R25.000023 RV Pilot efficienter vergaderen

*R25.000023*

Raadsvoorstel

registratienummer

onderwerp

R25.000023

Pilot efficiënter vergaderen

raadsvergadering 25/03/2025 datum

portefeuillehouder

behandelend ambtenaar

Presidium

M.L. Engelsman

bijlagen

Openbaar, besloten of geheim

-

Openbaar

Aan de raad van de gemeente Zuidplas Toelichting op de beslispunten Met dit voorstel wordt de raad gevraagd in te stemmen met de start van twee pilots die gericht zijn op het verminderen van vergaderdruk en het verhogen van de efficiëntie van de besluitvorming. Pilot 1: Technische vragen vooraf schriftelijk behandelen zorgt ervoor dat technische vragen voorafgaand aan de commissievergadering schriftelijk worden afgehandeld, waardoor in de vergadering meer ruimte ontstaat voor inhoudelijke en politieke discussies. Deze werkwijze wordt als eerste getest tijdens de PC Bestuur en Middelen op 16 april as. Pilot 2: Spreektijdregeling in raadsvergaderingen introduceert een maximale spreektijd per fractie om onnodige herhaling te voorkomen en de vergaderduur te beperken. Deze pilot start tijdens de Raadsvergadering van 15 april as. Beide pilots worden na een vooraf vastgestelde periode geëvalueerd, waarna de raad op basis van de uitkomsten kan besluiten over een mogelijke structurele invoering.

Beslispunten In te stemmen met 1) de start van Pilot 1: Technische vragen vooraf schriftelijk behandelen, zoals beschreven in het raadsvoorstel, en daarbij de PC Bestuur en Middelen van 16 april aanstaande als eerste vergadering voor Pilot 1 aan te duiden 2) de start van Pilot 2: Spreektijdregeling in raadsvergaderingen, zoals beschreven in het raadsvoorstel, en de Raad van 15 april aanstaande als eerste raadsvergadering van Pilot 2 aan te duiden. Inhoud van het voorstel Aanleiding Uit onderzoek en diverse bijeenkomsten en gesprekken met de gemeenteraad is gebleken dat de vergaderdruk als hoog ervaren wordt, wat ten koste gaat van de efficiëntie en effectiviteit van de besluitvorming. In de zomer van 2024 is hierover navraag gedaan bij onder andere raadsleden, fractieadviseurs en ambtelijke medewerkers, waarin knelpunten zoals lange vergaderingen, herhaling van discussies en onduidelijkheid over de rol van programmacommissies naar voren kwamen. Tijdens de raads-tweedaagse en het daaropvolgende overleg in het najaar van 2024 zijn voorstellen gedaan om deze knelpunten aan te pakken. Op basis daarvan is een groep van vijf raadsleden met de griffie aan de slag gegaan om een voorstel voor te bereiden om te kijken hoe eea wellicht anders en beter pagina 1 van 8

onderwerp Pilot efficienter vergaderen

registratienummer R25.000023

kan. In dit voorstel worden twee pilots voorgesteld om de vergaderdruk te verminderen en de kwaliteit van de besluitvorming te verbeteren. Twee pilots Dit voorstel richt zich op twee concrete pilots die de gemeenteraad in staat moeten stellen om efficiënter en doelgerichter te vergaderen. De eerste pilot heeft betrekking op de afhandeling van technische vragen. Op dit moment nemen technische vragen tijdens programmacommissies veel tijd in beslag, terwijl deze vragen vaak vooraf schriftelijk beantwoord kunnen worden. In deze pilot wordt een werkwijze getest waarin technische vragen uiterlijk een week voor de commissievergadering schriftelijk worden ingediend en beantwoord door het college. Hierdoor komt in de vergadering meer ruimte voor inhoudelijke en politieke debatten. De tweede pilot richt zich op het invoeren van een spreektijdregeling in raadsvergaderingen. In de huidige situatie kunnen raadsleden onbeperkt spreektijd nemen, wat regelmatig leidt tot herhaling en lange vergaderingen. Door per fractie een maximale spreektijd vast te stellen, wordt raadsleden gestimuleerd om bondig en to-the-point te debatteren, wat bijdraagt aan een efficiëntere vergadering. Beide pilots worden gedurende een vooraf vastgestelde periode getest en geëvalueerd, waarna wordt besloten of deze werkwijzen structureel worden ingevoerd.

Argumenten Verbeterde efficiëntie van vergaderingen: Door technische vragen vooraf schriftelijk af te handelen en een spreektijdregeling in te voeren, wordt herhaling en tijdverspilling voorkomen. Beter gefocuste raadsdiscussies: Raadsvergaderingen kunnen zich meer richten op inhoudelijke en politieke kwesties in plaats van technische details. Gelijke verdeling van spreektijd: Een spreektijdregeling voorkomt dat bepaalde sprekers de discussie domineren en waarborgt een eerlijke deelname van alle fracties. Beperking van werkdruk voor raadsleden: Minder lange en efficiëntere vergaderingen helpen de balans tussen raadswerk en privéleven te verbeteren. Mogelijkheid tot evaluatie: De pilots bieden een kans om verbeteringen te testen en op basis van meetbare resultaten structurele wijzigingen door te voeren. Kanttekeningen Weerstand tegen verandering: Sommige raadsleden kunnen moeite hebben met de beperking van spreektijd of de nieuwe werkwijze met technische vragen, dit zal enige tijd en een andere voorbereiding en werkwijze vragen. Bij de nieuwe werkwijze zullen er wellicht meer vragen voorafgaande aan de programmacommissies gesteld worden, daarbij is het van belang dat de organisatie de schritelijke vragen tijdig beantwoord. Handhaving vereist discipline: De rol van de voorzitter(s) en de fracties is cruciaal om de nieuwe werkwijzen effectief te laten werken.

Evaluatie nodig om effect te meten: De pilots moeten goed worden geëvalueerd om te bepalen of de voorgestelde maatregelen structureel kunnen worden ingevoerd. Beoogd effect Verkorting van vergadertijden, vergroting van inhoudelijke diepgang. Efficiëntere besluitvorming door een strakkere structuur en minder herhaling. Een beter werkklimaat voor raadsleden door een afname van werkdruk en vergaderdruk. Beleidskader Dit voorstel sluit aan bij de ambitie van de gemeenteraad om de werkwijze efficiënter en effectiever te maken. De pilots zijn gebaseerd op aanbevelingen uit de enquête onder raadsleden, de raadstweedaagse en de evaluatiebijeenkomsten in 2024. Daarnaast biedt het Reglement van Orde van de gemeenteraad ruimte voor spreektijd. pagina 2 van 8

onderwerp Pilot efficienter vergaderen

registratienummer R25.000023

Communicatie / Participatie Raadsleden en fracties, het college van burgemeester en wethouders en de ambtelijke organisatie worden vooraf geïnformeerd over de wijzigingen en het doel van de pilots. Gedurende de pilots wordt actief feedback verzameld bij betrokkenen. Na afloop van de pilots wordt een evaluatie uitgevoerd, waarbij ervaringen van raadsleden en griffie worden meegenomen. Eventuele structurele aanpassingen worden in overleg met de raad doorgevoerd. Aanpak Pilot 1: Technische vragen uit de programmacommissies Doel van de pilot Het doel van deze pilot is om technische vragen uit de programmacommissievergaderingen te halen en zo de efficiëntie van de vergaderingen te vergroten. Door technische vragen voorafgaand aan de vergadering schriftelijk af te handelen, blijft er meer tijd over voor inhoudelijke en politieke discussies. Methode 1. Indienen van technische vragen - Technische vragen moeten uiterlijk op maandag, een week voorafgaand aan de commissievergadering, schriftelijk worden ingediend. - Deze vragen worden door het college beantwoord via een informatienota, deze wordt uiterlijk op de daaropvolgende vrijdag via een RaadsInformatieBrief (RIB) aan de raad toegezonden en in het raadsinformatiesysteem geplaatst, zodat deze voor iedereen in te zien is. - De planning en termijnen worden duidelijk in de agenda van de programmacommissie opgenomen. 2.

Behandeling van technische vragen in de commissievergadering - Technische vragen en de bijbehorende antwoorden worden niet besproken tijdens de commissievergadering. - Mochten er naar aanleiding van de antwoorden nog aanvullende technische vragen ontstaan, dan kunnen deze kort en bondig in de commissie worden gesteld. - De commissievoorzitter ziet erop toe dat deze aanvullende technische vragen beperkt blijven en dat de vergadering zich richt op inhoudelijke en politieke discussies. - Het college heeft de mogelijkheid om een aanvullende technische vraag alsnog schriftelijk te beantwoorden in de week na de commissievergadering. 3. Handhaving en rol van de voorzitter - De voorzitter heeft een cruciale rol in de bewaking van deze werkwijze. - Indien een commissielid toch een technische vraag stelt, ligt het aan de voorzitter om te beoordelen of deze vraag al beantwoord had kunnen worden via de schriftelijke procedure. - Zo ja, dan wordt de vraag niet behandeld en wordt verwezen naar de eerder verstrekte antwoorden. - Zo nee, dan kan de vraag kort worden behandeld, waarbij wordt gestreefd naar een minimale belasting van de vergadertijd. Mogelijke uitzondering: Indien de vraag dermate urgent is en direct relevant voor de lopende discussie, kan de voorzitter besluiten deze kort toe te laten. Met daarbij de kanttekening dat dit de uitzondering zou moeten zijn.

Het effect van de pilot wordt op twee manieren gemeten: Verminderde vergadertijd:  Er wordt gekeken naar de duur van de commissievergaderingen vóór en tijdens de pilot.  De verwachting is dat de vergadertijd afneemt doordat technische vragen buiten de vergadering om worden afgehandeld. Tevredenheid van de deelnemers pagina 3 van 8

onderwerp Pilot efficienter vergaderen

 

registratienummer R25.000023

Na afloop van de pilot wordt een evaluatie gehouden onder commissieleden en andere betrokkenen. Hierbij wordt gevraagd of zij de nieuwe werkwijze als efficiënter en prettiger ervaren.

Duur en reikwijdte van de pilot  De pilot wordt getest in verschillende programmacommissies en duurt minimaal twee vergaderingen per commissie. Gestart wordt, mits het raadsvoorstel het haalt, met de PC Bestuur en Middelen van 16 april en de daarop volgende programmacommissies.  De uitzondering is de PC Verbonden Partijen, waarin de pilot slechts één vergadering wordt geprobeerd. Met deze werkwijze wordt beoogd de effectiviteit van de commissievergaderingen te vergroten en een efficiëntere afhandeling van technische vragen te realiseren.

Pilot 2: Spreektijdregeling in raadsvergaderingen Doel De pilot voor spreektijd in raadsvergaderingen moet vergaderingen korter en efficiënter maken door herhaling en langdradige betogen te voorkomen. Dit bevordert een beter debat, dwingt sprekers tot bondige en goed voorbereide bijdragen en voorkomt onnodige herhalingen. Daarnaast houdt een beknopter debat de aandacht beter vast en vergroot het de betrokkenheid in het debat. Aanpak Voor een periode van vier raadsvergaderingen wordt een spreektijdregeling getest op basis van artikel 23 van het Reglement van Orde (RvO). De regeling stelt een maximale spreektijd per fractie vast voor de gehele vergadering, waarbij iedere fractie gelijke spreektijd krijgt. Dit draagt bij aan een efficiëntere vergadering, omdat het raadsleden en collegeleden dwingt bewuster met de beschikbare tijd om te gaan en herhaling te voorkomen. Omdat de regeling direct op het bestaande RvO is gebaseerd, sluit deze goed aan bij bestaande afspraken en zijn er geen aanpassingen nodig van het RvO. De voorzitter speelt, samen met het college en de gemeenteraad zelf, een belangrijke rol in het handhaven van de regeling. Na afloop van de pilot wordt een evaluatie uitgevoerd om te bepalen of deze aanpak leidt tot kortere en efficiënte vergaderingen en hoe de fracties de regeling hebben ervaren. De evaluatie wordt voorbereid en met de raad besproken.

Uitwerking Spreektijdenregeling Op basis van artikel 23 van het RvO wordt de spreektijd tijdens vergaderingen als volgt ingedeeld. Hierbij wordt ervan uitgegaan dat ongeveer 30 minuten van de vergadertijd nodig zijn voor algemene zaken zoals insprekers, vaststelling van de lijst ingekomen stukken, mededelingen vanuit diverse gremia, eventuele benoemingen, punt van orde, etc.

1. Totale spreektijd en verdeling Normaal gesproken start de raadsvergadering om 19.30 uur en eindigt deze rond 23.00 uur. Er wordt uitgegaan van een maximale vergadertijd van 3 uur (180 minuten), exclusief het algemene deel van 30 minuten. De spreektijd wordt als volgt verdeeld:  Tijd voor het college: Maximaal 25% van de totale spreektijd (45 minuten).  Tijd voor de raad: 75% van de totale spreektijd (135 minuten). Omdat elke fractie evenveel spreektijd krijgt, wordt de spreektijd gelijk verdeeld over de 9 fracties: Spreektijd per fractie: 135 minuten / 9 fracties = 15 minuten per fractie. pagina 4 van 8

onderwerp Pilot efficienter vergaderen

registratienummer R25.000023

De spreektijd geldt voor de gehele vergadering, inclusief de eerste en tweede termijn, interrupties, vragenkwartier, moties vreemd en interpellatiedebat. Bij een beknoptere agenda gaat het presidium uit van een kortere vergadering. Een voorbeeld hierbij kan dan zijn: Verdeling van spreektijd bij een kortere vergadering (2 uur, 120 minuten) Indien een vergadering slechts 2 uur (120 minuten) beslaat, exclusief het algemene deel van 30 minuten, wordt de spreektijd als volgt aangepast:  Tijd voor het college: Maximaal 25% van de totale spreektijd (30 minuten).  Tijd voor de raad: 75% van de totale spreektijd (90 minuten). Omdat elke fractie evenveel spreektijd krijgt, wordt de tijd gelijk verdeeld over de 9 fracties: Spreektijd per fractie: 90 minuten / 9 fracties = 10 minuten per fractie. 2. Gebruik van de spreektijd Fracties krijgen spreektijd per vergadering, deze spreektijd is niet overdraagbaar aan andere fracties. Fracties bepalen binnen de vergadering zelf hoe zij hun spreektijd verdelen over de verschillende onderwerpen en over de eerste en tweede termijn. Indien een fractie haar volledige spreektijd in de eerste termijn benut, heeft zij geen spreektijd meer in de tweede termijn.

Het presidium kan bij de vaststelling van de conceptagenda extra spreektijd toekennen bij complexe onderwerpen (zoals Jaarrekening, Zomernota en Begroting), met behoud van de verhouding tussen de raad en het college. 3. Interrupties De spreektijdenregeling geldt ook voor interrupties. De beantwoording van een interruptie gaat niet van de spreektijd af, maar dient kort en to the point te zijn. De voorzitter bewaakt dat interrupties niet onnodig lang duren en dat er geen herhalingen in zitten. Indien interrupties het debat onnodig verlengen, kan de voorzitter besluiten het aantal interrupties te beperken. 4. Handhaving van de spreektijden De voorzitter ziet erop toe dat de spreektijden worden nageleefd. Wanneer de spreektijd van een spreker is verstreken, verzoekt de voorzitter de spreker om af te ronden, waar de spreker ter stond gehoor aan geeft. 5. Behandeling van specifieke situaties  Spreektijd bij het vragen van inlichtingen: De regeling geldt ook voor het stellen van vragen om inlichtingen.  Afwezigheid van een fractie: Spreektijd is niet overdraagbaar. Indien een fractie afwezig is, blijft de spreektijd onbenut, de totale tijd wordt dan niet herverdeeld.  Overschrijding van spreektijd bij agendapunten: Indien de spreektijd van een fractie is opgebruikt en er nog agendapunten resteren, kan deze fractie hierover het woord niet meer voeren.

Een motie of amendement indienen kan wel, het mondeling verder toelichten niet, de raad moet zich dan baseren op de schriftelijke tekst van de motie/het amendement.  College overschrijdt spreektijd: Het college kan in uitzonderlijke gevallen maximaal 4 minuten extra spreektijd krijgen, mits aan de volgende voorwaarden wordt voldaan: De extra spreektijd wordt uitsluitend toegestaan als er essentiële informatie ontbreekt die noodzakelijk is voor een goed onderbouwd debat of besluitvorming. Het college dient duidelijk aan te geven welke punten nog niet behandeld zijn en waarom deze informatie essentieel is. De extra spreektijd is beperkt tot maximaal 4 minuten, naar oordeel van de voorzitter. Hiermee wordt voorkomen dat de vergadering alsnog aanzienlijk uitloopt. Dit kan echt eenmalig per vergadering. Dit dwingt pagina 5 van 8

onderwerp Pilot efficienter vergaderen









registratienummer R25.000023

het college om zorgvuldig met haar spreektijd om te gaan en voorkomt structurele overschrijdingen. De voorzitter ziet erop toe dat de extra spreektijd alleen in uitzonderlijke gevallen wordt gebruikt. Bij de evaluatie van de spreektijdenregeling wordt meegenomen hoe vaak extra spreektijd is toegekend en of dit bijdraagt aan een efficiëntere vergadering. Indien blijkt dat de extra spreektijd te vaak wordt aangevraagd, kan het presidium overwegen de regels verder aan te scherpen of het college beter te laten sturen op spreektijdbeheer. Indiener van een motie vreemd is door zijn spreektijd heen: Indien een raadslid door zijn spreektijd heen is en een motie vreemd aan de orde wil toelichten, moet de raad zich baseren op de schriftelijke tekst van de motie. De indiener kan niet alsnog het woord nemen. Een fractie heeft haar spreektijd volledig opgebruikt en er wordt een nieuwe motie of amendement ingediend waarover zij alsnog willen spreken. De fractie kan niet opnieuw het woord nemen. Zij kunnen hun standpunt kenbaar maken via een beknopte stemverklaring. Vaststelling van spreektijd per vergadering: Het presidium bepaalt per vergaderavond de spreektijd, rekening houdend met het aantal bespreekstukken. Een maximum van zes tot zeven bespreekstukken wordt aangehouden, tenzij sprake is van zware onderwerpen.

In dat geval kan het presidium enkele minuten extra per fractie toekennen, of minder ondewerpen op de agenda plaatsen. Spreektijd bij Jaarstukken: Het presidium kan besluiten om vergaderingen met Jaarstukken en andere grote dossiers slechts één hoofdonderwerp te geven om voldoende spreektijd te waarborgen.

6. Evaluatie en aanpassing Na afloop van de pilotperiode wordt de effectiviteit van de spreektijdenregeling geëvalueerd. De evaluatie richt zich op:  De impact op de duur van de vergaderingen.  De mate waarin de regeling heeft bijgedragen aan efficiëntere debatten.  De ervaringen van fracties en het college met de regeling.  Eventuele aanpassingen voor een definitieve invoering. Op basis van de evaluatie wordt een voorstel gedaan over de voortzetting of aanpassing van de regeling. Onvoorziene omstandigheden Voor beide pilots geldt dat indien tijdens de pilots zich onvoorziene omstandigheden voordoen die niet expliciet benoemd of beschreven zijn in het Reglement van Orde of de vastgelegde werkafspraken zoals in dit raadsvoorstel beschreven, ligt het eindoordeel en de besluitvorming bij de dienstdoende voorzitter. Dit waarborgt een snelle en pragmatische afhandeling, zodat de voortgang en doelmatigheid van de vergadering niet in het geding komen. Wanneer een dergelijke situatie zich voordoet, neemt de voorzitter ter plekke een besluit op basis van de situatie en het doel van de pilot. Na afloop van de vergadering wordt de situatie kort geëvalueerd met het presidium, en indien nodig, met de fractievoorzitters. Indien blijkt dat soortgelijke situaties vaker kunnen voorkomen, wordt overwogen om de werkafspraken of het Reglement van Orde hierop aan te passen.

Op deze manier blijft de pilot flexibel en kan worden ingespeeld op praktijkervaringen, zonder dat dit ten koste gaat van de efficiëntie en effectiviteit van de vergaderingen. Inclusie De nieuwe werkwijzen zorgen ervoor dat alle fracties evenveel spreektijd krijgen en dat alle technische vragen vooraf duidelijk beantwoord worden. De pilots dragen bij aan een gelijkwaardiger vergaderproces, waarin iedere stem telt en technische details de discussie niet overheersen. pagina 6 van 8

onderwerp Pilot efficienter vergaderen

registratienummer R25.000023

Betere toegankelijkheid voor inwoners doordat raadsleden minder tijd kwijt zijn aan vergaderen en meer tijd kunnen besteden aan contact met de samenleving.

Met vriendelijke groet,

Willem Jan Verdoes, Sep Pouwels, Serena Baas, Loura Boogerman Ryan Adriaanse

pagina 7 van 8

onderwerp Pilot efficienter vergaderen

registratienummer R25.000023

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Zuidplas; gelezen het voorstel 13 maart 2025; gelet op het Reglement van Orde; besluit: In te stemmen met 1) de start van Pilot 1: Technische vragen vooraf schriftelijk behandelen, zoals beschreven in het raadsvoorstel, en daarbij de PC Bestuur en Middelen van 16 april aanstaande als eerste vergadering voor Pilot 1 aan te duiden 2) de start van Pilot 2: Spreektijdregeling in raadsvergaderingen, zoals beschreven in het raadsvoorstel, en de Raad van 15 april als eerste raadsvergadering van Pilot 2 aan te duiden.

Aldus besloten in de openbare vergadering van 25/03/2025

De raad voornoemd, De griffier,

De voorzitter,

M.L. Engelsman

J.F. Weber

pagina 8 van 8