Memo Nieuwbouw scholen wijk Zuidplas participatie Z25.001075

*Z25.001075*

Memo

onderwerp Project Nieuwbouw scholen wijk Zuidplas ter attentie van

datum 04/04/2025

kenmerk Z25.001075

kopie aan

bijlage

afzender R.E.B. Dorst/L.F.L.L. Everaert

telefoon 0180-330300

e-mail projectbureau@zuidplas.nl

cluster Projectmanagement Bureau

Aanleiding Tijdens de PC samenleving van 1 april 2025 zijn er aan de raad de volgende toezeggingen gedaan, het toesturen van: 1. Het projectplan voor de tijdelijke en permanente huisvesting 2. Een memo betreffende de (verschillen tussen de) participatieniveaus: wat wordt nu voorgesteld en hoe verschillen de andere tredes Adviseren en Co-produceren in dat voorstel, in relatie tot de bestaande kaders voor dit participatietraject (bv. IHP, onderwijsvisie, etc). Deze memo beschrijft de (verschillen tussen de) participatieniveaus voor de participatie voor de tijdelijke schoollocaties. Hierbij is het doel om inzichtelijk te maken wat de participatie zou inhouden als er voor andere participatieniveaus zou worden gekozen, dan de thans voorgestelde niveaus in het participatieplan en de -nota. Daarin zijn de participatieniveaus Informeren en Raadplegen voorgesteld als resultaat van de toepassing van het Afwegingskader Participatie. Om op voorhand meer inzicht te geven in de diverse participatieniveaus is een toelichting bijgevoegd genaamd ‘Participatieladder en -niveaus – april 2025‘. Verder is bekend dat voor het bepalen van de participatieniveaus de Checklist Afwegingskader Participatie wordt gebruikt. Hierin wordt een aantal vragen gesteld. De antwoorden daarop bepalen of participatie zinvol is. En zo ja, welke participatieniveaus en middelen daarbij passen.

In de vragen wordt onder andere gepeild wat de fysieke en maatschappelijk/politieke impact van een plan is, of er voldoende ruimte is voor keuzes en alternatieven en of er aan randvoorwaarden is voldaan zoals tijd en geld. Hieronder volgt de beschrijving van de andere participatieniveaus. Participatieniveau 3 Adviseren Inwoners krijgen informatie over een onderwerp, overleggen daarover en komen tot een advies aan raad of college over dat onderwerp. Denk bijvoorbeeld aan adviesraden, klankbordgroepen en jury’s. Deelname vergt een redelijke tijdsinvestering. Inwoners nemen een duidelijke verantwoordelijkheid: ze zijn aanspreekbaar op hun advies. College en raad kunnen (een deel van) het advies naast zich neerleggen, maar ze zullen richting inwoners wel uitvoerig moeten beargumenteren waarom ze dat doen.

Pagina 1 van 4

onderwerp Project Nieuwbouw scholen wijk Zuidplas

registratienummer Z25.001075

Het verschil met het participatieniveau Raadplegen is dat bij Adviseren een adviesraad of klankbordgroep met participanten wordt opgezet, en dat het college of de raad wanneer zij afwijken van het advies of de wensen van participanten dat moeten motiveren. In het huidige participatieplan en nota is naast ‘Raadplegen‘ opgenomen dat participanten terugkoppeling ontvangen over de resultaten van de participatie. Dit houdt in dat wordt gemotiveerd wat er met de resultaten is gedaan en hoe dit zich verhoudt tot de gemaakte keuze. Gelet op bovenstaande omschrijving van Adviseren betekent de keuze voor het participatieniveau Adviseren dat er een langdurig traject volgt. Dit nog afgezien van de tijd die gemoeid is met het opstellen van een nieuw participatieplan en -nota en de vaststelling daarvan. Daarna moet er een klankbordgroep opgezet worden. Dit betekent dat er kandidaten geworven moeten worden, waarna een selectie volgt om een klankbordgroep samen te stellen die de overige participanten vertegenwoordigt. Vervolgens moeten de leden van de klankbordgroep samen binnen een bepaalde tijd een advies (voorkeur tijdelijke locatie) uitbrengen. Het is belangrijk dat zij tot één advies komen waar zij allen achter staan. Eventuele meningsverschillen moeten zij zelf coördineren. Geschatte tijdlijn vanaf 15 april 2025 Nieuw participatieplan en -nota BenW PC Samenleving Raad voor de raad vast)

week 19, 6 mei week 23, 3 juni week 27, 8 juli, agenda waarschijnlijk al vol zeer waarschijnlijk september (het presidium stelt de agenda

Indien voor de zomer vastgesteld (onwaarschijnlijk) Als de nota voor de zomer wordt vastgesteld, kan in september begonnen worden met het samenstellen van een klankbordgroep (6 weken). Aanvang begin september, medio oktober klankbordgroep rond > week 42, 13 oktober 2025. Aanvang participatietraject op zijn vroegst > eind oktober 2025 > week 44, 27 oktober 2025. Indien na de zomer vastgesteld (zie bijgevoegd stappenplan met planning) Als de nota na de zomer in september of oktober wordt vastgesteld, dan kan op zijn vroegst in oktober begonnen worden met de samenstelling van een klankbordgroep (6 weken), hierna: kbg. Aanvang begin oktober, medio november klankbordgroep rond > week 47, 17 november 2025. Aanvang participatie op zijn vroegst > eind november 2025 > week 48, 24 november 2025. De verwachting is derhalve minimaal een half jaar vertraging voor de start van participatie. Verwachte extra kosten Er zijn extra kosten gemoeid met het opnieuw opstellen van een participatieplan en -nota, en de keuze voor een langduriger participatietraject vanwege de keuze voor een ander participatieniveau. Dit vraagt extra inzet van de communicatieadviseur gebiedsontwikkeling.

Dit nog afgezien van de inzet van de overige projectteamleden, mogelijk stijgende bouwkosten door vertraging in het project, etcetera Extra inzet vanwege minimaal half jaar vertraging: Opstellen van een nieuw participatieplan en -nota, en besluitvorming (week 17-48) 31 weken x 8 uur x € 110,- = € 27.280,Extra inzet (±16 weken) vanwege langduriger (participatie)traject: Inzet kbg (aanvankelijk 31 weken +6 weken kbg-vorming, 5x 2-wekelijkse kbg-bijeenkomsten > +10 weken > totaal +16 weken) > 16 weken x 8 uur x € 110,- = € 14.080,-.

Pagina 2 van 4

onderwerp Project Nieuwbouw scholen wijk Zuidplas

registratienummer Z25.001075

Totaal verwachte extra kosten € 41.360,(excl. inzet van de overige projectteamleden, mogelijk stijgende bouwkosten, etcetera.) Participatieniveau 4. Co-produceren Inwoners nemen deel aan de beleids- of planvorming. Samen met beleidsambtenaren en eventueel externe deskundigen werken inwoners voorstellen uit. Ze investeren relatief veel tijd en nemen ook verantwoordelijkheid: ze zijn (mede-) aanspreekbaar op de geleverde voorstellen/plannen. College en raad moeten het resultaat zwaar mee laten wegen in de besluitvorming en veel aandacht geven aan terugkoppeling naar de deelnemers. Het college neemt wel het uiteindelijke besluit. Een participatietraject op basis van het niveau Co-produceren zal een langdurig traject zijn. Er moet een vorm van adviesraad bestaande uit bewoners opgezet worden. Er moeten multi-disciplinaire werkgroepen georganiseerd worden voor het bespreken van de voor- en nadelen van de mogelijke locaties. Samen met ambtenaren werken zij vervolgens een voorstel/advies uit binnen de beperkte ruimte voor planvorming vanwege wet- en regelgeving. Het project voor de tijdelijke huisvesting bevindt zich niet in de beleids- of planvormingsfase waarin nog voorstellen voor planvorming gedaan kunnen worden. Al zou dat wel zo zijn, dan nog biedt het onderwerp van participatie, de keuze van de tijdelijke schoollocatie, daar zeer beperkte ruimte voor.

Dit vanwege het feit dat onderwijshuisvesting gebonden is aan wet- en regelgeving, zoals het Integraal Huisvestingsplan Onderwijs (IHP), Wet Primair Onderwijs (WPO) en Verordening voorzieningen huisvesting scholen Zuidplas 2015. Verder moet er o.a. gekeken worden naar zaken als bereikbaarheid, verkeersveiligheid, etcetera. Dit maakt dat er beperkte ruimte is voor gezamenlijke planvorming over het maken van een locatiekeuze. Ook betekent dit dat er slechts een gering aantal locaties voldoen aan de eisen en dus geschikt (te maken) zijn als tijdelijke schoollocatie. Ook bij dit participatieniveau is nog afgezien van de duur van dit traject, daaraan voorafgaand nog tijd gemoeid met het opstellen van een nieuw participatieplan en -nota en de vaststelling daarvan. Daarnaast is vanwege capaciteitstekort inhuur nodig van een procesbegeleider om het proces van coproduceren te begeleiden. Geschatte tijdlijn en verwachte extra kosten De geschatte tijdlijn is vergelijkbaar met die zoals hierboven geschetst voor het participatieniveau Adviseren. De verwachte extra kosten zijn niet geheel vergelijkbaar, omdat hier ook extra kosten gemoeid zijn met de inhuur van voornoemde procesbegeleider (+6 weken adviesraad-vorming, 5x bijeenkomsten/workshop +10 weken > totaal +16 weken) > 16 weken x 4 uur = 64 uur.

Totaal verwachte extra kosten € 41.360,- + extra kosten externe inhuur (P.M.) Slot Met bovenstaande beschrijving is inzicht gegeven in de andere participatieniveaus Adviseren en Coproduceren. Voor beide participatieniveaus geldt dat wanneer zij worden toegepast, er veel vertraging optreedt in het project en er extra kosten mee gemoeid zijn. Tijd en geld zijn beide randvoorwaarden uit de Checklist Afwegingskader Participatie. Het college heeft besloten voor het participatietraject voor de locatiekeuze van de tijdelijke school, de participatieniveaus Informeren en Raadplegen via een participatienota voor te leggen aan de raad. De projectgroep heeft de 1e bewonersbijeenkomst in het kader van het participatieproces voorlopig gepland op 15 mei 2025.

Pagina 3 van 4

onderwerp Project Nieuwbouw scholen wijk Zuidplas

registratienummer Z25.001075

Bijlagen 1. Stappenplan NBWZ niveau Adviseren met planning 2025-2026 (A25.001121) 2. Participatieladder en -niveaus – april 2025 (A25.001086)

Pagina 4 van 4