196381RH 2021_BW_00603

College van burgemeester en wethouders Besluit

2021_BW_00603

GOEDGEKEURD

Vergadering van 14 december 2021 Team Staf Directie

Formatie voorstellen die niet zijn gehonoreerd in de meerjarenbegroting 2022 - 2025 Besluitvormend

Zaaknummer: 196381 Portefeuillehouder: Eva Boswinkel Openbaar Ja Embargo Ja, 1 week embargo

Samenstelling Aanwezig: mevrouw Annemieke Vermeulen, Burgemeester; mevrouw Eva Boswinkel, Wethouder; de heer Mathijs ten Broeke, Wethouder; mevrouw Annelies de Jonge, Wethouder ; mevrouw Laura Werger, Wethouder; mevrouw Monique Stouten, Gemeentesecretaris; mevrouw Anja de Rouw, Adjunctsecretaris

Besluit Besluitpunt 1 Het college besluit de raad voor te stellen in te stemmen met het plan van aanpak werving HR adviseur en het aangevraagde budget van €43.000 incidenteel toe te kennen voor 2022. Besluitpunt 2 Het college besluit de raad voor te stellen in te stemmen met het plan van aanpak uitbreiding subsidiebureau en het aangevraagde budget van €40.000 incidenteel toe te kennen voor 2022. Besluitpunt 3 Het college besluit de raad voor te stellen in te stemmen met het plan van aanpak dienstverlening en het aangevraagde budget van €15.000 incidenteel toe te kennen voor 2022. Besluitpunt 4 Het college besluit de raad voor te stellen de benodigde middelen van in totaal €98.000 te onttrekken aan de reserve Bedrijfsvoering. Besluitpunt 5 Het college besluit de raad voor te stellen de begroting 2022 dienovereenkomstig te wijzigen (begrotingswijziging 2022 - 7).

Motivering

1/13

Inleiding zie raadsvoorstel Beoogd effect zie raadsvoorstel Argumenten zie raadsvoorstel Kanttekeningen zie raadsvoorstel Communicatie / uitvoering zie raadsvoorstel Rapportage / evaluatie zie raadsvoorstel Financiën zie raadsvoorstel Risico’s zie raadsvoorstel Personele consequenties n.v.t.

Bijlagen 1. 2. 3. 4. 5. 6.

raadsvoorstel begroting 2022 afgewezen voorstellen.pdf Alternatieve dekking voor formatie aanvragen meerjarenbegroting 2022.pdf Toelichting aanvraag HR adviseur (versie 9-12-2021).pdf Toelichting aanvraag uitbreiding subsidiebureau.pdf Toelichting aanvraag uitbreiding dienstverlening.pdf Begrotingswijziging 2022-7 Begrotingsvoorstellen afgewezen door de raad_.pdf

2/13

VOORBLAD

ONTWERP Invulinstructie RAADSVOORSTEL

Griffienummer:

Onderwerp Programma

Begrotingsvoorstellen afgewezen door de raad 2022 - 2025 Algemene dekkingsmiddelen / Financiën keuzelijst

Forum Portefeuillehouder Inlichtingen bij

oordeelsvormend Eva Boswinkel Klaas Kamphuis 06 - 51984879.

Soort bevoegdheid Beleidsvrijheid Programmabegrotingswijziging

kaderstellend geen ja

k.kamphuis@zutphen.nl controlerend beperkt

budgetrecht ruim nee

overig

Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor: 1. In te stemmen met het plan van aanpak werving HR-adviseur en het aangevraagde budget van €43.000 incidenteel toe te kennen voor 2022. 2. In te stemmen met het plan van aanpak uitbreiding subsidiebureau en het aangevraagde budget van €40.000 incidenteel toe te kennen voor 2022. 3. In te stemmen met het plan van aanpak dienstverlening en het aangevraagde budget van €15.000 incidenteel toe te kennen voor 2022. 4. De benodigde middelen van in totaal €98.000 te onttrekken aan de reserve Bedrijfsvoering. 5. De begroting 2022 dienovereenkomstig te wijzigen (begrotingswijziging 2022 – 7).

3/13

1 van 5

TOELICHTING

Inleiding Bij het opstellen van de meerjarenbegroting 2022 – 2025 zijn een aantal aanvragen voor formatie uitbreiding niet door de raad gehonoreerd. De middelen die hierdoor zijn vrijgevallen zijn aangewend ter dekking van de uitgaven voor het amendement betaalbare woningen. Het gevolg is dat er geen middelen beschikbaar zijn voor de aangevraagde formatie. Het niet honoreren van de gedane aanvragen heeft gevolgen voor de verdere doorontwikkeling van de organisatie. Daarom willen wij u graag meenemen in de gevolgen van het niet honoreren van deze aanvragen. Daarnaast willen wij u, beter dan bij de behandeling van de meerjarenbegroting 2022 – 2025, meenemen in wat de voorstellen exact beogen. Omdat de dekking voor deze voorstellen is weggevallen door het aannemen van het amendement betaalbare woningen hebben wij gezocht naar een alternatieve dekking. In bijlage 1 treft u een alternatieve dekking aan voor deze voorstellen. Kern van dit dekkingsvoorstel is dat de uitgaven van in totaal €98.000 voor 2022 gedekt worden uit de reserve Bedrijfsvoering. Voor de jaren daarna komen wij met een nieuw begrotingsvoorstel bij het Voorjaarsgesprek 2022.Vooralsnog vragen wij dit budget incidenteel, voor 2022, aan. Het betreft de volgende aanvragen: Uitbreiding formatie HRM: (€43.000) Uitbreiding formatie subsidiebureau: (€40.000) Formatie voor uitvoering nieuwe visie dienstverlening (€15.000).

Beoogd effect Door de inzet van bovengenoemde middelen voorkomen dat de doorontwikkeling van de organisatie stagneert.

Argumenten 1. De voorstellen zijn nu voorzien van een uitgebreider plan De hierboven genoemde voorstellen zijn van een uitgebreider plan voorzien dan bij de bespreking van de meerjarenbegroting 2022 – 2025. In de plannen is beschreven wat het nadeel is indien de voorstellen niet gehonoreerd worden. 2. De organisatie heeft behoefte aan een verdere doorontwikkeling op het gebied van dienstverlening en organisatie. In de afgelopen jaren heeft de focus met name gelegen op het weer in balans brengen van inkomsten en uitgaven waardoor de gemeentelijke financiën nu een stabiel karakter hebben. De focus op de financiën in de afgelopen jaren heeft ertoe geleid dat andere, ook belangrijke, zaken zijn blijven liggen. Twee belangrijke voorbeelden hiervan zijn de doorontwikkeling van onze dienstverlening en het invoeren van een andere wijze van sturing op onze medewerkers. Deze twee doorontwikkelingen vragen om ondersteuning omdat het anders niet gaat lukken. De hier gedane voorstellen dragen daar aan bij.

4/13

2 van 5

3. Er is sprake van een alternatieve structurele dekking. Het benodigde bedrag voor de uitvoering van deze drie voorstellen bedraagt structureel €98.000 per jaar. Wij hebben gekeken naar een alternatieve dekking voor deze uitgaven. Wij stellen voor om voor 2022 €98.000 te onttrekken uit de reserve Bedrijfsvoering. Wij kiezen ervoor om dit budget alleen aan te vragen voor 2022. Bij het Voorjaarsgesprek 2022 besluiten wij of wij deze formatie aanvragen opnieuw gaan aanvragen bij uw raad maar dan structureel.

Kanttekeningen geen

Financiën Voor het jaar 2022 wordt een bedrag van €98.000 onttrokken aan de reserve Bedrijfsvoering. Dit betekent dat de stand van de reserve Bedrijfsvoering na deze onttrekking nog een stand kent van €373.000. Communicatie De besluiten van uw raad wordt gecommuniceerd met de indieners van de plannen.

Uitvoering Na goedkeuring van dit raadsvoorstel wordt een bedrag van €98.000 onttrokken aan de Reserve Bedrijfsvoering en toegevoegd aan de meerjarenbegroting 2022 – 2025.

Evaluatie De uitvoering van de plannen loopt in kwalitatief en kwantitatief opzicht via de buraps.

Bijlagen Alternatieve dekking voor de drie formatie aanvragen Toelichting aanvraag HR adviseur Toelichting aanvraag uitbreiding subsidiebureau Toelichting aanvraag uitbreiding dienstverlening Begrotingswijziging 22 - 7

Stukken die ter inzage liggen

5/13

3 van 5

ONTWERP BESLUIT Griffienummer:

De raad van de gemeente Zutphen, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van

met nummer

;

gelet op besluit: 1. In te stemmen met het plan van aanpak werving HR-adviseur en het aangevraagde budget van €43.000 incidenteel toe te kennen voor 2022. 2. In te stemmen met het plan van aanpak uitbreiding subsidiebureau en het aangevraagde budget van €40.000 incidenteel toe te kennen voor 2022. 3. In te stemmen met het plan van aanpak dienstverlening en het aangevraagde budget van €15.000 incidenteel toe te kennen voor 2022. 4. De benodigde middelen van in totaal €98.000 te onttrekken aan de reserve Bedrijfsvoering. 5. De begroting 2022 dienovereenkomstig te wijzigen (begrotingswijziging 2022 – 7).

6/13

4 van 5

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zutphen, gehouden op:

De voorzitter,

de griffier,

7/13

5 van 5

Alternatieve dekking voor formatie aanvragen meerjarenbegroting 2022 – 2025 Bij de behandeling van de meerjarenbegroting 2022 – 2025 zijn een drietal aanvragen door de raad niet gehonoreerd. De geraamde middelen hiervoor zijn aangewend voor de uitvoering van het amendement “betaalbare woningen”. Het gevolg hiervan is dat de drie aangevraagde formatieplekken niet ingevuld kunnen worden. Middels dit raadsvoorstel willen wij de noodzaak van deze drie aanvragen toch nog een keer aan u voorleggen. Het niet invullen van deze formatieplaatsen heeft gevolgen voor de organisatie en de doorontwikkeling van onze organisatie. Daarom zijn aan dit raadsvoorstel bijlagen toegevoegd waarin per aanvraag is aangegeven wat de aanvraag beoogt en welke gevolgen verbonden zijn aan het niet honoreren ervan. Het gaat hierbij om de volgende aanvragen: - Uitbreiding HRM adviseur (€43.000) - Uitbreiding formatie subsidiebureau (€40.000) - Uitvoering nieuw visie publiekszaken (€15.000) Uw raad heeft besloten de dekking voor deze drie voorstellen van in totaal €98.000, aan te wenden voor de dekking van het amendement betaalbare woningen die door uw raad is aangenomen tijdens de begrotingsbehandeling. Wij willen in eerste instantie deze aanvragen incidenteel dekken voor het jaar 2022. Vervolgens gaan wij bij de voorbereiding van het Voorjaarsgesprek 2022 beoordelen of deze formatie voor de jaren 2023 e.v.

structureel wordt aangevraagd. Om dekking te vinden voor de drie voorstellen is een bedrag noodzakelijk van in totaal €98.000. Wij stellen voor om dit bedrag éénmalig te onttrekken aan de reserve Bedrijfsvoering. Deze reserve wordt met name gevoed door de opbrengsten van het generatiepact. Medewerkers die ouder zijn dan 60 jaar en gebruik maken van het generatiepact ontvangen minder salaris dan wat is opgenomen in de begroting. Het verschil wordt gestort in de reserve Bedrijfsvoering. Deze reserve kan aangewend worden om knelpunten op te lossen die ontstaan doordat deelnemers aan het generatiepact minder gaan werken. De reserve heeft nu een omvang van €471.000. Het aanwenden van deze reserve om de niet gehonoreerde plannen te dekken in 2022 leidt ertoe dat de omvang van deze reserve daalt met een bedrag van €98.000 tot een nieuwe stand van €373.000.

8/13

Onderbouwing noodzaak HR-adviseur De wereld verandert, daar moet onze gemeente in mee. Op zo’n manier dat medewerkers daar klaar voor zijn. De ambities van onze gemeente om door te ontwikkelen zijn hoog. Dat betekent iets voor onze huidige medewerkers en voor de werving van nieuwe medewerkers. Ontwikkelingen De werkdruk op verschillende plekken in de organisatie is hoog. Het langdurig ziekteverzuim willen we goed aanpakken, begeleiden en voorkomen. Arbeidsmarktcommunicatie wordt in deze krappe arbeidsmarkt steeds belangrijker. De veranderde, meer sturende rol van de teamleiders vraagt extra begeleiding vanuit HR. We werken aan een update van het HR- beleid. Nieuwe en andere regelgeving op HR gebied moet direct worden geïmplementeerd. Kortom: er is meer vraag dan ooit aan het team HRM. Tegelijkertijd is de formatie binnen het team HRM lager dan ooit. Er is in de bezuinigingsronde circa 20 uur ingeleverd. Daarbovenop missen we missen nog eens 16 uur, omdat medewerkers uit het team deelnemen aan het generatiepact. De drie adviseurs voor de drie domeinen (ruimte en economie, bedrijfsvoering en dienstverlening en het sociaal domein) werken alle drie parttime en hebben alle drie daarnaast ook een aandachtsgebied: regelgeving/OR en vakbonden, beleid en begeleiding/aanpak ziekteverzuim. Dat is in de bestaande formatie niet meer te doen.

Wat als we dit budget niet krijgen Er zijn risico’s die de organisatie meer geld kosten dan de investering die wordt gevraagd. Een strakke begeleiding op ziekteverzuim levert ook geld op. Voldoende HR-ondersteuning is nodig voor goed werkgeverschap. Daarnaast hebben we bij HR noodzakelijke en daarmee onontkoombare wettelijke taken die we gewoon moeten doen zoals doorvoeren van regelgeving, privacy en beleid. Aangevraagd budget: €43.000

9/13

Het subsidiebureau is in 2019 opgericht om het proces (beschikken, vaststellen, rapportage, correspondentie) rondom uitgaande subsidies te stroomlijnen en het 4 ogen principe te kunnen toepassen. Door inhoud en proces los te koppelen is de kans op onrechtmatigheid (in dit geval het afwijken van onze eigen “spelregels” maar de accountant kijkt ook steeds kritischer naar het subsidie proces) kleiner. Het Subsidiebureau is toen geplaatst binnen team Welzijn in het sociaal domein. Naar verloop van tijd werden ook de subsidies van andere domeinen door het subsidiebureau opgepakt. Daarbij bleek dat het subsidiebureau zeker toegevoegde waarde had, door het hebben van een centraal inzicht van (bijna) alle uitgaande subsidies en betere stroomlijning van - en een efficiënter ingericht subsidieproces, maar dat de bemensing met 1 persoon zeer kwetsbaar is. Derhalve is er in 1e instantie tijdelijk versterking toegekend. Gezien de bewezen meerwaarde dat het subsidiebureau heeft voor de hele organisatie is het belangrijk dat deze een meer centrale plek krijgt in de organisatie en dat er structurele uitbreiding komt om kwetsbaarheid van dienstverlening en kennis te voorkomen. Aangevraagd budget: €40.000

10/13

Verzoek budget voor dienstverlening Welk doel wordt gediend met het alsnog honoreren van de aanvraag Campagne jeugd en tegengaan ID fraude. Het doel is om jongeren een goede start zonder strafrechtelijke hindernissen te gunnen. Jongeren bewust maken door campagnes dat het ernstige gevolgen kan hebben voor hun toekomst als zij hun ID kaart uitlenen of vervalsen om zo een kroeg binnen te komen. De gevolgen kunnen zijn dat zij in de toekomst geen VOG krijgen en zo de kans op o.a. werk verminderen alsook een notitie in het register paspoortsignalering krijgen waardoor zij mogelijk geen paspoort meer kunnen aanvragen. Het zoeken naar een alternatieve dekking is belangrijk omdat jeugdigen met een strafblad minder kans maken op een baan en daardoor wellicht aanspraak gaan maken op financiële hulp en de kans groot is dat ze in een gedragstraject terecht komen. Optimaliseren van het proces adresonderzoek. Het doel is om woonoverlast en misbruik van Sociale voorzieningen zoveel mogelijk tegengaan. Samenwerken met stakeholders waaronder o.a. de woningstichtingen, zodat de kans op misbruik van bijvoorbeeld sociale huurwoningen terug gedrongen kan worden. Zoals teveel mensen in een woning die daar niet ingeschreven staan waardoor er overlast ontstaat en mogelijk misbruik wordt gemaakt van sociale voorzieningen.

Of mensen die zeggen gescheiden te zijn en toch bij elkaar wonen zodat zij meer uitkering krijgen. Het zoeken naar een alternatieven dekking is belangrijk omdat we met het goed uitvoeren van dit proces samen met de stakeholders kunnen werken aan minder misbruik van fraude met uitkeringen en woonruimte. Aandacht voor mensen die niet digivaardig zijn. Het doel is om mensen die minder digivaardig zijn te verleiden om i.p.v. dit aan de balie te laten doen het zelf te doen. Dit kunnen we doen samen met I&A en te zorgen dat er enkele computers in de hal staan waar deze mensen hulp kunnen krijgen en zo hun zelfvertrouwen opbouwen. Met dit zelfvertrouwen is men wellicht beter in staat om de weg te vinden in deze digitale wereld. Het zoeken naar een alternatieve dekking is belangrijk omdat kwetsbare inwoners hierdoor getroffen worden en zij minder snel gebruik maken van digitale dienstverlening en daardoor gebonden blijven aan hulp van anderen en minder zelfstandig zijn. Aangevraagd budget: €15.000

11/13

Programmabegroting Raadsvoorstel: Begrotingsvoorstellen afgewezen door de raad

Begrotingswijziging 2022 - 7

Griffienummer:

De raad van de gemeente Zutphen; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. ............. team Directie, zaaknummer 196381. besluit: de programmabegroting 2022 als volgt te wijzigen: Lasten

Bedrag van verhoging

Programma 6 Algemene dekkingsmiddelen Uitbreiding formatie HRM Uitbreiding formatie subsidiebureau Formatie voor uitvoering nieuwe visie dienstverlening

Bedrag van verlaging

43.000 40.000 15.000

Baten Programma 6 Algemene dekkingsmiddelen Bijdrage uit Reserve bedrijfsvoering

98.000

0

Bedrag van verhoging

Bedrag van verlaging

98.000

Mutaties reserves en voorzieningen Reserve bedrijfsvoering

Investeringen

98.000

0

Bedrag van de onttrekking 98.000

Bedrag van de toevoeging

Bedrag van verhoging

Bedrag van verlaging

Toelichting: Bij het opstellen van de meerjarenbegroting 2022 – 2025 zijn een aantal aanvragen voor formatie-uitbreiding niet door de raad gehonoreerd. De hiermee gaande financiële middelen zijn aangewend ter dekking van de uitgaven voor het amendement Betaalbare woningen. Het gevolg hiervan is dat er geen middelen beschikbaar zijn voor de aangevraagde formatie. Het niet honoreren van de gedane aanvragen heeft gevolgen voor de verdere doorontwikkeling van de organisatie die hierdoor vertraagt of op bepaalde onderdelen stagneert. Het betreft de volgende aanvragen: uitbreiding formatie HRM: (€43.000), uitbreiding formatie subsidiebureau: (€40.000) en formatie voor uitvoering nieuwe visie dienstverlening (€15.000). De uitgaven van in totaal €98.000 voor 2022 kunnen gedekt worden uit de reserve Bedrijfsvoering.

De raad voornoemd, de voorzitter,

de griffier,

12/13

13/13