173807RH 2021_BW_00113
Tekst van het document
Op basis van een ontwikkelagenda ontstaan niet-vrijblijvende afspraken om hieraan gezamenlijk met de gemeente invulling te geven.
22/95
23 februari 2020
11
7. Personele effecten De nieuwe contractering met HZ-uitvoerders per september 2021 heeft personele gevolgen voor hulpen werkzaam bij huidige HZ-uitvoerders met wie geen nieuw contract wordt aangegaan. Daarnaast worden indirect ook taken en functies binnen het gemeentelijk contractmanagement gewijzigd.
7.1 Opvang gevolgen voor hulpen bij niet-gecontracteerde aanbieders In het programma van eisen voor nieuw te contracteren uitvoeringspartners voor HZ-zorg wordt de eis opgenomen dat hulpen van bestaande aanbieders waarvan het contract wordt beëindigd, moeten worden overgenomen. Dit onder de voorwaarde dat de cliënt instemt met de overgang van dienstverlening naar de betreffende HZ-uitvoerder met behoud van de huidige hulp. De overgang dient plaats te vinden op basis van een aanbod van een arbeidscontract met gelijkwaardige werkzekerheden. Daarnaast ook met beloning volgens de reguliere rechtspositieregeling van de nieuwe HZ-uitvoerder op minimaal Cao-niveau. De gemeente stuurt in de gesprekken met de beoogde HZ-uitvoeringspartners aan op onderlinge afspraken tussen de uitvoeringspartners met betrekking tot de voorwaarden, verdeling en keuzemogelijkheid voor hulp en cliënt. Om bovenstaande overnameverplichting invulling te geven en daarmee de continuïteit van zorg voor de cliënt en werkgelegenheid van de hulp, te borgen. De gemeente wijst een bemiddelaar ter ondersteuning van hulpen -werkzaam voor nietgecontracteerde aanbieders - bij hun overgang naar een van de beoogd uitvoeringspartners voor huishoudelijke zorg.
De niet-gecontracteerde aanbieders worden door de gemeente verzocht om medewerking, zodat de bemiddelaar contact kan leggen met de hulpen van wie de cliënt overgedragen zal worden aan een van de beoogd uitvoeringspartners. De bemiddelaar registreert de belangstelling en voorkeur van hulpen voor overname. De bemiddelaar overlegt met de afzonderlijke uitvoeringspartners over de wijze waarop contractaanbiedingen worden voorgelegd aan de hulpen. Hulpen zijn zelf verantwoordelijk voor het beoordelen en aanvaarden van het contractaanbod. Ook zijn ze zelf verantwoordelijk voor het vragen van een toelichting op het aanbod en de rechtspositieregelingen bij de nieuwe werkgever. De inzet van de bemiddelaar is beperkt tot een contractaanbod voor de uren van cliënten die hebben ingestemd met een overgang naar de betreffende uitvoeringspartner voor huishoudelijke zorg.
7.2 Gevolgen voor gemeentelijk personeel i.v.m. wijziging sturing HZ-uitvoering Bij aanvang van de nieuwe contractrelatie met maximaal drie uitvoeringspartners zijn geen grote wijzigingen te verwachten in de omvang van de gemeentelijke taken met betrekking tot huishoudelijke zorg. Op basis van de afspraken die in het kader van de ontwikkelagenda worden gemaakt kan de inhoud van deze taken (beleid, indicatiestelling, contractmanagement, backoffice) wel wijzigen. Naar verwachting kunnen deze wijzigingen middels jaargesprekken met medewerkers en een proces van organisatieontwikkeling worden gerealiseerd zonder noodzaak tot ingrijpende reorganisatie of inkrimping. Optimalisatie van informatieuitwisseling met uitvoeringspartners kunnen mogelijk tot wijzigingen leiden in gemeentelijke backofficeprocessen en invulling van contractmanagement- en beleidstaken. Op de totale inzet (ongeveer 3 fte) wordt geen besparing verwacht.
23/95
23 februari 2020
12
8. Communicatie 8.1 Brede adviesraad sociaal domein en cliëntvertegenwoordigers De huidige beleidskaders voor huishoudelijke zorg blijven vooralsnog ongewijzigd. De beperking van het aantal uitvoeringspartners tot maximaal drie is een wijziging in de beleidsuitvoering. De bevoegdheid hiertoe ligt formeel bij het College. Het College heeft de Raad echter toegezegd om het Collegebesluit voor definitieve vaststelling ter goedkeuring voor te leggen. Zo wil het College er zeker van zijn dat een brede meerderheid de veranderde wijze van sturing op de uitvoering van huishoudelijke zorg, steunt. Gelet op de maatschappelijke discussies en zorgen rond de voorgestelde verandering in de sturingswijze, wil het College de brede adviesraad Sociaal Domein gelijktijdig met de gemeenteraad informeren over het voorgenomen uitwerkingsbesluit van het College. In een begeleidende brief aan de brede adviesraad Sociaal Domein licht het College haar reactie toe op het door hen eerder uitgebrachte advies over de voorgenomen wijziging in de sturing op de uitvoering van huishoudelijke zorg. Zodra de besluitvorming in College en Raad heeft plaatsgevonden, worden cliënten geïnformeerd over de veranderingen per 1 september 2021. Ook krijgen zij dan de mogelijkheid om wensen kenbaar te maken met betrekking tot de uitvoering van de zorg en behoud van bestaande hulp.
Vanuit de HZ-uitvoeringsorganisatie die de zorg aan de cliënt per 1 september 2021 overneemt, worden de bestaande afspraken over invulling van de zorg geïnventariseerd en verwerkt in een nieuw werkplan. Dit met respectering van al afgegeven indicaties.
8.2 Huidige aanbieders en hulpen Gedurende het (openbare) proces van afweging en besluitvorming door College en Raad kunnen de cliënten, huidige aanbieders en hulpen hun zorgen en wensen kenbaar maken voor de overgang naar het nieuwe stelsel. Na afronding van de bestuurlijke besluitvorming zal via TenderNed de procedure worden gepubliceerd. Hier vindt de selectie en contractering van de HZuitvoeringspartners per 1 september 2021 plaats. De huidige aanbieders zullen worden uitgenodigd voor een voorlichtingsbijeenkomst. Tijdens de bijeenkomst worden de redenen voor de verandering toegelicht en worden vragen beantwoord over het partnerprofiel en de selectie- en contracteringsprocedure. Ter voorbereiding op de mogelijke overname van hulpen, door de te contracteren uitvoerders, zal de gemeente zorgdragen voor een belangstellingsregistratie onder hulpen. Hiermee wordt de bereidheid en eventuele voorkeur voor overname onder hulpen geïnventariseerd. Het is van belang dat aan hulpen tijdig een arbeidscontract wordt aangeboden door de beoogd HZ-uitvoeringspartner.
8.3 Andere professionals in de zorgketen en wijk Zodra de besluitvorming over de voorstellen voor het nieuwe stelsel HZ-zorg is afgerond, wordt een informatiebijeenkomst georganiseerd voor professionals uit het voorveld, toegang en zorgnetwerk in wijken. Daarmee worden wensen en aandachtspunten geïnventariseerd over mogelijke verbeteringen in het samenspel tussen gemeente, HZ-uitvoerders en andere professionals in de wijken. Dit om de ondersteuning van de cliënt, waar mogelijk, doelmatiger en effectiever te organiseren. De verzamelde reacties vormen input voor de ontwikkelagenda die de gemeente vastlegt met de HZ-uitvoeringspartners bij aanvang van het partnerschap.
8.4 Raadsleden Het College legt dit voornemen tot verandering in de wijze van uitvoering van huishoudelijke zorg ter instemming voor aan de Raad. Na behandeling in de Raad stelt het College een definitief besluit vast. Op verzoek kan het voorgenomen Collegebesluit ook eerst in het Forum worden besproken. Nadat de voorbereiding voor de nieuwe contractering is opgestart informeert het College de Raad
24/95
23 februari 2020
13
over de resultaten van de selectiefase. Daarnaast informeert de College ook over het resultaat van de inspanningen om de zorg aan cliënten en werkgelegenheid voor hulpen zeker te stellen naar de overgang van 1 september 2021. De voortgang in de uitvoering van de ontwikkelagenda zal vervolgens onderdeel worden van de reguliere periodieke verantwoording in de programmabegrotingscyclus.
8.5 Pers Na vaststelling van de uitgewerkte voorstellen door het College wordt een persbericht verzonden, gelijktijdig met de aanbieding van de voorstellen aan de griffie en de brede adviesraad Sociaal Domein. Na afronding van de bestuurlijke besluitvorming in Raad en College wordt het aanbestedingsdocument gepubliceerd waarin een stappenplan is opgenomen. Na afronding van de selectiefase zal bekend worden gemaakt met welke partijen verder wordt gesproken over de uitwerking van een HZ-partnerschapsovereenkomst per 1 september 2021. Na 1 september wordt een persbericht verzonden waarin de afspraken bekend worden gemaakt met betrekking tot de ontwikkelagenda en resultaten in overname van cliënten en hulpen.
25/95
23 februari 2020
14
9. Implementatie 9.1 Projectaanpak en planning In bijlage 1 is een uitgebreid overzicht opgenomen van de projectactiviteiten en bijbehorende planning. De activiteiten worden grotendeels voorbereid en uitgevoerd door een externe projectleider in samenspraak met een interne projectgroep en op onderdelen ondersteund door werkgroepen. Het gaat om de volgende werkgroepen: werkgroep selectie, werkgroep contractering en werkgroep overname hulpen/cliënten). De inzet van de projectleider en de interne capaciteit ten behoeve van werkgroepen is in het projectplan beschreven.
9.2 Voorbereiding publicatie TenderNed Parallel aan de (openbare) besluitvorming zal ambtelijk gewerkt worden aan de voorbereiding van een publicatie op TenderNed. Tegelijkertijd ontvangen de huidige aanbieders een brief waarmee bevestigd wordt dat de bestaande 'Open House' overeenkomsten per 1 september 2021 niet verlengd of voortgezet worden. Met de publicatie op TenderNed start ook de termijn waarbinnen partijen hun belangstelling kenbaar kunnen maken om te worden geselecteerd voor een uitnodiging tot inschrijving voor de partnerschapsovereenkomst. In de brief aan de huidige aanbieders en het te publiceren besluit wordt aangegeven welke informatie belangstellende partijen minimaal moeten indienen om in de selectiebeoordeling te kunnen worden meegenomen.
9.3 Selectie tot inschrijving uit te nodigen partijen Het in bijlage 2 opgenomen partnerprofiel en de onderstaande criteria worden gehanteerd om te beoordelen welke drie partijen het beste passen bij het door Zutphen gewenste duurzame partnerschap voor de uitvoering van huishoudelijke zorg: a. een aantoonbaar goede staat van dienst met betrekking tot de kwaliteit van uitvoering van HZzorg, door cliëntonderzoek bevestigd; b. bekendheid en ervaring met lokale situaties en sociale netwerken in wijken en buurten van de gemeente Zutphen (en visie op verdere verankering hiervan); c. de kennis en het vermogen om de uitvoering van HZ-zorg voor ongeveer één derde van de cliënten in Zutphen te organiseren vanuit een ‘lean & mean' best practice; d. in de organisatie verankerde drijfveren om hulpen op een zo doelmatig mogelijke wijze te 'servicen' in het gewenste samenspel met de gemeente (toegang), andere professionals uit het wijknetwerk en het eigen sociale netwerk van de cliënt (zonder onderschikking aan het belang van eventuele externe financiers, expansiedrift van managers of buitensporige loonwensen van individuele hulpen); e. een heldere visie op in gezamenlijk verband te ontwikkelen normen en werkwijzen om met de beschikbare hulpcapaciteit de meest acute nood te ledigen bij kwetsbare cliënten; f. een financieel gezonde positie (voldoende kredietwaardigheid); g.
een door hulpen gewaardeerd werkgeverschap en managementvoering (en integere reputatie). Er worden geen ondernemingsrechtsvormen uitgesloten. In de te publiceren documenten op TenderNed wordt aangegeven welke informatie belangstellende partijen dienen bij te voegen. En op welke wijze deze informatie zal worden beoordeeld in het selectieproces.
26/95
23 februari 2020
15
Belangstellende aanbieders die in 2020 aan minder dan 300 unieke cliënten in Zutphen huishoudelijke zorg geleverd hebben, dienen aan te geven op welke wijze zij de benodigde capaciteit voor tenminste 400 unieke cliënten vanaf 1 september 2021 gaan organiseren. Dit in het geval hulpen en cliënten zouden besluiten naar deze uitvoeringspartner over te stappen. Belangstelling kan ook worden aangegeven door een nieuwe combinatie van bestaande aanbieders die zich als joint venture of (koepel)coöperatie willen aanmelden om voor selectie als uitvoeringspartner te worden uitgenodigd. Direct na publicatie op TenderNed wordt een informatiebijeenkomst georganiseerd voor alle huidige aanbieders en andere belangstellende partijen. Daarin wordt een toelichting gegeven op de criteria en de procedure van beoordeling. Partijen kunnen tot vijf dagen voor de sluiting van de termijn waarbinnen de belangstelling kan worden aangemeld, schriftelijke vragen indienen. Deze worden een dag later schriftelijke beantwoord via een publicatie op TenderNed.
9.4 Beoordeling inschrijvers en start onderhandelfase Een interne werkgroep bestaat uit verschillende ambtelijke disciplines, onder leiding van de verantwoordelijk wethouder. Deze selecteert op basis van bovenstaande criteria de drie beste kandidaten voor het aangaan van een contract als HZ-uitvoeringspartner. De afzonderlijke leden nemen op basis van een eenduidig dossier en een eenvormige vragenlijst de kandidatenorganisaties door. Zij leggen eventuele vragen voor zichzelf schriftelijk vast. Vervolgens bespreekt de werkgroep gezamenlijk hun bevindingen. De vijf best passende partijen worden uitgenodigd voor een toelichtend gesprek. Tijdens het gesprek kunnen door werkgroep leden vragen worden gesteld. Na afronding van deze gesprekken en antwoorden op gestelde vragen vanuit de werkgroep, stelt de werkgroep de top drie van beste kandidaten vast. Van de individuele toelichtende gesprekken per kandidaat en het daaropvolgende werkgroep overleg wordt een proces-verbaal opgemaakt. De drie geselecteerde partijen worden uitgenodigd om zich in te schrijven op de partnerschapsovereenkomst en voor een contracteringsgesprek over uitwerking van de partnerschapsvoorwaarden. Deze partijen worden in de gelegenheid gesteld om over een aantal onderwerpen onderling afspraken te maken.
Deze afspraken zijn om te komen tot eenduidige afspraken met de gemeente over een gezamenlijke ontwikkelagenda en overname van cliënten en hulpen. Gelijktijdig met de uitnodiging tot inschrijving aan de drie geselecteerde partijen wordt een bericht gestuurd aan de overige partijen met de mogelijkheid om een gesprek aan te vragen waarin toelichting op de beoordeling wordt gegeven door de projectleider. Als een afgeschreven partij bezwaar heeft tegen de uitkomst, dan kan deze een beroep doen op de rechter om te verifiëren of de selectieprocedure naar wettelijke maatstaven correct is toegepast.
9.5 Vastleggen van afspraken en start voorbereiding overname cliënten/hulpen De resultaten uit het gezamenlijke en bilaterale overleg tussen gemeente en kandidaatuitvoeringspartners worden in een voorlopige gunningsbrief vastgelegd. Hiermee kunnen partijen in aanloop naar 1 september 2021 voorbereidende activiteiten opstarten. Deze zijn gericht op continuïteit van zorg aan cliënten en werkzekerheid voor hulpen. De benodigde acties voor de start van de uitvoering van partnerschapstaken wordt in gezamenlijk en nader te bepalen werkgroepverbanden voorbereid.
9.6 Ondertekenen partnerschapsovereenkomst en start uitvoering partnerschap Elke partij wordt gevraagd om een bestuurder aan te wijzen die op een gezamenlijk te bepalen moment gevolmachtigd is om de partnerschapsovereenkomst te ondertekenen. Dit moment zal worden benut om een toelichting te geven op de ambities van de afzonderlijke partners bij het aangaan de samenwerking.
27/95
23 februari 2020
16
10. Evaluatie 10.1 Doelen en evaluatiecriteria Het partnerschap met HZ-uitvoerders beoogt: 1. Vergroten van zekerheden voor hulpen en zeggenschap over de inrichting van hun werk; 2. Budgetbesteding gericht op maximale maatschappelijke waarde uit publieke middelen (winststreven vervangen door sociale drijfveren); 3. Versnelling in de ontwikkeling van eenduidige werkwijzen, uitvoeringsnormen en doelmatige ondersteuning van hulpen met als oogmerk om te komen tot een zo doelmatig mogelijk samenspel in het netwerk rondom de cliënt. 4. Behoud van cliënttevredenheid over de gekozen hulp en de geleverde zorg. 5. Het voorkomen of snel aanpakken van knelpunten die kunnen ontstaan in de zorgvraag naar huishoudelijke ondersteuning.
10.2 Evaluatiemomenten en -werkwijze Eens per jaar wordt door de gemeente een integraal overleg voorbereid met deelname vanuit alle betrokken professionals. Hierbij zijn in ieder geval de volgende partijen aanwezig: beleid, HZuitvoering, HZ-toegang, buurtwerk, wijkzorg. De voor dit overleg benodigde informatie wordt zoveel als mogelijk in de eigen geautomatiseerde systemen verzameld en (geanonimiseerd) bijeengebracht op een centraal punt. Dit is in contracteringsgesprekken nader af te spreken. De resultaten van dit integrale overleg worden door de gemeente vertaalt naar bilaterale jaarlijkse prestatiegesprekken met de afzonderlijke HZ-uitvoeringspartners. De uitvoeringspartners voeren onderling jaarlijks tenminste één gezamenlijk gesprek over de invulling/afstemming van taakstellingen. Dit is inclusief de verdeling van deelname aan integrale themawerkgroepen, zoals afgesproken in het gezamenlijke jaarlijkse overleg met de gemeente over de ontwikkelagenda.
10.3 Monitoring en benodigde evaluatie-informatie Elke HZ-uitvoeringspartner is zelf verantwoordelijk voor het opleveren van informatie aan diegenen die belast zijn met monitoring op specifieke onderdelen. De gemeente maakt hierover met elke partner afspraken op maat en voert regie op een tijdige oplevering.
28/95
23 februari 2020
17
Bijlage 1
Projectplan Contractering uitvoeringspartners Huishoudelijke zorg 2021-2026
29/95
23 februari 2020
18
1. Doelstellingen Het College van de gemeente Zutphen is voornemens de uitvoering van huishoudelijke zorg vanaf 1 september 2021 op te dragen aan maximaal 3 nader te selecteren uitvoeringspartners. Daartoe is behoefte aan een projectaanpak met de volgende doelstellingen: a. Succesvolle selectie van drie uitvoeringspartners die het beste passen bij het door de gemeente geschetste profiel van de ideale partner; b. Overeenstemming met de drie geselecteerde uitvoeringspartners over de wijze waarop in de komende jaren vanuit gemeenschappelijke doelen wordt gewerkt aan een ontwikkelagenda; c. Behoud van continuïteit van zorg voor cliënten bij overname van de dienstverlening door één van de drie geselecteerde uitvoeringspartners; d. Behoud van werk voor huidige hulpen werkzaam bij huidige aanbieders van wie het contract met de gemeente per 1 september 2021 wordt beëindigd; e. Behoud van tevredenheid onder cliënten over de geleverde hulp tijdens en na het overnameproces; f. Voorkomen van onrechtmatig handelen in het selectie- en contracteringsproces van waaruit bezwaren en beroepsprocedures kunnen voortvloeien ingediend door belanghebbende partijen die zich mogelijk benadeeld voelen door besluiten of handelingen van de gemeente. g. Voorkomen van een stijging in de gemiddelde uitgaven van de gemeente voor huishoudelijke zorg per cliënt per jaar. 2.
Aanpak De noodzakelijke activiteiten voor het realiseren van bovengenoemde doelstellingen zijn te verdelen over de volgende fasen: tijdlijn tot 1 april 2021 april – mei 2021 mei – juli 2021 juli – augustus 2021 augustus – september 2021
fase 1. Inrichten projectorganisatie en voorbereiden van documenten 2. Selectieproces 3. Contractvoorbereiding 4. Voorbereiding overname cliënt/hulp 5. Formaliseren en opstarten partnerschap
In maart 2021 rond de bestuurlijke besluitvorming af. Dit wordt ondersteund door een interne projectgroep waaraan externe deskundigheid is toegevoegd. Voor de uitvoering van het project is eveneens behoefte aan toevoeging van externe capaciteit en deskundigheid. Daarvoor wordt de aanstelling van een projectleider voorgesteld met een resultaatgerichte opdracht. Deze opdracht is afgeleid van bovenstaande doelstellingen voor dit project. De interne capaciteit is beperkt. Het grootste deel van de werkzaamheden wordt verricht door de projectleider, in samenspraak met het projectteam, voorgezeten door de verantwoordelijk wethouder. De activiteiten in fase 2 en 3 worden uitgevoerd door samengestelde werkgroepen. Deze werkgroepen zijn specifiek voor de taak samengesteld (zie paragraaf drie). De voorbereiding van de overname van hulpen wordt ondersteund door inschakeling van een extern, onpartijdig bemiddelaar. Dit verloopt via een separate opdracht vanuit het projectteam. De overname van cliënten (en cliëntgegevens) wordt voorbereid door een gezamenlijke werkgroep van beoogd uitvoeringspartners en de gemeente (projectleider en contractmanager HZ). Na ondertekening van de partnerschapsovereenkomst wordt vanuit de contractmanager HZ een eerste bijeenkomst voorbereid voor de gezamenlijk met de uitvoeringspartners op te stellen ontwikkelagenda. Per fase is de aanpak en planning als volgt:
30/95
23 februari 2020
19
Fase 1: Inrichting en voorbereiding project
Fase 2 & 3: selectieproces en contractering
Fase 4 & 5: voorbereiding overname cliënten/hulpen en formele start partnerschap
31/95
23 februari 2020
20
3. Projectteam en werkgroepen bestaande aanbieders hulpen
registratie
ad hoc overleg intern gemeente werkgroep selectie
voorkeur
bemiddelaar aanbod
projectteam
gezamenlijke werkgroep
werkgroep contractering
cliënten
partner A partner B partner C
Het projectteam bestaat uit de bestuurlijk opdrachtgever (voorzitter), projectleider, beleidsambtenaar HZ en directeur sociaal domein en projectsecretaris. Projectteam coördineert alle werkzaamheden die onder leiding van de projectleider worden uitgevoerd. Zo nodig wordt op agendapunt ad hoc deelname gevraagd vanuit control (financiën), juridische zaken, inkoop en communicatie. De te publiceren aanbestedingsdocumenten worden in samenspraak met inkoopadviseur opgesteld en door het projectteam vastgesteld. Alle externe communicatievoorstellen worden door de projectleider afgestemd met de communicatieadviseur. Alle werkzaamheden met betrekking tot het beoordelen van aanmeldingen van belangstellende partijen worden door de werkgroep selectie uitgevoerd onder leiding van de projectleider. De werkgroep selectie bestaat verder uit de wethouder, beleidsmedewerker HZ, directeur sociaal domein, de contractmanager HZ en de teamleider zorg. De projectleider ondersteunt de werkgroep leden in het opmaken van de beoordelingen op basis van een gestandaardiseerde procedure en draagt hiermee zorg voor nakoming van de wettelijke eisen die aan de uitkomst van de selectie gesteld worden.
Alle werkzaamheden met betrekking tot het overleg met de geselecteerde uitvoeringspartners ter voorbereiding van het aangaan van een partnerschapsovereenkomst en het nakomen van verplichting tot overname van cliënten en hulpen van niet-gecontracteerde aanbieders, worden door de werkgroep contractering uitgevoerd onder leiding van de projectleider. Deze werkgroep bestaat verder uit de contractmanager HZ, inkoopadviseur, beleidsmedewerker HZ en bestuursadviseur. Het overleg met de uitvoeringspartners in een gezamenlijke werkgroep wordt namens de gemeente gevoerd door tenminste twee personen, daartoe aangewezen door het projectteam. Afhankelijk van het agendapunt kunnen andere personen worden aangewezen. De projectleider bereidt de inbreng vanuit de gemeente voor in samenspraak met de betrokken werkgroep leden. De werkgroep bespreekt de resultaten van het overleg en de voorstellen die de projectleider opstelt met betrekking tot de gezamenlijk vast te leggen afspraken voordat deze ter vaststelling aan het projectteam worden aangeboden. Het projectteam besluit over de inhoud van collegevoorstellen.
32/95
23 februari 2020
21
4. Projectbegroting De onderstaande inzet is geraamd vanuit de verwachting dat beschikbare capaciteit van bestuurders en ambtenaren voor dit project zeer gering is en hoofdzakelijk beperkt blijft tot deelname aan werkgroep/projectteam en bilaterale afstemmomenten over voorstellen en handelingen die rechtgevolgen kunnen hebben voor de gemeente. De uitvoering van projectwerkzaamheden vergt in de hiervoor geschetste aanpak de volgende inzet van extern projectleider, projectsecretaris en bemiddelaar: fase alle alle alle alle 2 2 2 2 2 2 2 3 3 3 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 4 4 5
Activiteit Voorbereiding en deelname projectteam (10 x) Deelname en verslaglegging projectteam (10 x) Voorbereiding/overleg bilateraal wethouder/directie (10x) Inregelen van afspraken, uitnodigingen, verwerken reacties Voorbereiding en deelname werkgroep selectie (4 x) Deelname en verslaglegging werkgroep selectie (4 x) Voorbereiding/interne afstemming publicatie TenderNed Voorlichting aan stakeholders en belanghebbenden Beantwoorden vragen/opstellen NvI en intern overleg Voorbereiden beoordeling aanmeldingen / score bord Communicatie selectieresultaat / toelichting/gesprekken Voorbereiding en deelname werkgroep contractering (6x) Deelname en verslaglegging werkgroep contractering (6x) Voorbereiden uitvraag aan geselecteerde partijen Voorbereiden antwoorden op vragen / gespreksmemo’s Voorbereiden en deelname aan gesprekken (3 bila’s, 3 col) Deelname / verslaglegging van gesprekken (3 bila’s, 3 col) Analyse voorstellen / opstellen besluit voorlopige gunning Voorbereiden van overleg over overname hulpen/cliënten Belangstellingsregistratie onder hulpen voor overname Voorbereiden en deelname gezamenlijke werkgroep (4 x) Deelname / verslaglegging gezamenlijke werkgroep (4 x) Opstellen afspraken over ontwikkelagenda Opstellen afspraken monitoring/contractmanagement Verifiëren invulling van afspraken overname hulp/cliënt Aanpassen /intern overleg definitieve contractafspraken
Verslaglegging definitieve contractafspraken (3x) Voorlichting intern contractmanagement en extern veld
door projectleider projectsecretaris projectleider projectsecretaris projectleider projectsecretaris projectleider projectleider projectleider projectleider projectleider projectleider projectsecretaris projectleider projectleider projectleider projectsecretaris projectleider projectleider bemiddelaar projectleider projectsecretaris projectleider projectleider projectleider projectleider projectsecretaris projectleider totaal
inzet 20 uur 20 uur 20 uur 20 uur 8 uur 8 uur 24 uur 8 uur 8 uur 24 uur 12 uur 12 uur 12 uur 20 uur 16 uur 24 uur 24 uur 16 uur 16 uur 24 uur 8 uur 8 uur 12 uur 8 uur 12 uur 16 uur 6 uur 6 uur 412 uur
De benodigde inzet vanuit de gemeentelijke organisatie (maart - september 2021) wordt begroot op: Fase alle alle alle 2 3 4 5
activiteit Projectteam (10x) Projectteam (ad hoc op agendabasis) Aanbestedingsdocument/NvI/ Werkgroep selectie (4 x) Werkgroep contractering (6x) Gezamenlijke werkgroep met partners (4x) Opstarten contractmanagement/training
wie 3 vaste leden Jur/fin/com inkoopadviseur 3 vaste leden 3 vaste leden 2 vaste leden 2 personen totaal
10 x 3 x 2uur = 60 uur 4 x 3 x 2 uur = 24 uur 12 uur 4 x 3 x 2 uur = 24 uur 6 x 3 x 2 uur = 36 uur 4 x 2 x 2 uur = 16 uur 2 x 2 x 2 uur = 8 uur 180 uur
33/95
23 februari 2020
22
Bijlage 2: Profiel uitvoeringspartner huishoudelijke zorg 2021-2026 Profiel De gemeente Zutphen werkt vanuit de herijkte strategische visie op het Sociaal Domein. Een sterke inclusieve samenleving komt neer op een grote omslag in de aanpak van de sociale problematiek in Zutphen. De gemeente wil ‘van zorgen voor’ naar ‘zorgen dat’. Dit betekent het verminderen van hulpafhankelijkheid van de inwoners en het daadwerkelijk versterken van de preventie en normaliseren van problematiek. Vanuit een duidelijke toedeling van rollen en verantwoordelijkheden wil de gemeente in de komende jaren het samenspel tussen alle betrokken professionals effectiever en doelmatiger maken. Daarvoor is ook de informatie en medewerking van hulpen nodig om de benodigde capaciteit en hulpvorm directer te kunnen laten meebewegen met de actuele zorgbehoefte bij cliënten en het onderzoeks-/indicatieproces doelmatiger te organiseren. De gemeente heeft het voornemen om maximaal drie partijen te contracteren voor de uitvoering van huishoudelijke zorg. Met de beperking van het aantal uitvoeringspartners tot maximaal drie wordt mede beoogd een versnelling aan te brengen in de ontwikkeling van eenduidige werkwijzen, uitvoeringsnormen en doelmatige ondersteuning van hulpen om invulling te kunnen geven aan een zo doelmatig mogelijk samenspel met toegang en andere professionals in het netwerk rondom de cliënt.
Een samenspel waarbij alle deelnemers zich maximaal inspannen om lokale beleidsontwikkeling door samenwerking in de praktijk vorm te geven zonder gehinderd te worden door het streven naar winst vanuit eigenaren/externe financiers en ambities van managers naar groei buiten Zutphen. Door met deze drie partijen een langdurig partnerschap aan te gaan worden kansen vergroot om met gezamenlijke inspanningen te komen tot de volgende effecten: 1. Het voorkomen of snel aanpakken van knelpunten die kunnen ontstaan door de verwachte groei in de zorgvraag naar huishoudelijke ondersteuning; 2. Behoud van cliënttevredenheid over de gekozen hulp en de geleverde zorg; 3. Vergroten van zekerheden voor hulpen en zeggenschap over de inrichting van hun werk; 4. Een vertrouwensrelatie met zo laag mogelijke organisatiekosten bij zowel gemeente als uitvoeringspartners zodat kan worden volstaan met kostendekkende bekostigingsafspraken; 5. Versnelling in de ontwikkeling van eenduidige werkwijzen, uitvoeringsnormen en doelmatige ondersteuning van hulpen met als oogmerk om te komen tot een zo doelmatig mogelijk samenspel in het netwerk rondom de cliënt.
Na 1 september 2021 zijn de gecontracteerde uitvoeringspartners gehouden om zich gezamenlijk met de gemeente in te spannen om door middel van nadere afspraken in de vorm van een ontwikkelagenda te werken aan realisatie van de beoogde effecten van beleid en aanpassing van uitvoeringsvoorwaarden aan veranderingen in lokaal beleid. De combinatie van een langere contractduur (4 jaar met de optie om het contract twee keer met 2 jaar te verlengen) en de mogelijkheid om jaarlijks in een addendum de dienstverleningsvormen en daarbij geldende vergoedingen aan te passen, vergroot de bereidheid van partijen om te investeren in onderlinge samenwerking en de exploitatierisico’s te minimaliseren. De gemeente heeft behoefte aan uitvoeringspartners die de vruchten hiervan inzetten voor het vergroten van werkzekerheden voor hulpen (woonachtig in Zutphen en omgeving) en kwaliteit van dienstverlening aan cliënten.
34/95
23 februari 2020
23
De drie als meest geschikt beoordeelde uitvoeringspartners dienen te beschikken over: a. een aantoonbaar goede staat van dienst met betrekking tot de kwaliteit van uitvoering van HZzorg, door cliëntonderzoek bevestigd; b. bekendheid en ervaring met lokale situaties en sociale netwerken in wijken en buurten van de gemeente Zutphen (en visie op verdere verankering hiervan); c. de kennis en het vermogen om de uitvoering van HZ-zorg voor ongeveer één derde van de cliënten in Zutphen te organiseren vanuit een ‘lean & mean' best practice; d. in de organisatie verankerde drijfveren om hulpen op een zo doelmatig mogelijke wijze te 'servicen' in het gewenste samenspel met de gemeente (toegang), andere professionals uit het wijknetwerk en het eigen sociale netwerk van de cliënt (zonder onderschikking aan het belang van eventuele externe financiers, expansiedrift van managers of buitensporige loonwensen van individuele hulpen); e. een heldere visie op in gezamenlijk verband te ontwikkelen normen en werkwijzen om met de beschikbare hulpcapaciteit de meest acute nood te ledigen bij kwetsbare cliënten; f. een financieel gezonde positie (voldoende kredietwaardigheid); g. een door hulpen gewaardeerd werkgeverschap en managementvoering (en integere reputatie).
Kwaliteiteisen Aanbieder levert de ondersteuning met gekwalificeerd personeel, passend bij de behoeften en persoonskenmerken van de klant. • De voorziening wordt verstrekt in overeenstemming met de op de beroepskracht rustende verantwoordelijkheid op basis van de professionele standaard en de aanbieder biedt in het kader van de geboden voorziening aangewezen beroepskracht jaarlijks verplichte passende scholing. • De aanbieder geeft aan al zijn medewerkers scholing over ziektebeelden, maximaal na 1 jaar indiensttreding van de hulp, passend bij de doelgroep, die huishoudelijke zorg ontvangen. • De aanbieder heeft een actieve signaleringsplicht ten aanzien van veranderingen in de gezondheid (fysiek en psychisch) , de sociale situatie en de behoefte van de cliënt aan meer of andere zorg. • De aanbieder geeft aan al zijn medewerkers voorlichting en/of scholing over de signaleringsplicht zodat hiervan tijdige adequate vervolgstappen genomen kunnen worden. De te volgen procedures met betrekking tot deze signalering en de advies- en doorverwijsfuncties zijn vastgelegd in werkinstructies en richtlijnen binnen de organisaties. De voorziening is veilig.
Protocollen die eraan bijdragen dat de veiligheid van cliënten en beroepskracht wordt gewaarborgd zijn aanwezig en worden toegepast: • aanwezigheid meldcode huislijk geweld en ouderenmishandeling en daarnaast scholingsaanbod in kennis en gebruik hiervan • protocol omgaan met agressie • protocol dichte-deur beleid De voorziening is doelmatig, doeltreffend, cliëntgericht en de voorziening is afgestemd op de reële behoefte van de cliënt en op andere vormen van zorg of hulp. De aanbieder kan aantonen dat de aanbieder de cliënttevredenheid tweejaarlijks toetst en stelt waar nodig een verbeterplan/kwaliteitsbeleid op die toeziet op het verbeteren van de kwaliteit en de cliënttevredenheid.
35/95
23 februari 2020
24
Selectie van Gegadigden 1 Methodiek De Selectiefase heeft als doel geschikte Gegadigden te selecteren die worden uitgenodigd om in de Gunningsfase een Inschrijving te doen. Of een Gegadigde geschikt is hangt af of er geen uitsluitingsgronden op Gegadigde van toepassing zijn en in welke mate Gegadigde voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen. Dit hoofdstuk beschrijft, naast de toets op de uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen, ook de vormvereisten van het Verzoek tot deelneming. De Aanbestedende dienst stelt een maximum van drie aan het aantal uit te nodigen Gegadigden. De beoordelingsprocedure start na ontvangst van de aanmeldingen. Een beoordelingsteam verricht de beoordelingen van de Inschrijvingen om met drie Gegadigden te onderhandelen als volgt: Stap 1: Beoordeling van de vormvereisten De verzoeken tot deelneming worden eerst gecontroleerd op de vormvereisten. De Aanbestedende dienst behoudt zich het recht voor om Verzoeken tot deelneming die hier niet aan voldoen ongeldig te verklaren en niet (verder) in behandeling te nemen. De vormvereisten zijn: • Uw Verzoek tot deelneming moet rechtsgeldig ondertekend zijn door een hiertoe bevoegd persoon uit uw organisatie; •
Uw Verzoek tot deelneming moet volledig zijn;
•
Uw Verzoek tot deelneming moet opgesteld zijn in het Nederlands;
•
Uw Verzoek tot deelneming moet digitaal via email aan de contactpersoon van de gemeente worden ingediend. In de eerste stap wordt bekeken of de aanmelding c.q. inschrijving volgens de procedure is aangeleverd en of alle gevraagde informatie is bijgevoegd. Stap 2: Beoordeling uitsluitingsgronden Volgens de Aanbestedingswet 2012 wordt gebruik gemaakt van de Eigen verklaring. Gegadigde maakt voor zijn Eigen verklaring gebruik van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. In het Uniform Europees Aanbestedingsdocument geeft de Gegadigde aan dat de (verplichte) uitsluitingsgronden, zoals die genoemd staan in de artikelen 2.86 en 2.87 Aanbestedingswet 2012 niet op hem van toepassing zijn. Stap 3: Beoordeling mate van geschiktheid Gegadigde geeft met een eigen verklaring op in welke mate hij voldoet aan de gestelde geschiktheidseisen, technische specificaties en uitvoeringsvoorwaarden zoals staat beschreven in artikel 2.84 Aanbestedingswet 2012. De opgave van Gegadigden die als meest geschikt zijn beoordeeld en uitgenodigd zijn om een inschrijving te doen, zullen in de inschrijvings- en gunningsfase worden geverifieerd op basis van bij de definitieve inschrijving te voegen bewijsstukken en natrekking van opgegeven referenties.
2 Uniform Europees Aanbestedingsdocument De Gegadigde moet middels deze Uniform Europees Aanbestedingsdocument zijn bedrijfsgegevens aanleveren en aangeven of hij in samenwerking met andere ondernemingen inschrijft. De verklaring moet rechtsgeldig zijn ondertekend.
36/95
23 februari 2020
25
2.1 Indien Gegadigde onderdeel is van een holding • Indien Gegadigde een dochter- of werkmaatschappij is en gebruik maakt van de middelen van haar holding of moedermaatschappij, voegt Gegadigde bij zijn Inschrijving de Holdingverklaring en / of Derdenverklaring bij. •
Met deze verklaring(en) stelt de holding of moedermaatschappij zich bij gunning volledig en onvoorwaardelijk garant voor de nakoming van de verplichtingen die uit de af te sluiten contract(en) voortvloeien. De verklaring dient door een daartoe bevoegd persoon te zijn ondertekend.
2.2 Indien Gegadigde als Combinatie wil inschrijven • Indien als Combinatie wordt ingeschreven, wordt dit in de Uniform Europees Aanbestedingsdocument vermeld. • Elke deelnemer van de Combinatie moet ook bekend worden gemaakt door het afzonderlijk o invullen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument . Iedere Combinant moet afzonderlijk voldoen aan alle gestelde criteria in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument. o Elke deelnemer van de Combinatie moet afzonderlijk voldoen aan de gestelde eisen ten behoeve van de Economische draagkracht. o Alle combinanten aanvaarden zowel gezamenlijke als hoofdelijke aansprakelijkheid voor de Inschrijving als voor de nakoming en uitvoering van alle uit de Opdrachtovereenkomst voortvloeiende verplichtingen. o Er dient één aanspreekpunt (penvoerder) te zijn, dit moet ingevuld worden in het Uniform Europees Aanbestedingsdocument . o Indien op één van de combinanten een uitsluitingsgrond van toepassing is, volgt uitsluiting van alle combinanten en is het niet toegestaan een andere Combinatie aan te gaan. o Indien de Combinatie wordt ontbonden moet Opdrachtnemer dit onverwijld aan de Opdrachtgever melden. Partijen gaan vervolgens in gesprek of de Opdrachtovereenkomst kan worden voortgezet. De continuïteit en kwaliteit van de dienstverlening is hierbij uitgangspunt.
o Indien de Opdracht aan een combinatie wordt gegund, kan van de combinatie worden verlangd een bepaalde rechtsvorm aan te nemen, als dit voor de goede uitvoering van de Opdracht noodzakelijk is. 2.3 Indien Gegadigde als hoofdaannemer met onder aanneming wil inschrijven • In deze constructie is de hoofdaannemer de Gegadigde. Als de hoofdaannemer gebruik maakt van Onder aanneming, moet de hoofdaannemer dit bekend maken onder aangeving van de door de onderaannemer uit te voeren werkzaamheden. Gegadigde vult het Uniform Europees Aanbestedingsdocument en de Derden verklaring in. •
Hoofdaannemer stelt zich met het ondertekenen van de volledige Inschrijving hoofdelijk aansprakelijk voor de uitvoering van de gehele Opdracht.
•
Aan de Inschrijving moet de ondertekende Derden verklaring worden toegevoegd, waarin wordt verklaard dat onderaannemer haar middelen volledig ter beschikking zal stellen aan Gegadigde,
37/95
23 februari 2020
26
zodat Gegadigde daadwerkelijk kan beschikken over de voor de uitvoering van de aan te besteden Opdracht noodzakelijke middelen van de Onderaannemer. •
De Gegadigde geeft in zijn Inschrijving aan welk deel van de Opdracht bij gunning door Onderaannemer wordt uitgevoerd.
•
Het is voor de Opdrachtgever belangrijk dat de kwaliteit van het geleverde product en de bijbehorende dienstverlening gedurende de looptijd van de Opdrachtovereenkomst constant blijft. De Opdrachtnemer mag tijdens de looptijd van de Opdrachtovereenkomst niet zonder toestemming van de Opdrachtgever van onderaannemer wisselen.
2.4 Uitsluitingsgronden • In het Uniform Europees Aanbestedingsdocument zijn de verplichte uitsluitingsgronden opgenomen. Gegadigde verklaart door het ondertekenen van het Uniform Europees Aanbestedingsdocument dat deze uitsluitingsgronden niet op hem van toepassing zijn. •
De Opdrachtgever zal aan de drie geselecteerde Gegadigden ter verificatie een bewijsstuk ten aanzien van integriteit vragen, de zogenaamde “Gedragsverklaring aanbesteden” (GVA). Inschrijvers, die in een later stadium van de aanbestedingsprocedure niet blijken te voldoen aan alle gestelde eisen (genoemd in stap 1 en 2), worden alsnog uitgesloten voor de verdere deelname.
3 Selectiecriteria en wijze van beoordelen De selectie van de drie meest geschikte Gegadigden zal plaatsvinden aan de hand van een beoordeling door de beoordelingscommissie in gezamenlijk overleg op basis van de volgende geschiktheidscriteria: Kerncompetenties • een aantoonbaar goede staat van dienst met betrekking tot de kwaliteit van uitvoering van HZzorg, door cliëntonderzoek bevestigd; • bekendheid en ervaring met lokale situaties en sociale netwerken in wijken en buurten van de gemeente Zutphen (en visie op verdere verankering hiervan); • de kennis en het vermogen om de uitvoering van HZ-zorg voor ongeveer één derde van de cliënten in Zutphen te organiseren vanuit een ‘lean & mean' best practice; • in de organisatie verankerde drijfveren om hulpen op een zo doelmatig mogelijke wijze te 'servicen' in het gewenste samenspel met de gemeente (toegang), andere professionals uit het wijknetwerk en het eigen sociale netwerk van de cliënt (zonder onderschikking aan het belang van eventuele externe financiers, expansiedrift van managers of buitensporige loonwensen van individuele hulpen); • een heldere visie op in gezamenlijk verband te ontwikkelen normen en werkwijzen om met de beschikbare hulpcapaciteit de meest acute nood te ledigen bij kwetsbare cliënten; • een financieel gezonde positie (voldoende kredietwaardigheid); • een door hulpen gewaardeerd werkgeverschap en
managementvoering (en integere reputatie). Beoordelen van de mate van geschiktheid geschiedt door ranking van de Gegadigden per criterium. Op elk geschiktheidscriterium wordt op basis van de gegevens bij aanmelding middels paarsgewijs vergelijken een ranking opgemaakt door de beoordelingscommissie met een scoreverdeling van 1
38/95
23 februari 2020
27
tot 10. Bij meer dan 10 aanmeldingen worden alleen aan de 10 als best beoordeelde partijen op het betreffende criterium een score toegekend. De beoordelingscommissie kan per criterium de score voor de als meest geschikt beoordeelde aanmelding ook op een cijfer lager dan 10 vaststellen indien uit de verstrekte informatie blijkt dat niet volledig wordt voldaan aan de geschiktheidseisen. In dat geval wordt aan minder dan 10 aanmeldingen in de opgemaakte rangorde een score toegekend. Wanneer de beoordelingscommissie op een criterium uit de verstrekte informatie geen enkel verschil kan opmaken tussen twee aanmeldingen kan de beoordelingscommissie in de rangorde de aanmelders een gelijke plaats toedelen en beide partijen een gelijke score geven. De scores van de betreffende posities worden in dat geval gedeeld (wanneer bij de 1e en 2e plaats de score van 10 en 9 punten zouden zijn toebedeeld ontvangen beide partijen bij een gedeelde positie ieder 9,5). Van de beoordeling door de commissie wordt een proces-verbaal opgemaakt. Aan de hand van de onderstaande gegevens wordt de geschiktheid van de Gegadigde vastgesteld. Als blijkt dat Gegadigde onvoldoende gegevens overlegt op gevraagde criterium behoudt opdrachtgever zich het recht voor de aanmelding ter zijde te leggen en niet verder in de ranking op geschiktheid mee te nemen.
4 Opgave van gegevens ter beoordeling van geschiktheid Er wordt getoetst in welke mate de Gegadigde geschikt is om de Opdracht uit te voeren. Dit gebeurt aan de hand van de volgende eisen ten aanzien van de op te geven gegevens: 4.1 Technische bekwaamheid: kerncompetenties Gegadigde geeft referenties per benoemde kerncompetentie. Hiervoor heeft opdrachtgever de volgende kerncompetenties benoemd. Voor elk van deze kerncompetenties dient omschreven te worden op welke manier vanuit de opgegeven referentie aan de kerncompetentie wordt voldaan. Een referentie kan ter onderbouwing van meerdere kerncompetenties worden aangevoerd.
Gevraagde kerncompetentie(s): • een aantoonbaar goede staat van dienst met betrekking tot de kwaliteit van uitvoering van HZzorg, door cliëntonderzoek bevestigd; • bekendheid en ervaring met lokale situaties en sociale netwerken in wijken en buurten van de gemeente Zutphen (en visie op verdere verankering hiervan); • de kennis en het vermogen om de uitvoering van HZ-zorg voor ongeveer één derde van de cliënten in Zutphen te organiseren vanuit een ‘lean & mean' best practice; • in de organisatie verankerde drijfveren om hulpen op een zo doelmatig mogelijke wijze te 'servicen' in het gewenste samenspel met de gemeente (toegang), andere professionals uit het wijknetwerk en het eigen sociale netwerk van de cliënt (zonder onderschikking aan het belang van eventuele externe financiers, expansiedrift van managers of buitensporige loonwensen van individuele hulpen); • een heldere visie op in gezamenlijk verband te ontwikkelen normen en werkwijzen om met de beschikbare hulpcapaciteit de meest acute nood te ledigen bij kwetsbare cliënten; • een door hulpen gewaardeerd werkgeverschap en managementvoering (en integere reputatie).
39/95
23 februari 2020
28
Van de in deze paragraaf bedoelde opgegeven referenties behoudt Opdrachtgever zich het recht voor deze (ook inhoudelijk) te verifiëren door contact op te nemen met de opdrachtgever van de opgegeven referenties en/of Gegadigde te verzoeken om nadere bewijsstukken te overleggen. Gegadigde vult het format Referentieopdrachten in. 4.2 Financieel gezonde positie Gegadigde dient de volgende gegevens op te geven om de mate van financieel-economische draagkracht te beoordelen: • Een referentie van een recente opdracht in de afgelopen drie jaar met minimaal 10% van de jaarlijkse opdrachtwaarde in Zutphen (peil 2020) voor uitvoering van huishoudelijke zorg • De jaarrekeningen over de afgelopen drie jaren.
40/95
23 februari 2020
29
Ontwerp-partnerschapsovereenkomst (wordt later ingevoegd na afstemming met JZ en Inkoop)
41/95
23 februari 2020
30
Bijlage 3: Presentatie Contractering Huishoudelijke Zorg 2021-2026
42/95
23 februari 2020
31
Contractering Huishoudelijke Zorg 2021-2026 S
43/95
Presentatie contractering HZ 2021-2026 1. Keuze partnerschap als sturingsmodel (raadsbesluit over uitvoeringskader) 2. Beoogde effecten 3. Procedure, criteria, partnerprofiel (uitwerking in aanbestedingsdocument) 4. Randvoorwaarden (financieel, juridisch, personeel, risicobeheersing) 5. Implementatieproces & planning 6. Beantwoording advies BASD 2
GEMEENTE ZUTPHEN
44/95
1. Keuze partnerschap als sturingsmodel 1. De gemeente wil ‘van zorgen voor’ naar ‘zorgen dat’: a) regie voeren op inzet huishoudelijke zorgpartners b) inwoners waar mogelijk taken zelf/samen oppakken; 2. Rollen & verantwoordelijkheden: niet alleen gemeente, samenspel professionals onderling en met toegang. Samen focussen op effectiever en doelmatiger werken; 3. Aanjagen en faciliteren van ontwikkeling samenspel, onderwerpen agenderen op ontwikkelagenda en sturen op invulling van ontwikkelafspraken; 4. Samen oplossingen zoeken voor druk op uitvoering (groei vraag, krapte budget, capaciteit arbeidsmarkt) en kansen benutten voor invulling lokale prioriteiten. 3
GEMEENTE ZUTPHEN
45/95
2. Beoogde effecten 1. Zekerheden voor hulpen en zeggenschap over inrichting werk; 2. Budgetbesteding gericht op maximale maatschappelijke waarde uit publieke middelen (sociale drijfveren i.p.v. winstbejag); 3. Versnelling in de ontwikkeling van eenduidige werkwijzen, uitvoeringsnormen en doelmatige ondersteuning van hulpen 4. Behoud van cliënttevredenheid over de gekozen hulp en de geleverde zorg; 5. Het voorkomen of snel aanpakken van knelpunten in tijdig reageren op wisselingen in vraag naar huishoudelijke zorg.
4
Resultaten worden gerapporteerd in de reguliere verantwoordingscyclus (WMO-breed) en zijn onderwerp van onderzoek bij periodiek uit te voeren evaluaties. GEMEENTE ZUTPHEN
46/95
3. Procedure, criteria, partnerprofiel
5
1. Eenvoudige procedure sociale en andere specifieke diensten (SAS) biedt ruimte voor eigen criteria / proces (niet openbaar); 2. Gezien opdrachtwaarde (boven wettelijke drempel) is publicatie vooraf vereist van gekozen procedure, criteria en proces; 3. Partnerprofiel is basis om de drie meest geschikte partners te selecteren (zoals werving & selectieproces bij open vacature); 4. Raamovereenkomst wordt partnerschapsovereenkomst. Met huidige uitvoeringsvoorwaarden als vertrekpunt. Verplichting om gezamenlijk voorstellen te ontwikkelen die bijdragen aan , een effectiever en doelmatiger samenspel. Mogelijkheid tot doorontwikkeling naar opdrachtovereenkomst en andere bekostigingswijze. Nadere uitwerking aanbestedingsdocument komt in maart als apart Collegebesluit terug. GEMEENTE ZUTPHEN
47/95
4. Randvoorwaarden
6
1. Huidige tariefstelling en dienstverleningscatalogus (HZ1: € 28,20, HZ2: € 28,80) zijn vertrekpunt. Jaarlijks aanpassen aan te verwachten wijziging in de hulpvraag en CAO-kosten. Sturing op omvang van productie via toegang/indicatiestelling. Uitgaven voor ontwikkelprojecten via aparte besluitvorming. 2. Investeringen in samenspel stimuleren door uitzicht te bieden op tweemaal verlenging van het partnerschap met twee jaar. Monitoren of beleidsuitvoering effectiever, doelmatiger wordt. 3. Overname van hulp is een verplichting (in relatie tot cliënturen). 4. Samen uitvoeringsnormen en methodieken vastleggen als basis voor prestatiebeoordeling en stimuleren verbeteracties; 5. Mogelijkheid voor uit- en toetreding partner waarborgt continuïteit partnerschap en zorgverlening aan cliënt. GEMEENTE ZUTPHEN
48/95
5. Implementatie & planning (1)
7
1. Projectplan borgt tijdige voorbereiding, deskundigheid, capaciteit; 2. Minimale belasting interne bezetting, maximaal draagvlak bij alle betrokken disciplines (verankering eigenaarschap); 3. Tijdige uitwerking gemeentelijke taken uitvoering partnerschap (contractmanagement en verbindingen binnen sociaal domein); 4. Communicatie: focus op voorkomen onrust bij hulpen en cliënten; 5. Inzet van bemiddelaar ter verzekering passend contractaanbod aan hulpen (inclusief verankeren SROI-werkwijze bij vacatures); 6. Verdeling cliënten over partners volgt primair voorkeur van hulp. Stimuleren van beoogd partners als aantrekkelijk werkgever en voor cliënt herkenbare identiteit als zorgverlener. 7. Mogelijke ondergrens voor partnerschap wordt besproken met beoogd partners, ter uitwerking van uit- en toetreedregeling. GEMEENTE ZUTPHEN
49/95
E. Implementatie & planning (2)
8
GEMEENTE ZUTPHEN
50/95
E. Implementatie & planning (3)
9
GEMEENTE ZUTPHEN
51/95
E. Implementatie & planning (4)
10
GEMEENTE ZUTPHEN
52/95
6. Reactie op advies BASD Adviespunten BASD
Reactie College
Beperking keuzevrijheid opvangen met klachtregeling voor cliënten & hulpen
Met beoogd partners wordt gewerkt aan goede klachtregeling
Aandacht voor korte lijnen met andere professionals en de gemeente
Contact hulpen/toegang verbeteren en investeren in breder samenspel
Perspectief op werkzekerheid hulpen
Eis aan partners om hulpen een contractaanbod te doen
Voorkomen tunnelvisie op één scenario
Voorkomen door inzet van experts en betrokkenheid gemeenteraad
Ontwikkelkansen werknemerscoöperatie Kansen door krachtenbundeling
Klanttevredenheidsmeting aanbieders moet anders en laagdrempeliger
Suggesties BASD nemen we over
Doelen signaleringsfunctie duidelijker 11benoemen GEMEENTE ZUTPHEN
We gaan scherper formuleren wat van 53/95 hulpen wordt verwacht
Bijlage: Overzicht aandeel huidig aanbieders
12
GEMEENTE ZUTPHEN
54/95
Vr
Dank voor uw aandacht 55/95
Advies BASD 17-01-2021 Klachtafhandeling In een scenario waarbij sprake is van meerdere zorgaanbieders bestaat te mogelijkheid om te kiezen voor een andere zorgaanbieder als de klant ontevreden is. Dit geldt ook voor de werknemers. Als zij hun draai niet kunnen vinden bij een zorgaanbieder, passen zij mogelijk beter in een andere organisatiecultuur. Deze keuzevrijheid wordt in scenario 4 drastisch beperkt. Eén van de pijlers van de WMO is juist deze keuzevrijheid. We willen het College adviseren om te zorgen voor een zeer goede externe klachtbehandeling en klachtbemiddeling voor zowel klanten als werknemers. Integraal werken In scenario 3 wordt aangegeven dat het een nadeel is dat de hulp in dienst is van de gemeente, dat het wantrouwen opwekt. We zien ook een andere kant: het kan juist integraal werken in de hand werken. De hulp die ziet dat een hulpmiddel niet goed meer functioneert en dit afstemt met de consulent van de gemeente. Deze integraliteit en korte lijntjes vinden wij erg belangrijk. Aan één kant zal dit vorm krijgen door medewerkers te scholen om te communiceren en onderdeel te zijn van het netwerk van de klant. We adviseren het college om hierbij ook oog te hebben voor het professionele netwerk en korte lijntje te realiseren met medewerkers van de gemeente.
Werkzekerheid Verder zien we in scenario 4 en in de afweging bij paragraaf 6.1 weinig terug als het gaat om het bieden van werkzekerheid. We hebben de indruk dat dit één van de belangrijkste argumenten is om een keuze te maken om de hulp bij het huishouden op een andere manier te organiseren. We adviseren het College om in het werkelijke besluit op dit punt concrete toezeggingen te doen en toekomstperspectief te bieden. Onderzoek scenario’s Een algemene opmerking over de scenario’s is dat wij niet goed weten hoe de scenario’s en de voor- en nadelen tot stand zijn gekomen. Hoe is het onderzoek gedaan? We zien namelijk ook voordelen op plekken waar juist nadelen worden genoemd. Is dit voldoende objectief gebeurd? Wat is ondernomen om een
Reactie College Het College wil in de gesprekken met drie beoogd uitvoeringspartners dit onderwerp bespreken en in gezamenlijk overleg toewerken naar een voor de cliënt éénvormig proces van toewijzing van een hulp met de mogelijkheid om te kiezen voor een hulp die het best past bij (gerechtvaardigde) wensen van de cliënt. Daarbij hoort ook een eenvormig proces van klachtafhandeling dat tevens als feedback dient om het proces van toewijzing waar mogelijk te verbeteren. Aan partijen zal worden gevraagd om ervaringen te delen zodat ook geleerd kan worden van elkaar en een ‘best practice’ ontstaat om ontevredenheid primair binnen de eigen organisatie op te lossen. Een beoogd effect van de beperking van het aantal uitvoeringspartners is dat een versnelling kan worden gerealiseerd in afspraken om te komen tot kortere lijnen en een beter samenspel tussen hulpen en toegangsconsulent. Hoe dit het beste kan worden georganiseerd is iets dat in overleg tussen uitvoeringspartners en gemeente wordt besproken. Voor het College is het belangrijk dat hulpen zelf grip houden op hun manier van werken maar wel (in gezamenlijk verband) investeren in het door de gemeente gewenste samenspel. Niet alleen met de toegangsconsulent maar ook met buurtwerk, wijkzorg en het eigen netwerk van de cliënt. Dat wil de gemeente niet eenzijdig voorschrijven.
De verplichting voor beoogd uitvoeringspartners om hulpen een arbeidscontract aan te bieden is voor het college een harde eis. Het behoud van een vertrouwde hulp voor de cliënt is een belangrijke randvoorwaarde in het overgangsproces. Daar wordt vanuit de gemeente ook op toegezien (mede door hulpen van niet-geselecteerde aanbieders te ondersteunen in het proces van overgang). Het is aan werkgevers om in de praktijk zekerheden aan hulpen te verstrekken. Niet de gemeente. Het onderzoek is uitgevoerd met ondersteuning van externe deskundigen op basis van de onderzoeksvragen die eerder met het Forum eind 2020 zijn besproken. De resultaten zijn besproken met het Forum in 2021 en hebben geleid tot een brede instemming met de beargumenteerde voorkeur van het College.
56/95
‘tunnelvisie’ een focus op één scenario te voorkomen? Werknemercooperatie Op bladzijde 4 staat “Maar gezien het tempo van ontwikkeling en het tot nog toe bereikte (geringe) aandeel van de werknemerscoöperatie (ondanks stimulans vanuit de gemeente) komt de gewenste beweging onvoldoende van de grond.” Wat kan hiervan geleerd worden? Hoe krijgt dat een plek in de scenario’s? Klanttevredenheid De klanttevredenheid wordt nu getoetst door de zorgaanbieders. Uit navraag bij gebruikers van hulp bij het huishouden horen we verschillende zaken die we u mee willen geven: De organisaties zorgen zelf voor het klanttevredenheidsonderzoek. Gebruikers vinden het lastig kritisch te zijn op de hulp, bang dat iemand niet meer komt of korter blijft; Mensen geven aan niet mee te hebben gedaan omdat het formulier niet anoniem kon worden ingevuld; Het formulier is niet digitaal en wordt door de hulp mee naar huis genomen. We horen dat dit niet veel vertrouwen geeft. We willen het College adviseren de klanttevredenheid anders te regelen in de nieuwe situatie, zodat ook werkelijk op kwaliteit gestuurd kan worden. Een situatie waarin de slager niet zijn eigen vlees keurt lijkt wenselijk, net als anoniem je mening vertellen en op een dusdanige wijze dat het laagdrempelig is om het in te vullen.
Signaleringsfunctie Bij het lezen van het stuk ontstond twijfel over de bedoeling van de signaleringsfunctie. We adviseren dit duidelijker te benoemen. Onze twijfel ligt tussen: Signaleren op welbevinden van de klant en van daaruit actie ondernemen, of Signaleren of de indicatie nog toereikend is en aangeven aan gemeente, klant en zorgaanbieder als de klant met minder zou kunnen. (Dit laatste komt met name door de zin op pagina 6: ‘Maatwerk vraagt de vaardigheid om
Daarop volgt nu een uitwerkingsbesluit van het College. Van tunnelvisie is derhalve geen sprake Het partnerprofiel en selectiecriteria voor beoogd partners bieden een goede kans voor de werknemerscooperatie om zich als één van de drie partijen te kwalificeren. Daarvoor is wel nodig dat de werknemerscooperaties hun krachten bundelen en zich als aantrekkelijk werkgever presenteren naar hulpen. Het college wil tot nadere afspraken komen met de drie beoogd uitvoeringspartners over de uitvoering van periodieke klanttevredenheidsonderzoeken. Zie verder de argumenten bij punt 1.
In het uitwerking van het nu voorliggende collegebesluit is op dit scherper omschreven wat van de hulpen (de uitvoeringspartner) wordt verwacht. Het gaat in ieder geval om het delen van informatie met andere professionals in het netwerk rondom de cliënt zodat een ieder beter en sneller zijn werk kan doen en de inspanningen van verschillende professionals ook beter op elkaar aansluiten (in het belang van de cliënt en het daaromtrent vastgestelde beleid en opdrachten vanuit de gemeente).
onderscheid te maken en verwachtingen bij de cliënt te managen. Daarin zullen hulpen ondersteund en gefaciliteerd moeten worden.’)
57/95
Ervaring als huishoudelijke hulp in Zutphen en Warnsveld Resultaten verzameld tussen 21 september en 5 oktober
58/95 Powered by
139 Total Responses Report aangemaakt op: 21 oktober Complete Responses: 117 59/95 Powered by
V1: Organisatie Beantwoord: 139
Overgeslagen: 0
60/95 Powered by
V2: Hoe lang ben je in dienst bij de organisatie waar je nu werkt? Beantwoord: 139
Overgeslagen: 0
60 50 40 30 20 10 0
<1 jaar
< 2 jaar
<3 jaar 61/95
Powered by
>3 jaar
Onbekend
V4: Wat voor contract heb je? Beantwoord: 139
Overgeslagen: 0
Proeftijd 1%
Tijdelijk contract 24%
Onbepaalde tijd 75% Proeftijd
Tijdelijk contract 62/95
Powered by
Onbepaalde tijd
V5: Krijg je een reiskostenvergoeding? Beantwoord: 139
Overgeslagen: 0
63/95 Powered by
V6: Hoe ziet de reiskostenvergoeding eruit? Beantwoord: 110
Overgeslagen: 29
Anders: 23 x fietsvergoeding ( 1,18 euro per dag is conform CAO) “maandabonnement trein” “per minuut, conform salaris”
64/95 Powered by
V7: Word jij om jouw mening gevraagd over wat er in de organisatie gebeurt? Beantwoord: 135
Overgeslagen: 4
Nooit
Af en toe Score: gemiddeld 4,3 op een schaal van 10
65/95 Powered by
Vaak
V8: Zijn er onderwerpen waar jij jouw mening (vaker) over wilt geven? Beantwoord: 135
Overgeslagen: 4
V9: Ja, over de volgende thema’s: 66/95 Powered by
V10: Heb je contact met het sociaal wijkteam voor jouw werk als huishoudelijke hulp? Beantwoord: 127
Overgeslagen: 12
Nooit
Af en toe Score: gemiddeld 1,8 op een schaal van 10