Presentatie P&C doorontwikkeling

Doorontwikkeling P&C: Ideeen voor vorm, inhoud en gebruik van de bestuurlijke planning & control instrumenten Bas de Groot (griffie) Adriaan Liebregts (concerncontrol)

Aanleiding Bestuurlijke en ambtelijke doorontwikkeling vervlochten vanaf 2017. Tijd voor een tussentijdse evaluatie en feedback. De volgende 3 kernvragen kwamen daarbij op en zijn ook besproken in de auditcommissie:

1. Ondersteunen de P&C instrumenten en de P&C cyclus voldoende bij de kaderstellende en controlerende rollen van de raadsleden? 2. Hoe worden de P&C instrumenten gebruikt bij het invullen van die verantwoordelijkheden door de raadsleden? 3. Zijn er adviezen voor effectiviteit en gebruik van de verschillende P&C instrumenten?

Hoe ziet die P&C cyclus met haar instrumenten er ook alweer uit? e 6 mnd Berap? Zomernota? Jaarverslag Jaarrekening

Incl. actuele info € ?

3x?

Beleid & € ?

De P&C cyclus start met de planning: kaderstelling In 2020 werd de nood een deugd: de Voorjaarsnota werd een Zomernota! Het gevolg was een actuele informatiepositie van de raadsleden:

• • • • •

Mei circulaire gemeentefonds beschikbaar Structurele effecten uit de jaarstukken beschikbaar Algemene beschouwingen werden op basis van actuele informatie mogelijk Financiële én inhoudelijke (strategische) bijsturing voor korte en middellange termijn werd mogelijk College kon die beschouwingen (kaderstelling) meenemen bij het opmaken van de netwerkbegroting.

Advies: 1. Handhaaf de Zomernota met algemene beschouwingen (laatste Besluit vóór zomerreces); 2. Combineer de Zomernota met een 2e (van 3) bestuursrapportage zodat de meest actuele informatiepositie én (bij) sturingsmogelijkheden voor raadsleden ontstaan;

De P&C cyclus vervolgt met de netwerkbegroting

Gebruik de mogelijkheden die onze netwerkbegroting biedt Advies: 1. Laat de voorbereiding en de bespreking van de netwerkbegroting niet domineren door het financiële perspectief. 2. Houdt evenwicht in de inzet van tijd, energie en focus tussen de beloftes aan Zundert (beleid) en de daarvoor nodige mensen en middelen (€) 3. Gebruik de beleidsbegroting én haar operationele doelstellingen als instrumenten voor sturing, bijsturing en controle

De bestuursrapportages (2 of 3?)

Kenmerken: 1. 2. 3. 4.

Altijd prognose naar einde begrotingsjaar Prognose is in haalbaarheid van doelstellingen én financiële kaders Inkomsten en uitgaven zijn niet lineair over het begrotingsjaar verdeeld Inkomsten en uitgaven zijn nauwelijks met elkaar verbonden

Advies:

1. Van 2 naar 3 Bestuursrapportages, 2. Verbindt de 2e samen met de Zomernota zodat een actuele informatiepositie voor de raadsleden ontstaat. (NB: dus voor het zomerreces in bestuurlijk besluitvorming!) 3. Geef de voortgang op de beleidsdoelstellingen meer aandacht in de beraps

De Jaarstukken Kenmerken: 1. Overheden vullen vaak hun controlerende rol aan de hand van een jaarverslag beperkt in; 2. Financiën domineren het verantwoordingsgesprek; Advies: 1. Leg de beleidsbegroting expliciet op het jaarverslag: heeft het college gedaan wat is afgesproken en opgedragen? Richt hier de voorbereiding op in; 2. Gebruik de operationele doelstellingen uit de programma’s als ondersteuning bij het verantwoordingsdebat; 3. Het college kan haar verantwoording starten met “het verhaal” van het begrotingsjaar met daarop aansluitend de actieve rechtmatigheidsverantwoording door het college aan de raad ( vanaf het boekjaar 2021)

Actuele ontwikkeling P&C “Vernieuwing van de begroting en verantwoording van gemeenten (BBV)”: met ingang van het verslagjaar 2021 legt het college in de jaarrekening actief en rechtstreeks aan de raad verantwoording af over de rechtmatigheid. Deze verantwoording gaat deel uitmaken van de jaarrekening, zodat de aandacht voor en de controle op rechtmatigheid op het huidig kwaliteitsniveau gehandhaafd blijft.

Wijzigingen rechtmatigheidsverantwoording samengevat:

Samengevatte resultaten uit evaluatie en adviezen:

• P&C gaat over veel meer dan €; • Kies voor een betere informatiepositie; • Maak gebruik van alle mogelijkheden die de P&C instrumenten bieden;

Slotzin Presentatie

Bezoekadres: Markt 1 | 4881 CN Zundert | T 076 - 599 56 00 Correspondentieadres: Postbus 10.001 | 4880 GA Zundert |www.zundert.nl | gemeente@zundert.nl