GEWIJZIGD Rv Instellen werkgroep evaluatie pilot efficiënter vergaderen R25.000069

*R25.000069*

Raadsvoorstel

registratienummer

onderwerp Rv Instellen werkgroep evaluatie pilot efficiënter vergaderen

R25.000069

portefeuillehouder

behandelend ambtenaar

Presidium

J. van Houwelingen

datum

bijlagen

Openbaar, besloten of geheim

30/6/2025

1

Openbaar

raadsvergadering 08/07/2025

Aan de raad van de gemeente Zuidplas Toelichting op de beslispunten De raad heeft in het voorjaar 2025 twee pilots uitgevoerd met het oog op efficiënter vergaderen: - Pilot 1: Technische vragen worden vooraf schriftelijk afgehandeld. - Pilot 2: Introductie van een spreektijdregeling in raadsvergaderingen. Zoals afgesproken dient deze werkwijze geëvalueerd te worden vóór het zomerreces, zodat de evaluatie na de zomer kan worden besproken. Om de pilots te evalueren dient er een werkgroep ingesteld te worden. Beslispunten 1. De werkgroep evaluatie pilot efficiënter vergaderen instellen; 2. De onderstaande raadsleden te benoemen tot lid van de werkgroep: - de heer W.J. Verdoes (CU/SGP) - de heer P. Molenaar (VVD) - de heer B.P.J. de Ruiter (CDA) - de heer M.B.W. Clavaux (D66) - de heer P.A. van Drenth (NEZ) - mevrouw S. Baas (SP) - mevrouw Leliënhof (Groep Leliënhof) - de heer M. Damen (GroenLinks/PvdA) - de heer W.A. Van (Groep Van) - mevrouw S. Pouwels (Groep Pouwels) De heer R. Adriaanse zal als voorzitter zonder stemrecht vanuit het presidium aansluiten bij der werkgroep. Inhoud van het voorstel • Aanleiding Uit onderzoek en diverse bijeenkomsten en gesprekken met de gemeenteraad is gebleken dat de vergaderdruk als hoog ervaren wordt, wat ten koste gaat van de efficiëntie en effectiviteit van de besluitvorming.

In de zomer van 2024 is hierover navraag gedaan bij onder andere raadsleden, fractieadviseurs en ambtelijke medewerkers, waarin knelpunten zoals lange vergaderingen, herhaling van discussies en onduidelijkheid over de rol van programmacommissies naar voren kwamen. Tijdens de raads-tweedaagse en het daaropvolgende overleg in het najaar van 2024 zijn voorstellen gedaan om deze knelpunten aan te pakken. Op basis hiervan zijn er twee pilots voorgesteld om de pagina 1 van 3

onderwerp Rv Instellen werkgroep evaluatie pilot

registratienummer R25.000069

vergaderdruk te verminderen en de kwaliteit van de besluitvorming te verbeteren. Beoogd effect Het installeren van een werkgroep die de pilot efficiënter vergaderen zal evalueren en een voorstel zal maken voor de raad. Wettelijk kader Het wettelijk kader treffen we aan in de artikelen 63 t/m 72 Reglement van Orde (RvO). Financiën Het instellen van deze werkgroep vraagt capaciteit van de griffie, maar heeft geen verdere specifieke financiële consequenties. Communicatie / participatie Het genomen besluit van de gemeenteraad zal op de gebruikelijke wijze worden gepubliceerd. De werkgroep vergadert in openbaarheid, tenzij zij om haar moverende redenen besluit om in beslotenheid te vergaderen. Aanpak De werkgroep krijgt de opdracht mee de pilot efficiënter vergaderen te evalueren. De evaluatie richt zich op: • De impact op de duur van de vergaderingen. • De mate waarin de regeling heeft bijgedragen aan efficiëntere debatten. • De ervaringen van fracties en het college met de regeling. • Eventuele aanpassingen voor een definitieve invoering. Hierbij zal gebruik gemaakt worden van een digitale enquête voor raadsleden, fractie-adviseurs, college leden en griffie. Deze enquête zal in juli 2025 uitgezet worden met een looptijd van 10 dagen.

Het concept evaluatiememo van de analyseresultaten met conclusies en aanbevelingen wordt gedeeld met de leden van de raad, om direct na het zomerreces over de resultaten en aanbevelingen te kunnen spreken. Eerst zal er een gesprek met de raad in een informele setting plaatsvinden voordat resultaten en aanbevelingen publiekelijk besproken worden. Na deze bespreking zal de evaluatie geagendeerd worden in de programmacommissie Bestuur en Middelen. Hierna zal de evaluatie geagendeerd worden voor de raadsvergadering. Op basis van de evaluatie wordt een voorstel gedaan aan de raad over de voortzetting of aanpassing van het Reglement van Orde. De werkgroep eindigt om rechtswege op de einddatum 1 januari 2026. Bijlagen Bijlage 1: Rv Pilot efficiënter vergaderen (R25.000023)

pagina 2 van 3

onderwerp Rv Instellen werkgroep evaluatie pilot

registratienummer R25.000069

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Zuidplas; gelezen het voorstel van 25 maart 2025; gelet op artikelen van 63 t/m 72 Reglement van Orde; besluit: 1. De werkgroep evaluatie pilot efficiënter vergaderen instellen; 2. De onderstaande raadsleden te benoemen tot lid van de werkgroep: - de heer W.J. Verdoes (CU/SGP) - de heer P. Molenaar (VVD) - de heer B.P.J. de Ruiter (CDA) - de heer M.B.W. Clavaux (D66) - de heer P.A. van Drenth (NEZ) - mevrouw S. Baas (SP) - mevrouw Leliënhof (Groep Leliënhof) - de heer M. Damen (GroenLinks/PvdA) - de heer W.A. Van (Groep Van) - mevrouw S. Pouwels (Groep Pouwels) De heer R. Adriaanse zal als voorzitter zonder stemrecht vanuit het presidium aansluiten bij der werkgroep. Aldus besloten in de openbare vergadering van 08/07/2025

De raad voornoemd, De griffier,

De voorzitter,

M.L. Engelsman

J.F. Weber

pagina 3 van 3