1255022 - Raadsvoorstel Besturingsmodel gemeente Zutphen

VOORBLAD

zaaknummer: 1255022

RAADSVOORSTEL Onderwerp:

Besturingsmodel gemeente Zutphen

Programma:

1. Politiek dichtbij

Forum: Portefeuillehouder

Wimar Jaeger

Inlichtingen bij:

Zomer, Tineke Tel: 14 0575

Soort bevoegdheid:

Kaderstellend

Beleidsvrijheid:

Ruim

E-mailadres: info@zutphen.nl

Programmabegrotingswijziging: Nee Programmabegrotingswijzigingsnummer: De bestuurlijke driehoek stelt de raad voor: 1. Het besturingsmodel gemeente Zutphen 2025, waarin richting en structuur wordt gegeven aan de samenwerking tussen gemeenteraad, college en directie/ambtelijke organisatie, vast te stellen; 2. Het besturingsmodel verder uit te werken in een werkinstructie, waarin de onderliggende werkprocessen inzichtelijk worden gemaakt.

TOELICHTING Inleiding / aanleiding De samenleving verandert en verwacht een wendbaar en transparant bestuur. Dit vraagt om een sterk bestuurlijk samenspel. Het versterken van het samenspel in het bestuurlijk proces is ook een belangrijke opdracht van de gemeenteraad aan de burgemeester. Een opdracht die is opgenomen in de profielschets ‘Zutphen zoekt een burgemeester’ (2024). Om deze redenen leggen we bestuurlijke afspraken vast in een besturingsmodel. Het besturingsmodel vormt de basis voor de sturing en samenwerking binnen de gemeente. Het beschrijft hoe de gemeenteraad, het college van B&W en de ambtelijke organisatie effectief samenwerken door heldere rollen, structuren en processen te definiëren. Dit model geeft houvast voor onder meer de verdeling van taken, het nemen van besluiten en het delen van informatie. Zo zorgen we voor een efficiënte en transparante manier van werken. In het afgelopen jaar hebben twee bijeenkomsten met de gemeenteraad, waarvan één gezamenlijk met college en directie, bijgedragen aan het bestuursmodel. Op 26 september 2024 hebben raadsleden meegedacht over belangrijke taken en instrumenten van de raad en het belang van onderlinge samenwerking tussen raad, college en ambtelijke organisatie. Tijdens de raadsconferentie van 26 november 2024 is er verder gewerkt aan de invulling van begrippen zoals kaderstelling en elkaar in positie brengen.

Met de inbreng van de bestuurlijke driehoek in de periode daarna, heeft dat geleid tot het nu voorliggende besturingsmodel. Beoogd effect Richting en structuur geven aan de samenwerking tussen gemeenteraad, college en directie/ambtelijke organisatie. Argumenten 1.1 Het vastleggen van afspraken geeft houvast aan de onderlinge samenwerking In de samenwerking tussen gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie gaan veel zaken goed en op veel aspecten kan het beter. Waar het in ieder geval op onderdelen aan ontbreekt, zijn heldere, vastgelegde afspraken. Veel hebben we informeel met elkaar geregeld. Sommige werkwijzen zijn niet scherp of optimaal, maar in het verleden zo gegroeid en ingesleten. Een vastgesteld besturingsmodel geeft een formeel houvast. 2.1 Verdere uitwerking maakt werkprocessen en afspraken concreter Het besturingsmodel bevat een aantal concrete afspraken en werkprocessen; van besluitvormingsproces tot informatiedeling, afstemming en overleg en vergaderdiscipline. Dat biedt een goede basis. Op specifieke onderdelen, zoals bijvoorbeeld over het ‘pas agenderen van raadsvoorstellen bij voldoende en goede informatie’, helpt het om werkprocessen verder uit te werken. Op die manier is het voor iedere (beginnend) deelnemer aan het politiek-bestuurlijke proces duidelijk hoe het werkt.

Uitvoering/Communicatie/Vervolgtraject Kanttekeningen 1.1 Het vaststellen van een model betekent niet dat de bestuurlijke samenwerking af is Het vaststellen van het besturingsmodel gemeente Zutphen is een belangrijke stap, maar geen finale stap in de bestuurlijke samenwerking. Een verdere uitwerking van de verschillende onderliggende werkprocessen is wenselijk. Ook moeten begrippen als ‘rolbewustzijn’ juist in (blijvend) onderling gesprek tussen gemeenteraad, college en directie/ambtelijke organisatie tastbaar worden. Het inwerkprogramma van de gemeenteraad en de tweejaarlijkse raadsconferenties bieden hiervoor bijvoorbeeld een goede gelegenheid. Financiën Wanneer de raad positief besluit over een verdere uitwerking van het bestuursmodel in een werkinstructie, wordt deze vervolgopdracht extern belegd. De financiering van deze opdracht past binnen het bestaande budget voor programma 1 Politiek Dichtbij. Communicatie

Het besturingsmodel wordt opgenomen in de documentatie voor het inwerkprogramma van de nieuwe gemeenteraad. Daarnaast wordt het model binnen de gemeentelijke organisatie (via intranet) onder de aandacht gebracht. Uitvoering Wanneer de raad daarmee instemt, worden werkprocessen uit het besturingsmodel verder uitgewerkt in een werkinstructie. Ook is en blijft de onderlinge samenwerking tussen gemeenteraad, college en ambtelijke organisatie onderwerp van gesprek tijdens het inwerkprogramma van de raad en de raadsconferenties. Evaluatie Eén van de afspraken onder de kop ‘Vergaderdiscipline’ is dat we periodiek evalueren. We stellen voor het besturingsmodel in 2028 te evalueren, wanneer de (nieuwe) gemeenteraad een halve raadsperiode ervaring heeft kunnen opdoen. Het besturingsmodel is een zogenoemd ‘levend document’, waarin we op onderdelen aanpassen wanneer nodig of wenselijk. Uitgangspunt blijft steeds dat de gemeenteraad (nieuwe versies van) het besturingsmodel vaststelt. Bijlage(n) 1255022 - bijlage 1- Besturingsmodel gemeente Zutphen

BESLUIT

De raad van de gemeente Zutphen, gelezen het voorstel van het presidium met nummer 1255022; b e s l u i t: 1. Het besturingsmodel gemeente Zutphen 2025, waarin richting en structuur wordt gegeven aan de samenwerking tussen gemeenteraad, college en directie/ambtelijke organisatie, vast te stellen; 2. Het besturingsmodel verder uit te werken in een werkinstructie, waarin de onderliggende werkprocessen inzichtelijk worden gemaakt. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zutphen, gehouden op:

De voorzitter,

de griffier,