179384RH 2021_BW_00073

College van burgemeester en wethouders Besluit

2021_BW_00073

GOEDGEKEURD

Vergadering van 9 februari 2021 Team Informatisering en Automatisering

I-Visie en ICT beleid gemeente Zutphen 2021-2023 - Besluitvormend

Zaaknummer: 179384 Portefeuillehouder: Annelies de Jonge Openbaar Ja Embargo Nee

Samenstelling Aanwezig: mevrouw Annemieke Vermeulen, Burgemeester; de heer Harry Matser, Wethouder; de heer Mathijs ten Broeke, Wethouder; mevrouw Annelies de Jonge, Wethouder ; mevrouw Laura Werger, Wethouder; mevrouw Anja de Rouw, Adjunct-secretaris; mevrouw Monique Stouten, gemeentesecretaris

Besluit Besluitpunt 1 Het college besluit het I en ICT beleid gemeente Zutphen 2021-2023, inclusief uitvoeringsagenda, vast te stellen, onder het voorbehoud dat de gemeenteraad de I-Visie 2021-2023 vaststelt.

Besluitpunt 2 Het college besluit de gemeenteraad voor te stellen de I-Visie gemeente Zutphen 2021-2023 vast te stellen.

Motivering Aanleiding en context Op 22 mei 2017 heeft de gemeenteraad de I-Visie 2020 vastgesteld. Deze dient geactualiseerd vastgesteld te worden. De principes waarop de I-Visie gebaseerd zijn, zijn gelijk gebleven, maar de ontwikkelingen, wetgeving en Zutphense omstandigheden zijn veranderd. Digitalisering heeft in 2020 een extreme vlucht genomen. Vanwege de coronacrisis werken we in Nederland massaal thuis. De behoefte aan digitale dienstverlening werd groot. Neem het voorbeeld van de ZZP-ers die direct behoefte aan ondersteuning hadden. De gemeente Zutphen heeft het voor elkaar gekregen om binnen een aantal weken de digitale aanvragen mogelijk te maken en de afhandeling grotendeels digitaal te verwerken. Ook het digitaal samenwerken werd van de ene op de

1/67

andere dag essentieel. En de gemeenteraad vergaderde digitaal. Dat heeft veel gevraagd van zowel de ondersteuning - zij die het mogelijk moesten maken-, als van de deelnemers aan overleggen. Het deelnemen aan digitale beraadslagingen vergt een andere discipline dan een analoge beraadslaging. Met elkaar hebben we het, op een onorthodoxe wijze, mogelijk gemaakt. Eén conclusie kunnen we alvast trekken: de digitale samenleving heeft aandacht nodig. Zo concluderen ook de VNG en de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken in hun gezamenlijk manifest Dichterbij Digitalisering. Hierin vragen partijen om aandacht voor en versnelling op het thema Digitale

Overheid. Beoogd effect De I-Visie is de strategische blik op de gemeentelijke informatevoorziening voor de komende jaren. Het informatiebeleid is de blauwdruk voor alle ontwikkelingen en projecten, die tot doel hebben een sterke informatiepositie voor alle gemeentelijke onderdelen: van gemeenteraad tot aan de baliewerkzaamheden. Daarnaast beogen we een goede dienstverlening aan en samenwerking met de Zutphense samenleving, door dit technisch en met informatie te ondersteunen. Argumenten

1.1 We sluiten aan bij landelijke en internationale ontwikkelingen Met het programma Digitale Overheid zet Nederland in op aansluiten op wereldwijde en Europese standaarden. De gezamenlijke gemeenten werken aan modernisering van de gezamenlijke informatiearchitectuur in de zogeheten 'Common Ground'. Als gemeente Zutphen kunnen we niet zonder deze landelijke ontwikkeling en standaardisatie.

1.2 Met het informatiebeleidsplan willen we aansluiten bij de (informatie)behoeften van de samenleving en de organisatie Niet de technische oplossingen zijn leidend voor de keuzes die we maken als het gaat om de informatievoorziening. Maar uitgangspunten uit de I-visie, zoals digitaal- en zaakgericht werken en, werken met standaarden zijn bepalend voor de informatisering en automatisering. Door dit goed in te richten kan onze gemeente niet alleen veel beter inspelen op de vragen en verwachtingen die er nu al liggen, maar ook op die nog gaan komen, bijvoorbeeld in het kader van samenwerkingsverbanden, het sociaal domein en de naderende Omgevingswet.

1.3 Datagedreven werken is een speerpunt in de gemeente Zutphen. Om zo goed mogelijk in control te zijn in de samenleving, is datagedreven werken een sterk instrument. Met Zutphen in Cijfers hebben we de eerste monitoring reeds ontwikkeld. Door deze monitoring te verrijken, wordt de informatie verbreed en verdiept.

2. Zie raadsvoorstel. Kanttekeningen

1.1 Inzetten op strategisch partnerschap is nodig Gezien de omvang van de gemeente Zutphen, de vereisten aan behoorlijk informatiebeheer en beveiliging alsmede de verwachtingen op het gebied van monitoring en duiding gaan we in de toekomst op zoek naar strategisch partnerschap, maar wel zodanig dat de regie in handen van Zutphen blijft.

1.2 Het beschikbaar hebben van voldoende personele en financiële middelen is noodzakelijk.

2/67

De gemeente verkeert in financieel zware tijden en dus moeten er keuzes gemaakt worden. De keuze om in te zetten op informatiebeheer, levert op termijn efficiency op, maar behoeft wel financiering vooraf.

1.3 Informatiebewustzijn is belangrijk Niet alleen digitale vaardigheden, maar ook informatiebewustzijn is van belang in alle lagen van de gemeente. Van gemeenteraad, de gehele ambtelijke organisatie tot in de samenwerkingsketens dient iedereen zich bewust te zijn van de eigen rol in de informatiesamenleving. Deze bewustwording wordt vanaf 2021 gefaciliteerd vanuit het VTO budget. Informatiebewustzijn is bijvoorbeeld het goed kunnen interpreteren van monitoring en het besef dat iedere verwerking van informatie een rader in deze keten is. Communicatie / vervolgtraject / uitvoering Zodra de I-Visie door de raad is vastgesteld, treedt ook het ICT-beleid inclusief de uitvoeringsagenda in werking. Communicatie is een intern speerpunt. Via de lijn van het accountmanagement en met interne communicatiemomenten wordt de organisatie meegenomen. Inwoners en bedrijven worden betrokken bij de uitvoering van de projecten uit de uitvoeringsagenda. Rapportage / evaluatie Het college wordt twee keer per jaar door middel van een rapportage over de projecten op de hoogte gehouden van de voortgang. Jaarlijks wordt de uitvoeringsagenda geëvalueerd en waar nodig bijgesteld. Steeds weer op basis van visie en beleid. Financiële consequenties De financiele consequenties zijn voor 2021 meegenomen in bijlage B2 van de begroting van de gemeente: extra uitgaven ICT met een totaal van € 581.000.

Voor de projecten in verdere jaren, wordt dit in de volgende begrotingen opgenomen. Risico’s Als gevolg van de uitvoering van een verdergaande digitalisering is het mogelijk dat werkzaamheden van collega's wegvallen of veranderen. Dit vergt strategische inzet van mensen. Personele consequenties Het werk van ambtenaren is het laatste jaar al veel veranderd. Dit zal zo doorgaan. Dit verandert het profiel van de werknemer en stelt eisen aan de gemeente als werkgever. Programmadoelen Programma 4. Een vitale samenleving, iedereen doet mee Toelichting programmadoelen We leven in een informatiesamenleving. Verschillende onderdelen in de I-Visie en het ICT-beleid hebben betrekking op programma 4, te weten Digitale Inclusie. Dit houdt in dat we er naar streven dat zoveel mogelijk inwoners toegang hebben tot digitale diensten van de gemeente. Het programma Digitale Inclusie van de rijsksoverheid voorziet in digitale ondersteuning voor inwoners door het inrichten van Informatie Punten in bibliotheken voor de komende drie jaar. Ook de Graafschap Bibliotheek heeft zo'n Informatie Punt. Daarnaast is een van onze speerpunten om de informatiepositie van overheid en inwoners te versterken. Dit houdt in dat iedereen toegang heeft tot dezelfde (openbare) informatie en dat de gemeente de eigen informatie actief publiceert.

Dit laatste wordt wettelijk geregeld in de Wet Open Overheid, die een prominente plek heeft in het Informatiebeleid.

3/67

Bijlagen 1. 2. 3. 4.

Raadsvoorstel I-Visie 2021 (versie 4-2-2021).pdf I-visie 2021-2023.pdf I en ICT beleid Zutphen 2021-2023.pdf manifest-dichterbij-door-digitalisering.pdf

4/67

VOORBLAD

Griffienummer:

ONTWERP RAADSVOORSTEL Onderwerp Programma

I-Visie gemeente Zutphen 2021 - 2023 4. Een vitale samenleving, iedereen doet -- mee

Forum Portefeuillehouder Inlichtingen bij

oordeelsvormend Annelies de Jonge Gertie Sloetjes 0628038416

Soort bevoegdheid Beleidsvrijheid Programmabegrotingswijziging

kaderstellend geen ja

g.sloetjes@zutphen.nl controlerend beperkt

budgetrecht ruim nee

overig

Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor: De I-Visie gemeente Zutphen 2021-2023 vast te stellen.

5/67

1 van 5

TOELICHTING

Inleiding/aanleiding

Op 22 mei 2017 heeft de gemeenteraad de I-Visie 2020 vastgesteld. Deze dient geactualiseerd vastgesteld te worden. De principes waarop de I-Visie gebaseerd zijn, zijn gelijk gebleven, maar de ontwikkelingen, wetgeving en Zutphense omstandigheden zijn veranderd. Digitalisering heeft in 2020 een extreme vlucht genomen. Vanwege de coronacrisis werken we in Nederland massaal thuis. De behoefte aan digitale dienstverlening werd groot. Neem het voorbeeld van de ZZP-ers die direct behoefte aan ondersteuning hadden. De gemeente Zutphen heeft het voor elkaar gekregen om binnen een aantal weken de digitale aanvragen mogelijk te maken en de afhandeling grotendeels digitaal te verwerken. Ook het digitaal samenwerken werd van de ene op de andere dag essentieel. En de gemeenteraad vergaderde digitaal. Dat heeft veel gevraagd van zowel de ondersteuning - zij die het mogelijk moesten maken-, als van de deelnemers aan overleggen. Het deelnemen aan digitale beraadslagingen vergt een andere discipline dan een analoge beraadslaging. Met elkaar hebben we het, op een onorthodoxe wijze, mogelijk gemaakt. Eén conclusie kunnen we alvast trekken: de digitale samenleving heeft aandacht nodig. Zo concluderen ook de VNG en de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken in hun gezamenlijk manifest Dichterbij Digitalisering. Hierin vragen partijen om aandacht voor en versnelling op het thema Digitale Overheid.

Beoogd effect

De I-Visie is de strategische blik op de gemeentelijke informatievoorziening voor de komende jaren, het informatiebeleid is de blauwdruk voor alle ontwikkelingen en projecten, die tot doel hebben een sterke informatiepositie voor alle gemeentelijke onderdelen: van gemeenteraad tot aan de baliewerkzaamheden. Daarnaast beogen we een goede dienstverlening aan en samenwerking met de Zutphense samenleving, door dit technisch en met informatie te ondersteunen. Argumenten

1. De I-Visie geeft strategisch richting aan het te voeren informatiebeleid In de hele samenleving gebruiken we dagelijks informatie. Als gemeente zijn we een grote producent van informatie en hebben we de taak informatie veilig, transparant en correct te delen. Bovendien hebben we een rol in het beschermen van informatie van inwoners en bedrijven. 2. De I-Visie gaat uit van het principe van Digitale Inclusie

6/67

2 van 5

Iedereen kan meedoen, ook in de digitale samenleving. We hebben als gemeente oog voor verminderd digitaal vaardige inwoners. Waar mogelijk helpt en stimuleert de gemeente iedereen, waar nodig is een alternatief voor handen. 3. We sluiten aan bij landelijke en internationale ontwikkelingen.

Met het programma Digitale Overheid zet Nederland in op aansluiten op wereldwijde en Europese standaarden. De gezamenlijke gemeenten werken aan modernisering van de gezamenlijke informatiearchitectuur in de zogeheten 'Common Ground'. Als gemeente Zutphen kunnen we niet zonder deze landelijke ontwikkeling en standaardisatie. Kanttekeningen

1. Inzetten op strategisch partnerschap is nodig Gezien de omvang van de gemeente Zutphen, de vereisten aan behoorlijk informatiebeheer en beveiliging alsmede de verwachtingen op het gebied van monitoring en duiding gaan we in de toekomst op zoek naar strategisch partnerschap, maar wel zodanig dat de regie in handen van Zutphen blijft. 2. Het beschikbaar hebben van voldoende personele en financiële middelen is noodzakelijk. De gemeente verkeert in financieel zware tijden en dus moeten er keuzes gemaakt worden. De keuze om in te zetten op informatiebeheer, levert op termijn efficiency op, maar behoeft wel financiering vooraf.

Risico’s

Als gevolg van de uitvoering van een verdergaande digitalisering is het mogelijk dat werkzaamheden van collega's wegvallen of veranderen. Dit vergt strategische inzet van mensen. Communicatie/Vervolgtraject/Uitvoering

Zodra de I-Visie door de raad is vastgesteld, treedt ook het door ons college vastgestelde informatiebeleid inclusief uitvoeringsagenda in werking. Communicatie is een intern speerpunt. Via de lijn van het accountmanagement en met interne communicatiemomenten wordt de organisatie meegenomen. Inwoners en bedrijven worden betrokken bij de uitvoering van de projecten uit de uitvoeringsagenda.

7/67

3 van 5

Rapportage/evaluatie

Het college wordt twee keer per jaar door middel van een rapportage over de projecten op de hoogte gehouden van de voortgang. Jaarlijks wordt de uitvoeringsagenda geëvalueerd en waar nodig bijgesteld. Steeds weer op basis van visie en beleid. Financiën

De financiële consequenties zijn voor 2021 meegenomen in de begroting. Voor de projecten in verdere jaren, wordt dit in de volgende begrotingen opgenomen. Bijlagen

I-Visie gemeente Zutphen 2021-2023 I en ICT beleid Zutphen 2021-2023 Manifest-dichterbij-door-digitalisering.

Stukken die ter inzage liggen

8/67

4 van 5

ONTWERP BESLUIT Griffienummer:

De raad van de gemeente Zutphen, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van

met nummer

;

gelet op besluit: De I-Visie gemeente Zutphen 2021-2023 vast te stellen. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zutphen, gehouden op:

De voorzitter,

de griffier,

9/67

5 van 5

Zutphen 2021 - 2023 (herijkte) Visie op informa evoorziening

10/67

i-Visie 1

Inhoudsopgave 1.

2.

Dit is een uitgave van de gemeente Zutphen Postbus 41 7200 AA Zutphen 's Gravenhof 2 www.zutphen.nl

3.

Inleiding ..........................................................................pag. 1 1.2

Aanleiding voor herijking ................................... pag. 2

1.3

Doelstelling ........................................................ pag. 2

1.4

Werkwijze .......................................................... pag. 2

1.5

Leeswijzer .......................................................... pag. 2

I-visie en leidende principes 2.1

Visie informa evoorziening en samenleving .... pag. 3

2.2

Visie informa evoorziening en democra e ..... pag. 5

2.3

Visie informa evoorziening en organisa e ........ pag. 6

Van visie naar uitvoering ................................................ pag. 10

Bijlage 1: Landelijke ontwikkelingen en wetgeving ...................... pag. 11

InformaƟsering & automaƟsering, november 2020 Auteur(s): Harriët Blom en GerƟe Sloetjes

Bijlage 2: Rela e met andere ontwikkelingen .............................. pag. 13 Bijlage 3: Digitale democra e ...................................................... pag. 14

Deze visie, of delen ervan, mag hergebruikt worden door non-profit instellingen met bronvermelding

Bijlage 4: Bronnen en verwijzing naar informa e op internet ..... pag. 14

Lay-out: Els Lutgerink, repro gemeente Zutphen

11/67

i-Visie 1

1. Inleiding Digitalisering hee in 2020 een extreme vlucht genomen. Vanwege de coronacrisis werken we in Nederland massaal thuis. De behoe e aan digitale dienstverlening werd groot. Neem het voorbeeld van de ZZP-ers die direct behoe e aan ondersteuning hadden. De gemeente Zutphen hee het voor elkaar gekregen om binnen een aantal weken de digitale aanvragen mogelijk te maken en de a andeling grotendeels digitaal te verwerken. Ook het digitaal samenwerken werd van de een op de andere dag essen eel. En de gemeenteraad vergaderde digitaal. Dat hee veel gevraagd van zowel de ondersteuning - zij die het mogelijk moesten maken-, als van de deelnemers aan overleggen. Het deelnemen aan digitale beraadslagingen vergt een andere discipline dan een analoge beraadslaging. Met elkaar hebben we het mogelijk gemaakt, soms op een manier die “quick and dirty” genoemd kan worden. Eén conclusie kunnen we alvast trekken: de digitale samenleving hee aandacht nodig. Zo concluderen ook de VNG en de staatssecretaris van Binnenlandse Zaken in hun gezamenlijk manifest Dichterbij Digitalisering. Hierin vragen par jen om aandacht voor en versnelling op het thema Digitale Overheid. Want als één aspect pijnlijk duidelijk is geworden, is dat er in de maatschappij een tweedeling bestaat tussen zij die meekunnen in de digitale samenleving en zij die hierin niet of verminderd meekunnen.

‘Digitale toegang is tegenwoordig een levensbehoe e zoals de toegang tot schoon drinkwater ́, waarmee het manifest wil aangeven hoe essen eel digitale toegang is geworden, de laatste jaren. Je moet dan natuurlijk wel weten hoe de kraan open gedraaid wordt. In deze I-visie komen de hoofdthema’s terug uit het manifest en de Digitale Overheid: • • • • •

digitale inclusie (iedereen kan meedoen) digitale dienstverlening veiligheid van digitale infrastructuur gebruik van data en privacy digitaal werkgeverschap

Ze zijn verwerkt in de drie thema’s van deze I-visie: • • •

Informa evoorziening en samenleving Informa evoorziening en democra e Informa evoorziening en organisa e 12/67

i-Visie 1

1.2 Aanleiding voor herijking

1.4 Werkwijze

Deze I-visie is een herijking van de visie die in 2017 door het college en de gemeenteraad zijn vastgesteld. Een groot deel van de visie past nog bij de huidige ontwikkelingen. Maar een aantal ontwikkelingen, zowel landelijk als lokaal, vraagt om een herijking van onderdelen van de visie. Het gaat daarbij met name om:

Waar je een I-visie schrij in samenwerking met diverse andere en teiten binnen de gemeentelijke organisa e, doe je dat ook bij het ‘herijken’. Teams die direct raakvlakken hebben met de visie op informa evoorziening hebben een bijdrage geleverd, zoals Documentair Informa e Beheer (DIB), Planning & Control, Informa ebeveiliging en het team Publiekszaken. De nieuwe CIO board (strategisch overleg informa evoorziening) reflecteert op de herijkte I-visie en herkent rich ng en ambi es.

Landelijke wetgeving (Wet Open Overheid, Wet Modernisering bestuurlijk verkeer, Wet elektronische publica es) Focus in digitale Agenda van het Rijk: bijvoorbeeld meer aandacht voor ‘Digitale inclusie’ iedereen kan mee (blijven) doen in de (digitale) samenleving Visie op samenwerking in informa sering en automa sering Focus op informa ebeveiliging Andere inzichten over informa evoorziening zoals Common Ground Steeds meer werken in de Cloud Project Interne Beheersing Bovendien moet het onderliggende informa ebeleid opnieuw vastgesteld worden, omdat dit verouderd is. Dit beleid wordt opgesteld in de lijn met deze visie en is de opvolger van het I en ICT Beleid uit 2014.

1.3 Doelstelling Deze visie is niet alleen een s p op de horizon, maar ook kaderstellend voor het informa ebeleid (wat gaan we doen en wat gaan we niet doen) en de uitvoering (hoe gaan we het doen. Tegelijk met deze herijkte visie wordt informa ebeleid geschreven, met een ac viteitenoverzicht. Deze visie is dan ook bedoeld om aan te geven welke kant we als gemeente op gaan en is op onderdelen niet concreet. Het informa ebeleid, het ac viteitenoverzicht en de teamplannen zijn bedoeld als concrete invulling van deze visie.

13/67

i-Visie 2

1.5 Leeswijzer Deze I-visie is anders van opzet dan de vorige. Deze versie beperkt zich tot een visie op belangrijke thema’s, met leidende principes die sturing geven aan het beleid. De landelijke ontwikkelingen zijn beschreven in bijlage 1.

De rol van informaƟemanagement binnen Zutphen

2. I-visie en leidende principes

In de a eelding is grafisch weergegeven wat de rol van informa emanagement (en informa evoorziening) is binnen de gemeente Zutphen. Ze kan worden gezien als de spil tussen de inwoner en de interne processen en projecten (voor het behalen van resultaten). Daar waar Human Resource Management (HRM) zorgt voor de juiste persoon op de juiste plek (en de doorontwikkeling van deze persoon), zorgt Planning & Control voor de juiste doelstellingen en inzicht in de resultaten. Informa emanagement zorgt voor de juiste inrich ng van systemen en gegevens, zodat resultaat en procesgericht werken en op male dienstverlening en besluitvorming mogelijk is.

In deze visie op informa emanagement zijn de landelijke en gemeentelijke doelstellingen en opgaven vertaald naar drie onderdelen die in dit hoofdstuk nader worden uitgewerkt:

2.1 Visie informatievoorziening en samenleving De Zutphense Visie op Dienstverlening gee een duidelijk beeld van de gewenste situa e op de gemeentelijke dienstverlening. Hierbij staat de vraag van de inwoners, bedrijven en instellingen centraal. De komende jd wordt ook deze visie herijkt. We blijven werken aan het versterken van de zelfredzaamheid en digivaardigheid van burgers. Het is een essen ële randvoorwaarde voor het realiseren van de digitale overheid. Wensen en (zoek)gedrag van gebruikers moeten het uitgangspunt zijn bij de ontwikkeling van de dienstverlening. Dit vraagt om samenwerking, afspraken en standaardisa e, en dus om centrale regie en coördina e.

dienstverlening

bedrijfsvoering

Intern

Visie informa evoorziening en samenleving Visie informa evoorziening en democra e Visie informa evoorziening en organisa e

Dienstverlening

mensen

middelen

• • •

Informatie

Extern

Informa e is een belangrijk onderdeel in een organisa e. Het is de grondstof voor de bedrijfsvoering van een gemeente en binnen niet al te lange jd, is real- me informa e de basis voor het nemen van beslissingen. Beschikbaarheid en slim gebruik van data gee ongekende mogelijkheden. Door te beschikken over real- me informa e verandert het proces van poli eke besluitvorming, de rol van bestuurders, het werk van beleidsmakers, de beleidscyclus en de uitvoering. Alléén verzamelen van gegevens is niet afdoende. Het op de juiste manier presenteren en interpreteren is onze uitdaging voor de komende jaren. De gemeente is niet al jd zelf aan zet, een deel van de uitvoerende werkzaamheden wordt door ketenpartners gedaan. De gemeente is ervoor verantwoordelijk dat deze ketenpartners kunnen beschikken over real- me informa e. De gemeente moet bij het gebruik en uitwisseling van deze informa e ook zorgen dat de beveiliging en privacy wordt gewaarborgd. 14/67

i-Visie 3

Uiteraard moeten er steeds alterna even zijn voor inwoners die de mogelijkheden of vaardigheden missen om digitaal contact te onderhouden met de overheid. Persoonlijk contact met de overheid moet mogelijk blijven. Uitgangspunt is: digitaal waar het kan, fysiek waar het moet. Alle huidige gemeentelijke producten en diensten dienen (indien mogelijk) via het internet aangevraagd en afgehandeld te kunnen worden. Andere producten komen zonder tussenkomst van de gemeente tot stand, zoals waardedocumenten, vergunningen en uitkeringen. Een logisch gevolg daarvan is, dat de baliefunc onaliteit van de gemeente sterk verandert. Daarnaast ontvangt de inwoner

na aanvraag al jd een defini eve (betrouwbare) leverdatum en neemt het aantal telefoontjes over de status van een aanvraag af tot een minimum. Het (papieren) post-kanaal wordt zoveel mogelijk uit gefaseerd. Het spraak-kanaal blij bestaan, maar is ondersteunend aan het internet. Het internetkanaal bestaat voor het grootste gedeelte uit MijnOverheid. MijnOverheid.nl is hét digitale loket (een portaal) waarmee iedereen met DigiD of e-herkenning (in de toekomst eID) zijn overheidszaken kan regelen en persoonlijke gegevens kan inzien op een gemakkelijke én veilige manier. Omdat de gemeente de tradi onele taken steeds meer uitbesteed aan samenwerkingspartners -bijvoorbeeld Omgevingsdienst Achterhoek (ODA), Tribuut (belas ngen), Veiligheidsregio Noord Oost Gelderland (VNOG) of andere gemeenten- is standaardisa e van data en records onontbeerlijk, het is vergelijkbaar met dezelfde taal spreken.

Buitenwereld

De verschillende plannen moeten elkaar versterken. Daarom hee het Rijk vier hoofddoelen bepaald: 1. Digitale diensten voor iedereen makkelijker maken. 2. Mensen helpen om met digitalisering om te gaan(verbeteren digitale vaardigheden). 3. Uitleggen wat de gevolgen van digitalisering zijn. 4. Samenwerken met bedrijven en andere organisa es. Beleid en uitvoering in Zutphen sluit hierbij aan. De inwoners van de gemeente Zutphen worden ondersteund door de gemeente (en landelijke ondersteuning zoals Digitaal Hulpplein). Zo kunnen ze bijvoorbeeld op afspraak hulp krijgen bij het digitaal aanvragen van producten. Ook in dit thema werken we samen met onze (Zutphense) partners.

We hebben de openbare ruimte steeds beter in beeld. Door het registreren, terug melden en gebruiken van de basisregistra es en het op maliseren van de kernregistra es hebben we een uitstekende informa eposi e, die wij door het gebruik van open data graag delen met bedrijven en inwoners. Deze informa e wordt duurzaam benut en hee daarom een kostenefficiënt effect. Het bedrijfsleven is van groot belang voor de gemeente Zutphen. We werken dan ook graag samen in ontwikkelingen zoals een Smart City: nieuwe technologieën en ICT die de stad lee aarder maken. De komende jaren Technologie kan ons staan ook in het teken van de nieuwe omgevingswet. Ook hierin is technologie een belangrijke factor. Standaardwerkzaamheden worden land klaarmaken voor de toekomst. verder geïnforma seerd, waardoor er meer ruimte overblij voor dienstverlening op maat als dit noodzakelijk is. Het biedt kansen. Maar voor veel mensen gaan

Digitale inclusie

de ontwikkelingen erg snel. Daar moeten we

We communiceren in Nederland steeds meer digitaal. Dat hee een rekening mee houden. grote invloed op het leven van iedereen. Technologie kan ons land klaarmaken voor de toekomst. Het biedt kansen. Maar voor veel mensen gaan de ontwikkelingen erg snel. Daar moeten we rekening mee houden. We streven ernaar dat iedereen mee kan doen in de digitale samenleving. Vanuit het Rijk is dit doel beschreven als: iedereen kan meedoen in de (digitale) samenleving. Dit noemen we “digitale inclusie”. Het verbeteren van digitale inclusie is een grote uitdaging. Het gaat jd kosten en er moeten veel verschillende par jen gaan samenwerken. 15/67

i-Vsie 4

sterke informa eposi e. Aan AcƟef en open de overheid is het om te zorgen dat de beschikmee kunnen denken bare en open data betrouwbaar, veilig en bijdragen in alle fasen van de en interpretabel zijn. beleidscyclus kan alleen op basis van een Ook bestuurders kunnen veel beter sterke informaƟeposiƟe. en sneller hun afwegingen maken als zij de juiste informa e tot hun beschikking hebben en de mening van de inwoners betrouwbaar kunnen peilen.

Leidende principes informaƟevoorziening en samenleving • •

• • • •

• •

De klantbehoe e is het uitgangspunt bij het organiseren van processen en het inrichten van de organisa e. We bedienen inwoners en ondernemers zo goed als mogelijk op het kanaal dat zij kiezen, maar sturen wel op digitaal contact. Vanuit het principe ‘online waar het kan en persoonlijk waar het moet’. We bieden toegankelijke en begrijpelijke dienstverlening, zodat iedereen eenvoudig zaken met ons kan doen. We werken zichtbaar samen met onze ketenpartners en mede-overheden, zodat inwoners en ondernemers integrale dienstverlening ervaren. We maken gebruik van landelijke standaarden en oplossingen, waardoor onze dienstverlening eenduidiger, veiliger en goedkoper wordt. We maken gebruik van nieuwe technologische mogelijkheden, zodat wij passende, proac eve dienstverlening kunnen bieden aan onze inwoners en ondernemers. De informa evoorziening is geschikt voor gegevensuitwisseling met meerdere uitvoerings- en samenwerkingspartners door het gebruik van standaarden; We zijn voorstander van meer zelfservice, uit oogpunt van snelheid en gemak. Inwoners en bedrijven kunnen, daar waar het kan en mag, hun producten en diensten digitaal met ons a andelen. We organiseren een vangnet voor mensen die hiertoe niet in staat zijn en/of die niet willen.

Leidende principes informaƟevoorziening en democraƟe •

• •

2.2 Visie informatievoorziening en democratie Nieuwe democraƟe In veel gemeenten zijn er voorbeelden van nieuwe democra e. Soms omdat bestuurders hierin ac ef zijn, maar vaker door bevlogen inwoners die maatschappelijke uitdagingen (vernieuwend) willen aanpakken. Op basis van proe uinen de afgelopen jaren, wordt er nu landelijk gewerkt aan de plannen voor de doorontwikkeling van de inzet van Digitale Democra e in 2020-2021. De gedachten gaan hierbij uit naar de toepassing van online par cipa e op grote(re) schaal, zoals OpenStad, waarbij de succesvolle inzet van online par cipa etools in de prak jk naar andere overheden kunnen worden opgeschaald. De invoering van de Omgevingswet kan een he oom zijn voor deze ontwikkelingen. Het ini a ef komt steeds meer bij inwoners en bedrijven te liggen. Ac ef en open mee kunnen denken en bijdragen in alle fasen van de beleidscyclus kan alleen op basis van een 16/67

i-Visie 5

Informa e is steeds meer transparant en toegankelijk voor inwoners, bedrijven en maatschappelijke instellingen ter facilitering van hun inbreng en samenwerking. De gemeente is toegankelijk en benaderbaar. De gemeente experimenteert, samen met partners, met digitale par cipa e. Bijvoorbeeld bij de implementa e van de omgevingswet. Digitale democra e = Gebruiken van digitale technologie om democra sche besluitvormingsprocessen te ondersteunen. Zoals: • pe epla ormen; • tools om de poli eke agenda te bepalen; • stem apps; • online discussiepla orms; • par cipa eve begro ngstools. Bron: Digitale democraƟe in de prakƟjk, ICTU en DemocraƟe in AcƟe.

2.3 Visie informatievoorziening en organisatie

Common Ground

De gemeente Zutphen is steeds meer een partner voor andere organisa es en inwoners. Dat betekent dat er op het gebied van informa evoorziening een verandering plaats dient te vinden. Transparan e en vindbaarheid van informa e voor de inwoners spelen hier een belangrijke rol. De inwoner verwacht steeds meer dat hij of zij alle zaken digitaal kan opzoeken en aanvragen en verwacht dat producten en diensten snel en efficiënt geleverd worden (met de juiste kwaliteit). Daarnaast vraagt de inwoner steeds meer inzicht (en inspraak) in het maatschappelijk rendement van (gemeentelijk) beleid. Bovendien verandert de rol van de inwoner rich ng een meer par cipa eve rol, waardoor ook de behoe e bestaat aan informa e om bepaalde taken zelf of samen met de maatschappij uit te kunnen voeren. Om dit te kunnen waarmaken moet de kwaliteit van de digitale organisa e voldoende zijn. Het gaat daarbij om kennis, vaardigheden en competen es op het gebied van informa e en digitalisering. Zoals het verantwoordelijkheid nemen voor bijvoorbeeld de kwaliteit van gegevens. De digitale organisa e is gericht op technische ontwikkelingen en op (digitale) ontwikkeling van medewerkers. Op veel vlakken is de nodige vooruitgang geboekt en ontwikkelen we verder door: • • • • • • • • •

Common Ground Proces- en zaakgericht werken De professionele informa emedewerker Digitaal werkgeverschap Informa e als sturingsinstrument Gegevensbeheer en basisregistra es Informa ebeheer Informa ebeveiliging Slim samenwerken

Onder de vlag van Common Ground werken gemeenten samen met ketenpartners en leveranciers aan een nieuwe, toekomstgerichte informa evoorziening. Daarbij worden data losgekoppeld van werkprocessen en applica es. En data worden bevraagd bij de bron, in plaats van ze veelvuldig te kopiëren en op te slaan, zoals nu het geval is. Databronnen zullen steeds meer centraal in Nederland staan en steeds minder bij een gemeente. Een gemeente kan vervolgens kiezen hoe de eigen processen gebruik maken van deze bronnen en deze bronnen verrijken. Ook de gemeente Zutphen gaat mee in deze ontwikkeling.

Welk probleem lossen we op met Common Ground en wat is de opgave? De huidige manier van digitaal gegevens uitwisselen verloopt traag, is kostbaar en foutgevoelig. Het is noodzakelijk om de gemeentelijke ICT te vernieuwen, om te kunnen voldoen aan de privacywetgeving en een slimmere omgang met data. Het realiseren van Common Ground vergt een transi e die pas is voltooid als de gegevens in alle relevante informa esystemen worden gescheiden van de applica es en processen waarin ze gebruikt worden, om vervolgens vanuit één bron voor de verschillende ICT-oplossingen beschikbaar te komen. Dat klinkt logisch, maar die scheiding is er momenteel nauwelijks. Bijkomend voordeel is dat uiteindelijk dubbele en niet gebruikte systemen en applica es afgescha kunnen worden. Bron: Pamflet Common Ground van de VNG

Einde kader

17/67

i-Visie 6

Proces- en zaakgericht werken Zutphen kiest ervoor om de gemeentelijke taken onder te verdelen in heldere processen. De enorme hoeveelheid diensten en producten en de complexiteit ervan, maken het nodig om de werkzaamheden te ordenen vooral vanuit een klantperspec ef. Zeker nu we meer en meer in ketens gaan werken. Het procesbesef in de organisa e is de laatste jaren gegroeid. De komende jd benu en we om onze processen helder te krijgen. We maken hierbij gebruik van de Gemeentelijke Model Architectuur (GEMMA). GEMMA helpt om samenwerken tussen gemeenten, met ketenpartners en aansluiten op landelijke voorzieningen mogelijk te maken. Door de Zutphense processen te stroomlijnen met landelijke standaarden worden we meer wendbaar en flexibel. Naast het in beeld krijgen van processen, verbeteren we ze ook, met de doelen van Interne beheersing in beeld. We gaan verder met de ontwikkeling van het zaakgericht werken volgens de visie op zaakgericht werken.

i-medewerker is zelfredzaam en flexibel waarbij werk en privé steeds beter gecombineerd kunnen worden. Hij kent de principes van flexibel werken zoals lean en scrum (flexibele resultaatgerichte werkmethoden) en past deze basisprincipes toe in zijn werk, waarbij hij al jd nadenkt over het verbeteren van de huidige (digitale) werkwijze. De i-medewerker is niet bang voor informa e. Hij werkt zelfstandig en in groepsverband aan duidelijke doelstellingen en is iedere dag benieuwd naar de behaalde resultaten om op basis van inzicht in deze informa e zichzelf en het team steeds verder te ontwikkelen. Het team HRM speelt een belangrijke rol in de ontwikkeling rich ng de nieuwe medewerker, gericht op digitale inclusie (mee kunnen doen). Deze ontwikkeling kan niet geheel vrijblijvend zijn. Niet alleen de huidige medewerkers dienen te ontwikkelen naar informa emedewerker (waarbij veel medewerkers al grote stappen hebben gezet). Bij werving en selec e dient er meer aandacht te zijn voor deze ‘kwaliteiten’.

Omdat de dienstverlening steeds meer digitaal verloopt, er steeds vaker ‘op afstand’ wordt gewerkt en procesgericht werken steeds belangrijker wordt, speelt zaakgericht werken een sleutelrol. In 2019 is een nieuwe visie op zaakgericht werken geschreven voor onze organisa e. Hierin staat dat we digitaal zaakgericht werken ook de komende jaren zien als een Digitaal werkgeverschap belangrijk instrument om de kwaliteit en doorloop jd van onze dienstverlening te bewaken Niet alleen de werknemer is aan zet waar het gaat om het en digitaal te kunnen werken. Door zaakgericht te werken wordt het onder andere mogelijk professionaliseren van digitaal werken. Ook de werkgever hee om onze sturing in te richten, meer helderheid over proces en voortgang van onze hierin een rol. Niet alleen in het aanbieden van trainingen dienstverlening te verkrijgen, op een goede wijze aan te sluiten op landelijke op vaardigheden, maar ook in de zorg voor een goede ontwikkelingen (waaronder aanslui ng mijnoverheid) en voorzieningen werkplek. Tot nu toe keken we dan vooral naar de en op een goede wijze te archiveren. Waar we echter eerder kozen Iedere medewerker van kantooromgeving. Nu al blijkt dat thuiswerken voor centraal en generiek, kiezen we nu voor decentraal en de gemeente Zutphen een blijvertje is. Flexibele werkplekken, waarbij specifiek.

Dit betekent dat we ervoor kiezen om het zaakgericht een medewerker zowel thuis, op kantoor als bij werken af te stemmen op de ondersteuning die binnen het wordt een samenwerkingspartner uit de voeten moet proces nodig is. Met een centrale en generieke ondersteuning kunnen is hierbij essen eel. waar dat nodig is. (in meer of mindere mate)

De professionele informaƟemedewerker

informaƟemedewerker.

Iedere medewerker van de gemeente Zutphen wordt (in meer of mindere mate) informa emedewerker. De informa emedewerker (i-medewerker) is een zeer digitaal vaardige medewerker. Hij of zij redt zich goed met verschillende programmatuur en kan dit zowel via de iPad, laptop als vaste computer. En zowel thuis, in het stadhuis als op het terras in Warnsveld. De 18/67

i-Visie 7

InformaƟe en sturing: informaƟe leveren en gebruiken voor sturing en interne beheersing

beleid. Dat geldt niet alleen voor de teams in het fysieke domein, maar ook voor de andere teams. De gemeente is een volwaardig partner in het verplicht gebruik en terugmeldingen binnen het A ankelijk van ieders rol en verantwoordelijkheid is er behoe e aan sturingsinforStelsel van Basisregistra es. ma e. Die behoe e is het uitgangspunt voor de informa e (bijvoorbeeld Kwaliteit is belangrijk voor gegevensbeheer en het delen van informa e over budge en). De rol van informa evoorziestelsel van basisregistra es. De gegevens worden ning verbreedt en richt zich naast het ondersteunen van de uitnamelijk veel en verplicht gebruikt in allerlei voeringsorganisa e ook op ‘ondersteuning van management en AĬankelijk van ieders rol belangrijke processen. Dit kan gaan om bestuur’. Zo kan het management en bestuur aan de hand van uitrukkende hulpdiensten, het efficiënt vaststellen externe en interne sturingsinforma e snel beslissingen nemen, en verantwoordelijkheid van het recht op een uitkering of het toetsen keuzes maken en bijsturen. Doordat inzicht in de presta es is er behoeŌ e aan van vergunningaanvragen. Bij het gebruik gebaseerd is op real- me informa e is ook de rol van beleidsvan de gegevens is de privacy van de inwoner ambtenaren veranderd. De termijn waarvoor de beleidsplannen sturingsinformaƟe. gewaarborgd.

gelden is namelijk veel korter (er kan eerder worden geëvalueerd of het beleid effec ef is en nog aansluit bij de veranderende omgeInformaƟebeheer ving), waarvoor er frequenter kortere plannen en statusupdates nodig De gemeente Zutphen ziet informa e als de grondstof voor haar zijn, gebaseerd op de laatste informa e. De Deming cirkel (Plan-Do-Check-Act) bedrijfsvoering. Informa e is nodig om alle processen binnen en is daarbij het uitgangspunt in alle lagen van de organisa e. buiten de gemeente efficiënt en zorgvuldig te laten verlopen. Als gemeente hebben we een uitstekende informa eposi e, maar alle Een goed opgezet en werkend systeem van interne beheersing helpt de organisa e om vergaarde informa e moet worden beheerd. De gemeente Zutphen te borgen dat doelstellingen bereikt worden zonder in allerlei valkuilen te belanden of op is zich bewust van de noodzaak van gedegen informa ebeheer. verrassingen te stuiten. Het gaat daarbij niet alleen om de beheersing van processen maar Met informa ebeheer wordt bedoeld het in bewaring nemen, vooral om het versterken van cultuur, houding en gedrag en bewustzijn. Voordelen van een duurzaam bewaren, beheren en ontsluiten van informa e.

Het goede interne beheersing zijn duidelijkheid over doelen, wie wat wanneer moet doen en hoe, informa ebeheer gaat steeds meer niet alleen over archivering welke documenten, formulieren en systemen gebruikt moeten worden en tenslo e waar de maar over het betrouwbaar en duurzaam bewaren van alle (digitale) risico’s zi en en welke beheersmaatregelen zijn genomen. overheidsinforma e. Het doel is duurzame toegankelijkheid. Om informa e te kunnen gebruiken, moet het wel beschikbaar en van goede kwaliteit zijn Dit betekent dat overheidsinforma e vindbaar, beschikbaar, (inclusief veiligheid). Ook daarvoor is iedereen verantwoordelijk. We zijn ons ervan bewust toegankelijk, leesbaar en bruikbaar is en in de jd gezien ook blij . dat het leveren en bijhouden van informa e hoort bij onze taak en bijdraagt aan goede Het informa ebeheerplan gee prak sch rich ng aan het besluit informa evoorziening. informa ebeheer, de I-visie en de visie zaakgericht werken.

Gegevensbeheer & basisregistraƟes Het stelsel van basisregistra es (waaronder de BRP, BAG, WOZ en BGT) wordt organisa ebreed ingezet in de organisa e. Ook wordt er buiten de gemeentelijke organisa e op maal gebruik van gemaakt. Iedere medewerker hee kennis van de basisregistra es en doet terugmeldingen als zij afwijkingen constateren. Daarnaast is Geo-informa e (informa e geprojecteerd op een kaart zoals bij Google maps) de basis voor analyses, beslissingen en 19/67

i-Visie 8

InformaƟebeveiliging De gemeente hee een grote verantwoordelijkheid om haar informa evoorziening te beveiligen en veilig te houden. We elijke regelingen als de AVG, ENSIA en de BIO verplichten daartoe. Daarnaast is er het belang van het vertrouwen in de overheid als geheel en de gemeente in het bijzonder. Informa ebeveiliging vormt daarmee een belangrijk kwaliteitsaspect van de informa evoorziening van de gemeente, ook in rela e tot andere overheden. Wij willen onze kwetsbaarheden in onze informa evoorziening kennen en met de juiste prioriteit de daaruit ontstane risico’s beperken door het nemen van effec eve maatregelen. Informa ebeveiliging is een proces van plannen, uitvoeren, controleren en bijstellen (Plan-Do-Check-Act). Het doorlopen van dit proces is een verantwoordelijkheid van het lijnmanagement. Om te voorkomen dat informa e en informa esystemen te licht of te zwaar worden beveiligd, vormt risicomanagement een belangrijk onderdeel in dit proces. De gemeente groeit verder in volwassenheid van informaebeveiliging. De focus verschui daarbij van Een digitaal weerbare reageren op incidenten naar het herkennen en voorkomen van incidenten.

Een digitaal weergemeente kan potentiële incidenten bare gemeente kan poten ële incidenten vroeg jdig signaleren en de gevolgen ervan vroegtijdig signaleren en de gevolgen ervan beperken, omdat de juiste maatregelen zijn beperken, omdat de juiste maatregelen getroffen. Die juiste maatregelen worden deels bepaald door de landelijk afgestemde zijn getroffen. Baseline Informa ebeveiliging Overheid (BIO) en deels door het systema sch uitvoeren van risicoanalyse en de verantwoordelijkheid beleggen van de uitkomsten daarvan Als de basis door implementa e van de BIO op orde is, verhoogt dit de digitale weerbaarheid van gemeente. Daarbij helpt de BIO het lijnmanagement bij het nemen van zijn verantwoordelijkheid en het uitvoering geven aan informa ebeveiliging.

Slim Samenwerken Samenwerking met externe par jen, marktpar jen en ketenpartners komt steeds vaker voor. Zo werkt de gemeente Zutphen op het gebied van het sociaal domein in verschillende samenwerkingsverbanden. Al deze samenwerkingen zorgen voor een ingewikkeld informa enetwerk met een wirwar van koppelingen en aansluitpunten. Eenvoudige en veilige systemen met mogelijkheden voor eenvoudige toegang en uitwisseling van 20/67

i-Visie 9

informa e moeten daarom al jd het streven zijn. Afspraken en verantwoordelijkheden dienen contractueel te worden vastgelegd. Bij alle beslissingen die plaatsvinden op het gebied van samenwerking dient speciale aandacht te zijn voor informa evoorziening en de rol van de gemeente. Samenwerken en informa evoorziening is namelijk een complex vraagstuk waar vaak weinig aandacht voor is. Bovendien zien we in de regio een soort lappendeken. Zo werkt de gemeente Zutphen op dit moment bijvoorbeeld op het gebied van archivering samen met de gemeenten Lochem en Brummen, werkt zij voor de RUD samen in de Achterhoek en is belas ngheffing ondergebracht bij Tribuut (samen met de gemeenten Apeldoorn, Epe, Lochem en Voorst). Al deze vormen van samenwerking maken de informa evoorziening complexer, meer versnipperd, gevoeliger voor fouten en zorgen ervoor dat er vaak onduidelijkheid ontstaat over de verantwoordelijkheden van de betrokken par jen. De gemeente Zutphen wordt informa ekundig meer flexibel ingericht, zodat het samenwerken in de ketens eenvoudiger en efficiënter wordt. Voorwaarde hiervoor is standaardisering. We gaan mee in de ontwikkeling van Common Ground.. De gemeente Zutphen kiest ervoor om tot 2025 niet ac ef te zoeken naar uitbesteding of deelname aan een samenwerkingsverband op het gebied van Informa sering en automa sering.

Wel streven we con nu naar op male samenwerkingskansen in de toekomst. Het volgen van standaarden (VNG) en de-facto standaarden is daarbij helpend. Dit vergroot (vergemakkelijkt) zowel eventuele toekoms ge samenwerkingsmogelijkheden als het inkopen van ondersteuning voor toepassingen bij het zelfstandig uit blijven voeren van taken. Een posi eve opstelling naar de buurgemeenten met betrekking tot kennisdelen, gezamenlijk IT-projecten realiseren (inkopen, inrichten, scholing, kennisdeling) leidt tot efficiencymogelijkheden. Om te kunnen beoordelen of de kosten van de gemeentelijk IT niet uit de pas lopen wordt met enige regelmaat (bijvoorbeeld om de drie jaar) deelgenomen aan een benchmark.

Leidende principes informaƟevoorziening en organisaƟe Bij het ontwikkelen en invoeren van nieuwe oplossingen ten behoeve van dienstverlening, bedrijfsvoering en informa evoorziening zi en we veelal in het peloton (ac eve volger). We zi en niet in de kopgroep maar houden het beschikbaar komen van innova es goed in de gaten. De informa evoorziening is geschikt voor gegevensuitwisseling met meerdere uitvoerings- en samenwerkingspartners door het gebruik van (landelijke) standaarden. Digitaal werken is de norm binnen de gemeentelijke organisa e. Wij richten onze informa evoorziening, gegevensverwerking en -uitwisseling digitaal in. Onze medewerkers werken veilig en loca e ona ankelijk, bijvoorbeeld in het stadhuis, thuis en bij de klant (keukentafelgesprek). We werken proces- en zaakgericht. Wet- en regelgeving vormen een kader, maar geen keurslijf. De informa ehuishouding wordt afgestemd op de klantbehoe e en de daaruit voortvloeiende dienstverleningsprocessen. We zijn ons ervan bewust dat het leveren en bijhouden van informa e hoort bij onze taak en bijdraagt aan een goede informa evoorziening.

3. Van visie naar uitvoering Deze I-visie moet gedragen worden door alle lagen van de gemeente. Deze visie is de leidraad voor ons Informa ebeleid en wordt gevolgd door uitvoeringsplannen. Zo leggen we de verbinding tussen strategisch, tac sch en opera oneel niveau. Om dit te bereiken ze en we in op een uitstekende governance. Dat wil zeggen de wijze waarop de ICT organisa e bestuurd wordt. In lijn met de organisa eontwikkeling ze en we in op professionele medewerkers met een goed oor voor de wensen en eisen van de gebruikers en een bewustzijn van de benodigde middelen. Onmisbaar is een meer professioneel leveranciers- en por oliomanagement. Enerzijds om de gemeente Zutphen zo goed mogelijk van dienst te kunnen zijn, anderzijds om de kosten beter te beheersen.

21/67

i-Visie 10

Bijlage 1: Landelijke ontwikkelingen en wetgeving

leveranciers begint af te nemen. Dit maakt het eenvoudiger om publieke waarden te borgen in de informaƟesamenleving.

Digitale gemeenten 2024 Met het aantreden van het kabinet Ru e III in 2017 werd de verantwoordelijkheid voor de digitale overheid belegd bij staatssecretaris Knops van Binnenlandse zaken en Koninkrijksrela es. Zijn Agenda Digitale Overheid is de hernieuwde leidraad voor deze visie. Maar is een logisch vervolg op al eerder ingeze e ontwikkelingen. Om invulling te geven aan het grote belang van digitalisering hee het kabinet de Nederlandse Digitaliseringsstrategie uitgebracht. Als onderdeel daarvan is een brede Agenda Digitale Overheid ontwikkeld. Deze agenda kreeg in 2018 de naam NL DIGIbeter en wordt jaarlijks geactualiseerd. Omdat in basis iedere overheidsinstan e gelijk is en de landelijke visie overeenkomt met de visie van de gemeente Zutphen, volgt onze I-visie de landelijke Agenda Digitale Overheid. De Vereniging Nederlandse gemeenten hee de Agenda Digitale Overheid vertaald naar De Digitale Agenda Gemeenten 2024. Deze brengt de belangrijkste onderwerpen in kaart voor de komende jaren op het gebied van digitalisering bij gemeenten. Digitalisering verschui naar de kern van de samenleving en het func oneren van de overheid. Digitalisering draagt zodoende bij aan het oplossen van maatschappelijke vraagstukken. Dit leidt tot een aantal veranderingen ten opzichte van de Digitale Agenda 2020.

De nadruk komt meer te liggen op ‘(digitale) samenleving’ en óverheid’ in plaats van digitale infrastructuur en overheid. In de Digitale Agenda Gemeenten 2024 staat het volgende over deze verschuiving: We (VNG) houden aandacht voor de digitale basis op orde (infrastructuur). Nieuwe technologieën en data-analyses bieden nieuwe mogelijkheden voor de aanpak van vele grote maatschappelijke opgaven. Dit heeŌ gevolgen voor de aanwezige digitale kennis en kunde bij het gemeentelijk apparaat, met name bij kleine en middelgrote gemeenten. Daarnaast moet de basis van onze informaƟevoorziening en –veiligheid op orde zijn. Daarom heeŌ de Taskforce Samen Organiseren ingestemd met een verdere uitwerking van de Common Ground gedachte: de komende jaren werken we binnen het kader van NL Digibeter met diverse publieke en private parƟjen samen om een digitale infrastructuur te realiseren die goed beschikbaar en veilig is, en die een moderne, inclusieve dienstverlening faciliteert. De commonground gedachte en het vormgeven van een nieuwe basisinfrastructuur stelt ons verder in staat om meer grip te krijgen op de digitale infrastructuur. De aĬankelijkheid van 22/67

i-Visie 11

We (VNG) integreren de mogelijkheden van data en digitalisering meer en meer in de vorming en uitvoering van beleid.. Om maatschappelijke opgaven aan te pakken, is het belangrijk om gebruik te maken van de mogelijkheden van digitalisering. Dat geldt voor alle domeinen. Denk bij Sociaal Domein aan bijvoorbeeld de stapeling en de tekorten. In fysiek domein aan woningbouwopgave en energietransiƟe, en omgevingswet, en bij bedrijfsvoering en bestuur aan de parƟcipaƟesamenleving in combinaƟe met sociale media. Gemeenten leggen meer en meer verbinding tussen data, en informaƟe en beleid en uitvoering. Zo komen we tot betere en slimmere processen, waarvan inwoners en ondernemers de vruchten plukken. We (VNG) onderzoeken en gebruiken nieuwe technologieën, gericht op de bescherming van publieke waarden (samenleving). De overheid heeŌ in de digitale wereld dezelfde taken en verantwoordelijkheden als in de fysieke. Bij die digitale wereld hoort echter wel een nieuw handelingsperspecƟef. Daarbij horen ethische kaders en regelgeving, en een passende en gelegiƟmeerde inzet van technologie en data. We zijn bovendien open en transparant over de afwegingen die we daarin maken en betrekken ondernemers daarbij. De rol van de gemeenteraad is hierin heel belangrijk, net als acƟeve openbaring van overheidsinformaƟe.

In de Digitale Agenda Gemeenten 2024 wordt de rol van gemeenten in de digitale transiƟe van onze samenleving beschreven aan de hand van 3 doelstellingen: Mogelijk maken (de basis op orde); Kansen benu en (in beleidsdomeinen van de overheid en in de economie); Duiden en reflecteren (van waarden en innova e in de informa esamenleving).

VerplichƟngen / wetgeving De laatste jaren is er nieuwe wetgeving gekomen of aangekondigd, die grote impact hee op werkwijzen bij gemeenten: De Wet Open Overheid (Woo) wordt waarschijnlijk na de zomer van 2020 behandeld in de kamer en treedt dan in 2022 waarschijnlijk in werking. De jaren daarna moeten steeds meer soorten overheidsinforma e ac ef openbaar gemaakt worden. Als de Woo van kracht wordt, vervangt deze de Wet Openbaarheid van Bestuur (Wob). De wet regelt dat iedere organisa e die onder de wet valt een informa eregister dient bij te houden. Dit register ontsluit op een transparante manier de informa e die bij overheden beschikbaar is. Gemeenten dienen dit register zelf op te ze en en ac ef van informa e te voorzien. Dit vraagt om organisa e brede regie op het digitaal bewaren en ontsluiten van de eigen gegevens. De Wet Modernisering elektronisch bestuur treedt in 2021 in werking. Doel is dat geregeld wordt dat burgers en bedrijven ‘berichten’ al jd elektronisch naar een bestuursorgaan kunnen verzenden. Op dit moment bepaalt een bestuursorgaan of het al dan niet elektronisch bereikbaar is voor aanvragen e.d. Gevolg is dat we communica ekanalen moeten aanpassen en/of uitbreiden, zodat formele berichten – conform we elijke eisen elektronisch kunnen worden ontvangen.

De Wet Elektronische publica es hee als doel het digitaal toegankelijk maken van kennisgevingen en bekendmakingen van de overheid aan burgers en bedrijven. Staatssecretaris Knops hee een wetsvoorstel hiervoor gepubliceerd. De Wet Digitale Overheid hee als doel het regelen van het veilig en betrouwbaar kunnen inloggen voor Nederlandse burgers en bedrijven bij de (semi) overheid. In 2021 zal de wet naar verwach ng gefaseerd in werking treden. De omgevingswet De Omgevingswet treedt op 1 januari 2022 in werking. Deze wet moet er onder andere toe bijdragen dat het aantal regels afneemt en de overzichtelijkheid voor de burgers toeneemt. Op de langere termijn zal het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) vorm moeten krijgen waarin planvorming, vergunningverlening, toezicht en handhaving procesma g verbonden gaan worden. Uitwisseling van informa e en online inzicht zijn bij deze ontwikkeling van groot belang. Op 1 januari 2022 moeten we zijn aangesloten zijn op het DSO. Daarna hee 23/67

i-Visie 12

de gemeente nog tot 1 januari 2024 om de Omgevingsvisie te ontwikkelen en beschikbaar te stellen in het DSO. Op 1 januari 2029 moet het gemeentelijke Omgevingsplan beschikbaar zijn in het DSO.

Bijlage 2: RelaƟe met andere ontwikkelingen

Binnenstad en WaterkwarƟer

Deze visie op informa e hee raakvlakken met veel ander visies en projecten. Dit hee ermee te maken dat informa e niet meer is weg te denken uit de samenleving en een gelijkwaardig onderdeel is van de bedrijfsvoering, naast mensen en middelen Het delen van informa e is van groot belang, ook bij het ondersteunen van inhoudelijk thema’s. Overheidsinforma e moet immers openbaar en vrij toegankelijk zijn, ook voor samenwerkingspartners. We moeten en gaan steeds meer open data beschikbaar stellen. Ook voor het ‘sturen op inhoudelijke programma’s’ moet er voor bestuur en organisa e betrouwbare informa e beschikbaar zijn. Hier een opsomming van de belangrijkste rela es:

Door te kiezen voor Binnenstad en Waterkwar er kiezen we voor een integrale aanpak van de opgaven en kansen die er in deze twee gebieden zijn. Kiezen voor de Binnenstad en Waterkwar er gee gericht mogelijkheden om investeerders te trekken. De betrokkenheid van inwoners en ondernemers kan gebiedsgericht beter georganiseerd worden.

Strategische Visie Zutphen 2025 Zutphen staat voor grote uitdagingen. De historische Hanzestad aan de IJssel hee de naam eigenzinnig te zijn. Bestuurlijk een kleurrijk schaakbord en een bijzonder diverse samenstelling van de bevolking, met voldoende uitdagingen op sociaaleconomisch gebied. Een bloeiende archipel kent een sterke onderlinge verbondenheid tussen de eilanden, maar ook een goede verbinding met haar regio. Zutphen is in 2025 een centrumgemeente met een verzorgingsgebied van zo’n 90.000 inwoners wonend in (delen van) gemeenten Lochem, Brummen, Bronckhorst en Voorst.

KrachƟg Zutphen Zutphen zet het vergroten van de economische-sociale kracht in de versnelling. College en organisa e geven dit rich ng onder de noemer ‘Krach g Zutphen’. We profileren ons steeds meer als crea eve, innova eve stad. Samen met ondernemers investeren we in een circulaire economie met meer produc ecapaciteit en nieuwe arbeidsplaatsen. Onze historische compacte binnenstad is dé trekker voor bewoners, bezoekers en bedrijven. Met onze partners in de binnenstad versterken we het wonen en werken in de binnenstad. In het Waterkwar er werken we samen met inwoners en partners aan een krach ge wijk: kleurrijk en duurzaam. Met ondernemers en onderwijs werken we aan nieuwe opleidingen in de techniek. Alles met het oog op energietransi e, een circulaire maatschappij en een goed werkende arbeidsmarkt. Om focus aan te brengen in Krach g Zutphen richt de agenda zich op vier programma’s. Dit zijn twee gebiedsgerichte programma’s en twee thema’s: 24/67

i-Visie 13

Werk en Duurzaamheid De twee thema’s Werk en Duurzaamheid staan voor inhoudelijke prioriteiten die voor zich spreken. Zonder energietransi e en zonder voldoende werkgelegenheid voor al onze inwoners is het moeilijk toekomst te zien voor een Krach g Zutphen. Beide programma’s zijn niet nieuw, maar krijgen een extra lading door ze in verbinding met elkaar en de twee gebieden als de kern van Krach g Zutphen te zien

Bijlage 3: Digitale democraƟe

Bijlage 4: Bronnen en verwijzing naar informaƟe op internet Naar een waardenvolle informa esamenleving. Digitale Agenda Gemeenten 2024 (VNG), via www.vng.nl/ publica es/digitale-agenda-gemeenten-2024 Posi onpaper Dienstverlening (VNG), via www.vng.nl/brieven/posi on-paper-dienstverlening Pamflet Common Ground, (VNG), via www.commonground.nl Digitale inclusie, iedereen moeten kunnen meedoen, via www.digitaleoverheid.nl/overzicht-van-alle-onderwerpen/ archief/toegankelijkheid/digitale-inclusie/ Dichterbij door Digitalisering, via www.rijksoverheid.nl/documenten/ rapporten/2020/08/20/dichterbij-door-digitalisering Digitale democra e in de prak jk, ICTU en Democra e in Ac e, via www.lokale-democra e.nl

Bron: Digitale DemocraƟe in de prakƟjk, ICTU en VNG, december 2019.

25/67

i-Visie 14

26/67

Informatiebeleidsplan Gemeente Zutphen 2021 - 2023

27/67

Colofon Dit is een uitgave van de gemeente Zutphen Postbus 41 7200 AA Zutphen 's Gravenhof 2 www.zutphen.nl Informatisering & automatisering Auteur(s): Harriët Blom en Gertie Sloetjes Versie: 1.0 Informatiebeleidsplan

28/67

2 / 29

Inleiding 1.1 Doelstelling van dit beleidsplan 1.2 Positionering 1.3 Leeswijzer 1.4 Van I-visie naar beleid

4 4 4 5 5

2. Informatievoorziening 2.1 Doel van het informatiebeleid in Zutphen

7 8

3. Leidende principes vanuit de I-visie

9

4. Sporen 4.1 Spoor 1: een extern gerichte dienstverlening 4.1.1 Klantgerichte dienstverlening 4.1.2 Vitale democratie en doorontwikkeling van participatie 4.1.3 Informatie op maat 4.1.4 Omgevingswet: één loket voor de burger voor de openbare ruimte 4.1.5. Integrale toegang sociaal domein 4.2 Spoor 2: Regievoering en (keten)samenwerking. 4.3 Spoor 3 Datagedreven werken en Common Ground 4.3.1. Gebruik van basisregistraties en kerngegevens 4.3.2 Common Ground 4.3.3 Data ten behoeve van beleidsvalidatie en beleidsbepaling: datagedreven werken 4.3.4 Open Data: het delen van overheidsinformatie 4.3.5 Geografische kaarten als visitekaartje van de gemeente Spoor 4 Digitale bedrijfsvoering 4.4.1 Digitaal samenwerken, papierarm, intern en extern 4.4.2 Proces- en zaakgericht werken 4.4.3 De digitale werknemer en de digitale werkgever 4.4.4 Sturen en beheren met informatie Spoor 5: De basis op orde 5.2 Stip op de horizon: Ontwikkeling van de informatietechnologie (IT) 5.3 Informatie veiligheid, privacy en integriteit Spoor 6: Het versterken van de I-functie

10 10 10 11 12 12 13 13 14 14 15

5 Uitvoeringsagenda 5.1 Een extern gerichte dienstverlening 5.2 Regievoering en ketensamenwerking 5.3 Datagedreven werken en Common Ground 5.4 Digitale bedrijfsvoering

26 26 27 27 27

6 Financiën en projecten 6.1 Wet en regelgeving 6.2 Systematiek 6.3 projecten en begrote investeringen

28 28 28 29

Informatiebeleidsplan

29/67

16 16 17 17 18 18 19 20 21 21 22 23

3 / 29

Inleiding Met dit informatiebeleidsplan willen we aansluiten bij de (informatie)behoeften van de samenleving en de organisatie. Niet de technische oplossingen zijn leidend voor de keuzes die we maken als het gaat om de informatievoorziening. Maar uitgangspunten uit de I-visie, zoals digitaal- en zaakgericht werken en, werken met standaarden zijn bepalend voor de informatisering en automatisering. Door dit goed in te richten kan onze gemeente niet alleen veel beter inspelen op de vragen en verwachtingen die er nu al liggen, maar ook op die nog gaan komen, bijvoorbeeld in het kader van samenwerkingsverbanden, het sociaal domein en de naderende omgevingswet.