Rv Rapport onderzoek GHR -Archivering R26.000002

*R26.000002*

Raadsvoorstel

registratienummer

onderwerp

R26.000002

Rv Rapport onderzoek GHR - Archivering portefeuillehouder

behandelend ambtenaar

De gemeenteraad

J. van Houwelingen

datum

bijlagen

Openbaar, besloten of geheim

07/01/2026

1

Openbaar

raadsvergadering 03/02/2026

Aan de raad van de gemeente Zuidplas Toelichting op de beslispunten Op 9 december 2025 heeft de gemeenteraad het rapport onderzoek van de Groene Hart Rekenkamer naar Archivering ontvangen. Het is gebruikelijk een raadsvoorstel te koppelen aan het rapport om de aanbevelingen te kunnen onderschrijven. Beslispunten 1. De conclusies van het rapport 'Rechtmatigheidsonderzoek archivering gemeente Zuidplas' (E25.005529) te onderschrijven en het college van B&W opdracht te geven om de conclusies en aanbeveingen van het rapport uit te voeren en onderstaande documenten te actualiseren: a. Het beleidskader; b. De archiefverordenig; c. Het besluit informatiebeheer; d. De inrichting van een Strategisch informatie-overleg; e. De inrichting van het kwaliteitszorgsysteem ex. artikel 16 van het Archiefbesluit; f. Afspraken met verbonden partijen over de archiefzorg van de uitbestede werkzaamheden; g. Beleid voor e-mail en social media-archivering; h. De verdere inrichting van het Informatiebeheerplan. 2. Op advies van de Groene Hart Rekenkamer geen politieke discussie te voeren over dit technische rapport, maar het college opdracht te geven de gemeenteraad periodiek te informeren over de voortgang van de uitgevoerde conclusies en aanbevelingen van het rapport.

Inhoud van het voorstel  Aanleiding De gemeenteraad heeft het rapport ‘Rechtmatigheidsonderzoek archivering gemeente Zuidplas' ontvangen. Rechtmatigheid houdt in dat besluiten en handelingen gebaseerd zijn op wettelijke kader en dat de regels die op dat moment gelden, worden nageleefd. Het is aan de gemeenteraad om de conclusies en aanbevelingen, zoals door de Groene Hart Rekenkamer gedaan, te bekrachtigen met een raadsvoorstel. Het onderzoek heeft plaatsgevonden door het beantwoorden van de hoofdvraag en een zestal deelvragen. 

Argumenten 1.1 Conclusies en aanbevelingen komen uit het rapport. pagina 1 van 3

onderwerp Rv Rapport onderzoek GHR - Archivering

registratienummer R26.000002

De rekenkamer heeft onderzoek laten doen naar in hoeverre het gemeentelijk archiefbeleid rechtmatig wordt uitgevoerd. Op basis van het gedane onderzoek heeft de rekenkamer haar conclusies en aanbevelingen gebaseerd. 2.1 De gemeenteraad heeft een controlerende taak Het is gebruikelijk dat het college zich verantwoord over de taken die ze heeft uitgevoerd en de gemeenteraad hierover informeert. Op die manier kan de gemeenteraad beoordelen of de conclusies en aanbevelingen voldoende overgenomen zijn door het college. Beoogd effect Opvolging geven aan de conclusies en aanbevelingen zoals geformuleerd door de Groene Hart Rekenkamer. Wettelijk kader Beleidskader Rv formaliseren werkwijze onderzoeksrapporten Groene Hart Rekenkamer (R24.000048). Bijlagen 1. Bijlage 1 G 039 - Aanbieding rapport onderzoek van de Groene Hart Rekenkamer – Archivering (E25.005529)

pagina 2 van 3

onderwerp Rv Rapport onderzoek GHR - Archivering

registratienummer R26.000002

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Zuidplas; besluit: 1. De conclusies van het rapport 'Rechtmatigheidsonderzoek archivering gemeente Zuidplas' (E25.005529) te onderschrijven en het college van B&W opdracht te geven om de conclusies en aanbeveingen van het rapport uit te voeren en onderstaande documenten te actualiseren: a. Het beleidskader; b. De archiefverordenig; c. Het besluit informatiebeheer; d. De inrichting van een Strategisch informatie-overleg e. De inrichting van het kwaliteitszorgsysteem ex. artikel 16 van het Archiefbesluit; f. Afspraken met verbonden partijen over de archiefzorg van de uitbestede werkzaamheden; g. Beleid voor e-mail en social media-archivering; h. De verdere inrichting van het Informatiebeheerplan. 2. Op advies van de Groene Hart Rekenkamer geen politieke discussie te voeren over dit technische rapport, maar het college opdracht te geven de gemeenteraad periodiek te informeren over de voortgang van de uitgevoerde conclusies en aanbevelingen van het rapport.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 03/02/2026.

De raad voornoemd, De griffier,

De voorzitter,

L.J. Ligtenberg

J.F. Weber

pagina 3 van 3