488496 - Collegevoorstel

College van burgemeester en wethouders Vergadering van: Zie voorblad Team: Regionaal Archief Zutphen Opsteller: Kees Schultz Tel-nummer: 06 81425799 Mede-auteur: Tel-nummer:

Collegevoorstel – Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 gemeente Zutphen Zaaknummer:

488496

Portefeuillehouder:

Sjoerd Wannet

Openbaar:

Openbaar

Embargo (tot en met:) Soort punt:

Informerend

Besluit Besluitpunt 1 Het college besluit kennis te nemen van de inhoud van ‘Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de Kritische Prestatie Indicatoren Gemeente Zutphen'. Besluitpunt 2 Het college besluit om met bijgevoegde memo verslag uit te brengen aan de raad over het beheer van de archiefbescheiden onder bijvoeging van het onder besluitpunt 1 genoemde verslag.

Aanleiding Ingevolge artikel 32 van de Archiefwet 1995 wijst de gemeente Zutphen een gemeentearchivaris aan, die toezicht uitoefent op het beheer van (overheids)informatie door de gemeentelijke organen. De archivaris van het Regionaal Archief Zutphen (het RAZ) oefent deze taak uit. Het ‘Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de Kritische Prestatie Indicatoren Gemeente Zutphen', is opgesteld in opdracht van de archiefinspecteur van het RAZ namens de gemeentearchivaris. Het beslaat de periode oktober 2021 – september 2022 en geeft een beeld van de kwaliteit van de informatiehuishouding en van de mate waarin de gemeente Zutphen aan de archiefwettelijke eisen voldoet.

Beoogd effect

Het verslag maakt, aan de hand van de kritische prestatieindicatoren van de VNG, inzichtelijk in welke mate de gemeente Zutphen voldoet aan de vereisten van de archiefwet en –regelgeving en welke verbeteringen nodig zijn. De verbeteringen zijn vertaald in aanbevelingen.

Argumenten 1. Op grond van de archiefverordening van de gemeente Zutphen 2016, art. 15 , 16 en 17 brengt de archivaris onder meer verslag uit van de uitoefening van het toezicht op het archief- en informatiebeheer. Het verslag dat nu aangeboden wordt ter kennisname is daar een uitvloeisel van. 2. Op grond van art 17 van de bovengenoemde archiefverordening wordt dit verslag aangeboden aan de raad ter kennisname. Dit is tevens de genoemde horizontale verantwoording.

Kanttekeningen n.v.t.

Communicatie n.v.t.

Uitvoering In het kader van horizontale verantwoording stuurt het college van B&W dit verslag naar de raad ter kennisneming. De raad kan het verslag gebruiken voor zijn toezichtstaak, zoals vastgelegd in de Archiefverordening van de gemeente Zutphen 2016, artikel 17. Nadat de raad kennis heeft genomen van het verslag wordt een afschrift van het verslag verzonden aan de interbestuurlijk toezichthouder van de Provincie Gelderland.

Evaluatie In dit verslag worden een aantal verbeterpunten, vertaald in aanbevelingen genoemd. Na een jaar wordt door middel van een zogenaamd 'folllow-up' onderzoek gekeken wat er met de aanbevelingen is gedaan door de gemeente. Hiervan houden wij het college op de hoogte.

Financiële consequenties De archivaris (lees archiefinspecteur) brengt verslag uit van het uitgevoerde wettelijke toezicht. Team Documentair Informatie Beheer van de gemeente Zutphen (verantwoordelijk voor de uitvoering van het archief- en informatiebeheer) is nu aan zet om de verbeterpunten, vertaald in aanbevelingen, op te pakken. Daaraan kunnen wel financiële consequenties verbonden zijn. Dit wordt nog in beeld gebracht. In principe zijn er geen financiële consequenties voor team Regionaal Archief Zutphen. Mochten die er wel zijn dan worden die betaald uit het jaarlijkse budget voor de archiefinspectie.

Bijlagen 488496 - Bijlage 2 - Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet 1995 gemeente Zutphen 488496 - Bijlage 3 - Brief aan college GS met afschrift verslag ter kennisneming 488496 - Bijlage 1 - Memo aan de Raad met aanbieding ter kennisneming van het verslag