Reactie GHR op bestuurlijke reactie Zuidplas- def

Aan: College van burgemeester en wethouders van Zuidplas Postbus 100 2910 AC Nieuwekerk aan den IJssel

Contactpersoon

Telefoon

Datum

Elly van der Welle

06-21476574

25 november 2020

onderwerp

onze reactie op uw bestuurlijke reactie rapport Duurzaamheid Geachte leden van het College, Op 9 oktober hebben wij uw bestuurlijke reactie ontvangen op het rapport Duurzaamheid. In uw reactie geeft u aan dat er geen ambtelijke noch bestuurlijke terugkoppeling is geweest over de uiteindelijke rapportage voordat wij deze hebben verstuurd aan de gemeenteraad. U geeft aan dat in het rapport Duurzaamheid achterhaalde informatie staat en ambtenaren onjuist of onzorgvuldig zijn geciteerd. U verzoekt ons tot slot bij een volgend onderzoek extra aandacht te besteden aan het proces, zodat het eindresultaat van het rapport in uw gemeente breder gedragen wordt. Voordat wij inhoudelijk ingaan op uw brief, schetsen wij eerst de procedure die wij als Groene Hart Rekenkamer (hierna GHR) in afstemming met de gemeenteraden volgen bij het uitvoeren van een onderzoek. Deze procedure is opgenomen in ons onderzoeksprotocol. Deze vindt u op onze website. https://www.groenehartrekenkamer.nl/documenten/. Beschrijving proces technische- en bestuurlijke reactie Technische reactie (ambtelijke wederhoor) De GHR biedt allereerst de mogelijkheid tot een technische reactie. Dit betekent dat de respondenten de mogelijkheid krijgen om de conceptbevindingen te controleren op feitelijke onjuistheden. De reactietermijn hiervoor bedraagt minimaal twee weken.

Bij het opstellen van het definitieve rapport worden gebleken feitelijke onjuistheden in het conceptrapport gecorrigeerd. De bevindingen zijn daarna definitief. Bestuurlijke reactie (bestuurlijk wederhoor) Na het verwerken van de technische reactie stelt de rekenkamercommissie het onderzoeksrapport vast. De GHR stelt de conclusies en aanbevelingen op en voegt deze toe in de vorm van een oplegnotitie bij het onderzoeksrapport. De definitieve rapportage wordt zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk binnen twee weken na vaststelling, aan de raden toegestuurd. De colleges van burgemeester en wethouders ontvangen een kopie van deze aanbieding. Ook overige betrokkenen ontvangen het rapport. Het is aan

de raden om het politieke en inhoudelijke gesprek met het college aan te gaan en op basis van de conclusies en aanbevelingen vragen te stellen. De gemeenteraden hebben bij de instelling van de GHR beoogd dat de behandeling van een rapport het moment is voor de bestuurlijke reactie van de colleges. Inhoudelijke reactie op uw brief Is er een terugkoppeling geweest over de technische reactie? Op 4 juni 2020 hebben wij per mail aan uw gemeentesecretaris het rapport Duurzaamheid aangeboden. In onze begeleidende mail hebben wij aan hem het volgende aangegeven: ‘U heeft gebruik gemaakt van het indienen van een technische reactie op de concept rapportage. Of de opmerkingen uit de technische reactie zijn overgenomen of niet, vindt u in het bijgevoegde document. Hierbij merken wij op dat uitsluitend feitelijke onjuistheden zijn overgenomen. Opmerkingen over bijvoorbeeld recente ontwikkelingen die plaats hebben gevonden, zijn niet meegenomen. Het onderzoek is een momentopname’. In tegenstelling tot wat u aangeeft, is er dus wel een terugkoppeling geweest op de technische reactie. In de bijlage bij deze brief zenden wij u deze terugkoppeling opnieuw. De reacties op het rapport die zijn ingediend als technische reactie, maar geen feitelijke onjuistheid op het moment van de dataverzameling betreft, zijn zoals hiervoor is aangegeven niet overgenomen in het rapport.

Wij kunnen ons voorstellen dat deze reacties (interpretaties of wijzigingen naderhand), wel passen in de bestuurlijke reactie en relevant zijn voor de gemeenteraad om kennis van te nemen in het gesprek tussen uw college en de raad over dit rapport. Zijn ambtenaren onjuist of onzorgvuldig geciteerd? U geeft aan dat ambtenaren onjuist of onzorgvuldig zijn geciteerd. Van de verslagen met bestuurders zijn gespreksverslagen gemaakt. Deze zijn voorgelegd aan de geïnterviewden voor een reactie. Van de overige interviews, bijvoorbeeld met ambtenaren, zijn geen verslagen maar wel geluidsopnamen gemaakt. Als in de technische reactie wordt opgemerkt dat ambtenaren van mening zijn dat zij onjuist of onzorgvuldig zijn geciteerd, gaat het onderzoeksbureau dit na aan de hand van de geluidsopnamen en als dit het geval is, wordt dit gecorrigeerd in het definitieve rapport. In de mail bij de technische reactie van 22 april 2020 is aangegeven dat het rapport een goede reflectie is van de gesprekken die hebben plaatsgevonden. Wat leren wij van uw feedback? In de mail aan uw gemeentesecretaris van 6 april 2020 waarin wij de mogelijkheid bieden om een technische reactie te geven, hebben wij het volgende aangegeven: ‘De GHR biedt de mogelijkheid tot een technische reactie (ambtelijk wederhoor).

Dit betekent dat de respondenten de mogelijkheid krijgen om de conceptbevindingen te controleren op feitelijke onjuistheden. De reactietermijn hiervoor bedraagt minimaal twee weken. Bij het opstellen van het definitieve rapport worden gebleken feitelijke onjuistheden in het conceptrapport gecorrigeerd. De bevindingen zijn daarna definitief’.

pagina 2

Wij zullen zorgen voor een helder format waarin het helder wordt voor iedereen wat er met de technische reactie is gebeurd. Tot slot hebben wij geconstateerd dat wij de technische reactie en de reactie van het onderzoeksbureau hierop alleen hebben toegestuurd aan de gemeentesecretaris. Bij het uitbrengen van ons volgende onderzoeksrapport zullen wij deze documenten ook toesturen aan de gemeenteraden, conform onze verordening. Ons onderzoeksprotocol zullen wij hierop aanpassen. Een kopie van deze brief sturen wij aan de Programmaraad. Daar is in de vorige vergadering van de Programmaraad om verzocht. Heeft u nog vragen, dan kunt u contact opnemen met onze ambtelijk secretaris Elly van der Welle, info@groenehartrekenkamer.nl.

Met vriendelijke groet, namens de rekenkamercommissie Groene Hart Rekenkamer, Dr. M.J.M. Blom, voorzitter

Bijlage: Rapport met daarin de technische reactie en reactie onderzoeksbureau SME

pagina 3