Rv Aanvullend voorbereidingskrediet oprichting Stichting Zuidplas Ondersteunt! R21.000039

*R21.000039*

Raadsvoorstel

registratienummer

onderwerp Aanvullend voorbereidingsbudget oprichting Stichting Zuidplas Ondersteunt!

R21.000039

portefeuillehouder

behandelend ambtenaar

Daan de Haas, Jan Verbeek

S. Blair-Zuijderhoff

datum

Bijlagen

Openbaar, besloten of geheim

17 maart 2021

--

Openbaar

raadsvergadering 20 april 2021

Aan de raad van de gemeente Zuidplas Toelichting op de beslispunten De Raad heeft op 10 juni 2020 ingestemd met het voornemen van het college om een verbonden partij op te richten in de vorm van een nieuw op te richten stichting én heeft ingestemd met het beschikbaar stellen van een voorbereidingsbudget ter hoogte van €488.000,- Recentelijk is gebleken dat de beoogde startdatum van 1 april niet haalbaar is, ondanks het hoge tempo in de voorbereidingen. Op het gebied van ICT zijn er onvoorziene juridische complicaties ontstaan, die tijd vragen om op zorgvuldige wijze op te lossen. De latere start van Stichting Zuidplas Ondersteunt! (ZO!) heeft ook financiële gevolgen. Om te komen tot een oplossing voor het ICT-vraagstuk en de voortgang in het proces vast te kunnen houden verzoekt het college u om in te stemmen met een uitbreiding van het voorbereidingsbudget. Beslispunten 1. een incidenteel voorbereidingsbudget van € 95.000,= beschikbaar te stellen, 2. in te stemmen met het onttrekken van € 95.000,= aan de algemene reserve, en deze mutatie te verwerken in de Zomernota 2021.

Inhoud van het voorstel Aanleiding In de visie op de Toegang Sociaal Domein staat dat het college eenvoudig, snel en integraal de vraag van de inwoner op wil pakken De inwoner met een hulpvraag is voor het college het belangrijkste uitgangspunt gebleven tijdens het proces om te komen tot een passende organisatievorm en rechtsvorm Het college verwacht met één loket voor de inwoner en één organisatie waar medewerkers in dienst zijn grote stappen te zetten richting een optimale beantwoording van de vraag van de inwoner. Tegen deze achtergrond zijn wij na de zomer gestart met de voorbereidingen voor de oprichting van Stichting ZO! per 1 april jl. Recentelijk is gebleken dat de beoogde startdatum van 1 april niet haalbaar is, ondanks het hoge tempo in de voorbereidingen. Op het gebied van ICT zijn er onvoorziene juridische complicaties ontstaan, die tijd vragen om op zorgvuldige wijze op te lossen. Zowel de oplossing van dit vraagstuk, als de latere start van Stichting ZO! leiden ertoe dat er in de voorbereiding meerkosten worden gemaakt. Het gaat hierbij met name om de additionele inzet van externe expertise en capaciteit als het gaat om de verlenging van de inzet van de kwartiermaker; extra inzet op het gebied van ICT om mogelijke oplossingen in kaart te brengen en te implementeren en verlenging van de inzet op het gebied van HR en financiën.

Dit om onder meer aanpassingen in de overeenkomsten met de medewerkers van ZO! te verwerken, nieuwe berekeningen voor de overgang te maken (als gevolg van toegekende periodieken en CAO-wijzigingen in de komende maanden), de pagina 1 van 5

onderwerp Aanvullend voorbereidingskrediet oprichting Stichting Zuidplas Ondersteunt!

registratienummer R21.000039

wijzigingen te verwerken in de begroting van ZO! en het wijzigen van lopende en af te sluiten contracten en abonnementen. Tegelijkertijd is het wenselijk om vooruitlopend op de startdatum inzet te plegen om tot een voortvarende start en daarmee borging van de kwaliteit van de dienstverlening te komen, door een eerdere start van de directeur-bestuurder en opleiding en ontwikkeling. Argumenten 1.1 De continuïteit van de zorg staat voorop Ondanks een latere start van ZO! blijft de continuïteit en de kwaliteit van de zorg voorop staan. Dit betekent dat de voorbereidingen voor de start van Stichting ZO! naast de ‘going concern’ activiteiten plaatsvinden. Bovendien betekent zorgcontinuïteit ook dat een zorgvuldige voorbereiding noodzakelijk is v oor een vloeiende overgang van taken, activiteiten en medewerkers naar ZO! 1.2 Ook deze fase van het proces vraagt om een deskundige kwartiermaker en expertise op het gebied van ICT, HR en financiën Bij de overgang naar een andere organisatievorm spelen verschillende belangen een rol, variërend van het belang van de inwoners en samenleving tot aan het belang van een individuele medewerker Ook is er veel specifieke kennis en expertise nodig om de overgang mogelijk te maken. Dit is ook voor de komende maanden nog het geval. Bovendien hecht het college aan continuïteit voor de medewerkers en partners.

Het college wil daarom dat de kwartiermaker in functie blijft totdat een warme overdracht naar de nieuwe bestuurder heeft plaatsgevonden. Inmiddels is bekend dat de directeur-bestuurder 15 mei start. De meerkosten vloeien onder meer voort uit: - Bijstelling planning rondom start ZO!, inclusief diverse afstemming, overleg en gesprekken hieromtrent - Voorbereiden, coördineren en implementeren van de ICT-ondersteuning van Stichting ZO!, waaronder gesprekken met leveranciers, aanschaf hardware en software en conversie. - Borging AVG gelet op implementatie van de ICT - Aanpassing berekeningen en overeenkomsten medewerkers agv periodieke en CAO gerelateerde verhogingen - Borging zorgvuldigheid jegens medewerkers met een tijdelijk contract tot een datum eerder dan 1 juli 2021 - Ondersteuning bij invulling vacatures tot aan 1 juli 2021 - Aanpassing begroting Stichting ZO! Agv latere start - Wijziging in overeenkomsten en abonnementen agv latere start 2.1 Er is geen dekking voor deze kosten

Er zijn geen specifieke middelen hiervoor beschikbaar. Daarom wordt voorgesteld om de eenmalige kosten van € 95.000 te dekken uit de algemene reserve. Kanttekeningen 1.1 Het gevraagde budget is een uitbreiding op het eerder beschikbaar gestelde budget Het college wil snel én zorgvuldig én met de juiste expertises Stichting ZO! oprichten. Er zal de komende periode nog flink werk verzet moeten worden om de nieuwe stichting snel operationeel te hebben Om deze opgave te realiseren moeten zowel medewerkers langer worden vrijgemaakt voor dit proces en specifieke expertise langer worden ingehuurd. Tegelijkertijd zal het college er alles aan doen om de kosten zo laag mogelijk te houden U wordt in de najaarsnota geïnformeerd over de uitputting van het voorbereidingsbudget ZO! 1.2. Dit is exclusief frictiekosten. Eenmalige frictiekosten kunnen zijn personele frictiekosten, ICT, huisvestings- en inrichtingskosten pagina 2 van 5

onderwerp Aanvullend voorbereidingskrediet oprichting Stichting Zuidplas Ondersteunt!

registratienummer R21.000039

Het college informeert u in de zomernota welke eenmalige frictiekosten er precies ontstaan door de overgang van het huidige toegangsmodel naar het nieuwe toegangsmodel. 1.2 Als gevolg van de latere start van Stichting ZO! Zijn er ook kosten die anders ook waren gemaakt, maar dan binnen de begroting van de Stichting. De kosten voor de directeur-bestuurder en voor opleiding en ontwikkeling zijn kosten die zonder uitstel van de start van Stichting ZO! Waren opgenomen binnen de begroting van Stichting ZO! Gelet op recente ontwikkelingen en met het oog op een voortvarende start is het gewenst deze kosten nu vast te maken. Hierdoor treden later inverdieneffecten op.

Beoogd effect Het beoogd effect is het snel oppakken van de vragen van onze inwoners op het gebied van het sociaal domein door het komen tot één toegang en door een integrale benadering. Wettelijk kader Jeugdwet, Wet Maatschappelijke Ondersteuning, Participatiewet Verordening Jeugd Verordening Wmo Verordening Participatie Gemeentewet Beleidskader Collegeprogramma 2018-2022 Verbeterplan Integrale Dienstverlening Sociaal Domein Financiën Uitbreiding voorbereidingsbudget ZO! Het voorbereidingsbudget is tot stand gekomen door voor alle activiteiten in de verlengde transitiefase (april 2021-juni 2021) in kaart te brengen en een inschatting te maken van de kosten van voorbereiding en externe expertise. Het college wil doelmatig omgaan met de aan haar toegekende budgetten Daar waar de activiteiten in de transitiefase uitgevoerd kunnen worden tegen lager tarief met behoud van kwaliteit, zal het college dit doen Het college zal de raad in de najaarsnota informeren over de uitputting van het voorbereidingsbudget. Post Verlenging inzet kwartiermaker

Bedrag 40.000

Inzet bestuurder voorafgaande aan start ZO!

17.500

Inzet externe capaciteit en expertise tbv ICT, HR, financiën, JZ

62.500

Ontmoeting, opleiding en ontwikkeling medewerkers ZO!

15.000

Toelichting Verlenging kwartiermaker totdat warme overdracht met bestuurder heeft plaatsgevonden. Ivm uitstel zal bestuurder eerder beginnen dan de formele start van ZO! dit betreft 1,5 maand extra inzet bestuurder. Zoals in de tekst omschreven is verlenging van de huidige ondersteuning dan wel aanvullende expertise op de diverse gebieden noodzakelijk voor een zorgvuldige voorbereiding. Gelet op het uitstel van de start van ZO! gaan we voorafgaande aan de start medewerkers opleiden en ontwikkelen. Deze kosten worden in mindering gebracht op de frictiekosten. pagina 3 van 5

onderwerp Aanvullend voorbereidingskrediet oprichting Stichting Zuidplas Ondersteunt!

Totaal Onderuitputting voorbereidingsbudget

135.000 40.000

Gevraagd aanvullend budget

95.000

registratienummer R21.000039

Het reeds ter beschikking gestelde voorbereidingsbudget kent een onder uitputting.

Financiering Voorgesteld wordt om de incidentele kosten voor de oprichting van Stichting ZO! ad € 95.000 te financieren uit de algemene reserve. Communicatie / participatie Nvt Aanpak Nvt Bijlagen Nvt Met vriendelijke groet, college van burgemeester en wethouders,

J.F. Weber, Burgemeester

R.C.L. Heijdra gemeentesecretaris

pagina 4 van 5

onderwerp Aanvullend voorbereidingskrediet oprichting Stichting Zuidplas Ondersteunt!

registratienummer R21.000039

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Zuidplas; gelezen het voorstel van burgemeester en wethouders van 23 maart 2021; gelet op de Jeugdwet: o.a. artikel 2.1; Artikel 2.6b/c/g; artikel 2.9.b en de Wmo: o.a. artikel 2.1.1; artikel 2.1.2.2 a/c/d; artikel 2.1.2.4 a/e;

besluit: 1. een incidenteel voorbereidingsbudget van € 95.000,= beschikbaar te stellen, 2. in te stemmen met het onttrekken van € 95.000,= aan de algemene reserve, en deze mutatie te verwerken in de Zomernota 2021. Aldus besloten in de openbare vergadering van 20 april 2021 De raad voornoemd, De plv. griffier,

De voorzitter,

J.J.A. van Houwelingen

J.F. Weber

pagina 5 van 5