Participatieplan Tijdelijke Schoollocaties NBWZ fase 2 - Z24.00363

Participatie-/communicatieplan Nieuwe Schoollocaties Wijk Zuidplas (NBWZ) Tijdelijke schoollocaties December 2024 Z24.003063

1

1

Inleiding

Dit participatieplan bevat het participatietraject voor fase 2 van het project ‘Nieuwbouw Basisscholen Wijk Zuidplas’ (NBWZ). Dit project gaat over de vervanging van de schoolgebouwen in de wijk Zuidplas in Nieuwerkerk aan den IJssel. Dit betreft de gebouwen van de Gideonschool en de Wingerd aan het Kroonkruid en de Prins Willem-Alexanderschool aan het Goudmos. De gemeente is verantwoordelijk voor goede onderwijshuisvesting. Dit project past binnen het door college en raad vastgestelde Integraal Huisvestingsplan Onderwijs (IHP) 2018en 2023. De huidige gebouwen zijn zo verouderd dat van het schoolbestuur niet verlangd kan worden om deze met de middelen van het rijk in stand te houden. Daarom is vervangende nieuwbouw toegekend. Participatie tijdelijke schoollocatie(s) Fase 1 van het project draaide om de locatiekeuze voor de nieuwbouw van de scholen. Fase 2 gaat over de scenario‘s voor de nieuwe scholen (permanente invulling locaties)) en over de keuze van de tijdelijke schoollocatie(s) tijdens de sloop en de nieuwbouw. Dit participatieplan gaat alleen over de participatie voor de tijdelijke schoollocatie(s). Dit plan beschrijft wat de gemeente met behulp van participatie wil bereiken en op welke wijze welke partijen wanneer worden betrokken in het participatietraject. Dit participatieplan is niet in beton gegoten.

Het proces wordt tussentijds getoetst en als het nodig is bijgesteld op basis van nieuwe inzichten en de behoefte in de projectfase(n).

1.1 Voorgeschiedenis In het project NBWZ is de 1e fase al afgerond. Dit betrof de fase van de locatiekeuze door het college voor de nieuwbouw van de scholen. Hiervoor werd in 2023 een participatieplan gemaakt en -traject uitgerold. Deze fase en bijbehorend participatietraject zijn in oktober 2024 afgesloten met de definitieve keuze voor nieuwbouw op de huidige locaties aan het Goudmos en het Kroonkruid. Het uitgangspunt voor de 2e (vervolg)fase van dit project is de sloop en nieuwbouw op de huidige schoollocaties. Tijdens de sloop en de bouw is er tijdelijke huisvesting nodig.

1.2 Doel huidige projectfase Het projectplan voor de 2e (vervolg)fase van het project NBWZ kent twee deelopdrachten: een ontwerpopdracht voor de nieuw te bouwen scholen en een opdracht om te voorzien in tijdelijke huisvesting. Gelet op de twee deelopdrachten in de vervolgfase, wordt de participatie opgedeeld in twee sporen: 1. participatie voor de scenario’s (permanente invulling locaties) en 2. participatie voor de keuze van de tijdelijke schoollocatie(s). Hiervoor worden twee aparte participatieplannen opgezet, die echter wel dezelfde basis kennen nu het om hetzelfde project gaat.

1.3 Mogelijke tijdelijke schoollocaties Alle scholen moeten tijdens de sloop en bouw van hun schoolgebouw op de tijdelijke schoollocatie(s) worden gehuisvest. Het is een grote uitdaging om binnen een verstedelijkt gebied dergelijke locatie(s) te vinden. Daarom wordt ook gekeken naar combinaties van twee of meer mogelijke tijdelijke locaties. Gelet op de voorwaarde dat de tijdelijke locatie in wijk Zuidplas moet liggen, zijn er drie mogelijke tijdelijke schoollocaties gevonden: de Ringvaartlaan, in het Margrietpark en in het IJsselpark.

1.4 Projectomgeving De hele wijk Zuidplas is aangemerkt als projectomgeving nu de mogelijke tijdelijke schoollocatie(s) zich daarin bevinden. De participatieomgeving is de directe omgeving rond de mogelijke tijdelijke schoollocaties. De schil daaromheen, de rest van de wijk, wordt niet/minder actief betrokken.

2

2

Wettelijke en overige kaders voor participatie

Voor de participatie in dit project hebben we te maken met de volgende kaders: - Omgevingswet (https://wetten.overheid.nl/BWBR0037885/2024-01-01/0) - Participatieverordening gemeente Zuidplas (https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad/gmb-2023-121800.html) - Raadsbesluit Verplichte Participatie gemeente Zuidplas (https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR695326/1) - Kader Participatie gemeente Zuidplas (https://www.maakzuidplas.nl/participatie/kader+participatie/default.aspx) - Handreiking participatie voor externe initiatiefnemers (ruimtelijke initiatieven). (https://maakzuidplas.nl/participatie/handreiking+participatie+initiatiefnemers/default.aspx)

2.1

Verantwoordelijkheid participatie

De Omgevingswet en de participatieverordening van de gemeente Zuidplas geven regels over de partij die verantwoordelijk is voor de participatie. De verantwoordelijkheid voor participatie ligt bij de (interne of externe) initiatiefnemer. De gemeente is verantwoordelijk voor goede onderwijshuisvesting en heeft hiervoor een vastgesteld Integraal Huisvestingsplan Onderwijs (IHP) 2018 en 2023. Gelet hierop is de gemeente initiatiefnemer in dit project. Aan de hand van het Kader Participatie en de participatieverordening wordt door de gemeente Zuidplas een participatieplan opgesteld. Verder worden er verslagen van de bijeenkomsten en een eindverslag gemaakt.

3

Participatieonderwerp

De drie mogelijke tijdelijke schoollocaties in de wijk Zuidplas: de Ringvaartlaan, in het Margrietpark en in het IJsselpark, zijn onderwerp van de participatie voor de locatiekeuze. Zij worden in deze projectfase onderzocht op (te maken) geschiktheid en kosten. In het onderzoek wordt gekeken naar omgevingsfactoren zoals bodemgesteldheid, verkeer, afstand etcetera. Ook wordt gekeken welke aanpassingen en financiële middelen nodig zijn om de locaties geschikt te maken voor de tijdelijke huisvesting. Participanten krijgen de mogelijkheid andere mogelijke tijdelijke locatie(s) aan te dragen.

4

Participatiedoel

Het doel van de participatie is de omgeving te betrekken bij de keuze van de tijdelijke schoollocatie(s). Dit door middel van een zorgvuldig en navolgbaar proces waarin belangen worden gewogen voordat besluitvorming plaatsvindt. Dergelijk proces draagt bij aan begrip en draagvlak voor de uiteindelijke keuze voor de tijdelijke schoollocatie(s). Na het participatietraject wordt een voorstel voor de keuze van de tijdelijke schoollocatie(s) opgesteld. Dit voorstel wordt voor besluitvorming voorgelegd aan het college. De raad wordt hierover geïnformeerd met een raadsinformatienota.

5

Stakeholdersanalyse

Om inzicht te verkrijgen en om een strategie te bepalen, brengen we eerst de belanghebbenden/ stakeholders rond het project in beeld. Daarna maken we een krachtenveldanalyse om de rollen en invloed van de stakeholders in kaart te brengen. Met die informatie bepalen we een strategische visie en participatieaanpak.

3

5.1

Belanghebbenden/stakeholders

Met een stakeholderanalyse breng je de mogelijke stakeholders/belanghebbenden bij het project in kaart. Daarbij is het belangrijk om onderscheid te maken tussen externe en interne stakeholders. Belanghebbenden extern (willekeurige volgorde): • • • • • • • •

Schoolbesturen en –directies Ouders van de kinderen die de huidige scholen bezoeken Direct-omwonenden van de mogelijke tijdelijke schoollocaties Bewoners van de wijk en gemeente Zuidplas Belangenverenigingen Voorzieningen (huisartsen, tandartsen, fysio, sport, kerkgenootschappen etc.) Ondernemers in directe omgeving Pers (lokaal en regionaal)

Belanghebbenden intern (gemeente): • • • •

5.2

Projectteam van gemeente Zuidplas B&W Zuidplas Gemeenteraad Zuidplas Omgevingsdienst (ODMH)

Krachtenveldanalyse

De belanghebbenden/stakeholders hebben een bepaald belang of betrokkenheid bij het project/ontwikkeltraject. Met een krachtenveldanalyse breng je in kaart welke invloed welke stakeholder heeft op het proces. Om de rollen en mate van invloed van de verschillende partijen in beeld te brengen, zijn zij verdeeld over vier rolgroepen. Krachtenveldanalyse participatie tijdelijke schoollocaties

In de bijlage is een doelgroepen/stakeholders-middelenmatrix opgenomen, waarin te zien is wie op welke manier wordt betrokken.

4

5.3

Analyse projectfase 1 (locatiekeuze nieuwbouw)

In de eerste projectfase voor de locatiekeuze voor de nieuwbouw van de scholen is gebleken dat er weerstand bestaat tegen het IJsselpark als permanente locatie voor een scholenboulevard. Daarnaast is gebleken dat er door derden via diverse media desinformatie is verspreid. Dit heeft geleid negatieve beeldvorming en vertraging in het project.

5.4

Informatie- en verwachtingsmanagement

Voor de participanten (direct omwonenden mogelijke tijdelijke schoollocaties en ouders) is het belangrijk om te weten wat het proces is, wat de kaders zijn waarbinnen zij participeren, wat de mate van invloed is en wie de besluiten neemt. Het regelmatig en duidelijk communiceren over het proces voorkomt onnodige onduidelijkheid en wekt dan wel herstelt vertrouwen. Verder is het van belang om informatieverstrekking door derden te blijven monitoren en actief te reageren op desinformatie. Zodoende wordt getracht te voorkomen dat er onjuiste beelden ontstaan of zich gaan vastzetten. Dit komt ten goede aan het vertrouwen, de betrokkenheid en de voortgang in het project en de besluitvorming. De projectwebsite, social mediakanalen en het info-/vraagpunt (projectbureau@zuidplas.nl) waar eenieder altijd terecht kan met vragen, worden hiervoor ingezet.

6

Participatieaanpak

In het participatieproces worden de voorkeuren van de participanten (direct omwonenden van de mogelijke tijdelijke schoollocaties en ouders) voor één van de of de combinatie van twee mogelijke tijdelijke locaties opgehaald. Deze voorkeuren/resultaten van de participatie worden meegenomen in de weging met diverse andere factoren die van belang zijn voor de besluitvorming. Hierbij kan gedacht worden aan de mening van de schoolbesturen en factoren zoals wet- en regelgeving, beleid, technische eisen, verkeer, kosten, veiligheid, bereikbaarheid etcetera. Op deze manier wordt geborgd dat alle belangen zorgvuldig zijn afgewogen voordat er besluitvorming plaatsvindt.

6.1 Participatiedoelgroepen De drie mogelijke tijdelijke schoollocaties bevinden zich in de wijk Zuidplas. De keuze van de tijdelijke schoollocatie(s) is daarom van belang voor de direct-omwonenden van deze locaties. En voor de ouders van de kinderen en de kinderen zelf die de tijdelijke schoollocatie(s) gaan bezoeken. In dit participatieplan is het uitgangspunt dat de belangen van de kinderen worden vertegenwoordigd door hun ouders en door de scholen. De kinderen worden daarom niet apart betrokken in het participatietraject. De meningen van de scholen worden via de stuurgroep en de externe projectgroepoverleggen kenbaar gemaakt en meegenomen in de belangenafweging en besluitvorming.

6.2 Participatieniveaus De participatie voor de keuze van de tijdelijke schoollocatie(s) wordt ingestoken op de participatieniveaus Informeren en Raadplegen. De participanten (direct omwonenden van de mogelijke tijdelijke schoollocaties en ouders) worden dus betrokken door hen te informeren en te raadplegen. Een hoger participatieniveau is hier niet zinvol omdat de ruimte voor keuze beperkt is tot de mogelijke tijdelijke schoollocatie(s). Daarnaast geldt dat de keuze voor de tijdelijke schoollocatie(s) mede bepaald wordt door de mening van de schoolbesturen en factoren zoals onder meer: de wettelijke eisen voor onderwijshuisvesting, omgevingsfactoren, technische en financiële mogelijkheden en beperkingen. Zie voor een nadere onderbouwing van deze participatieniveaus ook de ingevulde ‘checklist afwegingskader participatie‘ (bijlage 3) behorend bij het Kader Participatie. De antwoorden op de vragen in het afwegingskader bepalen of participatie zinvol is. En zo ja, welke participatieniveaus en middelen daarbij passen.

5

6.2.1 Informeren Voor wat betreft de informatieverstrekking (niveau Informeren) is het van belang dat de participanten worden geïnformeerd over de opzet van het participatieproces, wat hun invloed wel/niet inhoudt en hoe hun voorkeuren worden meegewogen/meegenomen in de besluitvorming. Daarnaast is van belang duidelijke informatie te verschaffen over de mogelijke tijdelijke schoollocaties en de resultaten van het onderzoek naar deze locaties.

6.2.2 Raadplegen Behalve door te informeren worden de participanten betrokken door hen te raadplegen (niveau Raadplegen). Dit houdt in dat de voorkeur(en) van de participanten voor de mogelijke tijdelijke locaties in het participatieproces worden opgehaald. Daarna ontvangen zij terugkoppeling over het resultaat daarvan en uiteindelijk over het collegevoorstel voor de keuze van de tijdelijke schoollocatie(s).

6.3 Middelen Tijdens het participatietraject worden verschillende middelen ingezet om de participanten en overige belanghebbenden/stakeholders te bereiken. Informatie • De participanten (direct omwonenden van de mogelijke tijdelijke schoollocaties en ouders) worden geïnformeerd via brieven, bijeenkomst(en), vragen- en antwoordenlijst(en) en online- en offlinekanalen, waaronder de projectwebsite www.zuidplas.nl/nieuwbouw-basisscholen-wijkzuidplas. • De overige bewoners van de wijk en de gemeente Zuidplas worden geïnformeerd via onlinekanalen, waaronder de projectwebsite (hierop zijn alle relevante stukken te vinden). Raadplegen • Tijdens de fysieke bijeenkomst(en) worden reacties en vragen van de participanten verzameld in een vragen- en antwoordenlijst. Via een enquête/uitvraag (op het online platform MaakZuidplas) worden zij gevraagd om hun voorkeur door te geven voor één van deze locaties en combinatie(s) van die locaties. Een overzicht van de middelen staat in bijlage 1: doelgroepen/stakeholdersmiddelen-matrix.

6.4

Omgangsvormen/spelregels

We hanteren tijdens het participatieproces voor de initiatiefnemer(s), de participanten en andere betrokken belanghebbenden, de volgende omgangsregels: we blijven redelijk, zijn eerlijk, gaan niet lobbyen, sluiten niet buiten, etcetera. Personen die zich niet houden aan deze omgangsregels worden door de gemeente uitgesloten van deelname aan het participatieproces.

7

Communicatiesporen

Gelet op betrokken partijen, de participanten en overige belanghebbenden bij het project, hebben we te maken met projectcommunicatie en externe communicatie.

7.1

Projectcommunicatie

De samenwerking in en informatieverstrekking vanuit gemeentelijke projectteam (initiatiefnemer) over het project met en naar interne partijen en de scholen wordt verzorgd door de projectleider: • het organiseren van interne (projectteam)overleggen en overleggen met de scholen (externe projectteam). • het informeren van het interne en externe projectteam over ontwikkelingen in het project.

6

•

het informeren en initiëren van overleggen met de betrokkenen binnen de gemeente, zoals: directieleden/bestuurders, stuurgroep en medewerkers/ambtenaren (PFO, projectoverleggen, stuurgroepoverleggen, tussentijdse updates, etc.). het indien nodig of gewenst op de hoogte stellen van de raad via informatienota’s over de ontwikkelingen/voortgang in het project. het onderhouden van contacten met en initiëren van de overleggen met eventuele externe stakeholders (zoals bijv. provincie, waterschap).

• •

De interne communicatie over het project richting de medewerkers van de gemeente Zuidplas via intranet BLIK verzorgt de communicatieadviseur gebiedsontwikkeling van de gemeente.

7.2

Externe communicatie en participatie

De externe communicatie vanuit de projectorganisatie wordt in dit participatietraject verzorgd door de communicatieadviseur gebiedsontwikkeling, in afstemming met de projectleider-/team, gemeentelijke opdrachtgever en verantwoordelijke bestuurder. De schoolbesturen en –directies worden geïnformeerd over de plannen en uitvoering daarvan. Waar nodig en gewenst vindt afstemming plaats. Daarnaast hebben alle partijen een signalerings- en monitoringsfunctie.

8 Planning De participatie kan van start nadat de participatienota (oplegger participatieplan) door het college is goedgekeurd. Afgesproken is dat de raad het participatieniveau mag bepalen. Voor het participatieniveau is in dit plan een onderbouwd voorstel gedaan. Zie hiervoor paragraaf 6.2 en bijlage 3: checklist afwegingskader participatie. In bijlage 2 is een indicatieve voorlopige planning opgenomen die tussentijds wordt bijgesteld.

9 Documentatie en verslaglegging Wij leggen op de volgende manieren verslag van de participatie: • Er wordt verslag gemaakt van de (participatie)bijeenkomsten; • Er wordt een eindverslag opgesteld.

10 Begroting De kosten voor dit participatietraject bestaan uit de kosten voor de in te zetten middelen voor participatie. Denk hierbij onder meer aan zaalhuur, inhuur dagvoorzitter, communicatiemateriaal (online enquête e.d.) en aan de ambtelijke inzet (communicatieadviseur gebiedsontwikkeling). De verwachting is dat gemiddeld ca. 8 uur per week nodig is in 2025. Zodra de participatie voor de tijdelijke schoollocatiekeuze is afgerond (eind Q2/Q3), gaat dat richting gemiddeld 1 uur per week. Inzet en middelen

Kosten (euro’s)

Communicatieadviseur gebiedsontwikkeling gemiddeld 8 uur p/wk per 1-1-2025 tot voorlopig geplande afronding participatietraject eind Q2/Q3 2025. Hier berekend t/m juli 2025 (31 weken). (uren fase 2 in 2024 en reguliere inzet voor project-communicatie na afronding participatietraject; hier niet meegenomen)

€ 27.280

Fysieke bijeenkomst (incl. voorzitter, catering, wanden, zaalhuur)

€ 5.000

Overig (o.m. beeldmateriaal, inrichting digitale middelen)

€ 1.000

Totaal

€ 33.280 7

Bijlagen Bijlage 1: doelgroepen/stakeholders-middelenmatrix Bijlage 2: voorlopige indicatieve planning Bijlage 3: checklist afwegingskader participatie (Z24.003066)

8

Bijlage 1 Doelgroepen/stakeholders-middelenmatrix Direct omwonenden 3 mogelijke tijdelijke locaties (TML‘s)

Ouders, leerlingen / kinderen

Belangenverenigingen

Schooldirecties / medewerkers

Schoolbesturen

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Voorzieningen

Ondernemers

Bewoners wijk Zuidplas

Interne organisatie

Raad

Pers

Uitnodigingen participatie Uitnodiging (participatie)bijeenkomst Stakeholder participatie (geborgd via projectteam)

X

Participatiemiddelen fysiek en digitaal (MaakZuidplas) Fysieke bijeenkomst

X

X

Enquête/uitvraag

X

X

X

X

(X)

Digitale informatie Website zuidplas.nl (projectwebsite en Zuidplas.nl/nieuws) Intranet

X

X

X

X

X

X

X

9

Vraagbaak (e-mailadres)

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Facebook

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Persberichten

X

X

X

X

X

X

X

X X

Schriftelijke middelen Brieven

X

X

X

X

X

X

X

X

Artikel gemeentepagina Hart van Holland

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

10

Bijlage 2 Voorlopige indicatieve planning tijdelijke schoollocatiekeuze (wordt waar nodig tussentijds aangepast) Deze planning is zoals gebruikelijk ‘opgehangen‘ aan de projectplanning (projectplan). Participatieplanning NBWZ 1

Vaststellen participatienota (en -plan) mogelijke tijdelijke schoollocaties (MTL‘s)

Q1 / Q2 2025 (eind maart/april)

2

Uitnodiging via brief naar omwonenden MTL’s, ouders via scholen (2 weken vooraf)

Q2 2025 (wk 17, 21-25 april)

3

Bijeenkomst voor omwonenden MTL’s en ouders: presentatie MTL’s ter voorbereiding invullen enquete, en informatie vervolgproces (enquête etc.)

Q2 2025 (wk 19, 5-9 mei)

4

Enquête / stemmen via MaakZuidplas (binnen 2 weken na bijeenkomst)

Q2 2025 (wk 20, 12-16 mei)

5

Opstellen verslag bijeenkomst en evt. QA-lijst (binnen 2 weken na bijeenkomst)

Q2 2025 (wk 20, 12-16 mei)

6

Uitslagen enquête verwerken, bespreken, brief opstellen en bespreken

Q2 2025 (wk 21-22, 19-29 mei)

7

Bewonersbrief met uitslagen enquête (+ verslag bijeenkomst) en informatie vervolgproces (weging belangen, collegevoorstel tijdelijke locatiekeuze).

Q2 2025 (wk 23, 2-6 juni)

8

Opstellen eindverslag participatie ( = bijlage bij collegevoorstel locatiekeuze)

Q2 2025 (wk 23-24, -13 juni)

9

Bekendmaken/delen eindverslag participatie

Q2/Q3 2025

10

Bekendmaken/delen besluit keuze tijdelijke schoollocatie(s)

Q2/Q3 2025

11

Bijlage 3 Checklist afwegingskader participatie, incl. toelichting (apart bijgevoegd)

12