Rv Vaststelling Kader Participatie R21.000076

*R21.000076*

Raadsvoorstel

registratienummer

onderwerp

R21.000076

Vaststelling Kader Participatie portefeuillehouder

behandelend ambtenaar

J.W. Schuurman

I.P. Lei

datum

Bijlagen

Openbaar, besloten of geheim

7 september

5

Openbaar

raadsvergadering 05/10/2021

Aan de raad van de gemeente Zuidplas Toelichting op de beslispunten Het Kader Participatie beschrijft de visie van de gemeente op (digitale) participatie. Daarbij wordt uitgegaan van versterking van digitale participatie en inzet van een mix van fysieke en digitale methoden en instrumenten, zodat zoveel mogelijk inwoners en belanghebbenden mee kunnen doen. Het kader gaat in op de participatie met inwoners, de rol en positie van het bestuur in participatie en de participatie door initiatiefnemers. Om bij de start van participatie heldere verwachtingen te scheppen richting inwoners, belanghebbenden en raad beschikt het Kader Participatie over een duidelijk afwegingskader, spelregels en toolbox (methoden en instrumenten). Het Kader Participatie gebruikt het woord ínwoners waarmee ook andere belanghebbenden, zoals ondernemers, vertegenwoordigers van maatschappelijke instellingen en initiatiefnemers worden bedoeld.

Beslispunten 1. Het Kader Participatie vast te stellen en voor de uitvoering capaciteit en middelen ter beschikking te stellen conform scenario 3

Inhoud van het voorstel 

Aanleiding

Het huidige beleidskader Participatie dateert van 2012. Tijdens de behandeling van de programmabegroting najaar 2019 is een motie Participatie aangenomen. Daarin wordt gevraagd een nieuw Kader Participatie op te stellen. Het beoogde doel van een nieuw Kader Participatie is een breed gedragen visie op (digitale) participatie in de gemeente Zuidplas, met een duidelijk afwegingskader, spelregels en toolbox (methoden en instrumenten). Daarmee worden de verwachtingen over participatie bij de start helder richting inwoners, belanghebbenden en raad. In het Kader Participatie zijn de eerste twee verbeteracties uit de verbeteragenda van de Quick Scan Lokale Democratie verwerkt: heldere verwachtingen in participatie en communicatie vanuit inwonersperspectief. Belangrijke aspecten van participatie voor Zuidplas zijn luisteren, ideeën en meningen ophalen, dialoog, wederzijds begrip en samen doen. De participatie zoals beschreven in dit kader is niet verplicht, maar aanvullend op bestaande formele inspraakvormen. Ook is in het Kader Participatie opgenomen welke stappen initiatiefnemers moeten doorlopen als zij op het gebied van de fysieke leefomgeving een plan of project indienen. Dit wordt voorgeschreven in de Omgevingswet. De Omgevingswet regelt wanneer een initiatiefnemer uit de samenleving participatie organiseert, maar laat de invulling verder helemaal pagina 1 van 6

onderwerp Vaststelling Kader Participatie

registratienummer R21.000076

vrij. Het Kader Participatie is bedoeld voor zowel projectleiders, beleids- en communicatieadviseurs die met participatie te maken hebben als inwoners en raad die in dit document kunnen lezen hoe de gemeente met participatie omgaat. 

Argumenten

1.1 Het Kader Participatie is voor kennisgeving aangenomen, maar moet nog worden vastgesteld Op 18 mei is het Kader Participatie in de raad besproken en voor kennisgeving aangenomen. De keuze voor scenario 3 is gemaakt tijdens de raadsbehandeling van de zomernota op 13 juli, conform het eerdere raadsvoorstel. Het Kader Participatie moet nu nog vastgesteld worden om de volgende redenen: 1. De participatie richtlijnen voor initiatiefnemers (hoofdstuk 9 uit het Kader) zijn vanuit een wettelijke verplichting opgesteld. 2. Ook is de gemeente verplicht om participatiebeleid vast te stellen voor inwerkintreding van de Omgevingswet, namelijk conform motie Nooren (lid eerste kamer) d.d. 28 januari 2020. 3. De gemeente moet een verordening participatie opstellen op basis van vastgesteld beleid. 1.2 Het Kader Participatie geeft aan hoe de gemeente Zuidplas omgaat met fysieke en digitale participatie met inwoners en beschrijft de visie op dit gebied. Participatie kan op verschillende manieren worden ingezet: fysiek, digitaal of een combinatie van beide. Het afgelopen jaar heeft digitale (online) participatie – mede door corona – een enorme vlucht genomen in de gemeente Zuidplas. Ook de komende jaren wordt hiermee geëxperimenteerd en in geïnvesteerd. De visie van de gemeente Zuidplas gaat uit van een versterking van digitale participatie.

Ook wil de gemeente door een mix van methoden en instrumenten zoveel mogelijk inwoners op verschillende manieren laten meedoen en meepraten. 1.3 Het Kader Participatie geeft aan welke uitgangspunten de gemeente Zuidplas hanteert bij participatie. De uitgangspunten zijn als volgt samen te vatten: 1. Duidelijkheid bieden over mate van invloed 2. Luisteren (begrip) 3. Gesprek/dialoog aangaan 4. Belangen afwegen 5. Terugkoppelen 1.4 Het Kader Participatie biedt een afwegingskader participatie, waarmee wordt bepaald of en hoe participatie bij een plan of project plaatsvindt. Voordat participatie start moet een aantal zaken helder zijn. Het Kader Participatie biedt hiervoor een Checklist Afwegingskader Participatie, dat vooraf ingevuld wordt. Dit om duidelijke verwachtingen te scheppen richting inwoners, belanghebbenden en raadsleden over de participatie. Een ingevuld afwegingskader wordt gevoegd bij de nota van uitgangspunten of de startnotitie (dit is een document in ontwikkeling), dat nu (meestal) het begin van een plan of project is. Naast het afwegingskader geldt ook een aantal spelregels in de participatie. 1.5 Het Kader Participatie geeft aan wat de rol en positie van het bestuur in participatie is. Het bestuur (raad en college) heeft een rol in de participatie: van koersbepaler, naar procesontwerper, verbinder en tenslotte belangenafweger.

De invulling van die rollen varieert voor projecten met een kleine en grote impact op omwonenden en de fysieke leefomgeving. pagina 2 van 6

onderwerp Vaststelling Kader Participatie

registratienummer R21.000076

Het college is vooral aan het begin van de participatie actief als koersbepaler (kadersteller) en procesontwerper. Tijdens de participatie zorgt het college als verbinder dat zoveel mogelijk inwoners en belanghebbenden kunnen meedoen en meepraten. Aan het einde van de participatie pakt het college de rol van belangenafweger en legt de overwegingen en het besluit voor aan de raad. Ook licht het college deze afwegingen in openheid toe, zodat inwoners weten hoe tot een bepaald besluit is gekomen. Bij projecten en plannen met grote impact voor de omwonenden en de fysieke leefomgeving stelt de raad de kaders zelf vooraf vast, in andere gevallen toetst de raad de kaders die door het college zijn vastgesteld. Tijdens de participatie kan de raad ook een actieve rol pakken door mee te luisteren en aanwezig te zijn als toehoorder, zonder te sturen op inhoud en details. De raad zorgt als verbinder dat tijdens de participatie zoveel mogelijk inwoners kunnen meedoen en meepraten. Aan het einde van de participatie pakt de raad de rol van belangenafweger en maakt een afweging tussen het algemene en het individuele belang. Mogelijk zijn na afweging van alle belangen niet alle inwoners tevreden over het genomen besluit, maar dat betekent niet dat de participatie niet goed is gegaan. Ook toetst de raad of de vastgestelde kaders zijn gevolgd en of het proces goed is doorlopen.

1.6 Het Kader Participatie geeft aan hoe de verbeteracties uit de verbeteragenda van de Quick Scan Lokale Democratie worden opgepakt Het gaat om de eerste twee verbeteracties die een relatie met het Kader Participatie hebben: 1. Heldere verwachtingen in participatie 2. Communicatie vanuit inwonersperspectief 1.7 Het Kader Participatie geeft de ambities weer die de gemeente Zuidplas heeft met participatie Deze ambities zijn gebaseerd op de verbeteragenda uit de Quick Scan Lokale Democratie en het onderzoek van het digitaal inwonerspanel: meer en beter informeren, meer en beter luisteren, meer en beter meedoen en meepraten, meer en beter ondersteunen van initiatieven. 1.8 In het Kader Participatie is een toolbox opgenomen met methoden en instrumenten voor fysieke en digitale participatie De gemeente Zuidplas zet verschillende methoden en instrumenten in voor participatie met inwoners. Dit is afhankelijk van het doel van participatie, de fase van het plan of project (wanneer) en de mate van invloed door inwoners (participatieladder). Door verschillende vormen van participatie aan te bieden, worden ook verschillende groepen inwoners (jongeren, senioren, direct betrokken of niet) aangesproken hun bijdrage te leveren en krijgen zij ook de mogelijkheid hiertoe.

1.9 Het Kader Participatie biedt ook een stappenplan en spelregels voor participatie door initiatiefnemers De Omgevingswet zegt wanneer participatie moet plaatsvinden, maar de initiatiefnemer bepaalt zelf hoe de participatie wordt georganiseerd. Voordat een initiatiefnemer aan de slag gaat met de participatie is het belangrijk te beoordelen welke impact het initiatief heeft op de omgeving en omwonenden. Op basis daarvan start de initiatiefnemer de participatie. Dit gebeurt aan de hand van een stappenplan en spelregels. De bevoegdheden van de raad en het vaststellen van de lijst met initiatieven waar participatie verplicht is in het kader van de Omgevingswet, worden later dit jaar voorgelegd aan de gemeenteraad (Q2/Q3). 1.10 Het Kader Participatie wordt uitgevoerd conform scenario 3, behoud en beheer De raad heeft eerder aangegeven dat participatie onderdeel moet worden van het DNA van medewerkers van Zuidplas. De gemeente heeft door toenemende vraag vanuit de inwoners en raad ook steeds meer te maken met het uitvoeren van participatietrajecten. Die trajecten zijn arbeidsintensief pagina 3 van 6

onderwerp Vaststelling Kader Participatie

registratienummer R21.000076

en vragen om meer capaciteit, nu en in de toekomst. Er zijn 3 scenario’s ontwikkeld tot en met 2025, die verschillende niveaus van ambitie, inzet en ontwikkelkosten laten zien. Het Kader Participatie wordt in 2025 herijkt en geactualiseerd, waarna opnieuw naar capaciteit en middelen wordt gekeken. De scenario’s zijn voorgelegd aan de raad en tijdens de raadsbehandeling van 18 mei heeft de raad verzocht om het Kader Participatie bij de integrale afweging van de zomernota te betrekken. Vervolgens heeft het college in de zomernota aangegeven dat – uitgaande van andere, ingrijpende keuzes die ook gemaakt moeten worden - voor de uitvoering van het Kader Participatie scenario 3 (met een totaalbedrag voor capaciteit van €110.000) het meest realistisch is. De zomernota is op 13 juli vastgesteld door de raad, waarmee voor het Kader Participatie voor dit scenario 3 is gekozen. Binnen dit scenario is ruimte voor een communicatieadviseur (digitale) participatie en digitaal participatieplatform.  Kanttekeningen 1.1 De ontwikkelingen op het gebied van participatie en met name digitale participatie gaan snel. In 2025 vindt om die reden een evaluatie en herijking van deze visie plaats om de nieuwste inzichten en ontwikkelingen mee te kunnen nemen. 1.2 Om participatie zo transparant mogelijk te maken, wordt vooraf een Checklist Afwegingskader Participatie ingevuld.

Deze checklist is een dynamisch document: gedurende de participatie kunnen verbeteringen of aanpassingen nodig zijn, die niet eerder in de checklist zijn opgenomen. Dit kan ook consequenties hebben voor het benodigde budget tijdens en na participatie.

 Beoogd effect Het beoogde doel van een nieuw Kader Participatie is een breed gedragen visie op (digitale) participatie in de gemeente Zuidplas, met een duidelijk afwegingskader, spelregels en toolbox (methoden en instrumenten). Dit maakt de verwachtingen over participatie bij de start helder richting inwoners, belanghebbenden en raad. Het Kader Participatie is bedoeld voor zowel projectleiders, beleidsadviseurs en communicatieadviseurs die met participatie te maken hebben als inwoners en raad die in dit document kunnen lezen hoe de gemeente met participatie omgaat.

 Wettelijk kader 1. De participatie richtlijnen voor initiatiefnemers (hoofdstuk 9 uit het Kader) zijn vanuit een wettelijke verplichting opgesteld. 2. Ook is de gemeente verplicht om participatiebeleid vast te stellen voor inwerkintreding van de Omgevingswet, namelijk conform motie Nooren (lid eerste kamer) d.d. 28 januari 2020. 3. De gemeente moet een verordening participatie opstellen op basis van vastgesteld beleid.

 Beleidskader Kaders voor burgerparticipatie, A12.001670 Motie Participatie (november 2019)

 Middelenkader (financiën, ICT, HR) Voor de vaststelling van het Kader Participatie zijn geen financiële middelen nodig. pagina 4 van 6

onderwerp Vaststelling Kader Participatie

registratienummer R21.000076

Voor de uitvoering van Het Kader Participatie zijn wel financiële middelen nodig: het kader wordt conform scenario 3 uitgevoerd. In 1.10 Argumenten wordt hierop een toelichting gegeven.

 Andere betrokken clusters Ruimte, Samenleving, programma Omgevingswet, Programma Duurzaamheid. Voor het opstellen van het Kader Participatie is een klankbordgroep van diverse collega’s uit alle afdelingen betrokken geweest.

 Communicatie / participatie In dit Kader Participatie zijn de resultaten van het onderzoek naar communicatie en participatie onder het digitaal inwonerspanel meegenomen. Ook de verbeteracties uit de verbeteragenda van de Quick Scan Lokale Democratie zijn hierin verwerkt. Dit Kader Participatie is bovendien tot stand gekomen door de inbreng van collega’s uit verschillende afdelingen. Er zijn klankbordgroepen geweest, een interne sessie met een poll en er is een enquête op www.maakzuidplas.nl gedaan. Ook is een discussie met de raadswerkgroep Opfrissen Lokale Democratie geweest over de rol van de raad in participatie en heeft het college een strategische sessie over participatie gedaan. Na vaststelling van het Kader Participatie zal deze intern en extern worden gecommuniceerd, waarbij ook een animatie beschikbaar is.

 Aanpak Na vaststelling van het Kader Participatie vindt de uitvoering conform scenario 3 plaats. Intern zal een ronde langs clusters plaatsvinden om de nieuwe werkwijze uit het Kader Participatie toe te lichten en te wijzen op het gebruik van de checklist. Zo ontstaat uniformiteit in de aanpak rond participatie, maar blijft maatwerk mogelijk.

Bijlagen A21.000099 Resultaten onderzoek digitaal inwonerspanel A21.000569 Verbeteragenda Quick Scan Lokale Democratie A21.000694 Checklist Afwegingskader Participatie A21.000695 Stappenplan en spelregels voor initiatiefnemer A21.000693 Kader Participatie

Met vriendelijke groet, college van burgemeester en wethouders,

J.F. Weber, Burgemeester

R.C.L. Heijdra gemeentesecretari

pagina 5 van 6

onderwerp Vaststelling Kader Participatie

registratienummer R21.000076

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Zuidplas; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 7 september gelet op de motie Participatie besluit 1. Het Kader Participatie vast te stellen en voor de uitvoering capaciteit en middelen ter beschikking te stellen conform scenario 3.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 05/10/2021 De raad voornoemd, De plv. griffier,

De voorzitter,

J.J.A. van Houwelingen

J.F. Weber

pagina 6 van 6