Rv Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording R23.000022

*R23.000022*

Raadsvoorstel

registratienummer

onderwerp Controleverordening, verantwoordings- en rapportagegrens

R23.000022

rechtmatigheidsverantwoording raadsvergadering

portefeuillehouder

behandelend ambtenaar

16 mei 2023

J.W. Schuurman/D. de Haas

J.M.C. Akkermans - Knops

Datum

bijlagen

Openbaar, besloten of geheim

11 april 2023

1

Openbaar

Aan de raad van de gemeente Zuidplas Toelichting op de beslispunten De raad stelt conform artikel 213, lid 1 Gemeentewet bij verordening regels vast voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie. Deze (controle)verordening waarborgt dat de rechtmatigheid van het financiële beheer en van de inrichting van de financiële organisatie wordt getoetst. Het college is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid binnen de organisatie en richt daarvoor de administratie en interne beheersing zodanig in dat het verantwoording kan afleggen. De verantwoordingsgrens is een door de raad vastgesteld bedrag, waarboven het college de afwijkingen moet opnemen in de rechtmatigheidsverantwoording. Deze grens moet liggen tussen 0% en 3% van de totale lasten van de gemeente in de jaarrekening, inclusief de toevoegingen aan de reserves. Voor zowel fouten als onduidelijkheden afzonderlijk geldt hetzelfde percentage. Fouten en onduidelijkheden wordt niet bij elkaar opgeteld. De rapportagegrens is een door de raad vastgesteld bedrag, waarboven het college in de paragraaf bedrijfsvoering een toelichting geeft op de afwijkingen die in de rechtmatigheidsverantwoording zijn opgenomen. Daarbij kan het college een overzicht van de getroffen en nog te treffen beheersmaatregelen opnemen.

De verantwoordings- en rapportagegrens worden in de volgende versie van de financiële verordening opgenomen, dit conform het advies van de commissie BBV. Beslispunten 1. De “Controleverordening gemeente Zuidplas 2023 (artikel 213 Gemeentewet)” vast te stellen. 2. Vanaf verslagjaar 2023 de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording door het college voor de fouten en onduidelijkheden afzonderlijk vast te stellen op 1% van de totale lasten inclusief de toevoegingen aan de reserves. 3. Vanaf verslagjaar 2023 de rapportagegrens voor de rechtmatigheidsverantwoording door het college in de paragraaf bedrijfsvoering voor fouten en onduidelijkheden afzonderlijk vast te stellen op ≥ € 100.000,- per afwijking.

pagina 1 van 5

onderwerp Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

registratienummer R23.000022

Inhoud van het voorstel  Aanleiding Met ingang van het verslagjaar 2023 wordt de verantwoordelijkheid van het college voor de rechtmatigheid benadrukt doordat het college een verantwoording over rechtmatigheid af moet gaan geven. Deze rechtmatigheidsverantwoording geeft inzicht in het financieel rechtmatig handelen van de gemeente. Waar de accountant eerder een oordeel vormde over de getrouwheid én rechtmatigheid van de jaarrekening, beperkt de accountant zich nu tot een oordeel over het getrouwe beeld van de jaarrekening. Dit inclusief de rechtmatigheidsverantwoording. De accountant geeft vanaf het verslagjaar 2023 dus geen afzonderlijk oordeel meer over de rechtmatigheid. Vanwege de vankrachtwording van de wetgeving heeft de VNG een nieuwe modelverordening voor de controle op het financiële beheer en op de inrichting van de financiële organisatie opgesteld en beschikbaar gesteld. Deze is als basis gebruikt voor de voorliggende “Controleverordening gemeente Zuidplas 2023”. De huidige verordening uit 2010 wordt daarmee ingetrokken. De invoering van de rechtmatigheidsverantwoording is bedoeld om het gesprek te ondersteunen tussen de raad en het college, over de financiële rechtmatigheid. Dit met als doel om de kaderstellende en controlerende rollen van de raad te versterken.

Het is de verwachting dat het college nog meer gaat doen aan het oplossen van onrechtmatigheden, omdat het college nadrukkelijk verantwoordelijk wordt voor het nemen van de bijbehorende beheersmaatregelen. Dit moet een kwaliteitsimpuls geven aan de interne processen en beheersing, zodat het college kan steunen op een voldoende functionerend beheerssysteem. Bij de samenstelling van de rechtmatigheidsverantwoording kunnen afwijkingen worden geconstateerd. Deze afwijkingen bestaan uit:  Fouten: Afwijkingen die financieel onrechtmatig zijn. Bijvoorbeeld financiële beheershandelingen waarbij de financiële wet- en regelgeving niet is nageleefd of de door de raad vastgestelde begroting en wijzigingen niet zijn gerespecteerd.  Onduidelijkheden: Afwijkingen waarvan niet duidelijk is of deze financieel onrechtmatig zijn. Bijvoorbeeld financiële beheershandelingen waarbij financiële wet- en regelgeving voor meerdere uitleg vatbaar is. Voor deze fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording moet de raad verantwoordings- en rapportagegrenzen vaststellen. De rechtmatigheidsverantwoording heeft betrekking op de volgende criteria van financiële rechtmatigheid:  Voorwaardencriterium: Heeft betrekking op de eisen die worden gesteld bij de uitvoering van de financiële beheershandelingen.

De eisen/voorwaarden zijn afkomstig uit diverse wet- en regelgeving en hebben betrekking op aspecten als doelgroep, termijn, grondslag, administratieve bepalingen, normbedragen, bevoegdheden, bewijsstukken, recht, hoogte en duur.  Begrotingscriterium: Financiële beheershandelingen, die ten grondslag liggen aan de lasten en baten, alsmede de balansposten, dienen tot stand zijn gekomen binnen de grenzen van de door de geautoriseerde begroting en hiermee samenhangende programma’s.  Misbruik en oneigenlijk gebruik criterium: Betreft de toetsing op juistheid en volledigheid van gegevens, die door de belanghebbenden zijn verstrekt om het voldoen aan voorwaarden aan te tonen. Dit ter voorkoming en bestrijding van misbruik en oneigenlijk gebruik van wet- en regelgeving.

pagina 2 van 5

onderwerp Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

registratienummer R23.000022

 Argumenten 1.1 De invoering van de wetgeving vraagt om aanpassing van de verordening De huidige controleverordening dateert uit het 2010 met aanvullend een controleprotocol dat van toepassing is op verslagjaar 2019-2022. Vanaf verslagjaar 2023 moet het college een verantwoording over rechtmatigheid af gaan geven. Op basis van de modelverordening van de VNG is de invoering van deze rechtmatigheidsverantwoording verwerkt in de voorliggende “Controleverordening gemeente Zuidplas 2023”. 2.1 In het kader van eenduidigheid van normen en communicatie de verantwoordingsgrens gelijk te houden aan de goedkeuringstoleranties zoals de accountant hanteert. Conform het controleprotocol 2019-2022 bedraagt de goedkeuringstolerantie 1% van de totale lasten. Dit percentage sluit aan bij de percentages van de getrouwheid (materialiteit) waar de accountant rekening mee houdt. Op basis hiervan wordt voorgesteld om vanaf 2023 ook voor de verantwoordingsgrens 1% te hanteren. 2.2 Bij het bepalen van de verantwoordingsgrens is de informatiebehoefte van de raad het vertrekpunt. Uitgaande van de informatiepositie zal niet iedere afwijking relevant worden gevonden om op te nemen in de rechtmatigheidsverantwoording. Met een verantwoordingsgrens van 1% wordt er meer gestuurd op hoofdlijnen en om onrechtmatigheden waar een substantieel bedrag mee is gemoeid.

2.3 Afhankelijk van de kwaliteit van de interne beheersing wordt de hoogte van de verantwoordingskosten bepaald. Omdat de kwaliteit van de interne beheersing van gemeente Zuidplas in de basis goed op orde is wordt het niet noodzakelijk geacht om iedere euro die kan leiden tot een rechtmatigheidsfout of onduidelijkheid te controleren en te verantwoorden daar dit kostbaar en tijdrovend is. 3.1 De rapportagegrens voor fouten en onduidelijkheden in de rechtmatigheidsverantwoording gelijk te houden aan de rapporteringstolerantie voor fouten en onzekerheden De rapporteringstolerantie voor fouten en onzekerheden is conform het controleprotocol 2019-2022 vastgesteld op € 100.000,-. Voorgesteld wordt om deze grens niet te wijzigen aangezien daar geen aanleiding toe is.  Kanttekeningen Niet van toepassing. Beoogd effect Met het vaststellen van de verantwoordings- en rapportagegrens door de raad wordt invulling gegeven aan de kaderstellende rol van de raad. Op basis van deze kaders legt het college de rechtmatigheidsverantwoording af op de financiële beheershandelingen, het gaat hierbij om een verantwoording dat baten, lasten en balansmutaties rechtmatig tot stand zijn gekomen. Wettelijk kader  Gemeentewet artikel 212 en 213  Kadernota rechtmatigheid 2023 Beleidskader  Financiële verordening gemeente Zuidplas 2023  Controleverordening gemeente Zuidplas 2023

pagina 3 van 5

onderwerp Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

registratienummer R23.000022

Financiën Niet van toepassing. Communicatie/ participatie Niet van toepassing. Aanpak Na besluitvorming door de raad worden de gevolgen verwerkt in de financiële verordening. Ook worden de vastgestelde grenzen gebruikt voor de controle aanpak. Bijlagen 1. A23.000302 Controleverordening gemeente Zuidplas 2023 Met vriendelijke groet, Het college van burgemeester en wethouders,

J.F. Weber, Burgemeester

R.C.L. Heijdra gemeentesecretaris

pagina 4 van 5

onderwerp Verantwoordings- en rapportagegrens rechtmatigheidsverantwoording

registratienummer R23.000022

Raadsbesluit De raad van de gemeente Zuidplas; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 11 april 2023; gelet op artikel 213 van de Gemeentewet; besluit: 1. De “Controleverordening gemeente Zuidplas 2023 (artikel 213 Gemeentewet)” vast te stellen. 2. Vanaf verslagjaar 2023 de verantwoordingsgrens voor de rechtmatigheidsverantwoording door het college voor de fouten en onduidelijkheden afzonderlijk vast te stellen op 1% van de totale lasten inclusief de toevoegingen aan de reserves. 3. Vanaf verslagjaar 2023 de rapportagegrens voor de rechtmatigheidsverantwoording door het college in de paragraaf bedrijfsvoering voor fouten en onduidelijkheden afzonderlijk vast te stellen op ≥ € 100.000,- per afwijking. Aldus besloten in de openbare vergadering van 16 mei 2023.

De raad voornoemd, De griffier,

De voorzitter,

M.L. Engelsman

J.F. Weber

pagina 5 van 5