153714 Bijlage 6 Nota verbonden partijen

In staat van verbinding

Nota verbonden partijen gemeente Zutphen

Maart 2015

Inleiding De gemeente Zutphen werkt onder meer samen met een aantal ´verbonden partijen´. Dit zijn organisaties (rechtspersonen) waarin de gemeente Zutphen zowel een bestuurlijk belang als een financieel belang heeft. Deze nota verbonden partijen van de gemeente Zutphen bevat de negen uitgangspunten die de gemeente hanteert bij • het starten en beëindigen van deelname aan een verbonden partij • de manier waarop de gemeente zijn relatie wil onderhouden met de verbonden partijen zelf en met de andere eigenaren/ opdrachtgevers van deze verbonden partijen. Het doel dat met deze nota nagestreefd wordt is kwalitatief goede besluitvorming over de start en beëindiging van deelname aan verbonden partijen mogelijk maken. Daarnaast is het doel de relatie met de verbonden partijen en andere betrokkenen zodanig te organiseren dat de gemeentelijke doelstellingen op een efficiënte manier bereikt worden. Relatie met andere documenten; • Deze nota bevat geen verdere informatie over definities, achtergronden en wet- en regelgeving over verbonden partijen. Dit is te lezen in de folder die de gemeente daarover gemaakt heeft (zie www.zutphen.nl).

• De gemeentelijke begroting bevat ieder jaar een 'paragraaf verbonden partijen' waarin actuele informatie over de verbonden partijen te vinden is • Het college van burgemeester en wethouders stelt periodiek een kort werkplan vast, waarin de afspraken voor dat jaar opgenomen staan rond bijvoorbeeld de ambtelijke ondersteuning, overlegvormen, planningen, training en opleiding rond dit onderwerp.

Uitgangspunt 1: We hanteren een afwegingskader als hulpmiddel bij besluitvorming over het aangaan van een relatie met een verbonden partij Toelichting: aan de hand van dit stroomschema* voeren we de discussie of er aanleiding is over te gaan tot deelname aan een verbonden partij. Ook helpt dit schema het kiezen van de vorm van de verbonden partij. Hierbij hebben we, in lijn met de wetgever, een voorkeur voor een publieke rechtsvorm (gemeenschappelijke regeling) boven een private rechtsvorm zoals een NV of stichting. Uiteraard hanteren we dit schema niet als de wet ons verplicht tot het vormen van een verbonden partij zoals in het geval van de veiligheidsregio * De gemeente Lochem gebruikt dit zelfde stroomschema

Uitgangspunt 2: De manier waarop we de relatie onderhouden hangt af van de omvang van het bestuurlijk belang en de omvang van het financieel belang Toelichting: we bepalen periodiek de omvang van het bestuurlijke en financiële belang, beide op een schaal van laag, gemiddeld en hoog. Deze inschatting bepaalt hoe belangrijk de verbonden partij voor de gemeente is: minder belangrijk, van gemiddeld belang of heel belangrijk.

Uitgangspunt 3: Op basis van een periodieke inschatting van beide belangen komen we tot drie relatiearrangementen Toelichting: de periodieke inschatting van de omvang van het bestuurlijke en financiële belang gebeurt door het college. Het college neemt deze inschatting op in de paragraaf verbonden partijen van de gemeentebegroting. De raad stelt daarmee deze inschatting van de belangen vast. De toedeling van de verbonden partijen naar de categorieën minder belangrijk, van gemiddeld belang en heel belangrijk bepaalt hoe de relatie met de verbonden partij en de andere eigenaren en opdrachtgevers daarvan, wordt ingestoken. Deze insteek vertalen we in drie relatiearrangementen. Met het toepassen van deze drie arrangementen streven we naar eenduidigheid in de invulling van de relaties waar de situatie vergelijkbaar is. Er kunnen uiteraard situaties zijn waarin direct ad-hoc maatregelen genomen moeten worden. Het werken met arrangementen mag dus in de praktijk niet leiden tot een inflexibele werkwijze.

Uitgangspunt 4: De drie arrangementen kennen elk een eigen invulling qua ambtelijke ondersteuning en overlegvormen Toelichting: de drie arrangementen verschillen op een aantal vlakken. Belangrijke verschillen zijn de manier waarop de ambtelijke ondersteuning aan de portefeuillehouders is vormgegeven en de vormen van overleg die er nagestreefd wordt, zowel met de verbonden partij als met de overige eigenaren en opdrachtgevers. De invulling daarvan wordt zodanig gekozen dat de volgende vier rollen die kunnen voorkomen, goed ingevuld kunnen worden • Gezamenlijk eigenaarschap • Individueel eigenaarschap • Gezamenlijk opdrachtgeverschap • Individueel opdrachtgeverschap

Uitgangspunt 5: In de arrangementen richten we aandacht op de voorkant van processen en op de gemeenschappelijkheid in het invullen van de eigenaars- en opdrachtgeverrol Toelichting: wanneer de gemeente overweegt om deel te gaan nemen in een verbonden partij, is het belangrijk om bij de start daarvan goed aan te geven wat de doelen zijn die met het deelnemen aan de verbonden partij nagestreefd worden. Op die manier is daarna gemakkelijker na te gaan in welke mate en tegen welke inzet van middelen deze doelen gerealiseerd worden. Wanneer er al sprake is van deelname is het vroegtijdig afstemmen over de beleidsmatige en financiële ontwikkelingen en uitgangspunten belangrijk. Daarbij is zowel het overleg met verbonden partij als met de andere opdrachtgevers en eigenaren van belang.

Uitgangspunt 6: In arrangement 3 (hoog bestuurlijk en financieel belang) vertegenwoordigen verschillende portefeuillehouders in het college van B&W de opdrachtgevers- en eigenaarsrol, waarbij we ook afzonderlijke advieslijnen hanteren Toelichting: de gemeente kan bij een verbonden partij als eigenaar andere belangen hebben dan als opdrachtgever. Dit kan er voor pleiten dat deze belangen binnen het college door verschillende portefeuillehouders vertegenwoordigd worden. Het is echter niet efficiënt om dit voor alle verbonden partijen te doen, omdat meerdere portefeuillehouders zich dan met de zelfde organisatie bezig moeten houden. In het geval de omvang van de bestuurlijke en financiële belangen groot zijn en de betreffende verbonden partij voor de gemeente dus heel belangrijk is, worden de opdrachtgevers- en de eigenaarsrol in het college altijd onderscheiden (in andere gevallen kan dit onderscheid gemaakt worden). De portefeuillehouder financiën vertegenwoordigt in het college dan de eigenaarsrol, één van de andere portefeuillehouders de opdrachtgeversrol. De portefeuillehouder financiën wordt hierbij bijgestaan vanuit bedrijfsvoering. De portefeuillehouder die de opdrachtgeversrol vervult wordt bijgestaan door de betreffende vakafdeling, die ook de financiële kant van de opdrachtgeversrol in de advisering betrekt en zich daarin kan laten bijstaan door bedrijfsvoering.

De wijze van vertegenwoordiging vanuit het college van B&W in het algemeen bestuur en in het dagelijks bestuur wordt gezien als maatwerk, daar gelden geen algemene uitgangspunten voor. In de bijlage zijn de drie relatiearrangementen uitgewerkt.

Uitgangspunt 7: Er is geen sprake van gedwongen winkelnering voor ondersteunende diensten Toelichting: het is mogelijk dat verbonden partijen diensten afnemen van de gemeente Zutphen. In dat geval wordt deze leveranciersrelatie goed onderscheiden van de eigenaars- en opdrachtgeversrelatie. Er is geen sprake van gedwongen afname van producten en diensten door de verbonden partijen.

Uitgangspunt 8: We werken vanuit het besef dat we niet de enige opdrachtgever en eigenaar zijn en zoeken daarom gericht naar de samenwerking en afstemming in de invulling van de eigenaars- en opdrachtgeversrol Toelichting: kenmerk van het werken met verbonden partijen is, dat er sprake is van meerdere eigenaren en meerdere opdrachtgevers. Dat betekent dat een effectieve samenwerking met de verbonden partijen ook afhankelijk is van de contacten en samenwerking met de andere opdrachtgevers en eigenaars. De wijze waarop dit ingevuld wordt verschilt per organisatie. In de invulling van de arrangementen wordt daar dan ook rekening mee gehouden. Het kan ook afhangen van een bepaald vraagstuk dat zich op enig moment aandient rond een verbonden partij.

Bij de inrichting van de arrangementen is als uitgangspunt gekozen dat het belang van de verbonden partij voor de gemeente, bepalend is voor de hoeveelheid energie die de gemeente Zutphen steekt in het zoeken van samenwerking en afstemming in de invulling van de eigenaars- en opdrachtgeversrol.

Uitgangspunt 9: We geven structureel aandacht aan ontwikkeling van kennis en ervaring rond het werken met verbonden partijen bij betrokkenen Toelichting: het belang van verbonden partijen in het realiseren van de doelstellingen van de gemeente is groot. Tegelijk blijkt het uit onze praktijk en uit die van veel andere gemeenten niet eenvoudig de relatie op een effectieve en efficiënte manier vorm te geven en te onderhouden. Het is daarom belangrijk structureel aandacht te geven aan het opdoen van kennis en het opdoen en uitwisselen van ervaringen. Dit geldt voor raadsleden, collegeleden en ambtelijke ondersteuning.

Bijlage

Arrangement 1: verbonden partij minder belangrijk Ambtelijke advisering en overleggen • Integrale advisering aan college over zowel opdrachtgeversrol als eigenaarsrol vanuit vakafdeling • Streven naar ambtelijk contact en overleg met andere opdrachtgevers en eigenaars wanneer daar vanuit beleid of middelen aanleiding voor is • Streven naar gezamenlijkheid in ambtelijk optreden met andere opdrachtgevers en eigenaars wanneer daar vanuit beleid of middelen aanleiding voor is College van B&W • Deelname aan bestuur • Informatievoorziening aan college aan de hand van begroting, eventueel tussentijdse rapportages en jaarrekening • Streven naar gezamenlijkheid in optreden met andere opdrachtgevers en eigenaars wanneer daar vanuit beleid of middelen aanleiding voor is

Raad • Mogelijkheid tot indienen zienswijze bij begroting • Overleg en afstemming met college van B&W aan de hand van de paragraaf Verbonden Partijen in gemeentelijke begroting en rekening • Actieve informatieplicht van college van B&W bij beleidsmatige of financiële bijzonderheden

Arrangement 2: verbonden partij van gemiddeld belang Ambtelijke advisering en overleggen • Integrale advisering aan college over zowel opdrachtgeversrol als eigenaarsrol vanuit vakafdeling • Streven naar periodiek ambtelijk contact en overleg met andere opdrachtgevers en eigenaars over beleidsmatige en financiële kanten van opdrachtgeverschap en eigenaarschap • Streven naar periodiek ambtelijk contact en overleg met verbonden partij zowel vanuit opdrachtgeversrol als vanuit eigenaarsrol College van B&W • Deelname aan bestuur • Informatievoorziening aan college aan de hand van begroting, periodieke gestandaardiseerde informatievoorziening en jaarrekening • Streven naar gezamenlijkheid in optreden met andere opdrachtgevers en eigenaars

Raad • Mogelijkheid tot indienen zienswijze bij begroting • Overleg en afstemming met college van B&W aan de hand van de paragraaf Verbonden Partijen in gemeentelijke begroting en rekening • Actieve informatieplicht van college bij beleidsmatige of financiële bijzonderheden • Periodieke informatievoorziening vanuit college van B&W

Arrangement 3: verbonden partij heel belangrijk Ambtelijke advisering en overleggen • Afzonderlijke advisering aan college over opdrachtgeversrol en eigenaarsrol • Advisering over opdrachtgeversrol over zowel beleidsmatige als financiële kant vanuit vakafdeling • Advisering over eigenaarsrol vanuit bedrijfsvoering • Actief streven naar periodiek ambtelijk contact en overleg met andere opdrachtgevers over beleidsmatige en financiële kanten van opdrachtgeverschap • Actief streven naar periodiek ambtelijk contact en overleg met andere eigenaars over beleidsmatige en financiële kanten van eigenaarschap • Actief streven naar periodiek ambtelijk contact en overleg met verbonden partij zowel vanuit vakafdeling over opdrachtgeversrol als vanuit bedrijfsvoering over eigenaarsrol College van B&W • Deelname aan bestuur • Informatievoorziening aan college aan de hand van begroting, periodieke informatievoorziening op maat en jaarrekening • Actief streven naar gezamenlijkheid in optreden met andere opdrachtgevers en eigenaars Raad • Mogelijkheid tot indienen zienswijze bij begroting • Overleg en afstemming met college van B&W aan de hand van de paragraaf Verbonden Partijen in gemeentelijke begroting en rekening • Actieve informatieplicht van college bij beleidsmatige of financiële bijzonderheden • Periodieke informatievoorziening op maat vanuit college van B&W