Rv E.A. accountantsdiensten - voorgenomen gunningsbesluit R23.000046

*R23.000046*

Raadsvoorstel

registratienummer

onderwerp E.A. accountantsdiensten - voorgenomen gunningsbeslissing

R23.000046

portefeuillehouder

behandelend ambtenaar

J.W. Schuurman

J.M.C. Akkermans - Knops

datum

bijlagen

Openbaar, besloten of geheim

2 mei 2023

2

Geheim

raadsvergadering 16 mei 2023

Aan de raad van de gemeente Zuidplas Toelichting op de beslispunten Op 24 januari 2023 besloot de raad tot aanbesteding van de accountantsdiensten voor de gemeente Zuidplas. Het aanbestedingsproces heeft geleid tot een voorgenomen gunningsbeslissing, waarover de raad een besluit neemt. Beslispunten 1. Dit voorstel en de besluitvorming aan te merken als geheim op basis van artikel 87 van de Gemeentewet jo. artikel 5.1 lid van de Wet open overheid (Woo) tot het moment van publicatie op TenderNed (naar verwachting 19 mei 2023). 2. In te stemmen met de voorgenomen gunning van de accountantsdiensten aan Deloitte Accountants B.V voor een looptijd van vier jaar met de optie om twee keer één jaar te verlengen. Inhoud van het voorstel  Aanleiding Artikel 213 van de Gemeentewet schrijft voor dat de jaarstukken van de gemeente door een accountant dienen te worden gecontroleerd. De raad wijst de accountant aan. De aanstelling vindt plaats door een overeenkomst te sluiten na een gehouden aanbesteding. Conform de controleverordening, artikel 2, lid 2 heeft de auditcommissie (namens de raad) – in overleg met en met ondersteuning van het college – de aanbesteding voorbereid en uitgevoerd. De huidige overeenkomst loopt tot 1 augustus 2023. De laatste activiteit van de huidig gecontracteerde accountant is de controle op de jaarrekening 2022.

Vóór de interimcontrole van 2023 dienen de accountantsdiensten opnieuw te worden gecontracteerd. Daartoe dient conform de wet- en regelgeving een Europese aanbesteding te worden gehouden. Deloitte Accountants B.V en Baker Tilly (Netherlands) N.V hebben op de aanbesteding ingeschreven. Beide inschrijvingen zijn als geldig aangemerkt. De beoordelingscommissie, bestaande uit de leden van de auditcommissie, heeft de inschrijvingen beoordeeld en een voorgenomen gunningsbesluit opgesteld dat in de brieven aan de inschrijvers is opgenomen. De brieven zijn als bijlage 1 en 2 aan dit raadsvoorstel toegevoegd. De raad wordt gevraagd in te stemmen met de voorgenomen gunning. Daarna wordt de voorgenomen gunning aan de inschrijvers meegedeeld. Vervolgens gaat een zogenaamde bezwaarperiode van 20 dagen in. Belanghebbenden hebben in die periode de gelegenheid bezwaar te maken tegen de voorgenomen gunning door een kort geding aan te spannen (wettelijke regeling: artikel 2.127 van de Aanbestedingswet). Indien er een kort geding wordt aangespannen wordt het aanbestedingsproces met de behandeling van het kort geding vertraagd. Indien er geen bezwaar wordt gemaakt, wordt de pagina 1 van 4

onderwerp E.A. accountantsdiensten - voorgenomen gunningsbeslissing

registratienummer R23.000046

gunning na het verstrijken van de bezwaarperiode definitief. Daarna kan tot het afsluiten van de overeenkomst worden overgegaan.  Argumenten 1.1 Voorgenomen gunningsbeslissing nog niet openbaar maken Aan de voorgenomen gunning liggen de inschrijvingen van de inschrijvende partijen ten grondslag. Zolang over de voorgenomen gunning nog niet is besloten dient het besluit, om beïnvloeding te voorkomen, nog niet openbaar te worden gemaakt. Daarnaast is het correct om de inschrijvers rechtstreeks te informeren over de uitkomst van de aanbesteding en niet via openbare stukken. 2.1 De raad beslist De raad geeft opdracht tot het uitvoeren van de accountantscontrole. De aanbesteding is door de auditcommissie (namens de raad) – in overleg met en met ondersteuning van het college – de voorbereid. De voorgenomen gunning is de volgende stap die uit oogpunt van transparantie, het afleggen van verantwoording aan en besluitvorming door de raad wordt voorgelegd. 2.2 De meest voordelige inschrijving op basis van prijs/ kwaliteitverhouding (BPKV) is van Deloitte Van de inschrijvingen is de inschrijving van Deloitte Accountants B.V als de meest voordelige inschrijving op basis van prijs/ kwaliteitverhouding (BPKV) beoordeeld.

Deze beoordeling is tot stand gekomen na waardering van de inschrijvingen door de beoordelingscommissie op de gunningscriteria; prijs, controle aanpak, adviesfunctie en mondelinge toelichting, zoals in de gepubliceerde aanbestedingsstukken aangegeven. Deloitte Accountants B.V heeft daarbij een score van 8,24 punten verkregen en Baker Tilly (Netherlands) N.V een score van 7,40 punten. De uitgebreide motivering op de keuze is in de brieven van voorlopige gunning weergegeven (zie bijlage 1 en 2).  Kanttekeningen Niet van toepassing. Beoogd effect Het effect van de aanbesteding is dat gemeente Zuidplas zich verzekerd van het uitvoeren van accountantsdiensten voor de periode van 2023 – 2026 plus twee optiejaren. Wettelijk kader Aanbestedingswet 2012 (update 2016). Beleidskader Inkoopbeleid gemeente Zuidplas 2020. Financiën De voorgenomen gunning leidt tot hogere jaarlijkse kosten dan thans in de meerjarenbegroting is opgenomen. Zodra de gunning definitief is zal een begrotingswijziging worden ingediend. De begrotingswijzing zal bij gelegenheid van de najaarsnota worden gemeld, dit was niet eerder mogelijk vanwege de geheimhouding op de commercieel vertrouwelijke documenten. Communicatie/participatie Niet van toepassing.

pagina 2 van 4

onderwerp E.A. accountantsdiensten - voorgenomen gunningsbeslissing

registratienummer R23.000046

Aanpak Na instemming door de raad met de voorgenomen gunning volgt de bezwaarperiode. De planning ziet er als volgt uit: 16-05-2023 - Voorgenomen gunning 27-06-2023 - Definitieve gunning 03-07-2023 - Sluiten overeenkomst Inclusie Niet van toepassing. Bijlagen 1. Brief U23.001211 aan Deloitte Accountants B.V over voorgenomen gunning. 2. Brief U23.001212 aan Baker Tilly (Netherlands) N.V over afwijzing. Met vriendelijke groet, De auditcommissie

pagina 3 van 4

onderwerp E.A. accountantsdiensten - voorgenomen gunningsbeslissing

registratienummer R23.000046

Raadsbesluit De raad van de gemeente Zuidplas; gelezen het voorstel van de auditcommissie van 2 mei 2023; gelet op artikelen 147, tweede lid en 213, tweede lid van de Gemeentewet; besluit: 1. Dit voorstel en de besluitvorming aan te merken als geheim op basis van artikel 87 van de Gemeentewet jo. artikel 5.1 lid van de Wet open overheid (Woo) tot het moment van publicatie op TenderNed (naar verwachting uiterlijk 19 mei 2023). 2. In te stemmen met de voorgenomen gunning van de accountantsdiensten aan Deloitte Accountants B.V voor een looptijd van vier jaar met de optie om twee keer één jaar te verlengen. Aldus besloten in de raadsvergadering van 16 mei 2023.

De raad voornoemd, De griffier,

De voorzitter,

M.L. Engelsman

J.F. Weber

pagina 4 van 4