488496 - Bijlage 2 - Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Archiefwet 1995 gemeente Zutphen

Pagina 22 van 28

De server met metadata is niet verloren gegaan. Aan de hand van het reconstrueren aan de hand van secundaire bronnen is men druk doende dit verlies te minimaliseren.41 De gemeenteraad is hierover via een memo geïnformeerd. Eerder in dit verslag werd vermeld dat de gemeente Zutphen beschikt over een Toetsingskader Decentrale Archivering. In dit toetsingskader, waarvan niet geheel duidelijk is in hoeverre dit in de praktijk wordt toegepast en wordt onderhouden, wordt onder meer gerefereerd aan het nemen van voorzorgsmaatregelen bij conversie en migratie. Dit toetsingskader is niet toegepast in het hiervoor beschreven traject, aangezien dit centrale archivering betreft; een toetsingskader in deze context ontbreekt. Desondanks is aantoonbaar bij dit project zorgvuldigheid betracht door de gemeente Zutphen. De gemeente Zutphen beschikt niet over een organisatiebreed vastgesteld en actueel migratie- en conversiebeleid. Het Toetsingskader Decentraal Archiveren zou een goede start kunnen vormen voor het op- en vaststellen hiervan, waarbij centraal archiveren de nodige aandacht verdient; het is verstandig een dergelijk kader/ beleid in relatie te brengen met het kwaliteitssysteem om daarmee de correcte toepassing, continuïteit, toepasbaarheid en actualiteit te waarborgen. Gezien het incident rond de implementatie van Zaaksysteem.nl is dit geen overbodige luxe.

2.6.3

Archiefselectielijst, hotspotmonitor en stukkenlijst

De gemeente Zutphen maakt gebruik van de geldende selectielijst die door de Vereniging der Nederlandse Gemeenten (VNG) zijn opgesteld. Dit is van toepassing voor zowel analoge als digitale archiefbescheiden. Vanuit de selectielijst wordt de mogelijkheid geboden om vanwege de lokale situatie af te wijken, hiertoe is de hotspotmonitor geïntroduceerd.42 Bij de gemeente Zutphen wordt hierin niet voorzien, vanuit de inspectie is hierop wel geattendeerd. Zie ook KPI 1.

2.6.4

Vernietiging en verklaringen

Archiefbescheiden dienen na afloop van de bewaartermijn te worden vernietigd. Dit betreft alle vormen van informatie binnen de organisatie, dus zowel in papieren (analoge) als digitale vorm. Bij het niet tijdig vernietigen van informatie voldoet de gemeente niet aan de bepalingen in de Archiefwet en, indien relevant, die van de AVG en is sprake van overtredingen. De gemeente Zutphen archiefbescheiden: • • •

heeft

een

lichte

achterstand

in

het

vernietigen

van

papieren

Circa 18 strekkende meter, te vernietigen in 2019; Circa 32 strekkende meter, te vernietigen in 2020; Circa 11 strekkende meter, te vernietigen in 2022.

Eerder al is de achterstand in het vernietigen van vervangen papieren archiefbescheiden vermeld (zie 2.6.1). Voor wat betreft de centrale zaaksystemen (Zaaksysteem.nl en JOIN) wordt qua functionaliteiten voorzien in vernietiging van zaken/ dossiers/ documenten conform de vastgestelde gemeentelijke selectielijsten. Inzake de decentrale applicaties is dit minder inzichtelijk. Bij de selectie en implementatie van een systeem als CARel is in deze context aantoonbaar aandacht hieraan besteed aan de hand van het Toetsingskader Decentrale Archivering, bij andere applicaties is dit niet inzichtelijk gemaakt. Alvorens wordt vernietigd, wordt de conceptverklaring van vernietiging voorgelegd aan de gemeentearchivaris, die goedkeuring verleent.

“De documenten kunnen niet hersteld worden vanuit het oude DMS, omdat dit systeem en de inhoud ervan niet meer bestaan. Er is onderzocht of de documenten te herstellen zijn vanuit secundaire bronnen zoals applicaties en netwerkschijven. Dit blijkt voor het grootste gedeelte van de documenten het geval te zijn. Voor een kleiner deel van de documenten kan op dit moment nog niet worden aangegeven of herstel vanuit secundaire bronnen mogelijk is. Het onderzoek hiernaar neemt nog enkele weken in beslag. Daarna is duidelijk in hoeverre het herstel volledig kan plaatsvinden.” Bron: raadsmemo 4 oktober 2022. 42 In 2017 geïntroduceerd. Gebaseerd op artikel 5 lid 1 sub e Archiefbesluit 1995. 41

Pagina 23 van 28

2.6.5

Vervreemding, besluiten en verklaringen

In de geaudite periode is dit niet van toepassing geweest.

2.6.6

Beoordeling en te ondernemen acties De gemeente Zutphen heeft in principe de beschikking over enkele essentiële (beleids)instrumenten die zorgvuldige vervanging, migratie/ conversie, selectie en vernietiging kunnen bewerkstelligen. Deze instrumenten zijn momenteel niet voldoende toereikend, worden niet (breed) toegepast noch onderhouden. Hiervoor is aandacht benodigd.

Te ondernemen acties: -

Stel een beleid op voor conversie en migratie van archiefbescheiden en pas dit toe. Werk de reeds aanwezige (beleids)instrumenten nader uit, zorg daarbij eveneens voor organisatiebrede toepassing en onderhoud. Stel het vervangingsbesluit op en vast met betrekking tot archiefbescheiden in Zaaksysteem.nl. Werk de lichte achterstanden in vernietiging weg. Voer, onder regie van het nog op te richten SIO, de hotspotmonitor in (zie ook KPI 1). Onderzoek (na het opstellen van een actueel, compleet en logisch samenhangend overzicht van alle (applicaties met) archiefwaardige digitale informatie) in hoeverre selectie (voor vernietiging) in deze applicaties mogelijk is of mogelijk kan worden gemaakt. Bepaal bij het ontbreken van mogelijkheden hiertoe welke acties dienen te worden ondernomen.

Borging en toetsing van voornoemde aanbevelingen kunnen worden bewerkstelligd aan de hand van het in 2.4.1 reeds vermelde kwaliteitssysteem.

Pagina 24 van 28

2.7

KPI 7 – Overbrenging van archiefbescheiden

Hoofdvraag: brengt de gemeente het principe van de Archiefwet ‘te bewaren archiefbescheiden na bij wet vastgestelde termijn overbrengen, tenzij met redenen omkleed’ correct in de praktijk? De gemeente Zutphen heeft in de geaudite periode de volgende archiefbescheiden overgebracht naar het RAZ: • •

Enkele registers van de Burgerlijke Stand van de gemeente Zutphen, over de periode 1916 1971 alsmede aanvullingen in de vorm van klappers op de akten van geboorten en akten van huwelijk over de periode 1913-1940. Archiefbescheiden van de gemeente Zutphen over de periode 1990-2004.43

Betreffende de registers van de Burgerlijke Stand en het archiefblok 1990-2004 zijn openbaarheidsbeperkingen opgelegd tot 1 januari 2023, gebaseerd op Archiefwet 1995 artikel 15 lid 1a. In alle gevallen is een verklaring van overbrenging opgesteld. Er is geen sprake van achterstanden in overbrenging.

2.7.1

Beoordeling en te ondernemen acties De gemeente Zutphen voldoet aan de wettelijke eisen.

Te ondernemen acties: -

Geen.

Toegankelijk gemaakt via de website van Erfgoedcentrum Zutphen onder nummer 0510, geraadpleegd 4-112022. 43

Pagina 25 van 28

2.8

KPI 8 – Terbeschikkingstelling archiefbescheiden

van

overgebrachte

Hoofdvraag: Voldoet de gemeente in de praktijk aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet?

2.8.1

Beschikbaarheid originelen en dubbelen

De bij het RAZ (archiefbewaarplaats van de gemeente Zutphen) berustende zijn kosteloos te raadplegen. In voorkomende gevallen, zoals voor het maken van reproducties, worden kosten in rekening gebracht. Hiertoe heeft het RAZ op de website van Erfgoedcentrum Zutphen een overzicht geplaatst dat niet geheel aansluit op de Legesverordening gemeente Zutphen 2022.44 Zo zijn enkele tarieven niet geactualiseerd en is de opsomming minder volledig. Aanbevolen wordt dit aan te passen.

2.8.2

Beperking openbaarheid na overbrenging (ook langer dan 75 jaar)

Bij de overbrenging van archiefbescheiden van de Burgerlijke Stand is in verband met de eerbiediging van de persoonlijke levenssfeer (Archiefwet 1995, artikel 15 1a) een beperking opgelegd; deze vervalt per 1 januari 2023; zie ook KPI 7. In de andere gevallen zijn geen beperkingen opgelegd. Via de website van Erfgoedcentrum Zutphen voorziet het RAZ in een procedure aangaande het aanvragen van toestemming tot het mogen raadplegen van niet-openbaar archief.45

2.8.3

Afwijzing raadpleging of gebruik

Het RAZ heeft regels geformuleerd aangaande het afwijzen van raadpleging of gebruik, zoals wegens slechte materiële toestand. Deze regels zijn niet vindbaar via een klanten- of bezoekersreglement, met uitzondering van de procedure voor het aanvragen van toestemming voor het raadplegen van niet-openbare archieven; zie ook 2.8.2 en 2.8.5.

2.8.4

Uitleningen aan overheidsorgaan en deskundige instelling

Uitleningen aan een overheidsorgaan of deskundige instelling hebben zich in de geaudite periode niet voorgedaan. Het RAZ beschikt over een overzicht van (inhoudelijke en financiële) voorwaarden, alsmede formulieren om uitleningen in goede banen te leiden. Dit is op aanvraag beschikbaar.

2.8.5

Regulering bezoek en gebruik

Het RAZ heeft op de website van Erfgoedcentrum Zutphen een pagina aangaande het brengen van een fysiek bezoek46, dat middels een overzicht met veelgestelde vragen nader wordt toegelicht.47 Als zodanig is er geen formeel reglement op de website terug te vinden. Aanbevolen wordt een centraal bezoekersreglement op de website te plaatsen. Alternatief kan zijn om op de pagina van de veelgestelde vragen te vermelden dat hier de bezoekregels worden toegelicht; nu is de status onvoldoende duidelijk. De website van Erfgoedcentrum Zutphen biedt de digitale bezoeker voldoende informatie en gelegenheid om de collectie digitaal te raadplegen.

2.8.6

Beoordeling en te ondernemen acties De gemeente Zutphen voldoet aan de openbaarheidseisen van de Archiefwet.

Te ondernemen acties: -

Actualiseer het tarievenoverzicht op de website van Erfgoedcentrum Zutphen.

Op de website van Erfgoedcentrum Zutphen staan de tarieven op deze pagina. De Legesverordening 2022 staat hier. Geraadpleegd 4-11-2022. 45 Website van Erfgoedcentrum Zutphen, geraadpleegd 4-11-2022. 46 Website van Erfgoedcentrum Zutphen, geraadpleegd 4-11-2022. 47 Website van Erfgoedcentrum Zutphen, geraadpleegd 4-11-2022. 44

Pagina 26 van 28

-

Creëer een centrale bezoekersreglement.

pagina

op

de

website

van

Pagina 27 van 28

Erfgoedcentrum

Zutphen

met

het

3. Geraadpleegde bronnen en personen Archiefwet 1995. Archiefbesluit 1995. Archiefregeling 2009. Archiefverordening gemeente Zutphen 2016. Besluit Informatiebeheer gemeente Zutphen 2016. Bezoek d.d. 29 september 2022 aan gemeente Zutphen. Gesproken met Henk Beijers, Anne Betzema, Erika Hietland en Martine Lucas. Tevens de archiefruimte in het stadhuis bezocht. Bezoek d.d. 5 oktober 2022 aan het RAZ. Gesproken met Etienne van den Hombergh, Kees Schultz, Marjan Hartsuiker. Later met Niels Komen (gemeente Zutphen). Tevens de archiefdepots in het RAZ bezocht. Diverse (Teams)gesprekken met Kees Schultz, archiefinspecteur van het RAZ. Interviews via Teams met Peter Lintenbrink, Harriët Blom, Annemieke Derksen (allen gemeente Zutphen). Jaarverslag 2021 van het RAZ. Nationaal Archief, Handreiking voorkeursformaten (geraadpleegd 21-10-2022). Nationaal Archief, TMLO (geraadpleegd 21-10-2022). Overheid.nl, “gemeente Zutphen” (geraadpleegd 17-10-2022). “Uitvoeringsprogramma Interbestuurlijk Toezicht (2020-2023) van de Provincie Gelderland” (PDF), via website van Provincie Gelderland (geraadpleegd 6-10-2022). “VNG Handreiking Horizontale verantwoording Archiefwet 1995 via Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s). Tweede, Geactualiseerde versie april 2013”. Website van Erfgoedcentrum Zutphen inzake e-depot, actuele nieuwsberichten, leges en bezoekersreglement (meerdere malen geraadpleegd).

In het kader van het opstellen van dit document zijn gesprekken gevoerd met de volgende personen: •

• •

Anne Betzema, Teamleider Documentair Informatiebeheer (DIB) en Facilitair, Informatisering&Automatisering (I&A), gemeente Zutphen; Annemieke Derksen, Functioneel Beheerder Sociaal Domein voor Suite en Perspectief Schuldhulp, gemeente Zutphen; Carola Bartels, Functioneel beheerder zaaksysteem en e-besluitvorming, Adviseur informatiebeheer, gemeente Zutphen; Erica Hietland, Functioneel beheer van het Zaaksysteem (Zaaksysteem.nl), Engage (proces modeler), iNavigator. Lid van de Werkgroep Processen (ter bevordering van optimalisering werkprocessen), gemeente Zutphen; Henk Beijers, Beleidsmedeweker Documentair Informatiebeheer / Adviseur Digitale Informatie/ Recordmanager en Archief, gemeente Zutphen; Martine Lucas, Functioneel beheerder Zaaksysteem en eBesluitvorming, gemeente Zutphen; Peter Lintenbrink, Applicatieconsultant JOIN, gemeente Zutphen.

• • •

Etienne van den Hombergh, Gemeentearchivaris Zutphen, het RAZ; Kees Schultz, Archiefinspecteur, het RAZ; Marjan Hartsuiker, Adviseur digitale archieven en Beleidsmedewerker, het RAZ.

• • • •

Pagina 28 van 28