Agenderingsverzoek Doorontwikkeling PC-cyclus op 12-01-2021

Agenderingsverzoek BR op 12-01-2021 Beeldvormende raadsbijeenkomst (BR): 12-01-2021 Datum college: 09-02-2020 Datum De Ronde: 23-02-2021 Datum Het Besluit: 09-03-2021 Registratienummer: ZD21000642 Locatie

DIGITAAL MET MS TEAMS

Aanvang: 20.00 uur

Onderwerp

Doorontwikkeling bestuurlijke planning & control cyclus Openbaar: Ja (P&C) Bas de Groot 0618970107 Adriaan Liebregts 0642392445

Opsteller

Programma

Ambtelijk contact: Griffier drs. J.J. Rochat (076-599 55 59) 6. Bestuur Begrotingswijziging

Portefeuillehouder

Weth. J. de Beer

Aanlever- en behandeldata

Aanleveren B&W n.v.t.

Doel activiteit

Einde: 21.00 uur

Technische vragen per email: griffie@zundert.nl Griffie stuurt door naar DT/B&W Nee

Datum B&W besluit: n.v.t. Uiterste B&W n.v.t.

Beeldvormende raadsbijeenkomst 12-01-2021

1. 1. Beeldvormend/informatief/peiling 2.

De Ronde

Het Besluit

23-02-2021

09-03-2021

Soort Document: agenderingsverzoek

Wat vooraf ging

Presidium en de Auditcommissie hebben zich gebogen over de doorontwikkeling van de P&C-cyclus vanuit de wens van de gemeenteraad om hun informatiepositie te versterken door de P&C instrumenten beter te benutten. Zij staan positief tegenover de hierbij voorgestelde doorontwikkeling.

Reden van aanbieding

Raads- en burgerleden “mee te nemen” Verwachte in de voorgestelde doorontwikkeling ter behandeltijd: voorbereiding op de behandeling in De Ronde op 23 februari 2021.

Van raad- en burgerleden wordt gevraagd

Op 12 januari wordt u meegenomen in de voorgestelde doorontwikkeling met een korte toelichting en presentatie. Op basis daarvan kunt u vragen te stellen aan de deskundigen om zich een goed beeld te vormen over de diverse voorstellen. Tevens kunt u de wethouder en concerncontroller suggesties en andere input meegeven ter verwerking in het raadsvoorstel, dat op 9 februari in het college wordt behandeld. Daarna volgt behandeling van het raadsvoorstel in De Ronde van 23-02.

60 minuten

De inrichting van de P&C-cyclus is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de raad en het college. Om praktische reden zal dat raadsvoorstel worden aangeboden door college mede namens de Auditcommissie. Opmerking (loco)griffier

Op 12-01-2021 wordt dit raadsvoorstel en bijlage 1 Akkoord griffier: beeldvormend, informerend en peilend besproken met JJR de raad. In de 2e helft januari volgt verwerking van die input. Op 09-02 wordt het behandeld in het college. Op 11-02 vindt publicatie plaats voor De Ronde van 23-02.

Bijbehorende documenten met registratienummer

1. Memo Auditcommissie met adviezen aan de gemeenteraad

-1-

ZD20050308

Onderwerp Doorontwikkeling bestuurlijke planning & control cyclus (P&C)

Inleiding De gemeenteraad wil meer werk maken van de kaderstellende en controlerende rol in de P&C cyclus en de producten uit de huidige P&C cyclus beter benutten. Na drie jaar in deze raadsperiode gewerkt te hebben met de huidige cyclus wordt gekeken waar eventuele (door) ontwikkelpunten zitten. Onze bestuurlijke cyclus bevat verschillende producten waarover een debat gevoerd zou kunnen worden dat meer recht doet aan het voorliggende product en waarbij de kaderstellende en controlerende rollen van de gemeenteraad beter tot uiting komen. Dat vergt wel een aanpassing van onze huidige cyclus, de wijze waarop de huidige producten worden ingericht en gepresenteerd, alsmede de wijze waarop de raad deze behandelt: de eigen rolopvatting. Een herziening van de bestuurlijke cyclus past in die doorontwikkeling mede gelet op de programmatische, opgavegerichte organisatie die Zundert anno 2020 is. Er is uiteraard een rol voor de raad zelf weggelegd om naar aanleiding van deze doorontwikkelingen een debat te voeren op een hoger abstractieniveau, te weten de visie en de strategische doelstellingen in de programma’s. We hanteren het uitgangspunt dat de P&C instrumenten zelf natuurlijk bijdragen aan een effectieve bestuurlijke kaderstelling en verantwoording. Maar de wijze waarop die instrumenten door het bestuur worden gezien en gebruikt is minstens zo belangrijk.

Zo kunnen de rollen van kaderstelling en controle aan effectiviteit inboeten wanneer de P&C instrumenten teveel vanuit een puur financieel perspectief worden bekeken en gebruikt. In de Auditcommissie is een voorstel uitgewerkt dat positief is ontvangen op 22 oktober jl. en als gevolg daarvan nu aan de raads- en burgerleden wordt voorgelegd. In de bijlage zijn de verschillende voorstellen, zoals ook voorgelegd aan de Auditcommissie, nader uitgewerkt en is een visuele weergave opgenomen van de cyclus in een nieuwe stijl zodat u in een oogopslag de samenhang ziet. Op 8 december jl. heeft het presidium ingestemd om dit voorstel eerst beeldvormend, informatief en peilend op 12 januari te bespreken in een beeldvormende raadsbijeenkomst, waarbij door wethouder, Auditcommissie en concerncontroller nadere toelichtingen kunnen worden gegeven en vragen worden beantwoord. Vervolgens wordt de eventuele input verwerkt in een raadsvoorstel ten behoeve van de collegebehandeling op 9 februari. Daarna volgt de bestuurlijke behandeling in De Ronde op 23 februari en Het Besluit op 9 maart. Zoals gebruikelijk is bij alle raadsvoorstellen, zal ook deze worden aangeboden door het college, waarbij ook de aanpassing van de financiële verordening ex. art. 212 Gemeentewet wordt meegenomen. Wat gaan we doen? 1.

Concreet wordt de raad voorgesteld om de zomernota te handhaven en die te combineren met de tweede bestuursrapportage, waardoor er meer ruimte ontstaat om in het lopende begrotingsjaar en in de komende begrotingsjaren beleidsinhoudelijk bij te sturen. Door kort na dit voorjaar een zomernota in te zetten, konden in de kaderstelling de meicirculaire en de structurele effecten van de jaarstukken worden verwerkt. Dat is voor herhaling vatbaar omdat het de kaderstelling van de raad ten goede komt. 2. De raad wordt ook voorgesteld om de derde bestuursrapportage te herintroduceren. Ook gaan we werk maken van tussentijdse rapportages via raadsmededelingen, enigszins vergelijkbaar met de oude flitsrapportages. In de beraps zal meer aandacht worden besteed aan de prognose op de beleidsdoelstellingen, conclusies en een doorkijk: wat betekent deze berap voor de toekomst? In hoeverre is bijsturing nodig om de strategische doelstellingen gerealiseerd te krijgen? Dat stelt andere eisen aan het rapporteren, omdat we niet langer de berap alleen maar gebruiken om terug te kijken. Zoals hiervoor betoogd adviseren we daarbij om de tweede berap te combineren met de zomernota.

In de visualisatie in de bijlage is te zien wat de derde berap, die de raad in december bereikt, als doel heeft: een zo goed mogelijke inschatting geven van het jaarrekeningresultaat vijf maanden later, zodat bijsturen eerder kan. De bestuurlijke doorlooptijd van acht tot tien weken per instrument staat vaak op gespannen voet met de actualiteitswaarde. In normale omstandigheden zal dat nooit een probleem zijn. Echter als er onverhoopt zeer actuele ontwikkelingen zijn om aan de raad te melden, dan geven we de raad ook in overweging om meer gebruik te maken van informelere instrumenten, zoals de raadsmededeling. Die helpen de raad om op basis van actuelere informatie te acteren.

-2-

3. De netwerkbegroting wordt zodanig ingericht dat er betere balans ontstaat tussen beleidsinhoud en de financiële begroting. De beleidsbegroting wordt daarbij meer gebruikt als instrument van (bij)sturing en controle. Daar ligt een grote verantwoordelijkheid voor de raad, omdat het wennen is de netwerkbegroting uit het door financiën gedomineerde perspectief te halen. De begroting zelf zal daarom meer ingericht moeten worden op het niveau van de beleidsbegroting, waarbij de strategische doelstellingen centraal staan in de kaderstelling en niet de operationele. Dat vergt ook een andere benadering door de raad. De operationele doelstellingen blijven zeker een belangrijk en onmisbaar onderdeel van de begroting, maar moeten niet het zwaartepunt vormen; het niveau van de raad zit immers bij de strategische doelstellingen. 4. De jaarstukken en beraps verdienen meer aandacht, omdat deze nog te vaak worden gezien als voldongen feiten. Er kan immers niets meer aan veranderd worden en ze worden bekeken vanuit het controlerend perspectief. Maar als de raad meer focus legt op het jaarverslag in plaats van de jaarrekening, kan dat veranderen, waardoor de controlerende rol van de raad wordt versterkt. Dan worden de 3W-vragen namelijk meer op elkaar gelegd en wordt het college de vraag gesteld of bereikt is wat bereikt moet worden volgens de kaderstelling door de raad.

Is dat gedaan binnen het beschikbare budget? Zo nee, waarom niet? Net als bij de begroting is het ook hier van belang om de jaarstukken uit het financieel gedomineerde perspectief te halen. Vraag het college naar het verhaal, de beschouwing op het afgelopen begrotingsjaar. Ook hier ligt een taak voor de raad. Ook ten aanzien van de jaarstukken wordt voorgesteld een conclusie en een doorkijk naar de toekomst op te nemen, zodat de raad zich alvast een beeld kan vormen van de komende begroting en andere relevante ontwikkelingen: de leereffecten, zodat &C cyclus een volwaardige, voltooide cyclus wordt. Ook geldt voor alle instrumenten dat er meer en beter werk gemaakt zal gaan worden van de visualisaties. Denk aan infographics, dashboards, stoplichtrapportages en dergelijke. De raad is goed bekend met die fenomenen. Die gaan we, indien dat wenselijk wordt gevonden, consequenter inzetten. Beoogd effecten 1.1. De gemeenteraad gaat beter gebruik maken van de P en C producten en de cyclus in totaliteit, want die zijn beter toegespitst op het strategische niveau van de raad. Dat leidt tot een betere invulling van zowel de kaderstellende als controlerende rol die de raad heeft. 1.2. De P en C producten worden beter inzetbaar, krijgen meer actualiteitswaarde, worden compacter, gebruiksvriendelijker, leesbaarder, begrijpelijker en multifunctioneler.

1.3 De P&C-cyclus wordt ook een meer volledige cyclus, doordat in de beraps en jaarstukken wordt opgenomen wat de leereffecten voor de toekomst zijn i.c. de volgende zomernota en begroting. 1.4 Op basis van het proefdraaien in 2021 kan de nieuwe raad in 2022 meteen een goede P&C-start maken. Gevisualiseerd ziet het nieuwe proces er globaal als volgt uit:

nov

april

mei

juni

begroting

1e berap

jaarrekening

zomernota

juni/juli

2e berap

nov

dec

begroting

3e berap

Extra toelichting op dit voorstel is zoals aangegeven te lezen in het memo die bij dit voorstel is aangeboden. Argumenten 1.1. De raad kan met deze wijzigingen veel meer op hoofdlijnen aan de voorkant in het proces kaders stellen. Dat doet hij door meer focus te leggen op de strategische doelstellingen in zowel de tussentijdse bijsturing als in de verantwoording achteraf. Hiermee wordt een belangrijke wens van de raad ingevuld. 1.2. De voorgestelde verbeteringen liggen in lijn met de eerdere adviezen van de Auditcommissie. De commissie heeft regelmatig geadviseerd om producten toegankelijker en compacter te maken. 1.3. Door het aantal bestuursrapportages uit te breiden en deze te voorzien van conclusies en doorkijk richting de toekomst, worden het betere sturingsinstrumenten en gaat de raad beter kaderstellen en controleren.

-3-

1.4.

1.5.

De verantwoording in het debat over de jaarrekening krijgt, zoals de raad wenst, meer body. De raad focust daarbij meer op het jaarverslag in plaats van op de jaarrekening. Het debat wordt meer gericht op de doelstellingen/het resultaat in plaats van op de financiën. De P & C productie- en vergaderdruk die in het tweede kwartaal altijd erg hoog ligt, kan enigszins worden verlaagd en uitgesmeerd over de andere kwartalen. Zo wordt de vergaderdruk voor de raad enerzijds en de productiedruk voor de ambtelijke organisatie anderzijds beter gespreid.

Kanttekeningen 1.1. De voorgestelde aanpassingen moeten door alle bestuurlijke geledingen gedragen worden om succesvol te kunnen zijn. De raad heeft daarin een belangrijke verantwoordelijkheid om anders met sommige van de producten om te gaan. De vorm, het proces en de inhoud worden vanuit de organisatie meer aangepast op de behoeften van de raad, maar die moet daar dan wel op de juiste wijze mee omgaan. Het is een kritische succesfactor. 1.2 De voorgestelde doorontwikkelingen vergen een inspanning van de ambtelijke organisatie, want de verbeteringen houden in dat de P&C-producten op een andere wijze dienen te worden ingericht, dan we tot nu gewend zijn. Voor de gemeenteraad betekent het dat de verbeterde P en C-producten en de daarbij behorende debatten op een andere wijze benaderd dienen te worden. Alternatieven 1.1. De raad kan er voor kiezen om niet alle c.q. slechts één of enkele van de ontwikkelvoorstellen door te voeren. Dat heeft uiteraard wel gevolgen voor andere producten en het gehele proces. 1.2. De huidige opzet van de P&C-cyclus kan gehandhaafd worden. Maar dat betekent dat de beoogde effecten niet of onvoldoende gerealiseerd worden en dat de kaderstellende en controlerende rol van de raad blijft zoals die nu is.

Verdere planning 2e helft januari 2021: verwerken input van 12 januari in een concept-raadsvoorstel 09 februari 2021: behandeling concept-raadsvoorstel in het college 11 februari 2021: publicatie raadsvoorstel bij de agenda van De Ronde 23 februari 2021: advisering door de fracties in De Ronde. 09 maart 2021: besluitvorming door de gemeenteraad in Het Besluit

Samenvatting Indien de vorengenoemde doorontwikkeling wordt vertaald in een raadsvoorstel en raadsbesluit kunnen dit de beslispunten zijn: 1. a: de zomernota te handhaven in plaats van de voorjaarsnota. b: de tweede bestuursrapportage in tijd te combineren met de zomernota. c: de derde bestuursrapportage te herintroduceren. d: de netwerkbegroting zodanig in te richten dat er betere balans ontstaat tussen beleidsinhoud en de financiële begroting. e: de bestuursrapportages en de jaarstukken zodanig in te richten dat ook duidelijk wordt wat de leereffecten naar de toekomst toe zijn, zodat de P&C ook een completer cyclus proces wordt. 2. De P&C-producten zodanig in te richten dat ze compacter, overzichtelijker, toegankelijker en leesbaarder worden. 3. De uitwerkingsvoorstellen als bedoeld bij 1d, 1e en 2 ter advisering voor te leggen aan de Auditcommissie, alvorens de aanpassing van de financiële verordening bestuurlijk wordt behandeld. 4. De financiële verordening ex artikel 212 Gemeentewet – waarin de beslispunten als genoemd bij 1 zijn verwerkt- als zodanig vast te stellen. 5. Het jaar 2021 als een proeftuin te gebruiken met deze doorontwikkeling van de P&C-cyclus en die ervaringen over te dragen aan de nieuwe gemeenteraad die in maart 2022 aantreedt.

-4-