Rv Begrotingswijziging Streekarchief Midden Holland R23.000124

*R23.000124*

Raadsvoorstel

registratienummer

onderwerp

R23.000124

Begrotingswijziging Streekarchief Midden Holland portefeuillehouder

behandelend ambtenaar

D.A. de Haas

J. Lut

datum

bijlagen

Openbaar, besloten of geheim

24/10/2023

2

Openbaar

raadsvergadering 21/11/2023

Aan de raad van de gemeente Zuidplas Toelichting op de beslispunten Het Streekarchief Midden Holland biedt aan de deelnemende gemeenten haar gewijzigde begroting voor 2023 aan. De gemeenteraad wordt in de gelegenheid gesteld om een zienswijze in te dienen over de gewijzigde begrotingen 2023. Beslispunten 1. Geen zienswijze in te dienen op de gewijzigde begroting 2023 van het Streekarchief Midden Holland (E23.004885) 2. Het algemeen bestuur van het Streekarchief Midden Holland hierover te informeren middels bijgevoegde reactiebrief (U23.002781) Inhoud van het voorstel Aanleiding Het Streekarchief Midden Holland heeft de gemeente Zuidplas een gewijzigde begroting aangeboden. Op 28 november zal deze begrotingswijziging worden besproken door het algemeen bestuur van het Streekarchief Midden Holland. Vooruitlopend op de vaststelling door het algemeen bestuur wordt de gemeenteraad in de gelegenheid gesteld haar zienswijze hierover kenbaar te maken. Woensdag 28 juni 2023 is de 1e managementrapportage 2023 vastgesteld in de vergadering van het Algemeen Bestuur. In deze rapportage wordt een tekort verwacht voor het jaar 2023 van in totaal € 59.762,-. Dit tekort wordt veroorzaakt door een verschil tussen de index voor 2023 en de werkelijke prijsindexatie. Conform de Financiële Kaderstelling Gemeenschappelijke Regelingen (FKGR) norm is de index voor 2023 vastgesteld op 3,3%.

In werkelijkheid ligt de prijsindexatie een stuk hoger dan deze vastgestelde norm. Conform besluitvorming in het AB wordt in deze begrotingswijziging voorgesteld een deel dit tekort te dekken uit de egalisatiereserve en voorgesteld voor het resterende tekort van € 50.000,- extra bijdragen aan de gemeenten in rekening te brengen. Argumenten 1.1 Het Streekarchief Midden Holland heeft mogelijke middelen aangewend om het tekort in de begroting te dichten Het Streekarchief Midden Holland heeft alle mogelijke middelen overwogen om het tekort van € 59.762,- uit eigen middelen te dekken. Om die reden is ook besloten om een bedrag ad. €10.000 uit de egalisatiereserve te halen en in de exploitatie te brengen om een deel van het gat te dichten. pagina 1 van 4

onderwerp Begrotingswijziging Streekarchief Midden Holland

registratienummer R23.000124

Bij deze uitname blijft het liquiditeitsniveau van het Streekarchief het hele begrotingsjaar op voldoende niveau. Begin 2023 bedroeg de egalisatiereserve € 101.952,-. De eenmalige onttrekking in 2023 ter dekking van het tekort zal tot gevolg hebben dat de reserve maximaal tot € 91.952,daalt. Door de afname van de egalisatiereserve daalt ook het weerstandsvermogen van het Streekarchief. De berekende weerstandscapaciteit daalt van 56,5% van het gewenste weerstandsvermogen naar 51,1%. De verwachting is echter dat dit op termijn weer kan worden hersteld. In de tussentijd blijft het Streekarchief de risico’s en dekking zorgvuldig monitoren, zodat de deelnemers te allen tijde weten hoe de Gemeenschappelijke Regeling er voor staat. 1.2 Door een verhoging van de bijdrage van deelnemende gemeenten wordt een deel van het tekort in de begroting van 2023 opgelost Het resterend tekort na inzet van de egalisatiereserve bedraagt ad €50.000,-. Dit tekort wordt gedekt door een hogere bijdrage aan de gemeente in rekening te brengen. Voor de gemeente Zuidplas komt dit neer op een extra bijdrage van € 8.747,-. Dat brengt de totale bijdrage van 2023 op € 303.646,-. Hierdoor wordt een deel van het tekort gedicht en sluit de exploitatie voor 2023 naar verwachting weer op nul. 2

Het algemeen bestuur van het Streekarchief Midden Holland dient geïnformeerd te worden over de reactie Zuidplas. Door het algemeen bestuur wordt de gemeenteraad in de gelegenheid gesteld haar zienswijze hierover kenbaar te maken. Haar reactie dient teruggekoppeld te worden aan het algemeen bestuur van het Streekarchief Midden Holland.

Kanttekeningen Geen Beoogd effect De gemeenteraad in de gelegenheid stellen een zienswijze in te dienen op de gewijzigde begroting 2023 van het Streekarchief Midden Holland. Wettelijk kader Artikel 34 en 35 van de Wet op de gemeenschappelijke regelingen. Beleidskader Gemeenschappelijke regeling van het Streekarchief Midden Holland Kadernota VP 2014, A14.001155. Financiën De aangeboden gewijzigde Begroting 2023 van het Streekarchief Midden Holland laat na inzet van de egalisatiereserve (eigen middelen) nog een nadeel zien van afgerond €50.000,-. Dit tekort wordt gedekt door een hogere bijdrage aan de gemeenten in rekening te brengen. Voor de gemeente Zuidplas komt dit neer op een extra bijdrage van € 8.747,-. De totale bijdrage voor 2023 komt hiermee op € 303.646,-. Deze financiële consequentie wordt betrokken bij het opstellen van de Jaarrekening 2023. Communicatie/participatie Na behandeling in de gemeenteraad van 21 november2023 zal het Algemeen Bestuur van de verbonden partijen geïnformeerd worden over het genomen besluit.

pagina 2 van 4

onderwerp Begrotingswijziging Streekarchief Midden Holland

registratienummer R23.000124

Aanpak De gewijzigde begroting en zienswijze zijn geagendeerd voor het Algemeen Bestuur van de het Streekarchief Midden Holland van 28 november 2023. Inclusie Streekarchief Midden-Holland beheert het geheugen van de regio Midden-Holland. Iedereen die iets wil weten over de geschiedenis van zijn familie, huis of buurt in deze regio kan terecht in de studiezaal van het streekarchief. Alle boeken, archiefstukken, et cetera zijn gratis in te zien. Bijlagen 1. Gewijzigde begroting 2023 Streekarchief Midden Holland F 711 2. Reactiebrief op begroting 2023 Streekarchief Midden Holland

E23.004885 U23.002781

Met vriendelijke groet, Het college van burgemeester en wethouders,

J.F. Weber, Burgemeester

A.R. de Graaf gemeentesecretaris

pagina 3 van 4

onderwerp Begrotingswijziging Streekarchief Midden Holland

registratienummer R23.000124

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Zuidplas; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 31 oktober 2023; gelet op artikelen 34 en 35 van de gemeenschappelijke regelingen; besluit: 1. Geen zienswijze in te dienen op de gewijzigde begroting 2023 van het Streekarchief Midden Holland (E23.004885) 2. Het algemeen bestuur van het Streekarchief Midden Holland hierover te informeren middels bijgevoegde reactiebrief (U23.002781)

Aldus besloten in de openbare vergadering van 21/11/2023

De raad voornoemd, De griffier,

De voorzitter,

M.L. Engelsman

J.F. Weber

pagina 4 van 4