O Overige: budgetaanpassing (bestaand beleid)
O investeren O extra uitgaven
Korte beschrijving voorstel: De griffier schat na overleg met de afdeling communicatie in dat de interne communicatie met gemiddeld 12 uur per week zal moeten worden opgehoogd op functieschaal 10 (op jaarbasis structureel €28.800). Daarnaast heeft de griffier de globale externe kosten in beeld gebracht1. Deze bedragen 61.500 in jaarschijf 2023. De totale kosten van het voorstel bedragen dan ongeveer €90.000 euro2 in jaarschijf 2023. Dit is opgebouwd uit de elementen incidentele productiekosten, profielen raadsleden, voor en nabeschouwing raadsvergaderingen en een politiek café. In de jaarschijven 2024 e.v. komt de jaarlijkse investering te liggen op €39.500 (Dit is minus incidentele productiekosten en profielen raadsleden): Voor- en nabeschouwingen raadvergaderingen en politiek café.
Financieel effect:
Exploitatiebudgetten 2023
2024
2025
2026
Lagere lasten Hogere lasten Coronaeffecten Investeringsbedrag*: €
61.500
39.500
39.500
39.500
Uitbreiding formatie
28.800
28.800
28.800
28.800
Hogere baten Lagere baten
1
Hiervoor ligt een offerte ter inzage voor de raads- en commissieleden.
2
Om het te vergelijken: dit komt pakweg overeen met totale kosten van 1 fte in schaal 10 (circa € 86.400).
45
*Geef bij een investering zowel de hoogte van het investeringsbedrag aan als de kapitaallasten. Voorgestelde dekking: (aanvinken)
O Extra Rijksmiddelen O Inzet van reserve: ………………………….. O Inwisselen oud beleid: …………………….. X: ten laste van het exploitatieresultaat 2023 €90.300 euro en €68.300 voor de verdere jaren.
Risico’s als voorstel niet wordt gehonoreerd:
Onderbouwing/achterliggende stukken in bijlage: (aanvinken)
O B&W-voorstel/besluit d.d. ………. O B&W memo dd. ………. O Besluitvorming werkgeverscommissie “inovatieve raadscommunicatie”
46
24. Mutatieformulier begroting 2023 Onderwerp Team Datum Programma Portefeuillehouder
Aanvraag budget voor een kennissysteem KCC Publiekszaken 26-04-2022 Bedrijfsvoering Sjoerd Wannet
Voorstel betreft: (aanvinken)
En heeft tot doel: (aanvinken)
O Nieuw beleid – wettelijk
O (extra) bezuinigingen
X Nieuw beleid – gewenst c.q. noodzakelijk
O extra inkomsten realiseren
O Overige: budgetaanpassing (bestaand beleid)
X investeren O extra uitgaven
Korte beschrijving voorstel: Het KCC kan efficiënter werken met een volwaardig kennissysteem, dat heet een AntwoordPortaal. Hierdoor wordt het juist doorverbinden beter en de kwaliteit van de gegeven informatie aan de inwoner stijgt. Daarnaast is het van belang om te kunnen rapporteren en te kunnen meten, om het werk voor onze inwoners te verbeteren en het KCC verder te professionaliseren. Door de aanschaf van het nieuwe zaaksysteem is het KCC het AntwoordPortaal kwijt en het nieuwe zaaksysteem hiervoor gebruiken is geen optie. Op dit moment is er geen dekking voor een dergelijk systeem. Het antwoordportaal is logisch binnen het ICT budget, daar liggen de langlopende contracten op beheer van systemen. Ook moet er rekening gehouden worden met inhuur. Een kennisbank moet gevuld worden, dat kan een redacteur doen, die we inhuren. De kosten daarvoor zijn eenmalig 28.800 ( 10 weken, fulltime, uurtarief 80 euro ex btw)
Financieel effect:
Exploitatiebudgetten 2023
2024
2025
2026
Lagere lasten Hogere lasten
X 10.000
X 10.000
X 10.000
Coronaeffecten Investeringsbedrag*: € 15.000 bij IenA 28.800 inhuur personeel
X 43.800
Uitbreiding formatie 47
Hogere baten Lagere baten *Geef bij een investering zowel de hoogte van het investeringsbedrag aan als de kapitaallasten. Voorgestelde dekking: (aanvinken)
O Extra Rijksmiddelen O Inzet van reserve: ………………………….. O Inwisselen oud beleid: …………………….. O Anders: ten laste van het exploitatieresultaat…….
Risico’s als voorstel niet wordt gehonoreerd:
Onderbouwing/achterliggende stukken in bijlage: (aanvinken)
O B&W-voorstel/besluit d.d. ………. O B&W memo dd. ………. O anders, ……
48
25. Mutatieformulier begroting 2023 Onderwerp Team Datum Programma Portefeuillehouder
Vervanging Klantgeleidings- / afspraken-systeem Qmatic door JCC Publiekszaken 03-05-2022 Bedrijfsvoering Sjoerd Wannet
Voorstel betreft: (aanvinken)
En heeft tot doel: (aanvinken)
O Nieuw beleid – wettelijk
O (extra) bezuinigingen
O Nieuw beleid – gewenst c.q. noodzakelijk
O extra inkomsten realiseren
X Overige: budgetaanpassing (bestaand beleid)
O investeren O extra uitgaven
Korte beschrijving voorstel: Op dit moment kunnen (online) afspraken gemaakt worden in Qmatic, ook wordt de klantgeleiding in het stadhuis ( aanmelden, wachten, oproepen klant aan de balie) verzorgt door Qmatic. We willen graag over gaan op de applicatie die JCC voor deze processen ontwikkeld heeft. Redenen hiervoor zijn: JCC levert bijna uitsluitend aan gemeenten in Nederland. Dit is een meerwaarde omdat we bij Qmatic de gevolgen ervaren van een groei tot een wereld wijde leverancier met voornamelijk retail klanten. Ondersteuning voor updates en bereikbaarheid van de helpdesk zijn minder makkelijk geworden en kosten veel inzet/energie. De software wordt aangeboden als SAAS oplossing. Op dit moment wordt Qmatic in huis gehost. De overgang naar de SAAS past in het beleid om meer applicaties naar ‘de cloud’ te brengen. JCC weet welke systemen gebruikt worden in een gemeente en ontwikkeld ook meerwaarde hiervoor. Zo heeft JCC een integratie met i-Burgerzaken beschikbaar die ervoor zorgt dat een klant in 1 online aanvraag zowel een product aanvraagt èn de bijbehorende afspraak kan maken. Op dit moment staan enkele formulieren uit omdat het voor de aanvrager niet altijd logisch is om naast de online aanvraag ook een afspraak te maken. JCC is als leverancier al jaren in huis. JCC-betalen wordt gebruikt aan de balies voor alle betalingen.
Hierbij is JCC een betrouwbare leverancier gebleken. Het onderdeel ‘Afspraak’ maken is veel rijker en meer uitgewerkt dan in Qmatic. Het idee is om dit onderdeel in te zetten voor bijvoorbeeld een zakelijke afspraak met externen. Deze manier van werken kan ook een beter inzicht in de aanwezige bezoekers in het gebouw opleveren. De jaarlijkse exploitatie kosten van Qmatic / JCC zijn nagenoeg gelijk. Het aangevraagde budget betreffen de eenmalige projectkosten en de aanschaf van een nieuwe aanmeldzuil.
Financieel effect:
Exploitatiebudgetten 2023
2024
2025
2026
49
Lagere lasten Hogere lasten
€ 17.500
Coronaeffecten Investeringsbedrag*: € Uitbreiding formatie Hogere baten Lagere baten *Geef bij een investering zowel de hoogte van het investeringsbedrag aan als de kapitaallasten. Voorgestelde dekking: (aanvinken)
O Extra Rijksmiddelen O Inzet van reserve: ………………………….. O Inwisselen oud beleid: …………………….. O Anders: ten laste van het exploitatieresultaat…….
Risico’s als voorstel niet wordt gehonoreerd:
Onderbouwing/achterliggende stukken in bijlage: (aanvinken)
O B&W-voorstel/besluit d.d. ………. O B&W memo dd. ………. O anders, ……
50