23-1-2024 - 627145 - bijlage 1 - Memo aan De gemeenteraad e-mailverkeer energiecrisisfonds pijler 3

Openbaar

Memo Forum / raad Aan

: De gemeenteraad

Van

: Het college van burgemeester en wethouders

Onderwerp

: e-mailverkeer inzake raadsvoorstel energiecrisisfonds pijler 3

Zaaknummer

: 627145

Doel

: Informeren

Kennisnemen van het proces tot het komen van het vrijgeven van het e-mailverkeer inzake het raadsvoorstel van 30 mei 2023 met betrekking tot het energiecrisisfonds pijler 3. Inleiding De fracties van CDA, Kies Bewust Lokaal, Partij voor de Dieren, Stadspartij en VVD hebben op 25 oktober 2023 schriftelijke vragen gesteld over het raadsvoorstel “Onttrekken middelen uit de reserve energiecrisis voor de uitvoering van de tijdelijke maatregelen energiecrisis Ondernemers Ondernemingen en maatschappelijke organisaties” (2023-V0033). Dit was een vervolg op de vragen die op 31 augustus 2023 zijn gesteld door VVD, CDA, Kies Bewust Lokaal en ChristenUnie. In onze beantwoording op 21 november 2023 hebben wij op vraag 4: "Wij verzoeken het college om het emailverkeer in het gehele voorbereidende traject rondom dit raadsvoorstel, ook het e-mailverkeer naar aanleiding van de aanpassing in de collegevergadering, aan de raad te verstrekken." het volgende antwoord gegeven: "Hiervoor hebben we langer de tijd nodig, omdat we de e-mails moeten verzamelen en beoordelen aan de hand van de Wet open overheid (Woo). Dat betekent dat er gekeken moet worden naar alle informatie in de e-mails en dat alle persoonsgegevens en persoonlijke beleidsopvattingen voor zover die tot personen te herleiden zijn weggelakt moeten worden. Dit is een intensieve exercitie.

We verwachten hiervoor 6 tot 8 weken nodig te hebben. Uiteraard streven we ernaar de raad de informatie zo spoedig als mogelijk te verstrekken." Inhoud Middels het indienen van schriftelijke vragen, ontvangen bij de griffie d.d. 25 oktober 2023, hebben de fracties van CDA, Kies Bewust Lokaal, Partij voor de Dieren, Stadspartij en VVD ons college verzocht het e-mailverkeer te verstrekken inzake het gehele voorbereidende traject rondom bovengenoemd raadsvoorstel, alsmede het e-mailverkeer naar aanleiding van de aanpassing in de collegevergadering d.d. 30 mei 2023. Het e-mailverkeer dat valt binnen het gestelde verzoek is geïnventariseerd en verzameld. Het gaat om 729 documenten. In tegenstelling tot eerdere berichtgeving zijn de aangetroffen e-mails niet volledig geanonimiseerd, dan wel beoordeeld op grond van de Woo. Van een verzoek om openbaarmaking voor een ieder is immers geen sprake. De Woo biedt op zichzelf geen grondslag om het verzoek als zodanig te beoordelen. Voorts zou een volledige anonimisering dan wel beoordeling op grond van de Woo frictie opleveren met de mate waarin het

1

college zich open en transparant wil opstellen richting de gemeenteraad. Indien toepassing van de Woo in de onderhavige kwestie wel aan de orde zou zijn, dan zou dit immers betekenen dat, op grond van de in de Woo opgenomen weigeringsgronden, grote delen van de inhoud van te verstrekken documenten dienden te worden weggelakt. Voorgaande staat niet alleen de leesbaarheid van de stukken, maar dus ook de mate waarin het college transparantie wil bieden in de weg. Bij de te verstrekken documenten zit veel e-mailverkeer met overleg op ambtelijk niveau. Om de privacy van de betrokken ambtenaren te beschermen is enkel besloten om de gegevens te lakken die maken dat de verstrekte documenten te herleiden zijn tot individuele ambtenaren. Het spreekt voor zich dat de namen van de bestuurders en de gemeentesecretaris wel leesbaar zijn gebleven. Deze personen treden immers uit hoofde van hun functie in de openbaarheid. Door de gevraagde documenten op de voor raadsleden ontsloten Ibabs omgeving te plaatsen wordt uitvoering gegeven aan het verzoek d.d. 25 oktober 2023 en kan de gemeenteraad ten volle kennis nemen van de inhoud van de verstrekte stukken. Op deze wijze kunnen de stukken door de gemeenteraad gebruikt worden in de uitoefening van zijn controlerende functie. Vervolg Hiermee is de beantwoording van de schriftelijke raadsvragen (2023-V0033) compleet.

Bijlagen 627145 - bijlage 2 – Deel 1 documenten e-mailverkeer energiecrisisfonds pijler 3 627145 - bijlage 3 - Deel 2 documenten e-mailverkeer energiecrisisfonds pijler 3 627145 - bijlage 4 - Deel 3 documenten e-mailverkeer energiecrisisfonds pijler 3 627145 - bijlage 5 - Deel 4 documenten e-mailverkeer energiecrisisfonds pijler 3 627145 - bijlage 6 - Deel 5 documenten e-mailverkeer energiecrisisfonds pijler 3 627145 - bijlage 7 - Deel 6 documenten e-mailverkeer energiecrisisfonds pijler 3 627145 - bijlage 8 - Deel 7 documenten e-mailverkeer energiecrisisfonds pijler 3 627145 - bijlage 9 - Deel 8 documenten e-mailverkeer energiecrisisfonds pijler 3

2