Getekend Rv Verbeteragenda Quick Scan Lokale Democratie R21.000032

gemeente

Zuidplas

Raadsvoorstel registratienummer

onderwerp

R21.000032

Verbeteragenda Quick Scan Lokale Democratie

raadsvergadering 08/06/2021

portefeuillehouder

behandelend ambtenaar

mw. C.M. Bon-van de Griek

I.A.C. de Groot

datum

bijlagen

Openbaar, besloten

06/04/2021

5

Openbaar

o f geheim

Aan de raad van de gemeente Zuidplas Toelichting op de beslispunten De Verbeteragenda is opgesteld naar aanleiding van de in 2020 in opdracht van de raad uitgevoerde Quick Scan Lokale Democratie naar de staat van de lokale democratie in Zuidplas. De Verbeteragenda bestaat uit vijf verbeterpunten met het doel om de lokale democratie te versterken, waaraan verschillende voorgestelde acties zijn verbonden. De verbeterpunten raken onder andere participatie, zichtbaarheid van de raad, communicatie en samenwerking. Beslispunten 1. De Verbeteragenda van de Quick Scan Lokale Democratie vast te stellen en daarmee uitvoering te geven aan de vijf verbeterpunten: a. Heldere verwachtingen in participatie. b. Communicatie vanuit inwonersperspectief. c. Startnotitie bij majeure thema’s. d. Versterken zichtbaarheid gemeenteraad. e. Werkconferentie raad, college en ambtelijke organisatie. Inhoud van het voorstel • Aanleiding Bij de start van de bestuursperiode in 2018 wilde de raad stappen zetten op het gebied van het versterken van de lokale democratie. De raad heeft daarom de raadswerkgroep Opfrissen Lokale Democratie geformeerd.

De raadswerkgroep heeft de drie lijnen zoals genoemd in een brief van de minister van Buitenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties (BZK) als uitgangspunt genomen: de verbinding tussen bestuur en inwoners, de toerusting van politieke ambtsdragers en een weerbare lokale democratie. De werkgroep is volgens die drie lijnen aan de slag gegaan en heeft zich in dat kader gemeld voor Democratie in Actie (DiA), een programma van de VNG, het ministerie van BZK, de Vereniging voor Raadsleden en de Vereniging van Griffiers. Het programma DiA is opgezet om gemeenten te ondersteunen bij het versterken en vernieuwen van de lokale democratie. De Quick Scan Lokale Democratie (QSLD) maakt onderdeel uit van dat programma. Naast Zuidplas hebben inmiddels dertig andere gemeenten deelgenomen aan de QSLD. Het doel van de QSLD is om in kaart te brengen hoe de lokale democratie in Zuidplas ervoor staat en om hierin vervolgens een verbeterslag te maken. Eind 2019 is de raad gestart met het QSLD-traject. In maart 2020 is een uitgebreide vragenlijst uitgezet onder raadsleden, collegeleden, de ambtelijke organisatie en inwoners. De resultaten van deze vragenlijst zijn gebundeld in een rapport (bijlage 3). pagina 1 van 7

gemeente

Zuidplas onderwerp Verbeteragenda. Quick Scan Lokale Democratie

registratienummer R21.000032

Het belang van de QSLD wordt nog eens benadrukt in de Staat van het Bestuur 2020. Daaruit blijkt onder meer dat het lokale bestuur steeds minder zichtbaar is voor inwoners. Inwoners weten vaak niet wie hun lokale vertegenwoordigers en bestuurders zijn. Participatie blijkt ook steeds belangrijker te worden. In het begin van het traject is een begeleidingsgroep ingesteld bestaande uit inwoners, raadsleden en collegeleden. De begeleidingsgroep werd ondersteund door DiA en het ministerie van BZK. De begeleidingsgroep heeft de resultaten uit de vragenlijst van de QSLD geanalyseerd en op basis daarvan de vijf verbeterpunten voor de lokale democratie geformuleerd. Deze verbeterpunten zijn opgenomen in de voorliggende Verbeteragenda. De Verbeteragenda is een instrument van het ministerie van BZK en behoort tot het QSLD-traject. De vragenlijst bij de QSLD diende als inventarisatie, de Verbeteragenda dient als concreet instrument om de lokale democratie te versterken. Een aantal verbeterpunten die genoemd zijn in de Verbeteragenda zijn tevens meegenomen in het Kader Participatie dat door het college is opgesteld. Het Kader Participatie geeft grotendeels uitwerking aan verbeterpunten a en b . De vijf verbeterpunten uit de Verbeteragenda zijn als volgt: a.

Heldere verwachtingen in participatie Inwoners hebben aangegeven dat hun verwachtingen van participatietrajecten vaak anders liggen dan de verwachtingen van de gemeente. Om dat te ondervangen en de verwachtingen beter op elkaar af te stemmen, en vooral vooraf te expliciteren, is dit verbeterpunt in de Verbeteragenda opgenomen. b. Communicatie vanuit inwonersperspectief Dit verbeterpunt zet in op verbetering van de communicatie met inwoners door onder andere terug te koppelen naar inwoners, minder vakjargon te gebruiken en interactieve media beter te benutten. c. Startnotitie bij majeure thema’s Het (her)ontwikkelen van het instrument startnotitie kan de kaderstellende rol van de gemeenteraad versterken. Een startnotitie geeft tevens richting aan participatietrajecten. d. Versterken zichtbaarheid gemeenteraad Uit de QSLD blijkt dat de gemeenteraad niet altijd zichtbaar is in de samenleving. Dit verbeterpunt is opgenomen om de collectieve zichtbaarheid van de raad te verbeteren, zodat het werk van de raad onder de inwoners, organisaties e.d. meer bekendheid krijgt en de raad voor inwoners ook makkelijker bereikbaar wordt. e. Werkconferentie raad, college en ambtelijke organisatie Een duidelijk punt dat uit de QSLD naar voren komt, is het samenspel tussen raad, college en ambtelijke organisatie.

Door middel van een werkconferentie kunnen we dit onderwerp aansnijden en hier verbeteringen in doorvoeren. • Argumenten 1.1. Het vaststellen van de Verbeteragenda is van belang Het vaststellen van de Verbeteragenda is van belang om te laten zien dat zorgen vanuit inwoners, raad, college en ambtelijke organisatie serieus genomen worden. De gemeente Zuidplas houdt zich via verschillende trajecten al bezig met het versterken van de lokale democratie. De QSLD en de Verbeteragenda zijn daaraan een belangrijke toevoeging. De QSLD laat zien dat de gemeente Zuidplas er goed voorstaat met betrekking tot lokale democratie, maar dat er nog steeds verbeterpunten zijn. Het aanpakken van de verbeterpunten versterkt de lokale democratie en daarmee het vertrouwen van inwoners in de gemeente. Nu met behulp van de vragenlijst van de QSLD de verbeterpunten in kaart zijn gebracht, kan de gemeente Zuidplas gericht aan de slag met het aanpakken van deze punten. Aan pagina 2 van 7

gemeente

Zuidplas onderwerp Verbeteragenda Quick Scan Lokale Democratie

registratienummer R21.000032

de slag gaan met de Verbeteragenda zou een mooie impuls geven aan het versterken van de lokale democratie. 1.2. De verbeterpunten beogen de lokale democratie te versterken De verbeterpunten uit de Verbeteragenda zijn gebaseerd op de opbrengst uit de QSLD. De uitkomsten van de QSLD zijn duidelijk, ondanks dat het niet per se een representatief onderzoek betreft. De QSLD brengt in kaart hoe de lokale democratie er in Zuidplas voorstaat. De QSLD laat tevens zien welke prioritering inwoners, raadsleden, collegeleden en ambtenaren geven aan verbeteracties ten aanzien van de versterking van de lokale democratie. De oproep vanuit de respondenten geeft alle aanleiding om de vijf verbeterpunten te benoemen en hierbij acties te formuleren. a. Heldere verwachtingen in participatie Het is van belang om heldere verwachtingen te scheppen in participatietrajecten. Inwoners geven aan (onder andere in de open antwoorden (bijlage 4)) dat zij vaak het gevoel hebben dat het geen zin heeft om input te leveren tijdens participatietrajecten. Inwoners geven aan dat zij vaak voorafgaand aan een participatietraject niet helder hebben wat de knoppen zijn waaraan zij nog kunnen draaien. Dit kan wel eens in teleurstelling eindigen, wanneer het in de beleving van de inwoners lijkt dat zaken vooraf al vaststaan. Soms is dat inderdaad het geval, soms niet.

Daarom moet heel helder aan de voorkant van het proces duidelijk zijn waarop de inwoners kunnen inspreken en welke ruimte zij daarvoor hebben. Wanneer voorafgaand duidelijk is wat er van inwoners verwacht wordt en wat inwoners van de gemeente kunnen verwachten, kan teleurstelling worden voorkomen. Vandaar dat heldere en duidelijke communicatie naar inwoners voorafgaand aan consultatie van wezenlijk belang is. Om hier invulling aan te geven is er in het Kader Participatie een participatie-checklist opgenomen. Deze checklist beoogt aan de voorkant zaken met betrekking tot participatie helder te krijgen, waardoor de verwachtingen beter te managen zijn. Naast het managen van de verwachtingen van inwoners, is het ook goed om naar de rol van de gemeenteraad in participatietrajecten te kijken. De representatieve en participatieve democratie staan soms op gespannen voet met elkaar. Het is daarom zinvol om helder te krijgen wat een ieders rol is met betrekking tot participatie en welke verwachtingen daarbij komen kijken. De (her)ontwikkeling van de startnotitie zoals genoemd in verbeterpunt c kan hierbij behulpzaam zijn. Dit kan ook een eventueel thema zijn bij de werkconferentie zoals genoemd in verbeterpunt e. b. Communicatie vanuit inwonersperspectief Inwoners willen graag laagdrempelig contact kunnen leggen met de gemeente.

De belangrijkste verbeterpunten voor de gemeente zijn volgens de uitkomst van de QSLD een actieve open luisterende houding van raad, college en ambtenaren, duidelijker maken hoe besluiten worden genomen en duidelijker maken wat de resultaten van gemeentebeleid zijn (bijlage 3). Vandaar dat communicatie vanuit inwonersperspectief opgenomen is als verbeterpunt. De zes aanbevolen actiepunten bij dit verbeterpunt hebben als doel om de communicatie met inwoners te verbeteren en laagdrempeliger te maken. Actiepunten bij dit verbeterpunt zijn ook opgenomen in het Kader Participatie, omdat communicatie participatie raakt. c. Startnotitie bij majeure thema's Samenhangend met het verwachtingsmanagement ten aanzien van participatietrajecten, is het instrument startnotitie. Startnotities kunnen worden gebruikt om de kaderstellende rol van de gemeenteraad te versterken. Door voorafgaand aan een majeur traject een startnotitie op te stellen, geeft de gemeenteraad het college aan de voorkant kaders mee. Dit verduidelijkt het opdrachtgever- en opdrachtnemerschap. Binnen deze kaders kan het college aan de slag met het traject en, bijvoorbeeld, pagina 3 van 7

gemeente

Zuidptas onderwerp Verbeteragenda Quick Scan Lokale Democratie

registratienummer R21.000032

participatietrajecten opzetten. Een startnotitie kan daarmee ook bijdragen aan het verwachtingsmanagement ten aanzien van participatie. Dit raakt daarmee verbeterpunt a. Duidelijkheid vooraf voorkomt discussie achteraf. Een traject begint en eindigt zo bij de raad. d. Versterken zichtbaarheid gemeenteraad Uit de QSLD blijkt dat de gemeenteraad niet altijd even zichtbaar is in de samenleving (bijlage 3). Dit signaal is al eerder naar voren gekomen in het Bestuurskrachtonderzoek van 2013 en het rapport over opfrissen lokale democratie van 2017 gebleken. Nu dit signaal meerdere keren opeenvolgend uit de samenleving komt, dan ligt het voor de hand om te werken aan de vergroting van de zichtbaarheid van de gemeenteraad als collectief. Een aantal middelen om dat te doen zijn genoemd als actiepunten bij dit verbeterpunt, zoals intensiever gebruik van sociale media en het vaker organiseren van Raad Erop Uit. Het doel van het zichtbaarder maken van de raad is om meer mensen kennis te laten maken met de raad en wat hij doet. Het vergroten van de zichtbaarheid maakt dat inwoners ook makkelijker hun weg weten te vinden naar de raad. Een ander aspect van de zichtbaarheid van de gemeenteraad is de zichtbaarheid in het (besluitvormings)proces. Het is niet altijd voor alle partijen duidelijk hoe en wanneer de raad aan zet is.

Waar speelt de raad in het proces een rol? Waar vindt de raad dat hij een rol te spelen heeft? Deze en andere verwante aspecten kunnen aan de orde komen in de startnotitie (zoals benoemd in verbeterpunt c). ' e. Werkconferentie raad, college en ambtelijke organisatie In de QSLD (bijlage 3) komt duidelijk naar voren dat de samenwerking tussen de gemeenteraad, het college en de ambtelijke organisatie verbeterd kan worden. Zowel raadsleden, collegeleden als ambtenaren geven aan dat zij dit een van de belangrijkste verbeterpunten vinden. Het verbeteren van de cultuur versterkt de samenwerking tussen de drie partijen. Vandaar dat wordt voorgesteld om een gesprek te organiseren tussen raad, college en ambtelijke organisatie met het doel het samenspel te verbeteren. Op de werkconferentie kan het gesprek met elkaar worden aangegaan om meer duidelijkheid te krijgen over de rollen, verantwoordelijkheden en verwachtingen van de drie partijen. De opbrengst van deze werkconferentie kan tevens gebruikt worden als input voor de nieuwe gemeenteraad 'in 2022. a Kanttekeningen 1.1. De uitvoering van de Verbeteragenda vereist actieve inzet van raad De Verbeteragenda vraagt iets van de raad. Met het vaststellen van de Verbeteragenda committeert de raad zich aan de verbeterpunten zoals die omschreven zijn in de Verbeteragenda.

De QSLD is uiteindelijk door 15 van de 47 raadsleden en fractie-adviseurs ingevuld. Dit is geen hoog aantal. De raad zal zich moeten inspannen om de verbeterpunten uit de Verbeteragenda door te voeren, maar zal hier ook voor worden beloond. De verbeterpunten zijn er deels op gericht om de raad in een betere positie te zetten en de relatie met inwoners te versterken. Dit bevordert de lokale democratie. 1.2 De Verbeteragenda beoogt de zichtbaarheid van de raad als collectief te vergroten Een verbeterpunt uit de Verbeteragenda is het versterken van de zichtbaarheid van de raad als collectief. Raadsleden treden vaak als fractie naar buiten, maar niet zozeer als raad als geheel. Sommige fracties hebben eerder aangegeven dat zij liever als fractie naar buiten willen treden. Wanneer de raad zich als collectief meer laat zien is de raad echter makkelijker te vinden voor inwoners en wordt het duidelijker wat de raad doet. Eind 2019 is hiermee geëxperimenteerd door het organiseren van ‘Raad Eropuit’ waarbij raadsleden collectief omtrent een thema de wijken in zijn getrokken. Dit werd zowel door alle aanwezige raadsleden als inwoners als erg positief ervaren. Raadsleden en inwoners pagina 4 van 7

gemeente

Zuidplas onderwerp Verbeteragenda QuickScan Lokale Democratie

registratienummer R21.000032

waren enthousiast over het directe contact en de kleinschaligheid ervan. Inwoners meldden tevens bij de raadsleden het te waarderen hen niet alleen in verkiezingstijd te zien. Bovendien zijn er thema’s waarmee de gemeenteraad als collectief naar de samenleving kunnen optreden, zeker wanneer dat in de beeldvormende fase van de besluitvorming is. Beoogd effect Het beoogd effect van dit raadsvoorstel is om de Verbeteragenda zoals deze is geformuleerd door de begeleidingsgroep van de QSLD vast te stellen, om vervolgens aan de slag te gaan met de verbeterpunten die in deze Verbeteragenda zijn opgenomen. Het doel daarvan is om de lokale democratie in Zuidplas te versterken. Dat zou gemeten kunnen worden door over een aantal jaren opnieuw deel te nemen aan de QSLD. Wettelijk kader Niet van toepassing. Beleidskader Kamerbrief plan van aanpak voor versterking lokale democratie en bestuur Kamerbrief over voortgang versterking en vernieuwing van de lokale democratie Financiën De financiering van de Verbeteragenda past binnen beschikbare budgetten. De eerste twee verbeterpunten in de Verbeteragenda (heldere verwachtingen in participatie en communicatie vanuit inwonersperspectief) zijn onderdeel van het door het college opgestelde Kader Participatie.

De overige drie verbeterpunten (Startnotitie bij majeure thema’s, versterken zichtbaarheid gemeenteraad en werkconferentie raad, college en ambtelijke organisatie) zijn onderdeel van het werkbudget van de gemeenteraad. Communicatie / participatie Het QSLD-traject is vanaf het begin begeleid door een begeleidingsgroep. Deze begeleidingsgroep bestond uit twee inwoners, vier raadsleden uit de raadswerkgroep Opfrissen Lokale Democratie, een wethouder en de burgemeester. De begeleidingsgroep is een aantal keer bij elkaar gekomen om de voortgang van de QSLD te bespreken en om uiteindelijk de verbeterpunten voor de Verbeteragenda te formuleren. In maart 2020 is tevens de QSLD uitgezet onder inwoners, raadsleden (en fractie-adviseurs), collegeleden en de ambtelijke organisatie. De respons op de vragenlijst was als volgt: Aantal deelnemers

Aantal uitgenodigd

Respons

Inwoners

645

N.v.t.

N.v.t.

Raadsleden

15

47

32%

Collegeleden

5

5

100%

Ambtenaren

73

229

32%

Aanpak Wanneer de gemeenteraad de Verbeteragenda vaststelt, kunnen we aan de slag met de uitvoering. Het bestaan van de raadswerkgroep Opfrissen Lokale Democratie is gekoppeld aan het monitoren van de uitvoering van de Verbeteragenda. In de raadswerkgroep ligt hier dan ook focus op. De gemeenteraad pagina 5 van 7

gemeente

Zmdplas onderwerp Verbeteragenda Quick Scan Lokale Democratie

registratienummer R21.000032

wordt door de griffie geïnformeerd over de voortgang van de uitvoering van de Verbeteragenda, conform de planning in de Verbeteragenda. Wanneer de Verbeteragenda volledig is uitgevoerd en de werkgroep Opfrissen Lokale Democratie wordt opgeheven, wordt er teruggekeken op het traject en wordt de raad hier tevens over geïnformeerd. Bijlagen 1. Verbeteragenda Quick Scan Lokale Democratie (Z20.003528) 2. Toelichting Verbeteragenda (Z20.003537) 3. Hoofdrapport Quick Scan Lokale Democratie Gemeente Zuidplas (Z20.003004) 4. Open antwoorden QSLD Gemeente Zuidplas (Z20.003005) 5. Tabellenbijlage QSLD Gemeente Zuidplas (Z20.003006) Met vriendelijke groet, raadswerkgroep Opfrissen Lokale Democratie,

C. Bon-van de Griek, Voorzitter

I.A.C. de Groot, Secretaris

pagina 6 van 7

gemeente

Zusdplas onderwerp Verbeteragenda Quick Scan Lokale Democratie

registratienummer R21.000032

Raadsbesluit

De raad van de gemeente Zuidplas; gelezen het voorstel van de raadswerkgroep Opfrissen Lokale Democratie van 6 april 2021; gelet op artikelen van 82, 108 lid 1, en 147 lid 2, van de Gemeentewet, besluit: 1. De Verbeteragenda van de Quick Scan Lokale Democratie vast te stellen en daarmee uitvoering te geven aan de vijf verbeterpunten: a. Heldere verwachtingen in participatie. b. Communicatie vanuit inwonersperspectief. c. Startnotitie bij majeure thema’s. d. Versterken zichtbaarheid gemeenteraad. e. Werkconferentie raad, college en ambtelijke organisatie. Aldus besloten in de openbare digitale vergadering van 9 juni 2021.

pagina 7 van 7