Concept participatie leidraad Omgevingswet

**ZD21014213**

Zaaknummer: Z18-001290 Documentnummer: ZD2101421

Participatieleidraad Omgevingswet

Participatieleidraad Zaaknummer: Z18-001290 Documentnummer: ZD2101421

Colofon Uitgave Gemeente Zundert 1 oktober 2021

Gemeente Zundert Markt 1 4881 CN Zundert Postbus 10.001 4880 CA Zundert T 076 – 599 56 00 F 076 – 566 56 66

E gemeente@zundert.nl I www.zundert.nl

-2-

Participatieleidraad Zaaknummer: Z18-001290 Documentnummer: ZD2101421

Inhoudsopgave Inleiding ........................................................................................................................... 4 Stap 1

Bepaal het participatieniveau ............................................................................. 6

Stap 2

Een participatieplan maken ................................................................................ 8

Stap 3

Participatieplan uitvoeren................................................................................... 9

3.1

Succesfactoren ...................................................................................................... 9

Stap 4

Participatieverslag maken ................................................................................ 10

4.1

Verslaglegging van acties en resultaten ................................................................... 10

4.2

Hoe wordt participatie getoetst? ............................................................................. 10

4.3

Zienswijze- en bezwaar-/beroepsprocedure.............................................................. 10

Bijlage 1

Bepalen participatieniveau ............................................................................ 11

Bijlage 2

Wie zijn belanghebbenden ............................................................................ 12

-3-

Participatieleidraad Zaaknummer: Z18-001290 Documentnummer: ZD2101421

Inleiding Werk je aan een initiatief dat niet past binnen de regels van het omgevingsplan? De gemeente Zundert vindt het belangrijk dat de omgeving goed en op tijd betrokken wordt. Dit noemen we participatie. Door participatie zorg je ervoor dat alle belangen, meningen, kennis en creativiteit direct op tafel komen. Door bezwaren, maar juist ook goede ideeën met elkaar te bespreken, kun je het initiatief beter maken en is er meer kans op draagvlak. Als je je plan indient, vraagt de gemeente of je belanghebbenden hebt betrokken. En zo ja, op welke manier en wat je met de resultaten hebt gedaan. Deze leidraad laat zien waar de gemeente op let bij het meewegen van je participatieresultaten als onderdeel van de beoordeling van je plan. Een goed initiatief vraagt om samenwerking en afstemming met inwoners, ondernemers, overheid en andere organisaties. Op basis van de resultaten kunnen we een weloverwogen besluit nemen. Verplicht onderdeel van die onderbouwing is een omgevingsdialoog: een zorgvuldige afstemming met belanghebbenden. Als we vinden dat de belangen van de omgeving niet voldoende in beeld zijn gebracht, kan de gemeente besluiten om een eigen (zienswijze)procedure op te starten. Dit heeft consequenties voor de aanvraagtermijn van de vergunning.

Wat is participatie? Het zo snel mogelijk bij elkaar brengen van kennis, ervaringen, perspectieven, belangen en creativiteit van inwoners of andere betrokkenen. Dit betekent niet dat alle partijen het met elkaar eens moeten worden. Dit is niet het doel van participatie. Participatie betekent dat belanghebbenden volwaardig deelnemen aan uw initiatief. Wanneer is participatie verplicht? Participatie is niet verplicht als uw (bouw)plan voldoet aan de regels van het omgevingsplan of indien je (bouw)plan voldoet aan de regels van vergunningsvrij bouwen. Alleen als het college kan afwijken van het bestemmingsplan (middels een omgevingsvergunning), verzoeken wij u een participatieverslag bij de stukken toe te voegen. Wij adviseren uw wel om bij (bouw)plannen die voldoen aan de regels van het omgevingsplan en/of de regels van vergunningsvrij bouwen uw buren te informeren. Waarom doen we dit? 1. Plannen verrijken en verbeteren met de inbreng van belanghebbenden. 2. Betere besluitvorming omdat alle belangen in beeld zijn en er met deze belangen rekening gehouden kan worden.

-4-

Participatieleidraad Zaaknummer: Z18-001290 Documentnummer: ZD2101421 Vier stappen U bent als initiatiefnemer aan zet om het gesprek met belanghebbenden te voeren. Dit proces bestaat uit 4 stappen: Stap

Toelichting

1.

Bepaal het participatieniveau

Op basis van de invloed van uw initiatief op de omgeving bepaalt u als initiatiefnemer het participatieniveau. Zundert kent drie participatieniveaus: gemiddeld, beperkt en veel participatie. Een grote invloed van uw initiatief op belanghebbenden en/of de omgeving vraagt om veel participatie.

2.

Maken van een participatieplan

Maak een plan waarin u het volgende vermeldt: het gekozen participatieniveau met argumentatie voor deze keuze, wie de belanghebbenden zijn, welke activiteiten u organiseert om het gesprek aan te gaan met belanghebbenden, hoe en wanneer u belanghebbenden betrekt, wat er gebeurt met de inbreng van belanghebbenden en hoe u een verslag maakt van de stappen die u heeft vermeld in uw plan.

3.

Plan uitvoeren

Het participatieplan, eventueel aangevuld met toevoegingen vanuit de gemeente Zundert, voert u uit. Als initiatiefnemer bent u verantwoordelijk voor deze uitvoering.

4.

Verslag maken

De acties die ondernomen zijn in het participatieproces en de resultaten van deze acties worden vastgelegd in een participatieverslag.

Dit document biedt een verdere uitleg aan de 4 stappen die u als initiatiefnemer doorloopt.

-5-

Participatieleidraad Zaaknummer: Z18-001290 Documentnummer: ZD2101421

Stap 1

Bepaal het participatieniveau

De eerste stap is het bepalen van het participatieniveau. Zundert kent 3 participatieniveaus. Per initiatief wordt door de initiatiefnemer gekeken welk niveau het beste bij het initiatief past. Een grotere invloed van uw initiatief op belanghebbenden en/of de omgeving vraagt om een hoger participatieniveau. Het is ook belangrijk dat het gekozen participatieniveau passend is bij uw initiatief. De onderstaande uitleg kan u verder op weg helpen. 1.1 Breng eerst in beeld wie er iets gaat merken van je plan Bij ieder plan is het belangrijk om voor jezelf na te gaan: wie gaat hier iets van merken en wie heb ik nodig om het te realiseren? Bouw je een nieuwe garage? Dan kan dat effect hebben op jouw aangrenzende buren. Denk aan geluid tijdens de bouw of aan schaduw in hun tuin. In andere gevallen, bijvoorbeeld als je je bedrijf wil gaan uitbreiden, gaan meer mensen iets merken van je plan, zoals de nabijgelegen bedrijven of de gebruikers van een gebied. Zorg dan dat alle eigenaren en/of gebruikers in de omgeving kunnen deelnemen aan het gesprek. Hoe groter de impact van je plan, hoe groter de kring direct betrokkenen. Daarnaast kunnen er nog belanghebbenden zijn die indirect betrokken zijn, zoals bewonersverenigingen, ondernemers, een milieugroep of een maatschappelijke organisatie.

1.2 Hoe meet je of je veel of weinig participatie nodig hebt? Door de onderstaande meters in te vullen kun je voor jezelf een beeld vormen van de aard en omvang van het initiatief en wat het effect hiervan kan zijn op de omgeving. Geef per onderwerp een cijfer dat het beste bij jouw initiatief past. Tel de punten bij elkaar op. Het totaal deel je door 4. De uitkomst geeft een indicatie of je veel of weinig participatie moet organiseren. In welke categorie past het initiatief?

Heeft het een positieve invloed op de omgeving?

7

Gemeentebrede ingreep

7

Zeer groot

6

Zware herstructurering

6

Groot

5

Lichte herstructurering

5

Behoorlijk

4

Zware functiewijziging

4

Enigszins

3

Lichte functiewijziging

3

Weinig

2

Aan huis gebonden bedrijf

2

Nauwelijks

1

Aan huis gebonden beroep

1

Niet

Krijgt het initiatief veel aandacht in politiek, pers of social media? 7

Zeer groot

6

Groot

5

Behoorlijk

4

Enigszins

3

Weinig

2

Nauwelijks

1

Niet

-6-

Participatieleidraad Zaaknummer: Z18-001290 Documentnummer: ZD2101421

Is er hinder van het initiatief voor de omgeving, na realisatie? 7

Zeer groot

6

Groot

5

Behoorlijk

4

Enigszins

3

Weinig

2

Nauwelijks

1

Niet

Welk participatieniveau past bij het initiatief? 7

Niveau 3

Veel participatie

Veel impact op de omgeving

6

Niveau 3

Veel participatie

Veel impact op de omgeving

5

Niveau 2

Gemiddelde participatie

Gemiddelde impact op de omgeving

4

Niveau 2

Gemiddelde participatie

Gemiddelde impact op de omgeving

3

Niveau 1

Beperkte participatie

Weinig impact op de omgeving

2

Niveau 1

Beperkte participatie

Weinig impact op de omgeving

1

Niveau 0

Geen participatie

Geen impact op de omgeving

Wat betekent het niveau van participatie voor het initiatief/plan? Niveau

Toelichting

Voorbeeld

1.

-

Direct betrokkenen informeren Zorgen inventariseren en toelichten

Gesprek, mail, website, webinar, video, wijkinfo, buurtapp.

Beperkte participatie

2.

Gemiddelde participatie (+1)

-

Directe omgeving laten meedenken en belangen meewegen

Infoavond, discussiepanel, online enquête, social media, webinar, poll op Facebook.

3.

Intensieve participatie (+1 en 2)

-

Omgeving laten meewerken en breed informeren

Brainstorm, webinar, online overleggen.

-7-

Participatieleidraad Zaaknummer: Z18-001290 Documentnummer: ZD2101421

Stap 2

Een participatieplan maken

Naast het bepalen van het participatieniveau maak je als initiatiefnemer een participatieplan. In dit plan staat beschreven hoe je het participatieproces gaat inrichten. Je kunt bij het opstellen van het participatieplan advies vragen aan de gemeente Zundert. De onderstaande onderdelen zijn de minimale eisen aan het participatieplan. Onderdeel

Toelichting

Motivatie voor keuze participatieniveau

Motiveer waarom het gekozen participatieniveau past bij je initiatief. Leg hierbij uit op basis van de invloed van je initiatief op de omgeving en de belanghebbenden, waarom het gekozen participatieniveau passend is. De gemeente kan adviseren over de mate van participatie die past bij jouw initiatief en bij het bepalen van de impact op de omgeving.

Wie zijn de belanghebbenden?

Geef aan wie de belanghebbenden van je initiatief zijn. Belanghebbenden zijn personen of organisaties die geraakt worden door je initiatief. Hoeveel personen of organisaties betrokken zijn hangt af van je initiatief.

Welke activiteiten gaat u organiseren?

Geef aan welke activiteiten je wilt gaan organiseren om participatie mogelijk te maken. Vermeld hierbij voor wie deze activiteiten zijn en wat het doel van elke activiteit is.

Hoe en wanneer worden belanghebbenden betrokken?

Geef aan op welke manier belanghebbenden worden betrokken. Houd hierbij rekening met het gekozen participatieniveau. Geef daarnaast aan wanneer in het proces belanghebbenden worden betrokken. Bij een hoger participatieniveau is het belangrijk dat belanghebbenden vroeg bij je initiatief betrokken worden. Geef verder aan op welke wijze je met de belanghebbenden gaat communiceren. Dit kan zijn via brief, e-mail of door bij de belanghebbenden langs te gaan.

Wat gebeurt er met de inbreng van belanghebbenden?

Geef in je plan aan hoe je de inbreng van belanghebbenden wilt gaan verwerken in je initiatief. Houd hierbij rekening met het eerder gekozen participatieniveau.

Hoe vindt de verslaglegging plaats?

Geef aan hoe je een verslag maakt van alle acties die je onderneemt in het participatieproces én van de resultaten van dit proces. Wat er in het participatieverslag moet staan vindt je bij stap 4. Het participatieplan

-8-

Participatieleidraad Zaaknummer: Z18-001290 Documentnummer: ZD2101421

wordt toegevoegd bij je initiatiefplan dat je indient bij de gemeente Zundert.

Stap 3

Participatieplan uitvoeren

Je initiatiefplan bespreek je met de gemeente Zundert. De gemeente kan advies geven op het participatieplan door middel van extra aanvullingen. Hierover gaat de gemeente met jou in gesprek. Deze extra aanvullingen moet je in de uitvoering van je participatieplan verwerken. Samen zorgen we voor een optimaal participatieproces. Je blijft als initiatiefnemer verantwoordelijk voor de uitvoering van het participatieplan. Het participatieplan geeft richting. Dit betekent dat er gedurende het proces ruimte moet zijn om af te wijken van dit plan. Dit moet wel gebeuren in overleg met de belanghebbenden. 3.1 Succesfactoren Bij het uitvoeren van het participatieplan kunnen de volgende succesfactoren je helpen: Start dáár waar je initiatief plaats gaat vinden: zo vroeg mogelijk een open en actief gesprek met belanghebbenden. Dit zijn de mensen die gevolgen ondervinden van je initiatief. Maar ook de mensen met specialistische kennis, zoals de gemeente, belangenverenigingen en andere partijen. Spelregels: helderheid creëren over spelregels in bijeenkomsten, duidelijkheid over het proces, rollen en communicatie. Zoom in, zoom uit: focus op het doel van het initiatief. Stel gezamenlijk vast waar het initiatief aan bijdraagt (zoom uit), zodat deelnemers hun belangen en kennis kunnen delen (zoom in).

Alle belangen en perspectieven in beeld: alle informatie wordt besproken en meningen worden gedeeld. Verbinden & verbeteren: dat betekent zoeken naar de overeenstemming in de verschillende meningen en perspectieven die belanghebbenden hebben. Gebruik deze perspectieven om je plan te verbeteren. Ieders bijdrage: bespreek wat ieders bijdrage kan zijn. Iedereen die belanghebbende is doet mee. Daarom is het belangrijk om naar ieders bijdrage te luisteren.

-9-

Participatieleidraad Zaaknummer: Z18-001290 Documentnummer: ZD2101421

Stap 4

Participatieverslag maken

4.1 Verslaglegging van acties en resultaten De acties die ondernomen zijn in het participatieproces en de resultaten van deze actie leg je vast in een participatieverslag. Dit verslag bevat ten minste: het gekozen participatieniveau en de motivatie voor deze keuze; het participatieplan; een overzicht van de betrokken belanghebbenden; de door belanghebbende ingebrachte meningen en standpunten; en de motivering hoe deze meningen en standpunten zijn verwerkt. Wanneer je een participatieverslag hebt gemaakt kijk je samen met de belanghebbenden en de gemeente hoe het hele proces is verlopen. 4.2 Hoe wordt participatie getoetst? Het participatieverslag wordt door de gemeente Zundert meegenomen in de beoordeling van je initiatief. De gemeente beoordeelt of je als initiatiefnemer het stappenplan zorgvuldig hebt gevolgd. 4.3 Zienswijze- en bezwaar-/beroepsprocedure Participatie geldt in de fase voorafgaande aan de besluitvorming. De wettelijke zienswijze- en bezwaar-/beroepsprocedure komt hierdoor niet te vervallen. Het blijft daardoor mogelijk dat zienswijze/bezwaar ingediend kan worden tegen een projectbesluit, omgevingsplan of een verleende vergunning.

- 10 -

Participatieleidraad Zaaknummer: Z18-001290 Documentnummer: ZD2101421

Bijlage 1 Bepalen participatieniveau De eerste stap is het bepalen van het niveau van participatie. De gemeente Zundert kent 3 participatieniveaus. Per initiatief wordt door de initiatiefnemer (en eventueel met aanvullingen van de gemeente) gekeken welk niveau het beste bij het initiatief past. Het is ook mogelijk om een combinatie te maken van verschillende participatieniveaus (bijvoorbeeld per fase een ander niveau). Het participatieniveau wordt beïnvloed door de complexiteit van een initiatief en de effecten van een initiatief op de omgeving. Daarnaast moet het participatieniveau wenselijk en passend zijn bij uw initiatief. De onderstaande uitleg kan je verder op weg helpen met het maken van een keuze voor het participatieniveau voor je initiatief. Hulpvragen De volgende vragen kunnen helpen bij het bepalen van het participatieniveau: Wie worden door het initiatief geraakt? Als een initiatief een groot effect heeft op de omgeving, dan is het raadzaam om betrokkenen meer invloed te geven dan bij een kleiner effect. Hoe groot is de beïnvloedingsruimte? Wat ligt al vast in wettelijke of gemeentelijke kaders of beleid? Wanneer de beïnvloedingsruimte op het initiatief klein is schept een hoog participatieniveau valse verwachtingen.

Invloed participatieniveau op participatieplan De keuze voor een participatieniveau bepaalt de rol die belanghebbenden spelen in het participatieproces van uw initiatief. Bij het opstellen van uw participatieplan houdt u rekening met deze rol. Participatieniveau

Rol belanghebbenden

niveau 3

Veel participatie

Meewerken en breed informeren

niveau 2

Gemiddelde participatie

Meedenken en belangen meewegen

niveau 1

Beperkte participatie

Informeren en zorgen inventariseren en toelichten

- 11 -

Participatieleidraad Zaaknummer: Z18-001290 Documentnummer: ZD2101421

Bijlage 2 Wie zijn belanghebbenden Belanghebbenden zijn personen of organisaties die geraakt worden door je initiatief. Hoeveel personen en/of organisaties betrokken zijn hangt af van je initiatief. Hulpvragen De volgende vragen kunnen helpen bij het bepalen wie de belanghebbenden van je initiatief zijn. Wat is de reikwijdte van je initiatief? Hoeveel belanghebbenden worden door je initiatief geraakt? Jouw initiatief kan een grote impact hebben op een gebied en daardoor veel personen, bedrijven en organisaties raken. Het is daarom belangrijk dat je, naast de direct betrokkenen/omwonenden, bedenkt wie de belanghebbenden bij je initiatief zijn. Welke expertises kunnen jouw initiatief verrijken en verbeteren? Door de kennis van de belanghebbenden aan je initiatief te verbinden kan dit initiatief worden verrijkt of verbeterd. Ga daarom na welke expertises (zoals specialistische belangenorganisaties, kennisinstituten of de brandweer) jouw initiatief zouden kunnen verbeteren. Voorbeelden van belanghebbenden De onderstaande lijst geeft een voorbeeld van belanghebbenden die je bij jouw initiatief kan betrekken: buurtbewoners; wijkraden en andere vertegenwoordiging van inwoners; bedrijven; belangenorganisaties; jongeren en kinderen; kennisinstituten; natuurverenigingen; andere overheidsorganisaties zoals het waterschap; overheidsinstanties zoals de brandweer en de GGD.

- 12 -