182215RH 2021_BW_00099

Arboadviseur en -agressiecoödinator De Arboadviseur draagt zorg voor de dagelijkse veiligheid en gezondheid binnen de organisatie. Naast het bewaken van de uitvoering van de arbobeleidscyclus, heeft de Arboadviseur een signalerende, adviserende, informerende en coördinerende rol4. Er is een nauwe samenwerking met de HRM-adviseur en leidinggevenden. De functie-inhoud van de Arboadviseur kent drie hoofdtaken met daaronder verschillende neventaken, namelijk: - Ontwikkelen van het beleid met betrekking tot Arbo o Het verrichten van onderzoek, volgen en evalueren van ontwikkelingen o Vertalen van de ontwikkelingen in voorstellen en notities; o Adviseren van het management; o Het afstemmen met derden en participeren in werk -/ project -/ overleggroepen. - Opstellen en implementeren van een Arbo-zorgsysteem o Initiëren van risico-inventarisaties;

4

Arbowet artikel 13

29/50

Pagina 21 van 35

Arbobeleidsplan 2018 - 2022 Gemeente Zutphen “Veiligheid, gezondheid & welzijn’’ o o

-

-

Regisseren bij het opstellen van de risico – inventarisatie en – evaluaties (RI&E); Opstellen van het plan van aanpak en jaarplan met betrekking tot Arbo en het verzorgen van de voortgangsbewaking; o Beheren van de Arbo-beleidscyclus, - handboek en registratie; o Het opstellen van regelingen en procedures en actualiseren van deze regelingen. Zorgdragen voor voorlichting en advies met betrekking tot Arbo o Adviseren van het management over de opzet en de uitvoering van de arbobeleidscyclus; o Het aanspreekpunt voor medewerkers, management en ondernemingsraad op het gebied van Arbo; o Initiëren en begeleiden van voorlichtingen/ activiteiten met betrekking tot Arboregelgeving en werkplekbeoordeling; o Het geven van instructies aan medewerker en het management met betrekking tot (beeldscherm) ergonomie, gevaarlijke stoffen, gebruik werktuigen, machines e.d.; o Onderhouden van contacten met bedrijfsarts en externe deskundigen; o Coördineren van vragen aan externen op het gebied van Arbo. Zorgdragen voor preventieve en beheersende aanpak van agressie en geweld o Beleidsontwikkeling: opstellen van beleid en normstellend kader o Regisserend: zorgen voor draagvlak, implementatie van beleid op verschillende niveaus, de aanpak van publieksagressie procesmatig bottum up en top down doorontwikkelen, ervoor zorgen dat leerprocessen op verschillende niveaus in de organisatie tot stand komen.

o Uitvoerend: maatregelen (laten) uitvoeren, preventief, medewerker- en dadergericht. o Team begeleidend: met managers en medewerkers de aanpak van agressie en geweld implementeren, een gezamenlijke (team) norm vaststellen als afgeleide van het gemeente brede beleid, leerprocessen begeleiden om de aanpak verder door te ontwikkelen.

Vertrouwenspersoon In het kader van het beleid met betrekking tot ongewenste omgangsvormen wordt aan medewerkers de mogelijkheid geboden zich in de voorkomende gevallen te wenden tot de vertrouwenspersoon. De vertrouwenspersoon lost een probleem niet op, maar is er op de eerste plaats om de medewerker op te vangen, te begeleiden en te ondersteunen. De vertrouwenspersoon houdt daarbij alleen rekening met het belang van de betreffende medewerker. Er wordt niets gedaan zonder dat de medewerker dat wil en er wordt in vertrouwen omgegaan met de informatie, waarbij de anonimiteit van de melder wordt gegarandeerd. Psychosociale arbeidsbelasting Medewerkers van de gemeente Zutphen kunnen in aanraking komen met alle vormen van (seksuele) intimidatie, agressie en geweld, pesten en discriminatie. Dit kan lijden tot letsel, schade, psychische gevolgen en gevoelens van onveiligheid. Deze gevolgen van psychosociale arbeidsbelasting kunnen het functioneren van de medewerker belemmeren en effect hebben op de arbeidsverhoudingen. Uiteindelijk kan het op den duur leiden tot ziekteverzuim, WIA-instroom of verloop van personeel. Wanneer een medewerker met een van de vier vormen van psychosociale arbeidsbelasting, (seksuele intimidatie, agressie, geweld, pesten en discriminatie), te maken krijgt, kan er contact opgenomen worden met de vertrouwenspersoon.

30/50

Pagina 22 van 35

Arbobeleidsplan 2018 - 2022 Gemeente Zutphen “Veiligheid, gezondheid & welzijn’’ Bedrijfsmaatschappelijk werk Bij werk gerelateerde problemen kunnen zowel medewerkers als leidinggevenden via de bedrijfsarts een verwijzing vragen voor een intake bij bedrijfsmaatschappelijk werk. Na de intake wordt er overlegd in hoeverre een vervolgtraject zinvol is. Wanneer een vervolgtraject van maximaal 5 gesprekken zinvol is zal er vooraf toestemming gevraagd worden aan de afdeling HRM (in verband met het budget). De medewerker bepaalt zelf waar de prioriteit moet liggen en blijft verantwoordelijk voor de keuzes die gemaakt worden. Deze gesprekken zijn vertrouwelijk. Zonder overleg met de medewerker zal geen inhoudelijke informatie aan derden worden verstrekt. Door middel van intake rapportage en afsluitrapportage zal er een terugkoppeling plaatsvinden. Bij ziekteverzuimbegeleiding kan bedrijfsmaatschappelijk werk door de bedrijfsarts ingeschakeld worden. De behandeling/ begeleiding vindt dan plaats in nauwe samenwerking met de doorverwijzende bedrijfsarts en tevens met de leidinggevende van de medewerker en/of een HRM-adviseur. De bedrijfsmaatschappelijk werker is niet in dienst van de gemeente Zutphen en heeft hierdoor een onafhankelijke positie.

Preventief Medisch Onderzoek (PMO) Het PMO is gebaseerd op de Arbowet, artikel 18: de werkgever stelt de medewerkers periodiek in de gelegenheid een onderzoek te ondergaan, dat erop is gericht de gezondheidsrisico’s op het werk, zoveel mogelijk te voorkomen of te beperken. Een PMO is erop gericht de risico’s die de arbeid voor de gezondheid van de medewerkers met zich mee brengt zoveel mogelijk te voorkomen, vroegtijdig te signaleren of te beperken. Bij het PMO gaat het om een beoordeling van alle gezondheidsaspecten die in verband staan met het type werkzaamheden dat de medewerker verricht. Naar aanleiding van het onderzoek vindt een advies plaats. Dit kan zowel op individueel niveau als op niveau van de organisatie zijn. Hierbij te denken aan de aanpassingen van arbeidsomstandigheden, de werkwijze, eigen gedrag of het geven van voorlichting. De gemeente Zutphen is verplicht om de medewerkers de mogelijkheid te bieden aan een onderzoek mee te doen. De medewerker mag zelf kiezen of hiervan gebruik wordt gemaakt. Voor deze methode is gekozen, omdat de gemeente Zutphen het van belang vindt dat de medewerkers zelf bewust en verantwoordelijk zijn voor hun eigen gezondheidstoestand.

Minimaal een keer in de vier jaar ontvangen de medewerkers digitaal een vragenlijst met betrekking tot de gezondheid in relatie tot het werk, hierbij te denken aan werkdruk, agressie, geweld, fysieke belasting en KANS (= klachten aan armen, nek en schouder). Het invullen van deze vragenlijst is op vrijwillige basis. Uit deze vragenlijst komt per medewerker een resultaat. De ingevulde resultaten zijn alleen door de bedrijfsarts/onderzoekers te zien. Medewerker Tevredenheid Onderzoek (MTO) Een Medewerkerstevredenheidsonderzoek (MTO) heeft tot doel om de beleving van medewerkers te onderzoeken met betrekking tot hun werk. MTO’s hebben meerdere voordelen. Ze zenden het signaal 31/50

Pagina 23 van 35

Arbobeleidsplan 2018 - 2022 Gemeente Zutphen “Veiligheid, gezondheid & welzijn’’ naar medewerkers uit dat de organisatie hun ervaringen serieus neemt. MTO’s geven het management ook een indruk van de heersende bedrijfscultuur en van wat er precies in de organisatie speelt en leeft. Om efficiënt te werk te gaan en om een sterke sturing op de uitkomsten te krijgen is het goed om een aantal onderzoeken te combineren en 1 x in de 4 jaar uit te laten voeren waarbij ook adhoc zaken worden meegenomen. Daarnaast zal er elke 2 jaar een beknopt MTO worden gehouden. Agressieprotocol De algemene norm die de gemeente Zutphen hanteert bij agressie en geweld is de zero tolerance norm: agressie is nooit en in geen enkele situatie te tolereren. Om agressie goed aan te kunnen pakken bij Zutphen, is een strenge aanpak noodzakelijk waarbij één gezamenlijke grens van belang is. Op deze manier doet de gemeente Zutphen als werkgever naar het uiterste best om de veiligheid van de medewerkers te waarborgen. Er is een agressieprotocol opgesteld. Het doel van dit protocol is om een praktisch en actiegericht instrument te bieden aan de medewerkers. Hiermee kan op een goede en efficiënte wijze worden omgegaan met incidenten op het gebied van agressie en geweld, gericht op de medewerkers en gepleegd door personen die niet werkzaam zijn bij de gemeente Zutphen.

Door middel van het protocol wil de gemeente Zutphen agressie en geweld tegen de medewerkers bestrijden en het aantal incidenten verminderen. Het protocol is te vinden op intranet. Tevens wordt er een agressieregistratiesysteem gehanteerd, welke wordt bewaakt door de Arbo/ agressie-coördinator. Het systeem heeft als doel dat er inzicht wordt verkregen in de vorm en frequentie van agressie en geweld waarna er passende maatregelen kunnen worden genomen. Integriteitsbeleid De gemeente Zutphen wil een integere organisatie zijn, waar heldere afspraken gelden. Dit wordt bereikt met het integriteitsbeleid. De strekking van dit beleid is gebaseerd op respectvol, open en eerlijk handelen. Een beleid met de juiste procedures, regels en protocollen. Tevens is er in het beleid ruimte voor de medewerkers om zelf te beoordelen wanneer integriteit in het geding is en hoe daarmee om wordt gegaan. Het op een integere manier je werk doen, is niet alleen ‘niet frauderen’. Het betekent ook dat medewerkers bewust zijn van de professionele verantwoordelijkheid, kwalitatief hoogwaardige dienstverlening, effectiviteit en efficiëntie. Het zal verwijzen naar (professionele) verantwoordelijkheid van de medewerkers: je doet waarvoor je bent aangesteld en je staat voor wat je doet. Dit kan gekoppeld worden aan de kernwaarden van besluitvaardig, omgevingsbewust en verbindend van de gemeente Zutphen.

Gezonde werkplek Een goede werkplek en werkhouding kunnen klachten en problemen voorkomen. Wanneer een medewerker werk gebonden problemen of klachten ervaart, dient de medewerker de leidinggevende hierover te informeren. De leidinggevende kan contact opnemen met de preventiemedewerker Facilitaire zaken of de Arboadviseur, waarnaar er (eventuele) afspraken en aanpassingen gemaakt kunnen worden. 32/50

Pagina 24 van 35

Arbobeleidsplan 2018 - 2022 Gemeente Zutphen “Veiligheid, gezondheid & welzijn’’ Op intranet zijn diverse documenten terug te vinden met betrekking tot een gezonder werkplek. Voor het thuiswerken is er een onderdeel ‘plaatsonafhankelijk werken’ opgenomen in het personeelshandboek. De lijst met materiaal waar een medewerker uit kan kiezen is opgenomen in Selfservice (Youforce) De lijst ziet er als volgt uit; -

Beeldscherm Bureaustoel Bureau Toetsenborg/muis Bureauverlichting Hoofdtelefoon Laptopstandaard Telefoon/tabletstandaard Webcam Eisen aan de werkplek

Om voor de vergoeding in aanmerking te komen dienen de aangeschafte middelen te voldoen aan de regels van de Arbowet. De regels voor een bureau en stoel als volgt:  De bureaustoel moet aantoonbaar voldoen aan de NEN-EN norm 1335 of NPR 1813.  Het bureau dient minimaal 120 cm breed en 80 cm diep te zijn.  De voorkant van het bureau dient recht te zijn.  De hoogte van het bureau moet instelbaar zijn tussen 62 cm en 85 cm, maar mag hoger voor sta-werken.  De werknemer mag ook een tafel nemen die op de juiste hoogte staat. Hiervoor is een advies van een deskundige nodig.  Bij de voeten is de minimale vrije ruimte 80 cm. De belangrijke aandachtspunten voor een toetsenbord zijn;  Het toetsenbord is los van het beeldscherm te verplaatsen.  Het verbindingssnoer tussen beeldscherm en computer is voldoende lang. Dit voorkomt onnodige fysieke belasting door reiken.  Let op dat bij brede toetsenborden een grotere reikafstand ontstaat naar de muis.  Een goed alternatief is een draadloze variant. Het gebruik van draadloze toetsenborden maakt de werkplek overzichtelijker en ruimer.  Het toetsenbord is zo dun mogelijk. In het midden in ieder geval niet dikker dan 4 cm.  De hellingshoek bedraagt 5 – 25 graden.  De onderkant is stroef, zodat het toetsenbord bij gebruik niet kan schuiven.  De toetsen zijn in een normale werkhouding goed leesbaar.

Voldoende contrast tussen toetsen en opdruk helpt daarbij, bijvoorbeeld lichte toetsen met een donkere opdruk. Let in dit verband ook op voldoende verlichting op de werkplek.

33/50

Pagina 25 van 35

Arbobeleidsplan 2018 - 2022 Gemeente Zutphen “Veiligheid, gezondheid & welzijn’’

Aandachtspunten voor het beeldscherm  Tekens op het beeldscherm zijn voldoende scherp, duidelijk van vorm en voldoende groot, met voldoende afstand tussen de tekens en de regels  Het beeld op het beeldscherm is stabiel;  Het contrast tussen de tekens en de achtergrond is gemakkelijk door de gebruiker bij te stellen;  Het beeldscherm is vrij te plaatsen en gemakkelijk verstelbaar en kantelbaar;  Het beeldscherm is vrij van voor de gebruiker hinderlijke glans en spiegelingen;  Het toetsenbord kan hellend worden geplaatst en vormt geen geheel met het beeldscherm; Werkplekonderzoek Een werkplekonderzoek bestaat uit een inventarisatie van de werkplek en werkomgeving en een individueel werkplekadvies over werkhouding en bewegingsgedrag. Omdat iedereen anders beweegt en ontspant wordt hier rekening mee gehouden bij het instellen van de werkplek. Medewerker is zelf verantwoordelijk voor de werkplek. Hij/zij dient voorlichting te hebben gehad over de juiste instellingen van het bureau, stoel en beeldscherm. Indien noodzakelijk kan er advies gevraagd worden bij de Arboadviseur. Het onderzoek wordt op verzoek van de leidinggevende individueel uitgevoerd door de Arboadviseur/ preventiemedewerker. Het werkplekonderzoek wordt door middel van een rapportage afgesloten waarin adviezen worden gegeven aan de medewerker.

Deze adviezen zijn niet dwingend, doch dienen daar waar mogelijk opgevolgd te worden om de klachten te reduceren. Wanneer het nodig is kan een specifieke externe expert (bijvoorbeeld een ergotherapeut) worden ingeschakeld. Arbocatalogus In de Arbo catalogus beschrijven werkgevers en medewerkers op eigen initiatief hoe ze zullen voldoen aan doelvoorschriften van de overheid voor veilig en gezond werken. De catalogus gaat concreet in op technieken en manieren, goede praktijken, normen en praktische handleidingen voor veilig en gezond werken. Het A+O fonds Gemeenten stelt de Arbo catalogi op voor de sector gemeenten. Het Ministerie van SZW bekijkt of de Arbocatalogus de juiste en voldoende oplossingen voor risico’s biedt, niet strijdig is met de wet, of de opstellers de werkgevers en medewerkers uit de sector vertegenwoordigen en voor welk werkgebied (branche/ groep bedrijven) de catalogus bedoeld is. De gemeente Zutphen stelt zich ten doel de Arbo catalogi die door het A+O fonds worden uitgegeven op te volgen. Na uitgifte van een goedgekeurde Arbo catalogus zal worden bezien in hoeverre de inhoud van de Arbo catalogus overeenkomt met het huidige beleid. Zo nodig zal op basis van de beleidsevaluatie aanpassingen worden doorgevoerd die ertoe leiden dat de inhoud van de catalogus uiteindelijk kunnen worden nageleefd.

Op dit moment zijn de volgende arbocatologi opgesteld en vastgesteld: - Agressie en geweld; - Beeldschermwerk en werken in een e-organisatie; - Fysieke belasting; 34/50

Pagina 26 van 35

Arbobeleidsplan 2018 - 2022 Gemeente Zutphen “Veiligheid, gezondheid & welzijn’’ -

Gezond organiseren (werkdruk).

35/50

Pagina 27 van 35

Arbobeleidsplan 2018 - 2022 Gemeente Zutphen “Veiligheid, gezondheid & welzijn’’

6.

Uitvoeringsplan

Er is een uitvoeringsplan opgesteld (zie bijlage 1) met concrete plannen op Arbo-gebied, ook wel Arbo activiteitenkalender genoemd. De activiteiten zijn voor 5 jaar ingepland, aandachtspunten en nieuwe maatregelen die voortkomen uit voortschrijdend inzicht, nieuwe RI&E, uitkomsten PMO en/of MTO zullen worden toegevoegd. Op deze wijze is de activiteitenkalender op elk gewenst moment actueel. De Arbo-activiteitenkalender wordt opgesteld door de Arboadviseur en gaat jaarlijks namens de Arbocommissie ter goedkeuring naar het Directie/OT Team. Daarna zal de activiteitenkalender ter informatie naar de ondernemingsraad gaan. Wanneer de activiteitenkalender is vastgesteld, worden de concrete plannen besproken met de teamleiders. De medewerkers worden via intranet en het regulier teamoverleg op de hoogte gesteld van het uitvoeringsplan. Op 1 juni 2022 wordt een nieuw arbobeleidsplan geïntroduceerd, tenzij er eerdere wetswijzigingen of interne factoren de aanleiding gegeven hebben om het plan aan te passen.

36/50

Pagina 28 van 35

Activiteitenkalender Arbo 2018 - 2022

Categorie

Thema

Doelstelling 2018

2019

2020

2021

2022

Begrote kosten

Verantwoordelijk actiehouder

Bijlage 1 Uitvoeringsplan/ activiteitenkalender Algemeen Arbobeleid

Arbobeleid vaststellen door college en instemming vragen van de OR Evalueer en actualiseer het beleidsplan Arbo-activiteitenkalender elk kwartaal monitoren en jaarlijks bijstellen

Communicatie

3e kw

3e kw 4e kw

Arbocommissie

v

v

v

v

v

Arbocommissie

1e kw

1e kw

1e kw

1e kw

1e kw

Arboadviseur

4e kw

4e kw

4e kw

4e kw

4e kw

1e kw

1e kw

1e kw

1e kw

1e kw

Activiteitenkalender op Intranet plaatsen

RI&E

Volgens nieuwe werkwijze RI&E actualiseren

Preventiemedewerker

Monitoren van Arbo-activiteitenkalender (elk kwartaal) Leg alle taken m.b.t. preventie schriftelijk vast.

2e kw Evalueer de verantwoordelijkheden van de preventiemedewerker en actualiseer deze Voortgangsrapportage

Arbo overleg regionaal

Arboadviseur

Arboadviseur Arbocommissie Arboadviseur

4e kw

Maak aan het eind van het jaar de balans op m.b.t. Arbo onderwerpen. Bied en bespreek deze met het OT ter vaststelling. Informeer daarna de OR

Offerte*

4e kw

Arboadviseur

4e kw

4e kw

4e kw

4e kw

4e kw

Arbocommissie

v

v

v

v

v

Arboadviseur

Deelname aan regionaal overleg Arbo-coördinatoren (elk kwartaal)

37/50Pagina 29 van 35

Activiteitenkalender Arbo 2018 - 2022

Categorie

Thema

Doelstelling 2018

2019

2020

2021

2022

Begrote kosten

Verantwoordelijk actiehouder

Veiligheid Agressie en geweldsbeleid

Ongevallen

BHV

V&G plan

NEN 3140

Arbeidsmiddelen/ hef en hijsmiddelen/ elektrische arbeidsmiddelen/ladders

Evalueer het agressie protocol en stel zo nodig bij

2e kw

2e kw

Arbocommissie

Registreer alle meldingen

v

v

v

v

v

Zorg voor voorlichting; nieuwe medewerker; voor aanvang van de werkzaamheden Zittende medewerkers; jaarlijks een herhalingstraining

v

v

v

v

v

Registratie van alle meldingen

v

v

v

v

v

Onderzoek van de ernstige ongevallen

v

v

v

v

v

BHV plan evalueren en zo nodig bijstellen

1e kw

Ontruimingsoefeningen plannen

1 kw

1 kw

1 kw

1 kw

1 kw

1 kw

1 kw

1 kw

1 kw

1 kw

Offerte*

Hoofd BHV

v

v

v

v

v

Offerte*

Projectleiders

Offerte*

Arboadviseur/ Teamleider

Offerte*

Medew. Facilitair

Jaarlijks Arbo- opleidingsplan bijhouden en registreren Bij grote werken V&G plan opstellen

Opstellen van een handboek m.b.t. Verantwoordelijkheden en bevoegdheden elektrische veiligheid

Arboadviseur

Offerte*

Teamleider

Teamleider Offerte*

1e kw

Teamleider Hoofd BHV

4e kw

Hoofd BHV

Jaarlijkse verplichte keuring en registratie van alle arbeidsmiddelen 4e kw

4e kw

38/50Pagina 30 van 35

4e kw

4e kw

4e kw

Activiteitenkalender Arbo 2018 - 2022

Categorie

Thema

Werkplekinspecties

Werkplek

Doelstelling

Periodieke rondgangen gemeentehuis. Bespreken van de uitkomsten in het werkoverleg. Registreer de rondgangen en bijeenkomsten (actualiseren RI&E) Extra voorlichting over het inrichten werkplek, de mogelijkheid van een individueel werkplekonderzoek, thuiswerkplekken en het werken met een laptop. Periodiek inplannen via de Zutphense academie

2018

2019

2020

2021

2022

2e/4e kw

2e/4e kw

2e/4e kw

2e/4e kw

2e/4e kw

1 kw

1 kw

1 kw

1 kw

1 kw

Begrote kosten

Verantwoordelijk actiehouder

Arbocommissie

Offerte*

Teamleider

Gezondheid Verzuimprotocol

Evalueer en actualiseer het verzuimbeleid

Prikincident

Opstellen protocol prikincident en medewerkers voorlichten over hoe te handelen bij een prikincident

1e kw 2e kw

Evalueer het prikprotocol en actualiseer deze Biologische agentia

Voorlichting

Arboadviseur

2e kw

2e kw

Arboadviseur

Zorg ervoor dat de biologische agentia waar medewerkers aan bloot staan in kaart worden gebracht. Voorlichting over de blootstelling aan Biologische agentia aan medewerkers

4e kw

4e kw

Evalueer de het document Biologische agentia aan de laatste stand van de wetenschap en actualiseer deze

Medicijngebruik en allergieën

Arboadviseur

Bewustwording van de risico’s aan de hand van de checklijst medicijnen en werk. Risico’s gebruik medicijnen in relatie met werk

4e kw

3 kw

39/50Pagina 31 van 35

3 kw

Offerte*

Arboadviseur

Offerte*

Arboadviseur

Arboadviseur

3 kw

Teamleider

Activiteitenkalender Arbo 2018 - 2022

Categorie

Thema

Doelstelling 2018

Toolbox tilinstructie

Twee jaarlijkse Toolbox door fysiotherapeut over houding en beweging bij fysiek belastende werkzaamheden

2019

2020

2e kw

2021

2022

2e kw

Begrote kosten

Verantwoordelijk actiehouder

Offerte*

Arboadviseur

Offerte*

Arboadviseur

Welzijn Medewerkerstevredenheidson Uitvoeren MTO en PMO derzoek (MTO)

1e kw

4e

Kort onderzoek n.a.v. Medewerkers preventief medisch onderzoek aandachts/ knelpunten van het aanbieden op basis van de risico's die zij lopen. (zie vorig onderzoek RI&E) Jaarlijks monitoren en evalueren verbeterplannen MTO Werkdruk en werkstress

Structurele aandacht voor het voorkomen en de omgang van werkdruk en werkstress.

1e kw

2e kw

4e kw

4e kw

4e kw

4e kw

4e kw

HRM/Arbo adviseur

v

v

v

v

v

Teamleider

*Kosten worden betaald uit bestaande Arbobudget. Daar waar dit niet toereikend is zal er incidenteel extra geld worden aangevraagd.

40/50Pagina 32 van 35

Manager

Arbocoördinator

Preventiemedewer ker

Thema

Preventiemedew erker/ instellingen werkplek

Bedrijfsarts/ Bedrijfsverpleegku ndige

P&O

Facilitair

Hoofd BHV

Communic atieadviseur

OR

Meelezen

Instemmi ngsrecht

Projectlei der

Deskundigheid extern

Bijlage 2: Overzicht Preventietaken Arbobeleid/ algemeen

Ongevallen

Agressie en geweld

BHV

Aandacht schenken aan Arbobeleid tijdens werkoverleg

Initiërend en Levert input uit de schrijven van praktijk Arbobeleid Schrijven van een voortgangsrapportage

Uitvoering procedure

Opstellen van procedure Registreren van meldingen Indien nodig melden bij inspectie van SZW Initiërend en schrijven van een agressieprotocol evaluatiemoment plannen en uitvoeren Organiseren van bijeenkomsten/ trainingen

Opvang en nazorg initiëren

Voorlichting om ongevallen te voorkomen Aangeven waar moet men de ongevallen melden

Meelezen

Meelezen

Ongevalonderzoek Meelezen

Medewerkers voorlichten waar de incidenten moeten worden gemeld

Voorlichting opnemen in introductieboekje

V&G plan

Opstellen van beleid/ ontruimingsplan aan de hand van de RI&E Zorgt bij grote werken / verbou

41/50Pagina 33 van 35

Manager

Arbocoördinator

Preventiemedewer ker

Thema

Preventiemedew erker/ instellingen werkplek

Bedrijfsarts/ Bedrijfsverpleegku ndige

P&O

Facilitair

Hoofd BHV

Communic atieadviseur

OR

Projectlei der

Deskundigheid extern

wingen voor een V&G plan RI&E

Uitvoering plan van aanpak Budget Eindverantw oordelijke

Gevaarlijke stoffen

Coördinatie RI&E * Medewerking Monitoring PvA verlenen aan opstellen van de RI&E * Uitvoering PvA

Zorgen voor zonodig nader onderzoek

Lichamelijke Budget belasting Eindverantwoordelijke

Kennis en Voorlichting Cursus Arbovaardighede over diverse Coördinator n Arbo gerelateerde onderwerpen op basis van de RI&E

Uitvoering PvA

Input op basis van verzuim

- Werk en houdingsadvies - Nieuwe medewerkers instrueren - Vraagbaak Arbeidsomstandi gheden

Signaleren en adviseren lichamelijke klachten

Opleiding organiseren

Inkoop tilhulpmiddelen Keuring en onderhoud tilhulpmiddelen

Opleiding Opleiding preventiemedewer preventiemedew ker erker

Gecertificeerd bedrijfsarts BIG- registratie

Voorlichting over diverse Arbo gerelateerde onderwerpen op basis van de RI&E

Voorlichting Arbo gerelateerde onderwerpen op basis van de RI&E

Zorgen voor Veiligheid Informatie Bladen (VIB) Initiërend RI&E

Adviseren en uitvoeren m.b.t. gebouw gebonden maatregelen

42/50Pagina 34 van 35

Voorlichtin g tekst maken voor Intranet m.b.t. PvA

Voorlichting over diverse Arbo gerelateerde onderwerpe n op basis van de RI&E

Instemmi ngsrecht proces en PvA

Toetsing

Toetsen beleid Analyse verzuim op de oorzaak lichamelij ke klachten Cursus VGW voor de OR

Uitgebreid werk- en houdingsad vies Opleiding

Voorlic Fysiotherap hting eut/ over ergonoom diverse Arbo gerelat eerde onderw erpen op basis van de RI&E

Manager

Preventiemedew erker/ instellingen werkplek

Bedrijfsarts/ Bedrijfsverpleegku ndige

Arbocoördinator

Preventiemedewer ker

Henk Reijmes

Henny te Henny te Veldhuis Veldhuis Ferry Hagebeek Ferry Hagebeek Cindy Boekelder/ Etienne van den Gert-Jan van Wijk Cees Minjon Hombergh Chiel van der Chiel van der Linde Linde

Thema

P&O

Facilitair

Hoofd BHV

Communic atieadviseur

OR

Projectlei der

Deskundigheid extern

Persoon

Teamleider

HRM adviseurs

Ferry Hagebeek/ Martin Fransen

43/50Pagina 35 van 35

Astrid Andringa/ Henk Reijmes Annelies Kroon/Mas ha Eilers

OR leden

Projectl Deskundige eider

VOORBLAD

Griffienummer:

ONTWERP RAADSVOORSTEL Onderwerp Programma

Krediet thuiswerkplekvergoeding Algemene dekkingsmiddelen / Financiën keuzelijst

Forum Portefeuillehouder Inlichtingen bij

oordeelsvormend Harry Matser Henk Reijmes 06 22383218

Soort bevoegdheid Beleidsvrijheid Programmabegrotingswijziging

kaderstellend geen ja

H.Reijmes@Zutphen.nl controlerend beperkt 2021 -4

budgetrecht ruim nee

overig

Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor: 1. Een krediet beschikbaar te stellen van € 154.500,- voor het faciliteren van thuiswerkplekken en de daaruit voortvloeiende kapitaallasten te dekken uit de reserve vervanging inventaris. 2. Een bedrag van € 158.200,- te onttrekken aan de algemene reserve en dit toe te voegen aan de bestemmingsreserve vervanging inventaris. 3. Structureel budget beschikbaar te stellen voor leefgeldvergoeding (2021 € 41.200,-) en dit binnen de begroting 2021 te dekken uit besparingen als gevolg van het thuiswerken. 4. De begroting 2021 dienovereenkomstig te wijzigen (2021-4).

44/50

1 van 5

TOELICHTING

Inleiding/aanleiding

Door het coronavirus zijn veel mensen thuis aan het werk. Dit is een tijdelijke maatregel maar wordt ook wel de nieuwe norm van werken voor de toekomst genoemd. Om aan de (Arbo)wetgeving te voldoen, zijn de afspraken die gemeente Zutphen heeft gemaakt t.a.v. thuiswerken bijgesteld in de regeling ‘plaats-onafhankelijk werken’. Hierin staat waar de gemeente Zutphen en haar medewerkers zich aan moeten houden als een medewerker thuis werkt. De verplichting van het thuiswerken door Corona en de daarbij behorende vergoeding is opgenomen in artikel 5.2.4 van hoofdstuk 5 ‘Arbeidsduur en werktijden’ van het Personeelshandboek. Beoogd effect

De vergoeding voor het verplicht thuiswerken wordt opgenomen in hoofdstuk 5 van het Personeelshandboek. De aan te schaffen materialen en de voorwaarden waar dit aan moet voldoen worden opgenomen in het Arbobeleid. Hiermee voldoet de werkgever aan de specifieke zorgplicht bijvoorbeeld vanuit de Arbowetgeving voor thuiswerkende medewerkers. Argumenten

1.1 De werkgever faciliteert de medewerker om een thuiswerkplek in te richten De werkgever heeft vanuit het Arbeidsomstandighedenbesluit een verantwoordelijkheid voor de thuiswerkplek van een medewerker. Gemeente Zutphen is aansprakelijk wanneer de medewerker gezondheidsklachten krijgt, als de werkplek niet voldoet aan de Arbo-eisen. Het is dus belangrijk dat de werknemer en werkgever zich realiseren dat met deze wijze van werken de Arbowet onverkort van kracht is. Weliswaar is per 1 juli 2012 de wetgeving versoepeld, maar de werkgever heeft nog steeds de verplichtingen ten aanzien van de Arbowetgeving. De thuiswerkplek is een onderdeel geworden van het Arbobeleid. In hoofdstuk 5.15 is de richtlijn voor een goede thuiswerkplek opgenomen. Aan medewerkers die (verplicht) thuiswerken wordt materiaal ter beschikking gesteld tot een bedrag van maximaal € 500,-. Al het materiaal blijft de eerste 5 jaar in eigendom van de gemeente Zutphen. Na 5 jaar gaat het eigendom over naar de medewerker. Mocht een medewerker de organisatie eerder verlaten, of niet meer gemiddeld minimaal 8 uur per week thuiswerken, dan kan het materiaal overgenomen worden door de medewerker tegen de boekwaarde of de medewerker kan het materiaal weer inleveren. 3.1 De thuiswerkende medewerker krijgt een tegemoetkoming in de leefkosten.

Gemeente Zutphen stelt jaarlijks een bedrag beschikbaar van € 100,- netto per medewerker. Dit bedrag is bestemd voor kosten die tijdens het thuiswerken gemaakt worden. Hierin zijn de volgende zaken meegenomen; elektriciteit, water, gas en internet. Deze vergoedingen maken deel uit van de vrije ruimte in het WKR (werkkostenregeling) forfait. Jaarlijks zal inzichtelijk gemaakt moeten worden dat een medewerker gemiddeld nog minimaal 8 uur per week thuiswerkt. Hiervoor is gekozen om aan de belastingwetgeving omtrent thuiswerken te kunnen voldoen. Ook wordt hiermee tegemoet gekomen aan de wens van de bonden voor een structurele vergoeding. 45/50

2 van 5

Kanttekeningen

De tegemoetkoming voor de leefkosten gaan ten koste van het Werkkosten regeling (WKR) forfait. Dit betekent dat er minder vrije ruimte is voor andere vergoedingen. Risico’s

Door het niet faciliteren van de thuiswerkplek, bestaat de kans dat de thuiswerkplek niet ergonomisch is ingericht. Hiermee wordt niet voldaan aan de Arbowet. Hierdoor is er kans op klachten van arm, pols of nekklachten (RSI). Dat is voor de medewerker heel akelig. Naast uitval kan de medewerker gemeente de Zutphen aansprakelijk stellen. Uitval leidt tot verzuim en brengt kosten en verlies aan arbeidsproductiviteit met zich mee. Communicatie/Vervolgtraject/Uitvoering Rapportage/evaluatie

Financiën Voor de thuiswerkregeling is in 2021 een investeringskrediet nodig van € 154.500,-. De kapitaallasten zijn als volgt: Jaar

2021

2022

2023

2024

2025

Totaal

Afschrijving

€

30.900,00

€

30.900,00

€

30.900,00

€

30.900,00

€

30.900,00

€

154.500,00

Rente

€

-

€

1.483,20

€

1.112,40

€

741,60

€

370,80

€

3.708,00

Kapitaallasten €

30.900,00

€

32.383,20

€

32.012,40

€

31.641,60

€

31.270,80

€

158.208,00

Er is een reserve waar de kapitaallasten van het huidige inventaris (bureaus en stoelen) in het stadhuis uit gedekt worden. Deze reserve is op dit moment niet groot genoeg om ook bovenstaande kapitaallasten te kunnen dekken. Voorgesteld wordt om incidenteel € 158.200,- extra in deze reserve te storten en dit bedrag te onttrekken aan de Algemene reserve. De stand van de algemene reserve wordt in de laatste actualisatie van de bestuursrapportage per 31-12-2020 geschat op € 9.2 miljoen. Dit is inclusief het verwachte positieve jaarrekeningresultaat 2020. Het betreft hier corona gerelateerde uitgaven. Het zou het meest logisch zijn dit te financieren uit de in 2020 ontvangen corona gelden, maar het begrotingsjaar 2020 is afgesloten kan dit nu niet meer gerealiseerd worden. Later dit jaar, bij de saldobestemming van het jaarrekeningsaldo 2020 volgt er een voorstel om de overgebleven coronagelden uit 2020 toe te voegen aan een nieuw te vormen reserve corona. Voorstel is om op dat moment € 158.200,- terug te storten vanuit de reserve corona naar de algemene reserve. Naast de kapitaallasten is er structureel budget nodig voor een vergoeding in leefkosten en de nieuwe medewerkers die deel willen nemen aan de regeling

46/50

3 van 5

Structurele lasten exclusief kapitaallasten: Jaar 2021 € 100,00 vergoeding leefgeld € 41.200,00 Nieuwe medewerkers en verder klein gebruik Totaal € 41.200,00

2022 en verder € 41.200,00 € 15.000,00 € 56.200,00

Voor deze bedragen kan structurele dekking gevonden worden binnen de huidige begroting 2021 als gevolg van verdergaande digitalisering en besparingen als gevolg van thuiswerken. De budgetten voor porto en vakliteratuur kunnen deels afgeroomd worden ten gunste van de structurele lasten van deze thuiswerkregeling. Bijlagen Begrotingswijziging 2021 -04 Stukken die ter inzage liggen

47/50

4 van 5

ONTWERP BESLUIT Griffienummer:

De raad van de gemeente Zutphen, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van

met nummer

;

gelet op besluit: 1. Een krediet beschikbaar te stellen van € 154.500,- voor het faciliteren van thuiswerkplekken en de daaruit voortvloeiende kapitaallasten te dekken uit de reserve vervanging inventaris. 2. Een bedrag van € 158.200,- te onttrekken aan de algemene reserve en dit toe te voegen aan de bestemmingsreserve vervanging inventaris. 3. Structureel budget beschikbaar te stellen voor leefgeldvergoeding (2021 € 41.200,-) en dit binnen de begroting 2021 te dekken uit besparingen als gevolg van het thuiswerken. 4. De begroting 2021 dienovereenkomstig te wijzigen (2021-4).

Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zutphen, gehouden op:

De voorzitter,

de griffier,

48/50

5 van 5

Programmabegroting Raadsvoorstel: Krediet thuiswerkplekvergoeding

Begrotingswijziging 2021 - 04

Griffienummer:

De raad van de gemeente Zutphen; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders d.d. ............. team HRM, zaaknummer 182215 besluit: de programmabegroting 2021 als volgt te wijzigen: Uitgaven

Bedrag van verhoging

Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien Kapitaallasten thuiswerkregeling Toevoeging aan Reserve vervanging inventaris Aanpassing diverse budgetten Tegemoetkoming leefkosten thuiswerken

Bedrag van verlaging

30.900 158.200 41.200 41.200

Inkomsten Algemene dekkingsmiddelen en onvoorzien Bijdrage uit Algemene reserve Bijdrage uit Reserve vervanging inventaris (dekking kapitaallasten)

Investeringen Krediet voor het faciliteren van thuiswerkplekken

Mutaties reserves Beschikking over Algemene reserve Toevoeging aan Reserve vervanging inventaris Beschikking over Reserve vervanging inventaris

230.300

41.200

Bedrag van verhoging

Bedrag van verlaging

158.200 30.900 189.100

0

Bedrag van verhoging 154.500

Bedrag van verlaging

Bedrag van de onttrekking 158.200

Bedrag van de toevoeging 158.200

30.900

Toelichting: Door het coronavirus zijn veel mensen thuis aan het werk. Dit is een tijdelijke maatregel maar wordt ook wel de nieuwe norm van werken voor de toekomst genoemd. Om aan de (Arbo)wetgeving te voldoen, zijn de afspraken die gemeente Zutphen heeft gemaakt t.a.v. thuiswerken bijgesteld in de regeling ‘plaats-onafhankelijk werken’. Voor de thuiswerkregeling is in 2021 een investeringskrediet nodig van € 154.500. De kapitaallasten die hieruit voortvloeien bedragen in 2021 € 30.900. Dekking van de kapitaallasten kan door te beschikken over de Reserve vervanging inventaris. Om te zorgen dat deze reserve voldoende van omvang is wordt voorgesteld een bedrag van €158.200 van de Algemene reserve over te hevelen naar de Reserve vervanging inventaris. Voor tegemoetkoming voor de leefkosten in structureel budget nodig. In 2021 gaat het om een bedrag van € 41.200. Voor deze bedragen kan structurele dekking gevonden worden als gevolg van verdergaande digitalisering en besparingen als gevolg van thuiswerken.

De raad voornoemd, de voorzitter,

de griffier,

49/50

50/50