1013301 - Raadsvoorstel

VOORBLAD

ONTWERP RAADSVOORSTEL

zaaknummer: 1013301

Onderwerp:

Dienstencentrum concept bestuursovereenkomst

Programma:

4. Zorgen en samenleven

Forum:

Oordeelsvormend

Portefeuillehouder

Rick Verschure

Inlichtingen bij:

Team Programma’s Projecten en Processen Telefoonnummer: 14 0575

Soort bevoegdheid:

Kaderstellend

Beleidsvrijheid:

Beperkt

E-mailadres: info@zutphen.nl

Programmabegrotingswijziging: Nee Het college van burgemeester en wethouders stelt de raad voor: 1. op grond van humanitaire redenen om structureel een bijdrage te leveren aan de opvangcrisis. 2. eventuele wensen en bedenkingen over de conceptbestuursovereenkomst Dienstencentrum op de Revelhorst IV in Zutphen, zoals opgenomen in bijlage 1 ter kennis te brengen van het college. 3. het (onderhandelings)mandaat voor het college met het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) over de vestiging van een Dienstencentrum in de gemeente Zutphen te bevestigen.

TOELICHTING Inleiding Er is al enige jaren sprake van een opvangcrisis. Het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) heeft moeite om vluchtelingen op een goede wijze op te vangen. Het COA heeft herhaaldelijk contact gezocht met de gemeente Zutphen. Wij hebben, na diverse overleggen met het COA, de regio en de provincie, als college besloten om onze verantwoordelijkheid hierin te nemen. Veel gemeenten in Gelderland en daarbuiten hebben in de afgelopen twee jaar extra inspanningen gedaan om vluchtelingen op te vangen. In hoog tempo worden nieuwe locaties geopend voor zowel asielzoekers, alleenstaande minderjarige vreemdelingen (AMV’er) als Oekraïners. Wij zijn van mening dat ook wij, als college, en de gemeenteraad van Zutphen naar vermogen zouden moeten bijdragen aan opvang, in de vorm van een Dienstencentrum, waarbij mensen een eerste stap zetten in de asielprocedure. Zij verblijven hiervoor gemiddeld 3 tot maximaal 6 weken in het Dienstencentrum. Op 17 februari 2025 heeft minister Faber van het Ministerie van Asiel en Migratie akkoord gegeven op de door het COA opgestelde businesscase voor de realisatie van een Dienstencentrum in Zutphen. Dit betekent dat er groen licht is van het ministerie voor de benodigde investeringen. Het Dienstencentrum wordt ontwikkeld onder goedkeuring van het Ministerie van Asiel en Migratie.

Op 25 maart 2025 zijn wij als college via een presentatie door het COA geïnformeerd over de plannen om te komen tot een Dienstencentrum op de Revelhorst IV. Op 8 april 2025 is de raad in een besloten beeldvormende vergadering geïnformeerd over de plannen om een Dienstencentrum te realiseren op de Revelhorst IV. De eerstvolgende stap is het aangaan van een bestuursovereenkomst met het COA. Het besluitvormingsproces voor de bestuursovereenkomst is in gang gezet, de raad heeft hierin een belangrijk rol. De raad kan namelijk op basis van artikel 169, vierde lid jo. artikel 160, eerste lid, onder d. van de Gemeentewet wensen en bedenkingen ter kennis brengen aan het college. De volgende stap is het bouwproces waarvoor een Omgevingsplan vastgesteld moet worden. Beoogd effect De realisatie van een Dienstencentrum op de Revelhorst IV waar het asielproces gefaciliteerd wordt gecombineerd met het opvangen van 250 asielzoekers met een gemiddeld verblijf van 3 tot maximaal 6 weken, waarbij er geen mogelijkheid is voor spontane aanmelding en aanloop. Argumenten 1.1 Het college en de raad nemen verantwoordelijkheid in de opvangcrisis. Al enkele jaren kampt Nederland met een opvangcrisis. Het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) heeft moeite om asielzoekers op een passende manier te huisvesten. In dat kader heeft het COA meerdere keren contact gezocht met de gemeente Zutphen.

Na zorgvuldig overleg met het COA, de regio en de provincie hebben wij als college besloten onze verantwoordelijkheid te nemen. In de afgelopen twee jaar hebben veel gemeenten in Gelderland en elders in het land extra inspanningen geleverd om vluchtelingen op te vangen. Er worden in hoog tempo nieuwe opvanglocaties gerealiseerd voor asielzoekers, alleenstaande minderjarige vreemdelingen (AMV’ers) en Oekraïense ontheemden. Het college is van mening dat ook Zutphen hierin naar vermogen moet bijdragen. Als college, samen met de gemeenteraad, willen wij onze verantwoordelijkheid nemen voor een humane opvang door ruimte te bieden aan een Dienstencentrum, waar mensen de eerste stappen zetten in hun asielprocedure. 2.1 en 3.1 Op deze wijze is het proces goed en helder belegd met de juiste rol voor het college en de raad. Het college heeft de bevoegdheid om het gesprek met het COA aan te gaan en de voorwaarden voor een bestuursovereenkomst te verkennen, omdat wij als college de operationele verantwoordelijkheid dragen voor de uitvoering van het beleid en het aangaan van dergelijke overeenkomsten. Het (onderhandelings)mandaat geeft ons de vrijheid om snel en effectief te handelen, vooral in situaties die snelheid en besluitvaardigheid vereisen, zoals onderhandelingen over een Dienstencentrum.

Tegelijkertijd kan de raad zorgen voor transparantie en controle door vast te leggen dat wij hem regelmatig informeren over de voortgang van de onderhandelingen, belangrijke besluiten en de uiteindelijke afspraken. Op deze manier combineert de raad de voordelen van het mandaat voor ons (snellere actie en uitvoering) met de noodzakelijke betrokkenheid en

controle die de raad wenst te behouden over het proces en de uiteindelijke uitkomsten van de onderhandelingen. 2.2 en 3.2 Wij willen de raad betrekken bij het proces van het aangaan van de bestuursovereenkomst en de inhoud ervan. In artikel 169 van de Gemeentewet is bepaald dat het college de raad moet betrekken bij besluiten die ingrijpende gevolgen voor de gemeente kunnen hebben, in de regel is dat wanneer het gaat om belangrijke bestuurlijke of financiële verplichtingen. Het aangaan van een bestuursovereenkomst met het COA voor een Dienstencentrum kan ingrijpende gevolgen hebben voor de gemeente, bijvoorbeeld op sociaal, economisch en organisatorisch vlak. 1.3 en 2.3 De gemeenteraad heeft een kaderstellende en controlerende bevoegdheid. De gemeenteraad heeft een kaderstellende en een controlerende rol, naast uiteraard het budgetrecht. Dit betekent dat de raad een actieve rol moet spelen in het vaststellen van grote beleidskeuzes, waaronder het aangaan van contracten en samenwerkingen met externe organisaties zoals het COA. Doordat het college de raad nu al om wensen en bedenkingen vraagt, nog voordat wij besluiten over het daadwerkelijk aangaan van de bestuursovereenkomst, wordt de raad de mogelijkheid gegeven om zijn wensen aan te geven en mogelijke bedenkingen in een zeer vroeg stadium al te uiten bij ons als college.

Deze wensen en bedenkingen kunnen wij, als college, dan ook in een vroegtijdig stadium meenemen. 2.4 De gemeenteraad is de volksvertegenwoordiging en neemt de belangen van inwoners mee richting besluitvorming. Het ter kennis brengen van wensen en bedenkingen aan het college, biedt de raad de mogelijkheid om zijn eventuele zorgen te uiten en richting te geven aan het verdere proces. En de gemeenteraad kan de betrokkenheid van bewoners en lokale belanghebbenden beter waarborgen. De mogelijkheid voor de gemeenteraad om suggesties te doen voor verbeteringen of aanpassingen aan de bestuursovereenkomst draagt bij aan het creëren van draagvlak voor het project en zorgt ervoor dat de eventuele zorgen van de gemeenschap (op een gestructureerde manier) worden meegenomen in de besluitvorming. Kanttekeningen 2.1 en 3.1 De komst van een Dienstencentrum kan voor spanningen zorgen in de samenleving. Niet alle inwoners en ondernemers zullen positief staan tegenover de komst van een Dienstencentrum, wat kan leiden tot sociale spanningen binnen de gemeenschap. Sommige mensen kunnen zich zorgen maken over overlast, culturele verschillen of mogelijke negatieve effecten op de veiligheid. Er kan weerstand zijn tegen de opvang van asielzoekers, wat mogelijk leidt tot conflicten of zelfs protesten. Dit kan de sociale cohesie ondermijnen en het imago van de gemeente negatief beïnvloeden.

Daarom is het belangrijk een goed communicatieproces te hebben en voldoende aandacht voor participatie. Door het participatieproces en het instellen van een Omwonendenoverleg en later een Beheergroep wordt dit zoveel mogelijk gemonitord met bijbehorende acties. Met ons huidige AZC laten het gemeentebestuur en de gemeenschap zien dat opvang van vluchtelingen relatief goed kan verlopen en dat het draagvlak en de vrijwillige steun aan de vluchtelingen groot is. 2.2 en 3.2 Er kunnen negatieve berichten in de media komen. Als er problemen ontstaan rond de opvang of als er ongevallen of incidenten plaatsvinden, kan dit breed uitgemeten worden in de media. Dit kan de reputatie van de gemeente schaden en leiden tot negatieve publiciteit. Daarom is het belangrijk om continu en goed voorbereid te zijn op communicatie, zowel reactief als proactief, de communicatielijnen goed af te stemmen en kort te houden. 2.3 en 3.3 Het opnemen van een boeteclausule in de bestuursovereenkomst is niet bespreekbaar voor het COA. In de bestuursovereenkomst worden de afspraken vastgelegd over onder andere definities, het aantal asielzoekers en capaciteitsplaatsen, het beëindigen van de overeenkomst, de duur van de overeenkomst en de financiële vergoedingen. Daarnaast zijn er bepalingen opgenomen wat het gemeentebestuur aan mogelijkheden heeft als de afspraken niet worden nagekomen.

Een boeteclausule ontbreekt. Het niet opnemen van een boeteclausule kan de gemeente een zekere mate van controle ontnemen over de naleving van afspraken en kan leiden tot extra kosten, vertragingen, of verminderde kwaliteit van de dienstverlening zonder dat er een concrete financiële prikkel is om deze problemen te corrigeren. Het opnemen van een

boeteclausule kan de gemeente meer zekerheid bieden dat de gemaakte afspraken effectief worden nageleefd. Het geeft geen garantie, maar biedt wel een goede stok achter de deur, om ongewenste situaties, zoals bijvoorbeeld in Ter Apel, te voorkomen. Wel moet bedacht worden dat het in Ter Apel om een Aanmeldcentrum gaat met een capaciteit van 2.000 asielzoekers, met bijgevolg alle mogelijke aanloop van Asielzoekers, en dat het hier om een Dienstencentrum gaat, waarbij geen spontane aanmelding en aanloop mogelijk is. De bestuursovereenkomst kan worden opgezegd als het COA zich niet houdt aan het maximale verblijf van zes weken en het maximale aantal van 250 asielzoekers in het Dienstencentrum. 2.4 en 3.4 De rollen en verantwoordelijkheden voor college en raad moeten helder zijn. Het is belangrijk om een balans te vinden tussen het betrekken van de raad en het behouden van de bestuurlijke autonomie en flexibiliteit van ons als college. Het uitgebreid betrekken van de raad biedt weliswaar voordelen op het gebied van democratische legitimiteit en transparantie, maar kan ook leiden tot verlies van flexibiliteit. Het is dus essentieel dat er een duidelijke afstemming is over de rol van de raad en de mate van invloed die de raad kan uitoefenen, zonder het proces onnodig te vertragen of te compliceren.

Daarom wordt de raad in deze fase gevraagd wensen en bedenkingen mee te geven over de bestuursovereenkomst, waar wij als college dan rekening mee kunnen houden. Het aangaan van de bestuursovereenkomst is evenwel de bevoegdheid van het college, evenals de uitvoering ervan. Wel heeft de raad een belangrijke rol in de ruimtelijke procedure omdat er een Omgevingsplan moet worden vastgesteld voor de realisatie van het Dienstencentrum. En er vindt informatie-uitwisseling plaats bij belangrijke stappen in het proces. Financiën Het COA vergoedt de ambtelijke kosten van de gemeente Zutphen ad € 477.655,- voor de gemeentelijke ambtelijke inzet gedurende de jaren 2023 t/m 2027. Dit is geregeld in de Bestuurlijke brief van het COA d.d. 31 maart 2025 (bijlage 3). Het bedrag van € 477.655,- wordt gefaseerd uitgekeerd en komt bovenop de reguliere middelen uit het faciliteitenbesluit opvangcentra waar aanspraak op gemaakt kan worden vanaf de datum van ingebruikname van het Dienstencentrum. Communicatie Er wordt een communicatieplan en een participatieplan opgesteld.

De belangrijkste onderdelen uit dit plan zijn: Informatiebijeenkomsten Binnen een of twee dagen nadat het college het besluit heeft genomen om een bestuursovereenkomst met het COA aan te gaan, onder het voorbehoud van de eventuele wensen en bedenkingen van de raad, zijn de direct omwonenden (Cirkel 1) in een plenaire bijeenkomst geïnformeerd door de gemeente en het COA. De direct omliggende bedrijven zijn diezelfde dag rechtstreeks geïnformeerd door middel van een 1:1 benadering. De lokaal-regionale pers is via een persgesprek op deze zelfde dag geïnformeerd. Zij hebben deze informatie ontvangen onder embargo tot 22.00 uur die avond (tot na de informatiebijeenkomst voor direct omwonenden). De nationale pers is uitgenodigd voor een persbijeenkomst op de dag na de informatiebijeenkomst voor direct omwonenden. Bij de persgesprekken waren zowel gemeente als het COA aanwezig. Inwoners en ondernemers die iets verder van de locatie gehuisvest zijn, zijn tijdens een inloopavond geïnformeerd (Cirkel 2). Er is een website geopend en de komende maanden volgen meer informatiebijeenkomsten. Omwonendenoverleg Na de informatiebijeenkomsten wordt er een omwonendenoverleg opgericht waar omwonenden en ondernemers zich voor kunnen aanmelden. Naast een vertegenwoordiging van de omwonenden en de bedrijven zijn gemeente en het COA hierin vertegenwoordigd.

Periodiek wordt de stand van zaken van de plannen en de mate van inspraak besproken. Tijdens de eerste bijeenkomst wordt de samenstelling, rol, taken en verantwoordelijkheden van het omwonenden/ bedrijvenoverleg vastgesteld. Beheergroep Als de realisatie van het Dienstencentrum dichterbij komt wordt er, in overleg met de omwonenden en de ondernemers, een beheergroep opgericht voor als het Dienstencentrum open is. In de beheergroep zitten

afgevaardigden vanuit het omwonendenoverleg, gemeente, COA en de politie. Er wordt een risicoanalyse door een gespecialiseerd bureau gemaakt en er wordt met de beheergroep een beheerplan veiligheid en leefbaarheid opgesteld. Stakeholders (omwonenden, ondernemers, raad etc.) goed laten participeren betekent voortdurende en actieve communicatie, ruimte voor het leveren van inbreng en gezamenlijke verantwoordelijkheid. Door inclusieve, zorgvuldige en doelgerichte participatie kunnen de gemeente en het COA zorgen voor een beter draagvlak voor het Dienstencentrum. Ook draagt goede participatie bij aan een effectievere en harmonieuzere uitvoering van het vervolgproces. Rol van de gemeenteraad Het besluitvormingsproces voor de bestuursovereenkomst wordt in gang gezet, de raad heeft hierin een belangrijk rol. De raad kan namelijk op basis van artikel 169, vierde lid jo. artikel 160, eerste lid, onder d. van de Gemeentewet wensen en bedenkingen ter kennis brengen aan het college. De raad wordt ook geïnformeerd over de verschillende stappen met betrekking tot het bouwproces en de participatie met de omgeving. Uitvoering We onderscheiden twee sporen: 1. Besluitvormingstraject bestuursovereenkomst 1.

Besluitvorming door college over aangaan bestuursovereenkomst, waarbij de raad de mogelijkheid heeft om eventuele wensen en bedenkingen aan het college ter kennis te brengen en mandaat voor het college om gesprekken hierover te voeren met COA. 2. Informeren direct omwonenden en ondernemers. 3. Informeren pers (tijdens embargo). 4. Informeren breed omwonenden en ondernemers. 5. Oordeelsvormende vergadering over wensen en bedenkingen met betrekking tot de bestuursovereenkomst. 6. Raadsbesluit inzake ter kennis brengen wensen en bedenkingen en bevestigen mandaat voor college om bestuursovereenkomst aan te gaan met het COA. 7. Besluitvorming door college over aangaan bestuursovereenkomst. 8. Ondertekenen bestuursovereenkomst. 2. Planvorming en bouwtraject Dienstencentrum op Revelhorst IV Het COA moet de gebruikelijke activiteiten verrichten als de grond verwerven, een ontwerp opstellen, het vergunningstraject doorlopen (inclusief wijzigen Omgevingsplan) en de gebouwen daadwerkelijk realiseren. Naar verwachting zal het Dienstencentrum niet voor de tweede helft van 2028 worden gerealiseerd. Evaluatie Periodiek evalueert de beheergroep na ingebruikname van het Dienstencentrum de gang van zaken in en om het Dienstencentrum. De raad wordt regelmatig geïnformeerd over de besluitvorming voor het Dienstencentrum, dat betekent ook over de risicoanalyse en beheersmaatregelen.

Bijlagen 1013301 - bijlage 1 - Bestuursovereenkomst Dienstencentrum concept 24 maart 2025 1013301 - bijlage 2 - Concept Aanvullende Werkafspraken gemeente Zutphen en COA 2025 1013301 - bijlage 3 - Bestuurlijke brief vergoedingen ondertekend (geanonimiseerd) Stukken die ter inzage liggen Geen.

BESLUIT

De raad van de gemeente Zutphen, gelezen het voorstel van het college van burgemeester en wethouders van DATUM met nummer 1013301; gelet op artikel(en) 169, vierde lid van de Gemeentewet; b e s l u i t: 1. op grond van humanitaire redenen om structureel een bijdrage te leveren aan de opvangcrisis. 2. eventuele wensen en bedenkingen over de conceptbestuursovereenkomst Dienstencentrum op de Revelhorst IV in Zutphen, zoals opgenomen in bijlage 1 ter kennis te brengen van het college. 3. het (onderhandelings)mandaat voor het college met het Centraal Orgaan opvang Asielzoekers (COA) over de vestiging van een Dienstencentrum in de gemeente Zutphen te bevestigen. Aldus besloten in de openbare vergadering van de raad van de gemeente Zutphen, gehouden op:

De voorzitter,

de griffier,