presentatie onderzoek overhead 07122021
Tekst van het document
Rekenkamercommissie Ontwikkeling Overhead Rik Hindriks
7-12-2021
De aanleiding
De overhead rijst de pan uit? Hebben we er voldoende grip op?
2
7-12-2021
De vragen en de normen
3
7-12-2021
De bevindingen
4
7-12-2021
De bevindingen/2
5
7-12-2021
De bevindingen/3
De gemene deler ❖ Zundert grotendeels in lijn met andere gemeenten ❖ Zundert loopt wel wat vooruit ❖ Er is nog ruimte ten opzichte van “best in class”
6
7-12-2021
De bevindingen /4
❖ De overheadkosten in Zundert hebben zich op vergelijkbare wijze ontwikkeld als bij referentiegemeenten. ❖ Daarbij doet de stijging zich in Zundert wel eerder voor, maar zijn de overheadkosten in 2021 iets lager dan bij referentiegemeenten. ❖ De kosten voor ICT en interne zaken zijn in Zundert hoger dan referentiegemeenten; ❖ voor communicatie en huisvesting (incl. facilitair) lager. ❖ Bij ICT hangt dit grotendeels samen met de bijdrage aan Equalit; ❖ bij interne zaken spelen verschillende ontwikkelingen een rol.
7
7-12-2021
De bevindingen /5
❖ De vraag wat de drijvende factoren zijn voor de hoogte van overhead kan niet beantwoord worden ❖ Er is geen precies beeld van de gevolgen van verhogen of verlagen van overhead ❖ Een precies service level agreement voor ICT ontbreekt ❖ Een inhoudelijke rapportage overhead in het jaarverslag ontbreekt Volgens de rekenkamercommissie: Overhead gedraagt zich als smeerolie bij een machine. Gebruik er teveel van en de motor gaat roken, gebruik te weinig en de machine loopt vast. Dat vraagt om een goed en jaarlijks gesprek tussen college en raad
8
7-12-2021
Conclusies Vraag
Stoplicht
Hoe hebben de overheadkosten zich ontwikkeld? Hoe verhoudt de ontwikkeling van de overheadkosten in Zundert zich tot vergelijkbare gemeenten? Wat is de oorzaak van de verschillen in overheadkosten? Hoe zijn de overheadkosten desgewenst te beïnvloeden? Wat zijn de gevolgen van het verhogen of verlagen van de overheadkosten?
9
7-12-2021
Aanbevelingen
Aanbeveling
Smart?
Voer prestatie-indicatoren in. Zorg voor een doorontwikkeling van de service-normen.
jaarstukken 2021 en de Past bij focus op de begroting 2023 directe dienstverlening en de kwaliteit van die dienstverlening
Voer een Service Level Agreement in.
In 2022 bij Equalit
prijsmodel van Equalit is prikkel voor SLA
Maak beleid met betrekking tot de keuzes inzake huisvesting en facilitair.
Begroting 2023?
Uw aanbeveling volgen wij zeker op
Neem een systematische analyse van de overhead en jaarstukken 2021 en de beïnvloedbaarheid ervan op in de paragraaf begroting 2023 bedrijfsvoering van begroting en jaarrekening.
College
Overgenomen
10
Dank voor uw aandacht
Vragen?
Bezoekadres: Markt 1 | 4881 CN Zundert | T 076 - 599 56 00 Correspondentieadres: Postbus 10.001 | 4880 GA Zundert |www.zundert.nl | gemeente@zundert.nl
7-12-2021
Wat is een SLA
❖ Normenkader DVO (synoniem voor SLA) een DVO zorgt ervoor dat opdrachtgever en opdrachtnemer zodanige afspraken maken over de te leveren diensten dat de wederzijdse verwachtingen duidelijk worden en ook worden waargemaakt En dat is dan ook de eerste norm: een DVO zorgt ervoor dat opdrachtgever en opdrachtnemer zodanige afspraken maken over de te leveren diensten dat de wederzijdse verwachtingen duidelijk worden en ook worden waargemaakt. geregeld onder welke voorwaarden diensten kunnen worden ingebracht of kunnen vervallen en hoe de besluitvorming daarover verloopt. De DVO voorziet in een lijst met sluitende en duidelijk gedefinieerde begrippen, afkortingen, formules en meetvoorschriften, die misverstanden helpen voorkomen. Een DVO laat het budgetrecht en het informatierecht van de gemeenteraad, de informatieplicht van colleges en de bevoegdheden van de directie onverlet. Wel kunnen en moeten nadere afspraken worden gemaakt waarmee die verantwoordelijkheden en bevoegdheden nader worden ingevuld. Een DVO is geen eenzijdige opdracht, maar een overeenkomst tot samenwerking. Een DVO dient te voorzien in een sluitend geheel van overlegmomenten waarin tevens is vastgelegd hoe er wordt gerapporteerd en hoe de dienstverlening wordt geëvalueerd.
Een DVO dient te voorzien in een mechanisme om bij gebleken ontevredenheid van opdrachtgever of opdrachtnemer het gerezen probleem op te lossen. Een DVO bevat een afgesproken duur en een verlenging en beëindiging clausule
12
7-12-2021
Wat is een SLA
❖ Normenkader DVO (synoniem voor SLA) Een DVO bevat tenminste (eventueel in bijlagen waarnaar verwezen kan worden) • Een overzicht van de geleverde diensten, tenminste overeenkomend met de productencatalogus van de gemeente • Een aansluiting tussen de geleverde diensten en de programma begroting • een financieel kader alsmede de flexibiliteit daarvan (wie mag wat aanpassen en op grond waarvan) • Grenzen waarbinnen bevoegdheden worden gedelegeerd • een uitputtende lijst van besluiten die instemming vooraf behoeven (zoals in een directiestatuut) • Per dienst de aard, omvang, kwaliteit en levertijd • Per dienst de informatievoorziening • Periodieke rapportage en analyse over financiën, omvang en kwaliteit van de dienstverlening per dienst • Per dienst de prestatiecriteria (wanneer is voldaan aan de afgesproken kwaliteit, kwantiteit en levertijd?). Zoveel mogelijk SMART (specifiek, meetbaar, acceptabel, realistisch, tijdsgebonden) • Per dienst de streefwaarden (de prestatiecriteria zijn de minimale vereisten, de streefwaarden worden bijgehouden om te zien of er voortgang wordt geboekt) • overzicht kritische succesfactoren • overzicht van de overlegstructuren en de deelnemers daaraan • overzicht van alle contactpersonen en verantwoordelijken bij escalatie of calamiteiten.
• de beveiliging van systemen, services en data, waaronder de geldende procedures terzake • incidentenregeling (classificatie, procedure, organisatie, management) • sluitend overzicht van processen waarmee de diensten worden geleverd, dan wel een verwijzing naar een document waarin dat is beschreven (bijvoorbeeld ISO9001/ ISO 14001), waaronder Personeel, derden , administratie en hulpmiddelen • verzekerings vereisten • wijzigingsprocedure voor het wijzigen van een dienst of het afgesproken proces • verbetering procedures • wijze van vergoeding (per dienst / lump sum / bonus-malus • betalingsregeling
13
7-12-2021
Wat is een SLA?
❖ Normenkader DVO (synoniem voor SLA) Een DVO bevat tenminste (eventueel in bijlagen waarnaar verwezen kan worden) • aansprakelijkheid van dienstverlener voor functioneren van opdrachtgever, bijvoorbeeld in geval van storingen of calamiteiten; • gevolgen van het niet (volledig) nakomen van afspraken; • verhalen van schade als gevolg van een onvoldoende functionerende dienst; • beschrijving van overleg in geval van problemen (eventueel het verwijzen naar de clausule over geschillen); • boeteclausules of andere financiële strafbepalingen. • Vastlegging van beperkingen met betrekking tot het gebruik van de te leveren diensten, de afhankelijkheid van derde organisaties en het schetsen van situaties waarin de dienstverlener zich kan beroepen op overmacht • ketenbepaling wettelijke voorschriften voor deelnemende gemeente • keten clausule met betrekking tot door de dienstverlener ingehuurde derden • garantie verklaring dienstverlener • overzicht van door opdrachtgever te realiseren randvoorwaarden • geheimhoudingsclausule die de bedrijfsgegevens van dienstverlener en opdrachtgever beschermt • indien nodig (AVG) een verwerkers- en bewerkers overeenkomst (bijlage)
14