488496 - Bijlage 1 - Memo aan de Raad met aanbieding ter kennisneming van het verslag

OPENBAAR

Memo (Forum / raad) Invulinstructie Aan

: De gemeenteraad

Van

: Het college van burgemeester en wethouders

Datum

: 4 april 2023

Doel:

: Informeren

Onderwerp

: Aanbieden ‘Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 Gemeente Zutphen' Zutphen'.

Inlichtingen bij

: Kees Schultz, team Regionaal Archief Zutphen, Tel.nr. 0681425799

Nummer toezegging:

Kennisnemen van het ‘Verslag ten behoeve van horizontale verantwoording Uitvoering Archiefwet 1995 op grond van de Kritische Prestatie Indicatoren Gemeente Zutphen' (zaaknummer 488496)

Inleiding Ingevolge artikel 32 van de Archiefwet 1995 wijst de gemeente Zutphen een gemeentearchivaris aan, die toezicht uitoefent op het beheer van (overheids)informatie door de gemeentelijke organen. De archivaris van het Regionaal Archief Zutphen (het RAZ) oefent deze taak uit. Het verslag dat nu aangeboden wordt ter kennisname, is opgesteld in opdracht van de archiefinspecteur van het RAZ namens de gemeentearchivaris. Het geeft een beeld van de kwaliteit van de informatiehuishouding en van de mate waarin de gemeente Zutphen aan de archiefwettelijke eisen voldoet.

Inhoud Het verslag (zie bijlage) beslaat de periode oktober 2021 – september 2022 en maakt aan de hand van de zogeheten kritische prestatie indicatoren van de VNG (de archief-KPI’s), inzichtelijk in welke mate de gemeente Zutphen voldoet aan de vereisten van de Archiefwet en –regelgeving en welke verbeteringen nodig zijn. De verbeteringen zijn vertaald in aanbevelingen. In dit verslag worden de archief-KPI’s voorzien van beoordelingen door middel van de stoplichtmethode. Deze beoordelingen zijn: - Adequaat, geen actie benodigd; gevisualiseerd door de kleur groen. - Redelijk adequaat, aandacht benodigd; gevisualiseerd door de kleur oranje. - Niet-adequaat, onvoldoende en (liefst directe) actie benodigd, gevisualiseerd door de kleur rood. De gemeente Zutphen heeft het volgende op orde (score groen):  Lokale regelingen (Archiefverordening en Besluit Informatiebeheer).  Beschikbaar gestelde middelen en voldoende gekwalificeerde medewerkers.  Archiefbewaarplaats en het e-depot.  Het voldoen aan de openbaarheidseisen in de Archiefwet.  Het ter beschikking stellen van overgebrachte archiefbescheiden.

Voor het volgende is aandacht benodigd (score oranje):  Nadere inspectie van de archiefruimte in het stadhuis.  Beleid(sinstrumenten) aangaande conversie en migratie.  Instelling SIO (strategisch informatieoverleg) en invoering hotspotmonitor. Aangaande het volgende is (directe) actie benodigd (score rood):  De gemeente beschikt niet over een actueel kwaliteitssysteem. Actualiseer dit en zorg voor continuïteit, actualiteit en brede toepassing.  Het RAZ beschikt niet over een kwaliteitssysteem. Ontwikkel dit en voer dit in.  Het beheer en het (duurzaam) bewaren van digitale informatie in applicaties buiten de zaaksystemen vraagt aandacht. Zorg voor voldoende over- en inzicht en een bewaarstrategie, met andere woorden zorg er voor dat alle informatie in goede, geordende en toegankelijke staat komt en blijft. Verkrijg in deze context hiertoe ook inzicht in de (on)mogelijkheden aangaande selectie en vernietiging van archiefbescheiden binnen de applicaties. In dit verslag worden een aantal verbeterpunten, vertaald in aanbevelingen genoemd. Na een jaar wordt door middel van een zogenaamde 'folllow-up' audit gekeken wat er met de aanbevelingen is gedaan door de gemeente. Hiervan houden wij het college op de hoogte.

Is de score van alle KPI’s groen, dan voldoet de (informatiehuishouding binnen) de gemeente aan de vereisten die de Archiefwet stelt, te weten het in goede, geordende en toegankelijke staat te brengen en te houden van informatie. En met deze basis is de gemeente in staat te voldoen aan de verantwoordelijkheden en taken die zij heeft, onder meer richting haar inwoners.

Vervolg In het kader van horizontale verantwoording stuurt het college van B&W dit verslag naar de raad. De raad kan het verslag gebruiken voor zijn toezichtstaak, zoals vastgelegd in de Archiefverordening van de gemeente Zutphen 2016, artikel 17. Nadat de raad kennis heeft genomen van het verslag ontvangt de interbestuurlijk toezichthouder van de Provincie Gelderland een afschrift van het verslag.

Bijlagen 1. 488496 - Bijlage 1 - Verslag audit gemeente Zutphen 2021-2022 2. 488496 - Bijlage 2 – (Concept-)brief aan GS inzake aanbieding ‘Verslag’ ter attentie van de interbestuurlijk toezichthouder

2