23-1-2024 - 627145 - Collegevoorstel

College van burgemeester en wethouders Vergadering van: Zie voorblad Team: Bestuur en Communicatie Opsteller: Nienke Visschers Tel-nummer: 0681425990 Mede-auteur: Michiel Wasser Tel-nummer: 0628223443

Collegevoorstel – E-mail verkeer raadsvoorstel energiecrisisfonds pijler 3 Zaaknummer:

627145

Portefeuillehouder:

Eva Boswinkel

Openbaar:

Openbaar

Soort punt:

Besluitvormend

Besluit

1. Het college besluit de raad te informeren over het proces tot het komen van het vrijgeven van het e-mailverkeer inzake het raadsvoorstel van 30 mei 2023 met betrekking tot het energiecrisisfonds pijler 3, via bijgevoegd memo (bijlage 1). 2. Het college besluit het e-mailverkeer over het raadsvoorstel Energiecrisisfonds pijler 3, zoals opgenomen in bijlagen 2 tot en met 9, aan de raad te verstrekken.

Aanleiding

De fracties van CDA, Kies Bewust Lokaal, Partij voor de Dieren, Stadspartij en VVD hebben op 25 oktober 2023 schriftelijke vragen gesteld over het raadsvoorstel “Onttrekken middelen uit de reserve energiecrisis voor de uitvoering van de tijdelijke maatregelen energiecrisis Ondernemers Ondernemingen en maatschappelijke organisaties” (2023-V0033). Dit was een vervolg op de vragen die op 31 augustus 2023 zijn gesteld door VVD, CDA, Kies Bewust Lokaal en ChristenUnie. In de beantwoording van het college op 21 november 2023 is op vraag 4: "Wij verzoeken het college om het e-mailverkeer in het gehele voorbereidende traject rondom dit raadsvoorstel, ook het e-mailverkeer naar aanleiding van de aanpassing in de collegevergadering, aan de raad te verstrekken." het volgende antwoord gegeven: "Hiervoor hebben we langer de tijd nodig, omdat we de e-mails moeten verzamelen en beoordelen aan de hand van de Wet open overheid (Woo). Dat betekent dat er gekeken moet worden naar alle informatie in de e-mails en dat alle persoonsgegevens en persoonlijke beleidsopvattingen voor zover die tot personen te herleiden zijn weggelakt moeten worden. Dit is een intensieve exercitie. We verwachten hiervoor 6 tot 8 weken

nodig te hebben. Uiteraard streven we ernaar de raad de informatie zo spoedig als mogelijk te verstrekken."

Beoogd effect

Dat de gemeenteraad antwoord krijgt op de schriftelijke vragen d.d. 25 oktober 2023.

Argumenten

1.1 Met het memo wordt de gemeenteraad geïnformeerd in de manier waarop aan de beantwoording van de schriftelijke vragen wordt voldaan. In het memo wordt de werkwijze met betrekking tot de beantwoording van de vraag van de fracties van CDA, Kies Bewust Lokaal, Partij voor de Dieren, Stadspartij en VVD toegelicht. 2.1 Er wordt hiermee uitvoering gegeven aan de beantwoording van de schriftelijke raadsvragen, zoals deze zijn beantwoord op 21 november 2023. Middels het indienen van schriftelijke vragen, ontvangen bij de griffie d.d. 25 oktober 2023, hebben de fracties van CDA, Kies Bewust Lokaal, Partij voor de Dieren, Stadspartij en VVD het college verzocht het e-mailverkeer te verstrekken inzake het gehele voorbereidende traject rondom bovengenoemd raadsvoorstel, alsmede het e-mailverkeer naar aanleiding van de aanpassing in de collegevergadering d.d. 30 mei 2023. Het e-mailverkeer dat valt binnen het gestelde verzoek is geïnventariseerd en verzameld. Het gaat om 729 documenten. In tegenstelling tot eerdere berichtgeving zijn de aangetroffen e-mails niet volledig geanonimiseerd, dan wel beoordeeld op grond van de Woo. Van een verzoek om openbaarmaking voor een ieder is immers geen sprake. De Woo biedt op zichzelf geen grondslag om het verzoek als zodanig te beoordelen.

Voorts zou een volledige anonimisering dan wel beoordeling op grond van de Woo frictie opleveren met de mate waarin het college zich open en transparant wil opstellen richting de gemeenteraad. Indien toepassing van de Woo in de onderhavige kwestie wel aan de orde zou zijn, dan zou dit immers betekenen dat, op grond van de in de Woo opgenomen weigeringsgronden, grote delen van de inhoud van te verstrekken documenten dienden te worden weggelakt. Voorgaande staat niet alleen de leesbaarheid van de stukken, maar dus ook de mate waarin het college transparantie wil bieden in de weg. Bij de te verstrekken documenten zit veel e-mailverkeer met overleg op ambtelijk niveau. Om de privacy van de betrokken ambtenaren te beschermen is enkel besloten om de gegevens te lakken die maken dat de verstrekte documenten te herleiden zijn tot individuele ambtenaren. Het spreekt voor zich dat de namen van de bestuurders en de gemeentesecretaris wel leesbaar zijn gebleven. Deze personen treden immers uit hoofde van hun functie in de openbaarheid. Door de gevraagde documenten op de voor raadsleden ontsloten Ibabs omgeving te plaatsen wordt uitvoering gegeven aan het verzoek d.d. 25 oktober 2023 en kan de gemeenteraad ten volle kennis nemen van de inhoud van de verstrekte stukken. Tevens kunnen de stukken door de gemeenteraad gebruikt worden in de uitoefening van zijn controlerende functie.

Kanttekeningen

Niet van toepassing.

Communicatie

Niet van toepassing.

Uitvoering

Nadat het college heeft besloten kunnen de stukken samen met bijgaand memo met de raad gedeeld worden in het besloten deel van Ibabs.

Evaluatie

Niet van toepassing.

Financiële consequenties

Het verzamelen, ordenen en beoordelen van het e-mailverkeer heeft de ambtelijke organisatie veel tijd gekost. Ook hebben we een extern juridisch adviesbureau ingeschakeld. De kosten hiervoor worden opgenomen in de Burap.

Bijlagen

627145 - bijlage 1 - Memo forum/raad e-mailverkeer inzake raadsvoorstel energiecrisisfonds pijler 3 627145 - bijlage 2 - Deel 1 documenten e-mailverkeer energiecrisisfonds pijler 3 627145 - bijlage 3 - Deel 2 documenten e-mailverkeer energiecrisisfonds pijler 3 627145 - bijlage 4 - Deel 3 documenten e-mailverkeer energiecrisisfonds pijler 3 627145 - bijlage 5 - Deel 4 documenten e-mailverkeer energiecrisisfonds pijler 3 627145 - bijlage 6 - Deel 5 documenten e-mailverkeer energiecrisisfonds pijler 3 627145 - bijlage 7 - Deel 6 documenten e-mailverkeer energiecrisisfonds pijler 3 627145 - bijlage 8 - Deel 7 documenten e-mailverkeer energiecrisisfonds pijler 3 627145 - bijlage 9 - Deel 8 documenten e-mailverkeer energiecrisisfonds pijler 3