1097018 – bijlage 24 – bijl. mtv participatieplan

B e

©} Participatie- en communicatieplan Leesten Schouwbroek - Zutphen oktober 2022

Om zoveel mogelijk input en feedback van de stakeholders te verzamelen, is het belangrijk alle partijen ook op een juiste manieren tijdigte informeren en duidelijk te maken wat er van hen wordt verwacht. Boschlabbers

en gemeente Zutphen zijn van mening datje a in een vroeg stadium stakeholders moet betrekken in het gehele ontwerpproces.

Eerst bepalen we samen met de gemeente wie de stakeholders zijn en wat hun

belangen en gevoelens zijn. Welke onderwerpen liggen gevoelig? Hoe kunnen we hier het beste mee omgaan?

Wie hebben er belang en wie hebben invloed op het proces? Maar ook wie zijn onze raadgevers? Welke informatie hebben wij als gemeente nodig? We maken tijdens dit project onderscheid tussen een aantal doelgroepen: 1.

belanghebbenden

(bijv aangrenzende

bewoners)

hoe: kleine bijeenkomsten

wanneer: 3 x bijeenkomst: 1 x start project (eind 2022/begin 2023), 1 x bijeenkomst presentatie SO (voorjaar 2023), 1 x informarkt voor iedereen (zomer/najaar 2023} samenstelling doelgroep: kleine groep belanghebbenden van direct omwonenden informatie: zowel informeren als raadplegen

middelen: website Open Stad met online enquête, online voorkeurspoll en pin op de kaart maar met name direct contact tijdens de bijeenkomsten 2.

geïnteresseerden

omgeving

a

hoe: online, inloopavonden

b

wanneer: 2 x inloopavond; 1 x start project (eind 2022/begin 2023), 1 x presentatie SO (voorjaar 2023) en 1 x infomarkt voor iedereen (zomer/najaar 2023) samenstelling doelgroep: kan iedereen zijn, met name uit de regio/Zutphen, met 0.a. ook Bomenstichting, Stichting Das en Boom, ondernemers winkelcentrum Leesten, Stichting Waardevol Warnsveld en Stichting Dorpsraad Warnsveld

informatie: voornamelijk informeren maar ook raadplegen d.m.v. de online enquête, online voorkeurspoll en pin op de kaart, alsmede inbreng tijdens inloopavonden (schets tafels, pinnen op de kaart) 3.

ontwikkelaars en andere raadgevende

hoe: afspraken inplannen

partijen

-1 op 1 contact

wanneer: in overleg met partij (eind 2022/begin 2023) samenstelling doelgroep: 0.a. Waterschap, Gasunie, Provincie, Tennet, Arriva, Fietersbond/mindervaliden

23/40

1

CW m v

n

FASE1 voorbersiden ieeten c

f E!

oo

m

FASE2 50 Werkenzan n®?

FASES vo veaenien iinge

E

P

...

o

d

ë

R

s m

ë

w

FASE4 o

. .

3

£

e

e e

Zie bovenstaand processchema als PDF-bestand bijgaand bij dit communicatie- en participatieplan

Introductiefilm project Om iedereen in Zutphen kennis te laten maken met dit project, s een introductievideo een laagdrempelig middel om

mensen

van meer relevante

informatie te voorzien.

De wethouder en de landschapsontwerper zullen in deze korte video van 2 a 3 minuten het project nader

toelichten (noodzaak project, ambitie als gemeente, planning, participatie, kwaliteiten van het projectgebied, projectinformatie) Deze video kan geplaatst worden op de site van Zutphen via Open Stad, maar denk ook aan andere uitingen, zoals een link/ar-code van deze video op de gemeente website van Zutphen, op een informatiebrief of flyer, op social media of in het plaatselijke huis-aan-huis krantje. ©

BSLA zorgt voor:

vo0 e

concept filmscript begeleiding videomakers

tekst t.b.v. toelichting door landschapsarchitect/-ontwerper ontwikkeling video i.s.m. Lookright films

Gemeente zorgt voor:

o _ beschikbaarheid wethouder/projectleider voor film o

tekst t.b.v. toelichting wethouder

© _ toestemming filmlocatie(s)

24/40

(op|9®] & o _ verspreiding flyer/informatiebrief met link video

Belanghebbenden bijeenkomst start project

Eind 2022/begin 2023

Doel: Informatie zenden, maar met name ontvangen

De gedefinieerde belanghebbenden

worden door de gemeente uitgenodigd voor een bijeenkomst,

waar de

introductiefilm en de project website worden getoond. Daarnaast is het van belang om korte lijnen te houden met deze groep belanghebbenden omdat we hen ook nodig hebben voor informatie.

bijeenkomst moet nog verder worden

De invulling van deze

uitgewerkt, maar we denken aan een thematische aanpak, waar

verschillende thema's zoals programma, ontsluiting, groen, wateren biodiversiteit op een interactieve manier

aan bod komen om ook informatie bij deze doelgroep op te halen. Taken:

©

Boschslabbers landschapsarchitecten (BSLA) zorgt voor: o _ concepttekst flyer/informatiebrief uitnodiging © _ inwulling bijeenkomst

e

Gemeente zorgt voor: o

vastleggen

vco0

productie flyer/informatiebrief uitnodiging bij doelgroep

datum

verspreiding flyer/informatiebrief uitnodiging locatie stakeholdersbijeenkomst, gemeentehuis? audiovisuele

middelen

Inloopavond/ informatiebijeenkomst - Eind 2022/begin 2023 Doel: Informatie zenden en ontvangen

Er zal een eerste informatiebijeenkomst/kick-off worden gepland.

deze bijeenkomst is voor iedereen

toegankelijk. Tijdens deze bijeenkomst wordt toegelicht wat er op de planning staat, wat het project inhoudt en wat er van de mensen wordt verwacht. De eerste input m.b.t. de varianten van de hoofdstructuur wordt

verzameld.

Daarnaast wordt toegelicht dat iedereen een digitale enquête kan invullen, waarvan de data wordt

gebruikt voor de opzet van de hoofdstructuur en de varianten van de schets.

De enquête is dan ook gereed om

ingevuld te worden op de website van Open Stad. Ook zullen een aantal belangrijke thema's de revue passeren, een soort thema tafels. ledereen kan (max 15-20 minuten per thema) bij een aantal thema's aanschuiven aan aangeven wat zijn/haar ideeën zijn m.b.t. dit thema en de nieuwe wijk. Taken:

©

BSLA zorgt voor:

o _ concepttekst flyer/informatiebrief uitnodiging (met QR-code enquête) #

Gemeente zorgt voor: o

vastleggen datum

voo0o0o

productie flyer/informatiebrief uitnodiging bij doelgroep verspreiding flyer/informatiebrief uitnodiging locatie informatiebijeenkomst/kick-off av-middelen

publicatie uitnodiging kick-off op social media, website Open Stad, huis aan huis blaadje?

opzetten Whatsapp groep (optioneel)

Projectenwebsite Open Stad

25/40

3

B e

©} Voor de kick-off/1e informatiebijeenkomsten is het van belang dat relevante informatie over het project geplaatst wordtop een website van Zutphen.

Deze projectwebsite zal ontwikkeld worden met de applicatie

Open Stad, met name ontwikkeld voor burgerparticipatie projecten. Denk hierbij aan projectinformatie, een tijdlijn, enquête, data informatiebijeenkomsten en contactinformatie. Gemeente Zutphen zal OpenStad in de

toekomst meer gaan gebruiken als burgerparticipatiemidde! Er kan verder gebruik gemaakt worden van verscheidene middelen en informatiebronnen, denk aan de

website zutphen.nl, maar ook Facebookgroepen, offline media. Het advies om bij elk midde! altijd te verwijzen naar deze nieuwe website waar alle projectinformatie te vinden is. Hier kunnen dan ook links staan naar

andere tools en websites. Al gaande het project moet de informatie op deze nieuwe website/pagina worden geüpdatet en aangevuld Social media

Daarnaast is het advies om ook de social media kanalen van gemeente Zutphen in te zetten voor het

verstrekken van informatie en het plaatsen van updates.

De gemeente is zelf verantwoordelijk voor het

plaatsen van deze content. Enquête

Binnen Open Stad zal er een online enquête worden opgesteld. Door het inzetten van een enquête zorgje

voor een laagdrempelige manier voor mensen om hun meningte geven. Aan de hand van maximaal 20 stellingen en voornamelijk meerkeuzevragen krijgen we een beter beeld van de wensen van de geïnteresseerden.

Deze informatie wordt meegenomen

n het ontwikkelen van de schetsen.

Deze enquête zal als link geplaatst moeten worden op de webpagina van de gemeente.

Ons advies is om van

de link naar de enguête een gr-code te maken en deze te plaatsen op een folder die mensen mee kunnen

nemen na de kick-off/informatiebijeenkomst, of als poster op te hangen in de ruimte van de bijeenkomst. publicatie van de enquête hebben

Na

mensen 2 weken de tijd deze in te vullen.

We adviseren deze enquête pas online te plaatsen als de projectinformatie op de website staat en vlak voor of vlak na de start van de kick-off/informatiebijeenkomst. Mensen

kunnen met meer informatie beter hun

mening vormen en de enquêtevragen ook gemakkelijker (en beter onderbouwd) beantwoorden. Taken:

e

BSLA zorgt voor:

vo0

(concept) enquête

qr-code enquête assistentie plaatsing enquête op OpenStad website (i.s.m. Draad internetbureau)

verzamelen van de data (ism Draad internetbureau) en samenvatting maken van de resultaten

e

Gemeente zorgt voor:

©

feedback geven eerste opzet vragen/thema's

o _ feedback geven op concept enquête

© _ publicatie enquête op social media, website OpenStad (i.s.m. Draad internetbureau) , huis aan huis blaadje? © _ opvolging geven aan eventueel gestelde vragen of klachten

Voorkeurspoll

26/40

+

Middels deze poll kunnen de mensen kiezen tussen de 3 schetsontwerpen en de hoofdwijze van ontsluiten. Deze informatie gebruiken we in overleg met de gemeente voor de verfijning van het schetsontwerp naar voorlopig ontwerp.

Dit zal een digitale poll zijn en ook deze enquête zal online worden geplaatst op OpenStad.

Taken:

©

BSLA zorgt voor:

o

(concept) voorkeurspoll (samen met Internetbureau Draad - Bart Nieuwenweg }

o

qr-code voorkeurspoll

o _ verzamelen van de data (samen met Draad) en samenvatting maken van de resultaten e _ Gemeente zorgt voor: o

feedback geven op concept voorkeurspoll

o

publicatie voorkeurspoll op social media, website Open Stad, huis aan huis blaadje?

© _ opvolging geven aan eventueel gestelde vragen of klachten

PRESENTATIE

RAAD

- FORUM---—

Bijeenkomst belanghebbenden SO - voorjaar 2023 Doel: Informatie zenden, maar met name ontvangen

Tijdens deze belanghebbenden bijeenkomst bespreken we de stand van zaken, de resultaten van de

voorkeurspoll en de voortgang van het project. ©

BSLA zorgt voor:

o _ concepttekst e

flyer/informatiebrief uitnodiging

Gemeente zorgt voor:

©

productie flyer/informatiebrief uitnodiging

o _ verspreiding flyer/informatiebrief bijeenkomst uitnodiging ©

locatie informatiebijeenkomst

o

av-middelen

Inloopavond schetsontwerp (SO} - voorjaar 2023 Doel: Informatie zenden en ontvangen

Tijdens deze bijeenkomst worden de enquêteresultaten kort besproken en wordt aangegeven wat is meegenomen in de ontwerpen. Dit geldt ook voor de resultaten van de voorkeurspoll. De schetsontwerpen worden toegelicht door de landschapsarchitect en is er ruimte voor vragen en feedback. Belangrijke thema's

die naar voren zijn gekomen tijdens de enquête en de voorkeurspoll zullen weer apart doorgenomen worden in een naderte bepalen interactieve vorm. Denk hierbij

aan thematafels, meeschetsen, ideeën pinnen op een

fysieke kaart). Daarnaast worden de aanwezigen ook geattendeerd en uitgenodigd om de digitale versie van

de pin op de (plan)kaart/ontwerp op de Open Stad website te gebruiken om hun ideeën te delen. ©

BSLA zorgt voor:

o _ concepttekst flyer/informatiebrief uitnodiging ©

Pinop de kaart: M

(concept) website met plankaart en pin mogelijkheden

27/40

(op|9®] & #

M

begeleiding IT

B

data verzameling in een Excel bestand

Gemeente zorgt voor:

© _ productie flyer/informatiebrief uitnodiging

voo0

verspreiding flyer/informatiebrief bijeenkomst uitnodiging locatie informatiebijeenkomst audiovisuele middelen

publicatie uitnodiging op social media, website Open Stad, huis aan huis blaadje? Pin op de kaart:

M

feedback op pin-op-de-kaart functionaliteit

B

hetal dan niet online/offline delen van de ingediende ideeën en opmerkingen (samen met Boschlabbers)

M

opvolging geven aan eventueel gestelde vragen of klachten

Informatiebijeenkomst/informatiemarkt VO - zomer 2023 Doel: feestelijke start van afronding voorlopig ontwerp, informatie zenden

Tijdens deze bijeenkomst wordt het Voorlopig Ontwerp getoond.

Deze feestelijke bijeenkomst (een soort

informatiemarkt) wordt echt gezien als startsein van het project.

Er wordt toegelicht wat de verdere planning

is en hoe mensen op de hoogte gehouden ©

BSLA zorgt voor:

o e

kunnen worden.

concepttekst flyer/informatiebrief uitnodiging

Gemeente zorgt voor:

©

productie flyer/informatiebrief uitnodiging

voo0

verspreiding flyer/informatiebrief bijeenkomst uitnodiging locatie informatiebijeenkomst audiovisuele middelen

organisatie bijeenkomst publicatie uitnodiging op social media, website Open Stad, huis aan huis blaadje

Na afronding van dit project is ons advies om nieuwe informatie en planning online te plaatsen op de website

van de gemeente en deze pagina up to date te houden. Op deze wijze kunnen de belanghebbenden en andere geïnteresseerden altijd de meest relevante en recente projectinformatie inzien.

28/40

6

£eaguwczaondzeaufsog 7L3iSVv4iOouaplAas1aq10r uouHpoipewvOseMzMdiBuedmeiusodjseo1amyouson/-BosunBpfuiypjoyeurowurinrsBiSpunin}m9jnoaqmsupenypoeiysquepeys -°3e rm°d(weorBwyole)erdoemvopuengeuBuepgregvepzBeusnerBeweoEpneprowowog°vepsyeo nRSIepEAopyeu vuerjd

Z1OwJ9S0A4no se3novgas1w)euosepsjoewonst

E—

z0BuinpoBwo LT

egwGoiSyan

Sasv4

s3008d

douiuegdp E

wigenonpoau SauOv

10nqod