Participatieplan Scenario's NBWZ fase 2 - Z24.003064

Participatie-/communicatieplan Nieuwe Schoollocaties Wijk Zuidplas (NBWZ) Scenario’s/ontwerpen nieuwe scholen December 2024 Z24.003064

1

1

Inleiding

Dit participatieplan bevat het participatietraject voor fase 2 van het project ‘Nieuwbouw Basisscholen Wijk Zuidplas’ (NBWZ). Dit project gaat over de vervanging van de schoolgebouwen in de wijk Zuidplas in Nieuwerkerk aan den IJssel. Dit betreft de gebouwen van de Gideonschool en de Wingerd aan het Kroonkruid en de Prins Willem-Alexanderschool aan het Goudmos. De gemeente is verantwoordelijk voor goede onderwijshuisvesting. Dit project past binnen het door college en raad vastgestelde Integraal Huisvestingsplan Onderwijs (IHP) 2018. De huidige gebouwen zijn van een leeftijd dat van het schoolbestuur niet verlangd kan worden om deze met de middelen die zij van het rijk ontvangen in stand te houden. Daarom is vervangende nieuwbouw toegekend. Participatie scenario’s Fase 1 van het onderhavige project draaide om de locatiekeuze voor de nieuwbouw van de scholen. Dit onderhavige participatieplan voor fase 2 gaat over de participatie voor de scenario’s (massastudies incl. functies/voorzieningen, gevolgd door ontwerpen nieuwe schoolgebouwen), hierna: permanente invulling locaties. Het beschrijft wat de gemeente met behulp van participatie wil bereiken en op welke wijze welke partijen wanneer worden betrokken in het participatietraject. Dit participatieplan is niet in beton gegoten.

Het proces wordt tussentijds getoetst en indien nodig bijgesteld op basis van voortschrijdend inzicht en de behoefte in de betreffende projectfase(n).

1.1 Voorgeschiedenis In het project NBWZ is de 1e fase al afgerond. Dit betrof de fase van de locatiekeuze door het college voor de nieuwbouw van de scholen. Hiervoor werd in 2023 een participatieplan gemaakt en -traject uitgerold. Die 1e fase en bijbehorend participatietraject zijn in oktober 2024 afgesloten met de definitieve keuze voor nieuwbouw op de huidige locaties aan het Goudmos en het Kroonkruid. Afgesproken is dat de resultaten van het doorlopen participatietraject in fase 1 worden meegenomen bij de uitwerking van de permanente invulling locaties. Daarnaast is het uitgangspunt voor de onderhavige 2e fase van dit project de sloop en nieuwbouw op de huidige schoollocaties.

1.2 Doel huidige projectfase Het projectplan voor de 2e fase van het project NBWZ kent twee deelopdrachten: een ontwerpopdracht voor de nieuw te bouwen scholen en een opdracht om te voorzien in tijdelijke huisvesting. Gelet op de twee deelopdrachten in de vervolgfase, wordt de participatie opgedeeld in twee sporen: 1. participatie voor de permanente invulling locaties en 2. participatie voor de tijdelijke schoollocatie(s) ten tijde van de sloop- en bouwwerkzaamheden. Eerder werd afgesproken dat hiervoor twee aparte participatieplannen worden opgezet. Die kennen echter wel dezelfde basis omdat het om hetzelfde project gaat.

1.3 Projectomgeving Dit participatieplan gaat over de participatie voor de massastudies en ontwerpen. De participatieomgeving is de directe omgeving rond de huidige (tevens toekomstige) schoollocaties. De schil daaromheen, de rest van de wijk Zuidplas, wordt niet actief betrokken maar wel geïnformeerd. Er komen in de nieuwe situatie - net als nu - drie scholen in twee schoolgebouwen. De verdeling van de scholen over de gebouwen en de locaties blijft hetzelfde. Het ontwerp van de PWA-school betreft de kavel Goudmos (waar zij nu al gevestigd zijn). En de ontwerpopgave van de Wingerd en de Gideon betreft het Kroonkruid (waar ook zij nu al gevestigd zijn). De huidige gymzaal op het Kroonkruid wordt nieuw gebouwd op het Goudmos als onderdeel van het nieuwe schoolgebouw van de PWA.

2

2

Wettelijke en overige kaders voor participatie

Voor de participatie in dit project hebben we te maken met de volgende kaders: - Omgevingswet (https://wetten.overheid.nl/BWBR0037885/2024-01-01/0) - Participatieverordening gemeente Zuidplas (https://zoek.officielebekendmakingen.nl/gemeenteblad/gmb-2023-121800.html) - Raadsbesluit Verplichte Participatie gemeente Zuidplas (https://lokaleregelgeving.overheid.nl/CVDR695326/1) - Kader Participatie gemeente Zuidplas (https://www.maakzuidplas.nl/participatie/kader+participatie/default.aspx) - Handreiking participatie voor externe initiatiefnemers (ruimtelijke initiatieven). (https://maakzuidplas.nl/participatie/handreiking+participatie+initiatiefnemers/default.aspx)

2.1

Verantwoordelijkheid participatie

De Omgevingswet en de participatieverordening van de gemeente Zuidplas geven regels over de partij die verantwoordelijk is voor de participatie. De verantwoordelijkheid voor participatie ligt bij de (interne of externe) initiatiefnemer. De gemeente is verantwoordelijk voor goede onderwijshuisvesting en heeft hiervoor een vastgesteld Integraal Huisvestingsplan Onderwijs (IHP) 2018 en 2023. Gelet hierop is de gemeente initiatiefnemer in dit project. In dit onderhavige project NBWZ werken de gemeente en de scholen nauw met elkaar samen. Zodra het bouwheerschap voor de nieuwbouw bij één of meer scholen komt te liggen, is/zijn die vanaf dat moment als bouwheer initiatiefnemer en verantwoordelijk voor het ontwerp en de bouw. Daarnaast zijn zij als (externe) initiatiefnemer gezien de participatieverordening van de gemeente Zuidplas verantwoordelijk voor de participatie. In dit project is de gemeente Zuidplas bouwheer voor de PWA. Dit betekent dat de gemeente verantwoordelijk is voor de organisatie van de participatie conform het Kader Participatie. Het plan daarvoor staat in dit participatieplan. In dit project zijn de Gideon en de Wingerd bouwheer voor hun gebouw. Dit betekent dat zij de participatie moeten verzorgen conform de Handreiking Participatie Ruimtelijke Initiatieven van de gemeente Zuidplas. De basis daarvoor staat in dit participatieplan.

3

Participatieonderwerp

Dit participatieplan gaat over de participatie voor de permanente invulling van de locaties (massastudies incl. functies/voorzieningen, gevolgd door ontwerpen nieuwe schoolgebouwen). In de eerste projectfase (locatiekeuze) is afgesproken dat de resultaten van het in die fase doorlopen participatietraject worden meegenomen bij de uitwerking van de scenario’s oftewel bij de permanente invulling van de locaties.

4

Participatiedoel

Het doel van de participatie is de omgeving te betrekken bij de permanente invulling van de locaties. Dit door middel van een zorgvuldig en navolgbaar participatieproces, waarin alle belangen worden gewogen voordat besluitvorming plaatsvindt. Dergelijk proces draagt bij aan begrip en draagvlak voor de uiteindelijke twee ontwerpen, voor elk school gebouw een ontwerp. Na afloop van het participatietraject wordt een voorstel voor een ontwerp voor ieder nieuw schoolgebouw opgesteld en voor besluitvorming voorgelegd aan het college.

3

5

Stakeholdersanalyse

Om inzicht te verkrijgen en om een strategie te bepalen, brengen we eerst de belanghebbenden/ stakeholders rond het project in beeld. Daarna maken we een krachtenveldanalyse om de rollen en invloed van de stakeholders in kaart te brengen. Met die informatie bepalen we voorts een strategische visie en participatieaanpak.

5.1

Belanghebbenden/stakeholders

Met een stakeholderanalyse breng je de mogelijke stakeholders/belanghebbenden bij het project in kaart. Daarbij is het belangrijk om onderscheid te maken tussen externe en interne stakeholders. Belanghebbenden extern (willekeurige volgorde): • Schoolbesturen en –directies • Ouders van de kinderen die de drie scholen bezoeken • Kinderen die de drie scholen bezoeken • Direct omwonenden huidige drie scholen • Belangenverenigingen • Voorzieningen (huisartsen, tandartsen, fysio, sport, kerkgenootschappen etc.) • Ondernemers in directe omgeving • Bewoners van de wijk Zuidplas • Pers (lokaal en regionaal) Belanghebbenden intern (gemeente): • Projectteam van gemeente Zuidplas • B&W Zuidplas • Gemeenteraad Zuidplas • Omgevingsdienst (ODMH)

5.2

Krachtenveldanalyse

De belanghebbenden/stakeholders hebben een bepaald belang of betrokkenheid bij het project/ontwikkeltraject. Met een krachtenveldanalyse breng je in kaart welke invloed welke stakeholder heeft op het proces. Om de rollen en mate van invloed van de verschillende partijen in beeld te brengen, zijn zij verdeeld over vier rolgroepen. Krachtenveldanalyse:

e n loeders ers inwoners emeente uidplas

eslissers eeweten

irect omwonenden bestaande sc oollocaties

eeden en

uders an de inderen inderen ( sc olen

eewer en estuur

elan en ereni in en

emeenteraad sc oolbesturen

roject roep eebepalen

c ooldirecties ptioneel oor ienin en inderen ( sc olen

ndernemers

oele eranciers uit oerders

ebrui ers afnemers

In de bijlage is een doelgroepen/stakeholders-middelenmatrix opgenomen.

4

5.3

Analyse projectfase 1 (locatiekeuze nieuwbouw)

In de eerste projectfase voor de locatiekeuze voor de nieuwbouw van de scholen is gebleken dat er weerstand bestaat tegen het IJsselpark als permanente locatie voor een scholenboulevard. Daarnaast is gebleken dat er door derden via diverse media desinformatie is verspreid. Dit heeft geleid negatieve beeldvorming en vertraging in het project.

5.4

Informatie- en verwachtingsmanagement

Pro- en reactieve informatievoorziening en mediamonitoring. Voor de belanghebbenden/stakeholders is het belangrijk om te weten wat het proces is, wat de kaders zijn waarbinnen zij participeren, wat de mate van invloed is en wie de besluiten neemt. Het regelmatig en duidelijk communiceren over het proces voorkomt onnodige onduidelijkheid en wekt dan wel herstelt vertrouwen. Verder is het van belang om informatieverstrekking door derden te blijven monitoren en actief te reageren op desinformatie met feitelijke en controleerbare gegevens. Zodoende wordt getracht te voorkomen dat er onjuiste beelden ontstaan of zich gaan vastzetten. Dit komt ten goede aan het vertrouwen, de betrokkenheid en de voortgang in het project en de besluitvorming. De projectwebsite, social mediakanalen en het infopunt/vraagbaak (projectbureau@zuidplas.nl) worden hiervoor ingezet.

6

Participatieaanpak

In het participatieproces worden de reacties van de participanten voor permanente invulling van de locaties opgehaald. Hierbij worden ook de te koppelen functies/voorziening(en) betrokken en wordt er informatie gegeven over de directe openbare ruimte rond de schoolgebouwen. Zoals afgesproken, worden de resultaten uit het participatietraject in fase 1 waar mogelijk meegenomen bij permanente invulling van de locaties en het plan voor de directe openbare ruimte rond de scholen. Deze reacties/resultaten van het participatietraject worden meegenomen in de weging met diverse andere factoren die van belang zijn voor de verdere uitwerking van en besluitvorming over de permanente invulling van de locaties. Hierbij kan gedacht worden aan factoren zoals wet- en regelgeving, beleid, technische eisen, wensen van de scholen, veiligheid, bereikbaarheid, kosten en dergelijke. Vervolgens wordt naar de omgeving teruggekoppeld welke reacties wel/niet zijn verwerkt. Op deze manier wordt geborgd dat alle belangen zorgvuldig zijn afgewogen voordat er besluitvorming plaatsvindt.

6.1 Participatiedoelgroepen De huidige schoollocaties waar de nieuwe scholen worden gebouwd, bevinden zich in een woonwijk. De permanente invulling van de locaties zijn daarom vooral van belang voor de direct-omwonenden van de schoollocaties. En voor de ouders van de kinderen op de drie scholen en voor deze kinderen zelf. Zij worden waar mogelijk betrokken in de participatie. De participatie met de kinderen is afhankelijk van de wens en op initiatief van de schoolbesturen en -directies. De schil daaromheen, de rest van de wijk Zuidplas, wordt niet actief betrokken maar wel geïnformeerd. De meningen van de scholen worden via de stuurgroep en de externe projectgroepoverleggen kenbaar gemaakt en meegenomen in de belangenafweging en besluitvorming.

6.2 Participatieniveaus De participatie voor de massastudies en ontwerpen wordt ingestoken op de participatieniveaus Informeren en Raadplegen/meedenken. De participanten (direct-omwonenden van de schoollocaties, ouders en kinderen) worden dus betrokken door hen te informeren en te raadplegen/laten meedenken. Een hoger participatieniveau is hier niet zinvol omdat de permanente invulling van de locaties mede worden bepaald door de wensen van de schoolbesturen en andere factoren. Denk

5

hierbij aan factoren zoals: de wettelijke eisen voor onderwijshuisvesting, omgevingsfactoren, technische en financiële mogelijkheden en beperkingen. ie oor een nadere onderbouwin an de e participatieni eaus oo de in e ulde ‘Checklist afwe in s ader participatie‘ Z24.003065 (bijlage 3) behorend bij het Kader Participatie. De antwoorden op de vragen in het afwegingskader bepalen of participatie zinvol is. En zo ja, welke participatieniveaus en middelen daarbij passen.

6.2.1 Informeren Voor wat betreft de informatieverstrekking (niveau Informeren) is het van belang dat de participanten worden geïnformeerd over de opzet van het participatieproces, wat hun invloed wel/niet inhoudt en hoe hun meningen en ideeën worden meegewogen/meegenomen bij de permanente invulling van de locaties. Daarnaast is van belang duidelijke informatie te verschaffen over het besluitvormingsproces.

6.2.2 Raadplegen/meedenken Behalve door te informeren worden de participanten betrokken door hen te raadplegen/te laten meedenken (niveau Raadplegen/meedenken). Dit houdt in dat hun meningen en ideeën over de permanente invulling van de locaties in het participatieproces worden opgehaald. Daarna ontvangen zij terugkoppeling over de aanpassingen die naar aanleiding daarvan wel of niet zijn doorgevoerd.

6.3

Middelen

Tijdens het participatietraject worden verschillende middelen ingezet om de omgeving te betrekken. Bij het participatieniveau ‘Informeren’ passen middelen zoals bijvoorbeeld: fysieke bijeenkomsten, brieven, vragen- en antwoordenlijsten en online- en offlinekanalen waaronder de projectwebsite: www.zuidplas.nl/nieuwbouw-basisscholen-wijk-zuidplas. Bij het participatieniveau ‘Raadplegen/ meedenken’ past het ophalen van reacties via bijvoorbeeld fysieke bijeenkomsten en/of enquêtes. Voor de participatie door de kinderen zijn in dit plan als voorstel opgenomen: een ideeënatelier (kinderen 6-9 jaar) en een digitaal beeldplatform (kinderen 10-12 jaar). De participatie met de kinderen is afhankelijk van de wens en op initiatief van de schoolbesturen en -directies. Voor de terugkoppeling over de verwerking van de opgehaalde reacties, zijn middelen in te zetten zoals een terugkoppelbijeenkomst, brief en/of vragen- en antwoordenlijst. Een overzicht van alle middelen staat in de doelgroepen/stakeholdersmiddelen-matrix (bijlage 1).

6.4

Omgangsvormen/spelregels

Tijdens het participatieproces gelden voor de initiatiefnemer(s), de participanten en andere betrokken belanghebbenden, de volgende omgangsregels: we blijven redelijk, zijn eerlijk, gaan niet lobbyen, sluiten niet buiten, etcetera. Personen die zich niet houden aan deze omgangsregels worden door de gemeente uitgesloten van deelname aan het participatieproces.

7

Communicatiesporen

Gelet op partijen in het project en de belanghebbenden in het participatietraject hebben we te maken met projectcommunicatie en externe communicatie.

7.1

Projectcommunicatie

De samenwerking in en informatieverstrekking vanuit gemeentelijke projectteam (initiatiefnemer) over het project met en naar interne partijen en de scholen wordt verzorgd door de projectleider: - het organiseren van interne (projectteam) overleggen en overleggen met de scholen (externe projectteam). - het informeren van het interne en externe projectteam over ontwikkelingen in het project. 6

- het informeren en initiëren van overleggen met de betrokkenen binnen de gemeente, zoals: directieleden/bestuurders, stuurgroep en medewerkers/ambtenaren (PFO, project overleggen, stuurgroep overleggen, tussentijdse updates, etc.). - et indien nodi of ewenst op de oo te stellen an de raad ia informatienota’s o er de ontwikkelingen/voortgang in het project. - het onderhouden van contacten met en initiëren van de overleggen met eventuele externe stakeholders (zoals bijv. provincie, waterschap). De interne communicatie over het project richting de medewerkers van de gemeente Zuidplas via intranet BLIK verzorgt de communicatieadviseur gebiedsontwikkeling.

7.2

Externe communicatie en participatie

De externe communicatie vanuit de projectorganisatie wordt in dit participatietraject verzorgd door de communicatieadviseur gebiedsontwikkeling van de gemeente, in afstemming met de projectleider/team, gemeentelijke opdrachtgever en verantwoordelijke bestuurder. De schoolbesturen en –directies worden geïnformeerd over de plannen en uitvoering daarvan. Waar nodig en gewenst vindt afstemming plaats. Daarnaast hebben alle partijen een signalerings- en monitoringsfunctie.

8

Planning

De participatie kan van start nadat de participatienota (oplegger participatieplan) door het college is goedgekeurd. Afgesproken is dat de raad het participatieniveau mag bepalen. Voor het participatieniveau is in dit plan een onderbouwd voorstel gedaan. Zie hiervoor paragraaf 6.2 en bijlage 3: checklist afwegingskader participatie. In bijlage 2 is een indicatieve voorlopige planning voor de participatie opgenomen die tussentijds wordt bijgesteld. e e plannin is ‘op e an en‘ aan de projectplannin (projectplan). Op dit moment is het uitgangspunt dat eerst de PWA wordt gesloopt omdat dan de bestaande gymzaal kan blijven staan. Voorts wordt de PWA opnieuw gebouwd inclusief nieuwe gymzaal. Na oplevering van de nieuwe PWA en nieuwe gymzaal volgt de sloop van de Gideon, de Wingerd en de bestaande gymzaal. Daarna gaat de nieuwbouw van de Gideon en Wingerd van start. Gelet op het voorgaande, gaat naar verwachting het participatieproces voor de permanente invulling van de locatie van de PWA als eerste van start. En volgt het participatieproces voor de permanente invulling van de locatie van de Gideon en de Wingerd.

9 Documentatie en verslaglegging De verslaglegging van de participatie vindt op de volgende manieren plaats: • •

Er wordt verslag gemaakt van de bijeenkomsten; Er wordt een eindverslag opgesteld.

10 Begroting De kosten voor dit participatietraject bestaan uit de kosten voor de in te zetten middelen voor participatie (zaalhuur, dagvoorzitter, communicatiemateriaal e.d.) en voor de ambtelijke inzet (communicatieadviseur gebiedsontwikkeling). De verwachting is dat er gemiddeld ca. 8-12 uur per week nodig is, met name vanaf de start van het participatietraject (na vaststelling van de participatienota). Zodra het project naar de uitvoeringsfase gaat, nemen de uren aanzienlijk af.

7

Inzet en middelen

Kosten (euro’s)

Communicatieadviseur gebiedsontwikkeling gemiddeld 8-12 uur p/wk per 1-1-2025 tot voorlopig geplande afronding participatietraject eind Q4 2025. (uren fase 2 in 2024 en reguliere inzet voor project-communicatie na afronding participatietraject zijn hier niet meegenomen)

€ 45.760 – 68.640

Twee bijeenkomsten (incl catering, filmpjes, wanden, zaalhuur)

€ 10.000

Overig (o.m. beeldmateriaal, inrichting digitale middelen)

€ 1.000

Totaal

€ 56.760 – 79.640

Bijlagen Bijlage 1: doelgroepen/stakeholders-middelenmatrix Bijlage 2: voorlopige indicatieve planning Bijlage 3: checklist afwegingskader participatie Z24.003065

8

Bijlage 1 Doelgroepen/stakeholders-middelenmatrix Omwonen -den scholenlocatie s (wijk Zuidplas)

Ouders, leerlingen/kinderen

Belange nvereniginge n

Schooldirectie / medewerkers

Schoolbesturen

Uitnodigingen meedoen participatie

X

X

X

X

X

Uitnodiging Terugkoppeling

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Voorzieninge n

Ondernemers

Bewoners wijk Zuidplas

Interne organisatie

Raad

Pers

Uitnodigingen participatie

Stakeholder participatie (geborgd via projectteam)

X

Participatie- middelen fysiek en digitaal (MaakZuidplas) Fysieke bijeenkomsten

X

X

Digitaal beeldplatform (10-12 jr)

X

Ideeënatelier (6 -9 jr)

X

X

(X)

Digitale informatie

9

Website zuidplas.nl (projectwebsite en Zuidplas.nl/nieuws)

X

X

X

X

X

X

X

X

Intranet

X

X

X

X

X

X

Vraagbaak (e-mailadres)

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Facebook

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

X

Persberichten

X

Schriftelijke middelen Brieven

X

X

X

X

X

X

X

X

Artikel gemeentepagina Hart van Holland

X

X

X

X

X

X

X

X

Posters/beeld

X

X

X

10

Bijlage 2 Voorlopige indicatieve planning (wordt waar nodig tussentijds aangepast) e e plannin is oals ebrui elij ‘op e an en‘ aan de projectplannin (projectplan . Participatieplanning NBWZ 1

Vaststellen participatienota (en plan)

Q1 2025

2

Uitnodiging (brief naar omwonenden, ouders via scholen), 2 weken vooraf

Q2 2025

3

Participatiebijeenkomst omwonenden en ouders (presentatie massastudies, reacties ophalen, info vervolgproces), met verzoek aanmelding

Q2 2025

4

Uitnodiging vullen digitaal beeldplatform inrichting school (leerlingen 10-12 jr)

Q2 2025

5

Uitnodiging vullen ideeënatelier invulling schoolplein (kinderen 6-9 jr)

Q2 2025

6

Oplevering VO

7

Uitnodiging (brief naar omwonenden, ouders via scholen), 2 weken vooraf

8

Participatiebijeenkomst omwonenden en ouders (presentatie VO, reacties ophalen, info vervolgproces), met verzoek aanmelding

9

Opstellen verslag bijeenkomst (evt. naar omwonenden, ouders met reactietermijn). Evt. opstellen QA-lijst.

10

Informeren over VO (leerlingen 10-12 jr)

11

Informeren over VO (kinderen 6-9 jr)

12

Verwerking opgehaalde reacties in VO (>DO), (indien mogeljik en na weging); architect

13

Oplevering aangepast ontwerp (VO > DO) / DO (architect)

Q4 2025 (okt)

14

Uitnodiging terugkoppelbijeenkomst omwonenden en ouders (aangepaste ontwerpen / DO), met verzoek aanmelding

Q4 2025 (okt/nov)

15

Terugkoppelbijeenkomst omwonenden en ouders (aanpassing VO > DO)

Q3 2025 (aug/sept)

Q3 2025 (sept/okt)

11

14

Informeren over DO (leerlingen 10-12 jr)

15

Informeren over DO (kinderen 6-9 jr)

16

Opstellen verslag terugkoppelbijeenkomst (evt. naar omwonenden, ouders met reactietermijn). Evt. opstellen QA-lijst.

17

Brief (omwonenden, ouders via scholen) informeren vervolgproces/ procesinformatie

18

Eindverslag participatie (ontwerp schoolgebouw 1)

19

Bekendmaken / delen eindverslag participatie (ontwerp schoolgebouw 1)

Q4 2025 (nov/dec)

Q4 2025 (nov/dec)

Bijlage 3 Checklist afwegingskader participatie, incl. toelichting (apart bijgevoegd)

12